Saiba como reduzir as horas extras dos funcionários

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Você sabe como o excesso de horas extras pode prejudicar a sua empresa?

Em todas as empresas, é muito comum que algum colaborador trabalhe por um tempo a mais em algum dia. Mas se esse comportamento começa a se tornar constante, isso pode ser um mau sinal para o seu negócio.

Isso porque um funcionário que fica muito tempo a mais em serviço, não necessariamente significa que ele está sendo mais produtivo ou que está trazendo melhores resultados para a sua organização, muito pelo contrário.

As horas extras, se forem feitas em excesso, trarão consequências tanto para os próprios funcionários quanto para o seu negócio. 

Mas não se preocupe, pois neste texto eu irei explicar todos os problemas decorrentes do excesso de horas extras e como sua empresa pode aplicar uma política eficiente de redução e controle delas.

Confira os tópicos que serão abordados:

Vamos lá!

Horas extras é sinônimo de eficiência?

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Logo de início quero te dizer que não, horas extras não é sinônimo de eficiência, pois nem todo funcionário que fica até mais tarde em serviço necessariamente está sendo produtivo. Para que você entenda melhor o que estou dizendo, vamos começar pela definição de hora extra.

De acordo com o art.58 da CLT, colaboradores em regime celetista devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas por dia. Já em seu art. 59, a CLT estabelece que essa jornada de 8 horas pode ter um acréscimo de até 2 horas extras, mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Essas horas extras devem ser pagas ao colaborador com as porcentagens combinadas em acordo ou através do modelo de compensação de jornada ou banco de horas. E para cumprir essa carga horária, existem diversos tipos de jornada que podem ser adotados. 

Com certeza você ou algum colega já teve que ficar algum tempo a mais trabalhando para finalizar ou adiantar uma tarefa. Mas isso significou que você estava sendo mais produtivo? Muitas vezes, a resposta é que não.

Nós podemos dizer que a produtividade é o bom desempenho do seu trabalho e das demais pessoas da sua equipe. Por isso, muitas pessoas acreditam que quanto mais tarefas você fizer, mais produtivo você está sendo, mas não é bem assim.

Ser produtivo não significa desempenhar a maior quantidade de tarefas ou passar mais tempo para isso, mas sim saber organizar o seu tempo para que consiga realizar seu trabalho dentro de sua carga horária.

Ou seja, é como você aproveita seu tempo para realizar essas tarefas, priorizar a qualidade ao invés da quantidade. Por isso, muitas vezes quando um funcionário faz hora extra constantemente, é porque não conseguiu ter uma boa administração de seu tempo para lidar com suas responsabilidades. 

Mas além disso, em outros casos quando as horas extras são constantes, o funcionário também pode estar sobrecarregado de tarefas, o que também faz com que ele tenha que trabalhar mais para conseguir dar conta de tudo.

Como consequência, o colaborador terá uma série de prejuízos em sua saúde e em sua qualidade de vida, além é claro da própria contratante sofrer algumas consequências, que eu vou explicar melhor no próximo tópico.

Se esse é o seu caso, e você sente que não está sendo produtivo, nós temos um texto especial para te ajudar a solucionar esse problema! Clique no link a seguir e leia nosso artigo: Produtividade no Trabalho: O Guia Completo do Empresa Produtiva.

Agora, o excesso de horas extras traz prejuízos tanto para os funcionários quanto para a própria empresa, e vou falar sobre as consequências de cada um deles nos próximos tópicos. 

Quais os malefícios para os funcionários

Ninguém consegue ser produtivo e se sentir feliz em seu ambiente de trabalho sem estar motivado. E aqui, o excesso de horas extras com certeza irá prejudicar os funcionários não só nessas questões, mas em muitas outras. Confira algumas das consequências que separei:

Diminuição da qualidade de vida

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O excesso de trabalho pode trazer grandes prejuízos para a qualidade de vida dos funcionários. Um dos sintomas que é visto com o cansaço físico e mental é a fadiga, que pode afetar tanto o emocional do funcionário, causando tristeza, estresse e depressão, quanto causar problemas físicos como insônia e dores musculares.

Tudo isso também faz com que as relações pessoais do funcionário sejam prejudicadas, afinal, ao passar mais tempo em serviço, ele consequentemente não terá mais tempo para ficar ao lado de sua família ou amigos. Ou mesmo quando tiver, ele não terá a mesma disposição, e isso fará com que ele se afaste de todos.

Por fim, é comum que os colaboradores que fazem horas extras em excesso criem um certo automatismo na realização das tarefas. Com a falta de estímulo e de criatividade, a depressão pode fazer com que ele se sinta desmotivado, e sem vontade de trabalhar ou até mesmo de se divertir.

Burnout

Quando falamos ainda da queda da qualidade de vida, existe uma síndrome que pode ser desenvolvida por muitos profissionais e que tem ganhado força nos últimos anos.

A Síndrome de Burnout, ou Síndrome do Esgotamento Profissional, é um distúrbio emocional que pode gerar sintomas como exaustão extrema; estresse e esgotamento físico, e que pode resultar em depressão.

De acordo com dados divulgados pela International Stress Management Association (Isma-BR) em maio deste ano, cerca de 32% dos trabalhadores brasileiros sofrem com esse tipo de estresse. Além disso, em um ranking dos 8 países que mais sofrem com isso, o Brasil está à frente dos Estados Unidos e da China, ficando atrás somente do Japão, onde 70% da população apresenta essa síndrome.

Isso fez com que a Organização Mundial da Saúde (OMS) incluísse a doença na  lista de enfermidades e estatísticas de saúde que irão prevalecer nos próximos anos, e a descreveu como “uma síndrome resultante de um stress crônico no trabalho que não foi administrado com êxito”.

Apesar de ser tratada com medicamentos, o profissional pode voltar a ter esses sintomas caso permaneça tendo esse esgotamento no trabalho. Por isso, o ideal é realizar mudanças em sua rotina para reduzir esse estresse.

Desatenção

Muitas vezes quando um funcionário passa um tempo a mais em serviço, é comum que seu nível de atenção e concentração diminuam cada vez mais. Quando ele está desenvolvendo uma tarefa que envolva questões mais burocráticas, a chance de ocorrer erros é maior ainda.

Imagina agora essa situação para profissionais que trabalham em ambientes de alta periculosidade como em indústrias ou no ramo da construção civil, a chance de sofrerem acidentes também é maior. Por isso que, novamente, é necessário mudar a rotina de trabalho para evitar esses riscos.

E esses são apenas alguns os problemas que os funcionários podem sofrer. Agora, vamos ver como as contratantes podem se prejudicar com o excesso de horas extras.

E os malefícios para a empresa?

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Todos os tópicos do item anterior influenciam diretamente o funcionamento do seu negócio. Eu separei a seguir algumas das principais consequências que sua empresa pode sofrer nessa situação.

Aumento de despesas médicas e licenças

No tópico anterior, vimos como a saúde do colaborador é afetada com um aumento constante do tempo a mais em serviço, e isso pode fazer com que eles tenham que ir mais vezes ao médico.

Como consequência, eles irão se ausentar por mais tempo do trabalho por meio de atestados ou licenças, o que prejudicará a empresa na realização de tarefas e na entrega de resultados.

Aumento do absenteísmo e rotatividade

Além de faltas constantes, o prejuízo com a saúde do colaborador pode fazer com que muitos decidam por pedir demissão, e tudo isso faz com que a empresa tenha de lidar com um alto índice de rotatividade.

E isso é um grande prejuízo para as empresas, uma vez que ela demandará tempo e dinheiro para selecionar um novo colaborador para o cargo em questão e para que o novo profissional se adapte à nova rotina e à realização das tarefas.

Diminuição da qualidade do trabalho

Por fim, fica mais do que claro que esse cansaço irá afetar a qualidade das tarefas desenvolvidas, especialmente quando se tratar de atividades que exijam maior concentração e raciocínio lógico por exemplo.

E esse baixo rendimento não será somente nesse período de horas extras, mas irá se estender também para todas as atividades que forem feitas durante toda sua jornada de trabalho. 

São muitas consequências, não é mesmo? Para evitar essa situação, sua empresa precisa adotar uma política de horas extras. Você sabe o que ela é e como elaborá-la?

Política de horas extras

Lidar com funcionários que realizam horas extras é algo inevitável, e a questão aqui é saber como administrá-las para que não haja um excesso e para que ambas as partes não sofram as consequências que citei acima. Por isso que a política de horas extras é tão importante.

Seu objetivo é definir metas e facilitar o controle das horas extras, seja por meio de um banco de horas, pelo seu pagamento, ou pelo uso de folgas ou compensações, e tudo isso precisa ser bem explícito para todos os funcionários.

A empresa precisa definir como as horas extras serão registradas. Como exemplo, ela pode adotar o banco de horas e estabelecer um limite de horas positivas que podem ser computadas, e compensar em caso de excesso.

Além de estabelecer essa política, eu separei algumas dicas que sua empresa pode adotar para reduzir as horas extras. Mas antes ainda de seguir essas dicas, você precisa analisar alguns pontos importantes.

Como fazer um planejamento de horas extras?

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Já vou deixar uma coisa bem clara: não dá para elaborar um bom planejamento de horas extras sem um bom sistema de controle de ponto. Afinal, sem um sistema completo e que garanta a segurança no registro dos horários, não é possível administrar esse excesso de horas extras.

Em outras palavras, para ter um planejamento de horas extras eficiente, é necessário não apenas otimizar os processos da empresa, mas também ter um sistema que disponibilize as informações dos colaboradores para análise.

O PontoTel, por exemplo, tem uma série de relatórios de horas extras que permite saber não apenas o funcionário que está fazendo mais horas extras, mas também quais as equipes que mais realizam e seus locais de trabalho.

Eu vou falar mais sobre a importância do uso da tecnologia nesse processo daqui a pouco. Antes, quero falar sobre outros itens que você deve se atentar na elaboração desse plano.

Após assegurar que a sua empresa possui um sistema seguro e que disponibilize essas informações em tempo real, você precisa analisar a situação da sua organização.

Veja quais são os funcionários que realizam esse excesso de horas extras, com que frequência isso acontece, e em quais equipes isso é mais visto. Essas informações são essenciais para que você consiga identificar o problema e saber como solucioná-lo.

Uma vez que esses dados forem analisados, é hora de executar esse plano.

Dicas para reduzir horas extras

Por mais que você estabeleça uma política de horas extras e tenha um sistema de controle de ponto, somente isso pode não ser o suficiente para evitar que os funcionários fiquem um tempo a mais em serviço. Então, o que resolve esse problema?

Eu separei a seguir algumas dicas que podem te ajudar.

Redução dos processos burocráticos

Atividades que dependam de processos burocráticos podem levar mais tempo para que sejam concluídas, pois demandam uma maior dificuldade ou até mesmo que dependam da aprovação dos gestores para que seja desenvolvida.

Por isso, a primeira dica para reduzir horas extras é eliminar, ou pelo menos reduzir, esses processos burocráticos. Encontre novas formas de realizar essas tarefas, seja por meio do auxílio de novas ferramentas ou simplesmente ao dar mais autonomia para os colaboradores na realização dessas atividades.

Se reunir com os funcionários e pedir a opinião deles de como isso pode ser feito é uma ótima opção, afinal, são eles que estão mais envolvidos com a atividade e podem ter ideias de como podem trabalhar de forma mais otimizada.

Tecnologia para otimizar os processos

Com os avanços tecnológicos, nós temos à disposição hoje diversos sistemas e ferramentas que facilitam e otimizam a realização de diversas tarefas. E porque não implantá-las na sua empresa?

Com o uso da tecnologia, grande parte das atividades dos colaboradores serão feitas de forma muito mais rápido, e apesar de demandar um certo custo inicial, com o tempo, ela com certeza será mais rentável.

Dessa forma, os funcionários poderão realizar suas tarefas com maior qualidade, e não ter que ficar um tempo a mais em serviço para desempenhá-las.

Terceirização

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Com o passar dos anos, cada vez mais vem aumentando o número de empresas que decidem terceirizar alguma de suas atividades. Só em 2018 por exemplo, o valor anual dos contratos de terceirização finalizados totalizaram US$ 47,8 bilhões.

Você sabe porque há tanta procura por esse modelo de contratação? Ele traz diversos benefícios para as empresas, como redução de custos, velocidade de contratação, e claro, a redução de horas extras.

Isso porque a empresa pode terceirizar alguma atividade específica que levaria mais tempo para ser desenvolvida e que tomaria muito tempo de seus funcionários. 

Crie metas para reduzir horas extras

Uma ótima forma de reduzir as horas extras é pela motivação.

Funcionários que se sentem desmotivados podem não conseguir desempenhar suas tarefas da melhor forma ou no tempo determinado, por isso, sua empresa pode criar incentivos ou dinâmicas como forma de melhorar a motivação deles.

Como exemplo, se em 6 meses as horas extras forem reduzidas em 60%, o time ganha um happy hour. Dessa forma, as equipes irão se integrar mais, e o clima organizacional da empresa será beneficiado.

Contrate estagiários

Por fim, contratar estagiários também pode ajudar na redução de horas extras. Além de terem um menor custo para a contratante, eles irão ajudar os funcionários com algumas atividades, o que com certeza irá otimizar o tempo deles. 

Mas lembre-se: eles possuem uma carga horária diferente e outras determinações legais para a sua contratação. Por isso, sua empresa deve saber exatamente o que a lei diz sobre esse profissional antes de contratá-lo.

Essas são apenas algumas dicas que sua empresa pode seguir para reduzir as horas extras de seus funcionários. Mas eu posso te garantir que com um sistema de controle de ponto, com certeza esse objetivo será alcançado.

Como acompanhar as horas extras do funcionário?

A melhor opção para acompanhar as horas extras de seus funcionários é a partir de um sistema de controle de ponto, e mais especificamente um alternativo como o da PontoTel. Sabe porquê?

Existem diversos tipos de sistema de controle de ponto que podem ser usados pela sua empresa. Mas alguns deles, como o manual e o mecânico, somente permitiam a extração das informações dos colaboradores no final do mês, e dificultava que os gestores pudessem acompanhar essas extras horas de forma eficiente e elaborar planos para solucionar o problema.

Com o auxílio da tecnologia, esse cenário mudou, e o surgimento de sistemas alternativos permitiu não só os registros dos funcionários, mas também se tornou um grande aliado à gestão estratégica, uma vez que esses sistemas possibilitam o acompanhamento em tempo real por meio de relatório e painéis de acompanhamento.

Isso possibilita que as informações de jornada dos funcionários sejam obtidas a qualquer momento, e não só ao final do mês como no caso dos outros sistemas. Esse é o caso da PontoTel, que possui mais de 20 tipos de relatórios que possibilitam que o empreendedor visualize tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipes. 

Além disso, esse sistema possui dashboards customizáveis, que disponibilizam métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas, ou para realizar planejamentos estratégicos. 

Com um sistema alternativo, dessa forma, é possível analisar se seus colaboradores estão tendo um excesso de horas extras, e elaborar um plano de ação para solucionar esse problema. Eu separei a seguir um exemplo de uma folha de ponto com horas extras para você ver como é fácil acompanhar essa informação com um sistema completo e moderno. Confira:

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Tecnologia pode auxiliar no controle do ponto?

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Com certeza! Os avanços tecnológicos permitiram o surgimento de diversos sistemas completos e modernos que trazem diversos benefícios para as empresas e que otimizam a rotina do departamento de recursos humanos, assim como o sistema alternativo que citei acima. 

Mas você conhece todas as funcionalidades desse sistema que o tornam a melhor opção do mercado hoje em dia? 

Como eu expliquei, os sistemas alternativos surgiram diante de um problema que muitas empresas tinham para gerenciar de forma estratégica a jornada de trabalho de seus colaboradores.

Com o auxílio da tecnologia, eles permitem que os funcionários registrem seus horários de forma online por meio de diversos aparelhos como celulares, computadores ou tablets.

Além disso, ele possui uma série de funcionalidades que otimizam a rotina da empresa, e permite que os gestores acompanhem em tempo real tudo o que acontece na empresa, solucionando não só problemas de cálculo de horas extras, mas também atrasos e falta de marcações, e ainda se livra de equipamentos caros que precisam de muitas manutenções.

O PontoTel, por exemplo, possui uma ferramenta que realiza regras de cálculo automatizadas. Com ele, é possível calcular diferentes situações da jornada de trabalho dos colaboradores, e permitir que você veja se o funcionário está cumprindo com a jornada estabelecida e a evitar surpresas envolvendo os apontamentos.

Você sabia que em 2018, o TRT chegou a registrar 32.476 processos envolvendo horas extras? Pode ter certeza que isso aconteceu porque as empresas não tinham um bom sistema que gerenciava as horas trabalhadas dos colaboradores, e assim não tinham como comprovar se eles haviam de fato feito horas extras.

Você não quer ter esse problema, não é mesmo? Então, não perca mais tempo e tenha um sistema completo como o da PontoTel! Clique aqui e agende uma demonstração para conhecer todas as nossas funcionalidades que irão te ajudar a ter um bom controle de jornada!

Antes de terminar este texto, quero te perguntar uma coisa. Até aqui, eu expliquei como funcionam as horas extras para os funcionários, mas você sabe como elas se aplicam para gerentes?

Como funciona as horas extras para gerentes?

Como são responsáveis por exercer um cargo de confiança e gestão, as regras envolvendo horas extras são diferentes para os gerentes.

De acordo com o artigo 62º da CLT, pessoas que exercem cargo de gestão, sejam os gerentes, diretores ou chefes de departamentos por exemplo, não possuem direito ao recebimento de hora extra. Confira o artigo na íntegra:

Art. 62. Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:

II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial.

Parágrafo único - O regime previsto neste capítulo será aplicável aos empregados mencionados no inciso II deste artigo, quando o salário do cargo de confiança, compreendendo a gratificação de função, se houver, for inferior ao valor do respectivo salário efetivo acrescido de 40% (quarenta por cento).

Apesar de não terem direito à horas extras, eles são alguns dos responsáveis pelo controle de jornada dos funcionários, e por isso, eles devem participar na escolha do melhor sistema de controle de ponto que atenda às necessidades da empresa e que garanta segurança no registro de ponto.

E aqui, novamente uso o PontoTel como exemplo, já que nosso sistema possui mais de 6 medidas de segurança no registro de ponto, como reconhecimento facial e biometria.

Conclusão

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Ao longo deste texto, eu quis deixar claro o porquê sua empresa precisa se preocupar com o excesso de horas extras. Afinal, essa prática traz prejuízos tanto para os próprios funcionários quanto para o funcionamento de seu negócio.

Por isso, caso esse seja o seu caso, lembre-se das dicas que eu separei que podem te ajudar, incluindo a tabela de exemplo de uma folha ponto com horas extras.

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