[GUIA] Aplicativo de ponto eletrônico: Como funciona, o que diz a legislação e principais vantagens

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Você sabia que a sua empresa pode controlar e gerenciar as jornadas de trabalho dos funcionários de forma simples e rápida por meio de um aplicativo de ponto eletrônico?

Este método de controle de ponto é um dos mais seguros e completos disponíveis no mercado, pois além de proporcionar maior praticidade e otimização de gerenciamento para o departamento de recursos humanos, também garante maior segurança no momento do registro dos horários.

Mas além disso, este sistema permite que as empresas adotem novos modelos de trabalho à distância como o home office, ou até mesmo tenham funcionários externos sem que tenham problemas para controlar a jornada dos colaboradores.

Se sua organização ainda não adotou este aplicativo para o controle de jornada, não perca mais tempo. 

Neste texto, explicaremos as características deste sistema, as regras previstas na legislação, seus benefícios, e como implantá-lo de forma eficaz!

Antes de começarmos, confira os tópicos que serão abordados:

Vamos lá!

O que é um aplicativo de ponto eletrônico?

O aplicativo de ponto eletrônico é a maneira mais moderna e rápida de registro de jornada disponível no mercado. 

Ele funciona de forma muito simples: todos os horários de entrada, pausa para o almoço, retorno e saída são marcados diretamente por meio de aparelhos tecnológicos como celulares, computadores e tablets.

O surgimento deste sistema foi extremamente revolucionário para o mercado, pois possibilitou um novo tipo de marcação de forma muito mais rápida e 100% segura.

Esta funcionalidade faz parte do chamado sistema de controle de ponto alternativo ou online. Ele usa a tecnologia em suas ferramentas para proporcionar uma maior segurança, otimização e gerenciamento em tempo real das informações de jornada dos colaboradores.

Todas as empresas podem instalar um aplicativo de ponto eletrônico, mas, para isso, precisam seguir algumas determinações legais. Antes de explicar essas normas, vamos entender melhor como este sistema funciona.

Mas antes, veja no vídeo abaixo como é fácil e rápido realizar o registro de ponto pelo aplicativo da PontoTel!

Como funciona um aplicativo de ponto?

O app de ponto eletrônico funciona em nuvem, portanto, pode ser instalado em diversos aparelhos tecnológicos como celulares, computadores e tablets. Em cada um desses meios, o processo para registrar os horários pode ter algumas diferenças.

Por isso, para te ajudar a entender como o aplicativo funciona na prática, vamos usar como exemplo o sistema da PontoTel, um dos mais modernos e completos do mercado. Veja:

  1. Batendo o ponto no celular
gif aplicativo de ponto do sistema PontoTel

A primeira opção de registro de ponto proporcionado pela PontoTel é por meio do celular. Aqui, o aplicativo pode ser instalado em aparelhos com sistema operacional Android ou iOS.

Ao acessar o aplicativo, o funcionário encontrará na tela inicial todas as opções para marcar o ponto, sincronizá-los e mostrar todos os pontos que já foram batidos. Para registrar seus horários de entrada, pausa e saída, basta clicar no ícone de bater ponto.

Em seguida, o colaborador será direcionado para uma nova tela, na qual deverá digitar sua senha pessoal e intransferível, uma medida de segurança exigida neste processo. 

Após confirmar sua identidade, o funcionário poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando: entrada, saída ou pausa para almoço.

Por fim, o sistema redirecionará a última tela, na qual o colaborador deverá confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto, o ponto terá sido registrado com sucesso!

  1. Acesso web

Já para registrar o ponto por meio de computadores ou tablets, o processo é um pouco diferente e ainda mais simples do que o anterior.

O ponto por web permite que os funcionários marquem seus horários diretamente de suas mesas de trabalho. Para isso, o primeiro passo é acessar o seu navegador de internet, inserir o endereço do Web PontoTel, e digitar seu login de acesso. 

Em seguida, na tela inicial o funcionário encontrará todas as opções de registro dos horários, onde deverá escolher uma para confirmar sua escolha, e pronto, o ponto será registrado! 

Fácil, não é mesmo? Usar um aplicativo de ponto é a forma mais segura, prática e eficiente de marcar e gerenciar as jornadas dos colaboradores, e sua empresa terá uma série de benefícios com este sistema.

Agora que já explicamos um pouco mais sobre ele, precisamos falar sobre todas as regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e pelas portarias do Ministério do Trabalho a respeito dessa modalidade de ponto.  

Continue a leitura para saber quais são essas normas!

O que diz a CLT sobre aplicativos de ponto?

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Antes de chegarmos às regras sobre o uso desses aplicativos vamos fazer um breve resumo das leis sobre controle de ponto, que também devem ser seguidas pelas organizações no momento de implantar este sistema.

O primeiro deles é o artigo 74 da CLT, o qual obriga a adoção de um sistema de controle de ponto por todos os estabelecimentos que tenham o mínimo de 20 funcionários.

Apesar de determinar esta obrigatoriedade, este artigo não estabelece o uso específico de algum sistema. Afinal, existem diversos modelos disponíveis no mercado (manual, mecânico, eletrônico e online), e cabe somente às empresas escolherem o sistema que melhor se adeque às suas necessidades.

Agora, caso sua organização opte pelo sistema alternativo, que é o responsável por proporcionar o registro por meio do aplicativo de ponto, a legislação trabalhista criou a portaria 373, que determina as normas a serem seguidas para uso deste modelo. 

Vamos ver em detalhes no próximo tópico.

Controlar o ponto no celular é permitido?

Sim, o controle de ponto por celular é permitido e autorizado pela Portaria 373. Contudo, a sua utilização por empresas depende da autorização de acordos ou convenções coletivas da sua categoria empresarial, conforme previsto no artigo 1º da portaria.

Esta Portaria foi criada em 2011 pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) como uma alternativa para regulamentar os novos modelos de sistemas de ponto alternativo. 

É importante lembrar que ela não anula as outras normas previstas na legislação, nem as regras da Portaria 1510, mas serve como um complemento da lei para empresas que desejem adotar os sistemas alternativos.

O objetivo principal da portaria 373 foi inserir novas tecnologias na prática de controle e gestão de jornada, para que todo este processo fosse mais seguro e otimizado. Para isso, também instaurou as regras para a adoção deste sistema, como por meio dos aplicativos de ponto eletrônico e o ponto por computador.

Dentre suas especificações, podemos encontrar a regra de que é vedado ao aplicativo de ponto:

  • Adicionar restrições à marcação de ponto dos funcionários;
  • Impedir que os funcionários marquem o ponto;
  • Exigir que os funcionários peçam autorização para bater o ponto no sistema online;
  • Marcação automática do ponto;
  • Exigir autorização para marcar horas extras.

Já, em relação às obrigatoriedades que este sistema deve ter, encontramos as seguintes regras:

  • Ter  identificação de empregador e empregado;
  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Possibilitar, que o registro das marcações de ponto estejam disponíveis através da central de dados, para conferência.

Quais as vantagens do aplicativo de ponto?

Você sabia que o Brasil ocupa o 1º lugar no relatório de tempo gasto em aplicativos no mundo? 

Isso mesmo, segundo o relatório feito pela App Annie, empresa que é líder global em dados e análises móveis, no segundo trimestre de 2021 os brasileiros passaram mais de cinco horas por dia conectados a algum aplicativo.

Esta pesquisa mostra como os aparelhos tecnológicos estão se tornando cada vez mais parte do nosso dia a dia, mas nem sempre isso é algo ruim, pois existem muitos aplicativos que ajudam na rotina e otimizam diversas atividades.

Isso fez com que muitas empresas aproveitassem essa tendência e aplicassem esses aparelhos em suas rotinas, não somente por sua praticidade, como também pelos diversos benefícios que proporcionam.

Quando usados para o controle de jornada por meio do aplicativo de ponto eletrônico, sua principal vantagem é o fato de funcionar de forma totalmente online. Isso permite que  tanto os gestores quanto o departamento de recursos humanos possam gerenciar as informações durante todo o mês.

Além disso, ter esses dados em tempo real também proporciona diversos outros benefícios para a organização. Vamos ver os principais:

  1. Maior produtividade

Aumentar a produtividade da empresa é o desejo de muitos empreendedores, e uma das melhores formas de conseguir isso é por meio de um aplicativo de ponto. Sabe por quê?

É muito comum ver funcionários que ficam trabalhando além de sua carga horária, e realizando horas extras constantemente. Mas não se engane ao pensar que este comportamento é algo positivo. 

Na maioria das vezes, pode indicar falta de organização ou até mesmo que o funcionário esteja sobrecarregado com suas tarefas, que pode causar desmotivação e, consequentemente, menor produtividade.

Para solucionar este problema, o aplicativo de ponto eletrônico é um ótimo medidor, pois com ele a empresa conseguirá acompanhar de perto e a qualquer momento quais colaboradores estão realizando muitas horas extras, e a partir disso elaborar as melhores estratégias para resolver o problema.

Ao evitar que o funcionário fique sobrecarregado, ele se sentirá mais feliz e produtivo em seu ambiente de trabalho, além de também reduzir índices de turnover e absenteísmo que prejudicam o funcionamento da sua empresa.

  1. Maior segurança 

A segunda vantagem que um aplicativo de ponto eletrônico proporciona é uma maior segurança no registro dos horários. 

Isso ocorre porque sua principal característica é o uso da tecnologia em seu sistema, que possibilita a criação de ferramentas que garantem a veracidade no registro dos horários.

Como exemplo, este sistema possui o chamado armazenamento em nuvem, que significa que todos os dados de jornada dos funcionários são reunidos em um espaço online que podem ser acessados a qualquer momento sem que haja o risco de perdê-los.

Além disso, o aplicativo de ponto eletrônico ainda conta com outras medidas de segurança como geolocalização, biometria facial e reconhecimento de voz.

Com essas ferramentas, os gestores terão um meio muito mais seguro para guardar essas informações, que serão computadas em tempo real logo que um colaborador marcar seu ponto.

  1. Redução de custos

Outra grande vantagem econômica que sua empresa terá com este aplicativo é uma redução significativa dos custos.

Afinal, se compararmos este modelo com os outros controles de ponto eletrônico mais convencionais, os relógios de ponto costumam ser bem mais caros. Além disso, eles demandam não só de manutenção constante, mas também de outros softwares complementares para a gestão do ponto.

Se colocarmos no papel, os custos com um relógio de ponto biométrico é bem maior do que um sistema de ponto digital

Com um sistema que funciona de forma online, sua empresa não terá que arcar com estes gastos, somente pagar um valor mensal acessível para utilizar todo o sistema de gestão e controle de ponto.

  1. Possibilidade do trabalho à distância

Por fim, o aplicativo de ponto eletrônico possibilita que a organização tenha funcionários externos ou que consiga adotar um modelo de trabalho à distância, sem abrir mão do gerenciamento de jornada. 

Uma das maiores preocupações das empresas, ao permitirem que seus funcionários trabalhassem de casa, era controlar e gerenciar a jornada de trabalho de todos. 

Com um aplicativo de ponto eletrônico, esse não precisa mais ser um problema, pois os colaboradores poderão registrar seus horários diretamente de seus celulares ou computadores, e os registros podem ser acompanhados em tempo real pelos gestores.

Além disso, este modelo de trabalho também contribuirá para um aumento da produtividade, pois os funcionários poderão trabalhar de suas casas em um ambiente mais agradável. Dessa forma, não irão precisar passar grande tempo no trânsito se locomovendo até a sede da empresa. 

Com essas características, não há como negar que um aplicativo de ponto eletrônico só trará benefícios para a sua empresa. 

Nos próximos tópicos, explicaremos algumas questões mais técnicas deste sistema para que você entenda melhor esses benefícios na prática.

Aplicativo e relógio de ponto: Qual a diferença?

Apesar de terem algumas semelhanças em sua finalidade, podemos dizer que as diferenças entre um aplicativo de ponto e um relógio de ponto são determinantes para a escolha de um dos modelos. 

Múltiplas formas de registro, mobilidade e redução de custos são três características que mais diferenciam um modelo de sistema do outro. Separamos a seguir, um escopo mais detalhado para você entender melhor as principais diferenças entre os dois.  

Vamos começar pelas formas de registro. 

Formas de registro de ponto

GIF sistema pontotel

O relógio de ponto possui duas formas principais de registro de ponto: por cartão de ponto ou por biometria.

O cartão de ponto  funciona por meio de um sistema magnético no qual as informações do funcionário são cadastradas em um sistema e identificadas por esse código na hora de registrar o seu ponto.

Dessa forma, os dados de registro de ponto dos colaboradores são lidos automaticamente ao aproximar ou inserir o cartão no leitor do aparelho.

Porém, uma das grandes críticas a este modelo de REP, é que ele é suscetível à fraudes, uma vez que os funcionários podem adulterar suas marcações trocando o cartão de ponto entre colegas de trabalho. 

Além disso, é bem comum ver funcionários perdendo seus cartões de ponto, ou o próprio cartão se deteriorando ao longo do tempo.

Para resolver esse problema, foi criada outra modalidade de marcação de ponto no REP, o registro de ponto por biometria.

Neste modelo, o colaborador marca seu horário por meio da leitura de impressão digital, ou seja, basta inserir o seu dedo no leitor para que a máquina faça o reconhecimento do colaborador e registre o seu horário de marcação.

Nos aplicativos de ponto eletrônico, como explicamos anteriormente, a marcação dos horários ocorre de forma totalmente online por meio dos aparelhos tecnológicos. Os funcionários só precisam digitar sua senha pessoal e seguir os processos de segurança por meio de reconhecimento facial ou biométrico. 

Então, enquanto o relógio só tem duas possibilidades, o aplicativo de ponto eletrônico traz diversas formas de marcação de ponto sem precisar de um aparelho específico.

Mobilidade

Isso nos leva à segunda diferença entre os dois modelos, a sua mobilidade. O relógio de ponto eletrônico é bastante funcional, porém, ele não é móvel e para funcionar precisa estar em um local fixo ligado à energia elétrica.

Enquanto o app de ponto pode ser baixado em qualquer dispositivo e ser acessado de qualquer lugar, o relógio precisa que os colaboradores estejam presentes na empresa para efetuar sua marcação de ponto. 

Isso acaba limitando a empresa e impedindo que ela adote modelos mais flexíveis de trabalho, além disso, impossibilita que os funcionários externos marquem seus horários deixando a empresa à mercê dessa falta de controle.  

Redução de custos 

Como vimos ao longo deste artigo, o app de ponto é muito mais econômico do que um REP. Por ser um SaaS (Software as a Service), o aplicativo de ponto eletrônico é um serviço totalmente desenvolvido para funcionar por meio da internet, não necessitando de instalações de programas ou equipamentos específicos para funcionar. 

Isso elimina também a necessidade de manutenções, compra de programas, insumos ou qualquer outro gasto que seja necessário no relógio de ponto.

No ponto por aplicativo, sua empresa contrata um serviço mensal de acordo com a quantidade de funcionários e tem o melhor da sofisticação do controle de ponto na palma das mãos. 

Por fim, uma outra vantagem ligada à redução de custos, é que o sistema de ponto por aplicativo não precisa de complementações, ele é um sistema único que possui a função de registro, tratamento e gerenciamento de ponto na mesma plataforma!

Qual é mais seguro? 

Os sistemas de controle de ponto que funcionam de forma online como os aplicativos, são com certeza os modelos mais seguros do mercado.

Isso ocorre graças ao uso da tecnologia em seu sistema, que permite a criação de ferramentas que garantem a segurança no registro e o acompanhamento em tempo real das informações de jornada.

Vamos entender mais sobre essa tecnologia usada em toda gestão de ponto no próximo tópico.

Como funciona o tratamento de ponto?

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Um bom aplicativo de ponto eletrônico deve ser completo. Não basta ter um sistema que somente registra os horários dos funcionários, ele também deve ter a possibilidade de tratamento dos pontos

Sabe qual a diferença entre essas funcionalidades?

Ao final do mês, o RH se depara com diversas folhas de ponto lotadas de horários de entrada, pausa para o almoço e saída. Para que este documento seja fechado, é necessário realizar o tratamento dos pontos, ou seja, organizar os cálculos das horas trabalhadas para extrair informações como horas extras, faltas e atrasos.

Este processo é fundamental para que a empresa esteja sempre com as informações da jornada do trabalhador corretas, e não tenha problemas como pagamentos indevidos.

Em aplicativos de ponto como o da PontoTel, este tratamento é feito de forma automatizada e rápida. Continue a leitura para saber como.

Regras de cálculo

Como vimos acima, existem diversos fatores que incidem na folha de pagamento dos colaboradores que devem ser calculados com cuidado para que não haja erros nestes valores.

Antigamente, este processo era feito de forma manual em muitas empresas, mas hoje em dia, com um aplicativo de ponto é possível programar regras para que este cálculo seja feito de forma automática.

Como exemplo, essa funcionalidade permite que todas as horas extras dos funcionários sejam somadas e calculadas diariamente. Além disso, o sistema também consegue calcular o saldo do banco de horas de cada colaborador e separar seu saldo positivo e negativo.

Para ajudar ainda mais, sistemas como o da PontoTel permitem que as empresas consigam simular diferentes cálculos de jornada dos colaboradores, como saída antecipada, atrasos, horas extras, atrasos entre outras. 

Isso otimizará a rotina do RH da sua organização, que não terá que lidar com surpresas em relação ao ponto dos funcionários ao final do mês. 

Fazendo a gestão pelo aplicativo

Ter um sistema que une o registro e tratamento de ponto é fundamental para que sua empresa tenha um controle de jornada eficiente. 

Por esse motivo, um aplicativo de ponto é a melhor opção para o seu negócio, já que todo o processo de gestão do ponto pode ser feito diretamente por este sistema a qualquer momento.

No PontoTel, os próprios funcionários podem fazer a autogestão de seus pontos pelo aplicativo, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e pendências. 

Através do nosso painel de acompanhamento, os gestores também podem visualizar e alterar estes dados em tempo real.

Dessa forma, não só o processo de fechamento da folha será muito mais rápido, como também contribuirá para uma relação mais transparente entre as partes.


Agende uma demonstração com nossos consultores e venha conhecer mais sobre o sistema PontoTel.

Conclusão

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O aplicativo de ponto eletrônico é o sistema mais seguro e eficaz para que sua empresa consiga controlar a jornada de seus funcionários. E então, já consegue definir qual é o melhor app de controle de ponto para sua empresa? 

Neste texto, vimos as principais funcionalidades deste sistema, seus benefícios e as regras previstas na legislação para que sua organização consiga implantá-lo sem problemas.

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