Aplicativo de ponto eletrônico para funcionários

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Você sabia que a sua empresa pode controlar e gerenciar as jornadas de trabalho dos funcionários de forma simples e rápida por meio de um aplicativo de ponto eletrônico?

Este método de controle de ponto é um dos mais seguros e completos disponíveis no mercado, pois além de proporcionar maior praticidade e otimização de gerenciamento para o departamento de recursos humanos, também garante maior segurança no momento do registro dos horários.

Mas além disso, este sistema permite que as empresas adotem novos modelos de trabalho à distância como o home office, ou até mesmo tenham funcionários externos sem que tenham problemas para controlar a jornada dos colaboradores.

Se sua organização ainda não adota este aplicativo para o controle de jornada, não perca mais tempo. 

Neste texto, explicarei as características deste sistema, as regras previstas em nossa legislação, seus benefícios, e como implantá-lo de forma eficaz!

Antes de começarmos, confira os tópicos que serão abordados:

Vamos lá!

O que é um aplicativo de ponto?

O aplicativo de ponto é a maneira mais moderna e rápida de registro de jornada disponível no mercado. 

Ele funciona de forma muito simples: todos os horários de entrada, pausa para o almoço, retorno e saída são marcados diretamente por meio de aparelhos tecnológicos como celulares, computadores e tablets.

O surgimento deste sistema foi extremamente revolucionário para o mercado, pois possibilitou um novo tipo de marcação de forma muito mais rápida e 100% segura.

Esta funcionalidade faz parte do chamado sistema de controle de ponto alternativo ou online. Ele usa a tecnologia em suas ferramentas para proporcionar uma maior segurança, otimização e gerenciamento em tempo real das informações de jornada dos colaboradores.

Todas as empresas podem instalar um aplicativo de controle de ponto, mas, para isso, precisam seguir algumas determinações legais. Antes de explicar essas normas, vamos entender melhor como este sistema funciona.

Como funciona um aplicativo de ponto?

Como disse acima, o aplicativo de ponto pode ser instalado em diversos aparelhos tecnológicos (celulares, computadores e tablets), sendo que em cada um deles o processo para registrar os horários pode ter algumas diferenças.

Por isso, para te ajudar a entender como o aplicativo funciona na prática, vou usar como exemplo o sistema da PontoTel, um dos mais modernos e completos do mercado. Veja:

  1. Batendo o ponto no celular

A primeira opção de registro de ponto proporcionado pela PontoTel é por meio do celular. Aqui, o aplicativo pode ser instalado em aparelhos com sistema operacional Android ou IOS.

Ao acessar o aplicativo, o funcionário encontrará na tela inicial todas as opções para marcar o ponto, sincronizá-los e mostrar todos os pontos que já foram batidos. Para registrar seus horários de entrada, pausa e saída, basta clicar no ícone de bater ponto.

Em seguida, o colaborador será direcionado para uma nova tela, na qual deverá digitar sua senha pessoal e intransferível, uma medida de segurança exigida neste processo. 

Após confirmar sua identidade, o funcionário poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando: entrada, saída ou pausa para almoço.

Por fim, o sistema redirecionará a última tela, na qual o colaborador deverá confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto, o ponto terá sido registrado com sucesso!

  1. Acesso web

Já para registrar o ponto por meio de computadores ou tablets, o processo é um pouco diferente e ainda mais simples do que  o anterior.

O web ponto permite que os funcionários marquem seus horários diretamente de suas mesas de trabalho. Para isso, o primeiro passo é acessar o seu navegador de internet, inserir o endereço do Web PontoTel, e digitar sua senha de acesso. 

Em seguida, na tela inicial o funcionário encontrará todas as opções de registro dos horários, onde deverá escolher uma para confirmar sua escolha, e pronto, o ponto será registrado! 

Fácil, não é mesmo?Usar um aplicativo de ponto é a forma mais segura, prática e eficiente de marcar e gerenciar as jornadas dos colaboradores, e sua empresa terá uma série de benefícios com este sistema.

Para isso, é necessário saber todas as regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Continue a leitura para saber quais são essas normas!

O que diz a CLT sobre aplicativos de ponto?

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Antes de chegarmos às regras sobre o uso desses aplicativos vamos fazer um breve resumo das leis sobre controle de ponto, que também devem ser seguidas pelas organizações no momento de implantar este sistema.

O primeiro deles é o art. 74 da CLT, que obriga a adoção de um sistema de controle de ponto por todas as empresas que tenham o mínimo de 20 funcionários.

Apesar de determinar esta obrigatoriedade, este artigo não estabelece o uso específico de algum sistema. Afinal, existem diversos modelos disponíveis no mercado (manual, mecânico, eletrônico e online), e cabe somente às empresas escolherem o sistema que melhor se adeque às suas necessidades.

Agora, caso sua organização opte pelo sistema alternativo, que é o responsável por proporcionar o registro por meio do aplicativo de ponto, nossa legislação criou uma Portaria específica que determina as normas a serem seguidas para uso deste modelo. 

Vamos ver em detalhes no próximo tópico.

Controlar ponto no celular é permitido?

Sim, o controle de ponto por celular é permitido e legalizado pela Portaria 373, desde que seja previamente autorizado por acordos ou convenções coletivas segundo seu art. 1º.

Esta Portaria foi criada em 2011 pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) como uma alternativa para regulamentar os novos modelos de sistema de controle de ponto.

Mas cuidado, pois ela não anula as outras normas previstas em nossa legislação nem as regras da antiga Portaria 1510, mas serve como um complemento para empresas que desejam adotar os sistemas alternativos.

Seu objetivo foi inserir novas tecnologias na prática de controle e gestão de jornada, para que todo este processo fosse mais seguro e otimizado. Para isso, também instaurou as regras para a adoção deste sistema, como por meio dos aplicativos de ponto e os Web Pontos.

Dentre suas especificações, podemos encontrar as seguintes proibições:

  • Adicionar restrições à marcação de ponto dos funcionários;
  • Impedir que os funcionários marquem ponto por alguma razão;
  • Exigir que os funcionários peçam autorização para bater o ponto no sistema online;
  • Marcação automática do ponto;
  • Exigir autorização para marcar horas extras.

Já em relação às obrigatoriedades que este sistema deve ter, encontramos as seguintes regras:

  • Ter  identificação de empregador e empregado;
  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Possibilitar, que o registro das marcações de ponto estejam, disponíveis através da central de dados, para conferência.

Quais as vantagens do aplicativo de ponto?

Você sabia que o Brasil ocupa o 5º lugar do ranking global de uso diário de celulares? Segundo o relatório Estado de Serviços Móveis, em 2018 os brasileiros passavam mais de três horas por dia usando seus aparelhos, seja para acessar as redes sociais, enviar mensagens ou quaisquer outra atividade.

Esta pesquisa mostra como o os aparelhos tecnológicos estão se tornando cada vez mais parte do nosso dia a dia, e até mesmo ajudando e otimizando diversas atividades.

Isso fez com que muitas empresas aproveitassem essa tendência e aplicassem esses aparelhos em suas rotinas, não somente por sua praticidade, como também pelos diversos benefícios que proporcionam.

Quando usados para o controle de jornada por meio do aplicativo de ponto, sua principal vantagem é o fato de funcionar de forma totalmente online, o que permite que  tanto os gestores quanto o departamento de recursos humanos possam monitorar as informações durante todo o mês.

Mas além disso, ter estes dados em tempo real também proporcionam diversos benefícios para toda organização. Vamos ver os principais:

  1. Maior produtividade

Aumentar a produtividade da empresa é o desejo de muitos empreendedores, e uma das melhores formas de conseguir isso é por meio de um aplicativo de ponto. Sabe porquê?

É muito comum ver funcionários que ficam trabalhando além de sua carga horária, e realizam horas extras constantemente. Mas não se engane ao pensar que este comportamento é algo positivo. 

Na maioria das vezes, pode indicar falta de organização ou até mesmo que o funcionário esteja sobrecarregado com suas tarefas, que pode causar desmotivação e, consequentemente, menor produtividade.

Para solucionar este problema, o aplicativo de ponto eletrônico é um ótimo medidor, pois com ele a empresa conseguirá acompanhar de perto e a qualquer momento quais colaboradores estão realizando muitas horas extras, e a partir disso elaborar as melhores estratégias para resolvê-lo.

Ao evitar que o funcionário fique sobrecarregado, ele se sentirá mais feliz e produtivo em seu ambiente de trabalho, além de também reduzir índices de turnover e absenteísmo que prejudicam o funcionamento da sua empresa.

  1. Maior segurança 

A segunda vantagem que um aplicativo de ponto eletrônico proporciona é uma maior segurança no registro dos horários. Isso ocorre porque sua principal característica é o uso da tecnologia em seu sistema, que possibilita a criação de ferramentas que garantem a veracidade no registro dos horários.

Como exemplo, este sistema possui o chamado armazenamento em nuvem, que significa que todos os dados de jornada dos funcionários são reunidos em um espaço de armazenamento online de arquivos na internet, que podem ser acessados a qualquer momento sem que haja o risco de perdê-los.

Além disso, em sistemas como o da PontoTel, essa segurança é vista até mesmo no momento da marcação do ponto por meio de senha ou reconhecimento facial.

Com essas ferramentas, os gestores terão um meio muito mais seguro para guardar essas informações, que serão computadas em tempo real logo que um colaborador marcar seu ponto.

  1. Redução de custos

Outra grande vantagem econômica que sua empresa terá com este aplicativo é uma redução significativa dos custos.

Afinal, se compararmos este modelo com os outros controles de ponto eletrônico mais convencionais, esses equipamentos são muito mais caros. Além disso, demandam não só de manutenção constante, como também de outros softwares complementares para a gestão do ponto.

Se colocarmos no papel, os custos com um relógio de ponto biométrico é bem maior do que um sistema digital. Com um sistema que funciona de forma online, sua empresa não terá que arcar com estes gastos, somente pagar um valor mensal acessível para utilizar todo o sistema de gestão e controle de ponto.

  1. Possibilidade do trabalho à distância

Por fim, esta vantagem que citei brevemente acima, é possibilitar que a organização tenha funcionários externos ou que consiga adotar um modelo de trabalho à distância.

Uma das maiores preocupações das empresas ao permitirem que seus funcionários trabalhassem de casa era como controlar e gerenciar a jornada de trabalho de todos, garantindo que todos estejam cumprindo com sua carga horária.

Com um aplicativo de ponto eletrônico, esse não precisa mais ser um problema, pois os colaboradores poderão registrar seus horários diretamente de seus celulares ou computadores, que podem ser acompanhados em tempo real pelos gestores.

Além disso, este modelo de trabalho também contribuirá para um aumento da produtividade, pois os funcionários poderão trabalhar em suas casas em um ambiente mais agradável. 

Dessa forma, não irão precisar passar grande tempo no trânsito se locomovendo até a sede da empresa. 

Com essas características, não há como negar como um aplicativo de controle de ponto só trará benefícios para a sua empresa. 

Nos próximos tópicos, explicarei algumas questões mais técnicas deste sistema para que você entenda melhor esses benefícios na prática.

Aplicativo e relógio de ponto qual a diferença?

Lembra que acima eu disse que a Portaria 373 foi criada com o objetivo de regulamentar o uso de sistemas de controle de ponto eletrônico? Essas regras incluem não somente os aplicativos de ponto, como também outro modelo muito popular nas empresas: o relógio de ponto (REP).

Apesar de terem algumas semelhanças, na prática nossa lei determina muito mais normas para que as empresas adotem o relógio de ponto que também estão previstas na Portaria 1.510.

Segundo essa Portaria, estes aparelhos devem conter uma série de características, como por exemplo:

Art. 4º:  I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

Além dessas, existem muitas outras normas previstas pelo Ministério do Trabalho que regulam o funcionamento destes aparelhos.

Para saber quais, clique no link a seguir e confira nosso artigo completo: Relógio de Ponto x Controle de Ponto Alternativo: Qual Escolher?

A seguir, explicarei as principais diferenças destes sistemas para que você não tenha dúvidas ao final deste texto. Veja:

Formas de registro de ponto

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O relógio de ponto funciona de forma muito simples, e possibilita duas formas de registro:

A primeira por meio de um cartão de ponto, que possui um sistema magnético no qual as informações do funcionário são cadastradas em um sistema e identificadas por esse código.

Dessa forma, todos os dados dos colaboradores são captados automaticamente ao aproximar ou inserir o cartão no leitor do aparelho.

Porém, este modelo era muito suscetível à fraudes, além de ser comum ver funcionários que perdiam seus crachás. Por isso, outra funcionalidade foi criada no REP, permitindo o registro de ponto por meio de biometria.

Neste modelo, o colaborador marca seu horário por meio da leitura de impressão digital, ou seja, basta inserir o seu dedo no leitor para que a máquina compute os dados junto com o horário de marcação.

Nos aplicativos de ponto eletrônico, a marcação dos horários ocorre de forma totalmente online por meio dos aparelhos tecnológicos. Os funcionários só precisam digitar sua senha pessoal e seguir os processos de segurança por meio de reconhecimento facial ou biométrico, como expliquei acima.

Qual é mais seguro? 

Os sistemas de controle de ponto que funcionam de forma online como os aplicativos, são com certeza os modelos mais seguros do mercado.

Isso ocorre graças ao uso da tecnologia em seu sistema, que permite a criação de ferramentas que garantem a segurança no registro e o acompanhamento em tempo real das informações de jornada.

Vamos entender mais sobre essa tecnologia usada em toda gestão de ponto no próximo tópico.

Como funciona o tratamento de ponto?

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Um bom aplicativo de ponto eletrônico deve ser completo. Não basta ter um sistema que somente registra os horários dos funcionários, mas ele também deve ter um software responsável pelo tratamento dos pontos

Sabe a diferença entre essas funcionalidades?

Ao final do mês, o RH se depara com diversas folhas de ponto lotadas de horários de entrada, pausa para o almoço e saída. Para que este documento seja fechado, é necessário realizar o tratamento dos pontos, ou seja, organizar os cálculos das horas trabalhadas para extrair informações como horas extras, faltas e atrasos.

Este processo é fundamental para que a empresa esteja sempre com as informações da jornada do trabalhador corretas, e não tenha problemas como pagamentos indevidos.

Em aplicativos de ponto como o da PontoTel, este tratamento é feito de forma automática e rápida. Continue a leitura para saber como.

Regras de cálculo

Como disse acima, existem diversos fatores que incidem na folha de pagamento dos colaboradores que devem ser calculados com cuidado para que não haja erros nestes valores.

Antigamente, este processo era feito de forma manual em muitas empresas, mas hoje em dia, com um aplicativo de ponto é possível programar regras para que este cálculo seja feito de forma automática.

Como exemplo, essa funcionalidade permite que todas as horas extras dos funcionários sejam somadas e calculadas diariamente. Além disso, o sistema também consegue calcular o saldo do banco de horas de cada colaborador e separar seu saldo positivo e negativo.

Para ajudar ainda mais, em sistemas como o da PontoTel as empresas conseguem simular diferentes cálculos de jornada dos colaboradores, como saída antecipada, atrasos, horas extras, atrasos entre outras. 

Isso otimizará a rotina do RH da sua organização, que não terá que lidar com surpresas em relação ao ponto dos funcionários ao final do mês. 

Fazendo a gestão pelo aplicativo

Ter um sistema que une o registro e tratamento de ponto é fundamental para que sua empresa tenha um controle de jornada eficiente. 

Por esse motivo, um aplicativo de ponto é a melhor opção para o seu negócio, já que  todo o processo de gestão do ponto pode ser feito diretamente por este sistema a qualquer momento.

No PontoTel, os próprios funcionários podem fazer o tratamento de seus pontos pelo aplicativo, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e pendências. 

Através do nosso painel de acompanhamento, os gestores também podem visualizar e alterar estes dados em tempo real.

Dessa forma, não só o processo de fechamento da folha será muito mais rápido, como também contribuirá para uma relação mais transparente entre as partes.

Agende uma demonstração com nossos consultores e venha conhecer mais sobre o sistema PontoTel.

Conclusão

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O aplicativo de ponto eletrônico é o sistema mais seguro e eficaz para que sua empresa consiga controlar a jornada de seus funcionários.

Neste texto, expliquei as principais funcionalidades deste sistema, seus benefícios e as regras previstas em nossa legislação para que sua organização consiga implantá-lo sem problemas.

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