O registro de jornada dos colaboradores é uma das rotinas mais importantes dentro de uma empresa, afinal, ele é a base para o fechamento da folha de pagamento. Esse tema, aliás, é objeto de discussão sobre qual o melhor modelo de REP entre: REP-A, REP-C ou REP-P.
Um dos mais comuns no mercado é o REP-C, famoso relógio de ponto, que faz parte da rotina de muitas empresas quando o assunto é registrar e armazenar dados de entrada, saída, atrasos e descanso dos colaboradores.
Você deve saber que o relógio de ponto tem um papel fundamental para que a empresa garanta sua segurança jurídica, evitando processos trabalhistas, por falta de um controle de jornada efetivo, e também para manter a transparência na relação trabalhista.
Ao longo dos anos, com a evolução das tecnologias e das leis, o controle de jornada trouxe novas alternativas às empresas, mas também acabou gerando questões sobre quais normas e regras as organizações devem seguir para estar de acordo com a lei.
Se você ainda tem dúvidas de como funcionam os modelos REP, quais os permitidos por lei, o que é REP-C e como fazer o registro de ponto corretamente, este artigo vai tratar sobre os seguintes assuntos:
- O que é um REP-C?
- Quais os outros modelos de REP?
- O que mudou no REP-C com a portaria 671?
- REP-C: Vantagens e desvantagens
- Qual modelo de REP é melhor para minha empresa: REP-A, REP-C ou REP-P?
- Conheça o PontoTel – O registro de ponto mais robusto do mercado
Boa leitura!
O que é um REP-C?
REP-C é a abreviação de Registrador de Ponto Convencional. Ele também é conhecido no mundo empresarial como relógio de ponto e é costumeiramente utilizado nas organizações para registar a jornada dos colaboradores.
Instalado dentro da empresa, é por meio desse ponto físico que são feitos os registros de entrada, saída, atrasos e intervalo dos colaboradores. Ou seja, ele é o grande responsável por monitorar e gerir a jornada de trabalho dos funcionários.
É importante lembrar que de acordo com o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas, por lei, a registrarem a jornada dos seus colaboradores.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Como surgiu esse modelo de REP?
O uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP) foi aprovado a partir da Portaria nº 1.510, de 21 de agosto de 2009.
A ideia do governo, na oportunidade, era que ele se tornasse um equipamento fiscal, facilitando o controle de jornada e possíveis fiscalizações do Ministério do Trabalho. Essa portaria descrevia o REP como:
Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Contudo, em 2021, o governo sancionou a portaria 671, que revogou todos os detalhes previstos na de nº 1510. A partir da 671, foram definidas novas regras e normas que empresas e colaboradores deveriam seguir relacionados ao registro de jornada.
Como um REP-C funciona?
O REP-C funciona exatamente como seu nome o descreve, como um registrador de ponto físico. A partir desse aparelho, o colaborador faz sua marcação de ponto e os dados são armazenados na memória do aparelho.
Posteriormente, o RH precisa exportar esses dados para realizar o tratamento de ponto. É importante ressaltar, no entanto, que alguns REP-C exportam essas informações de forma automática para o sistema em que está interligado.
Esse modelo também emite um comprovante, assim que o colaborador registra o ponto, para que o profissional tenha um controle sobre sua jornada.
Quais os outros modelos de REP?
A partir da nova legislação, baseada na portaria 671, os modelos de REP permitidos e autorizados para uso das empresa em geral são:
- REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo: é um registro alternativo, que segue as regras pré-determinadas em acordos ou convenção coletiva de trabalho.
- REP-C – Registrador de Ponto Convencional: é utilizado baseado em um aparelho que fica disponível na sede da empresa.
- REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto: é utilizado por meio de programa, servidor ou software em nuvem.
Todas as regras e determinações de cada REP estão previstas a partir do artigo 75 da portaria 671, que diz justamente o seguinte sobre essas escolhas:
Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
O que mudou no REP-C com a portaria 671?
A portaria 671 extinguiu duas outras portarias – 1510 e 373 – que também abordavam questões relacionadas ao registro de ponto.
A proposta dessa nova portaria era deixar as normas e regras mais claras e facilitar o registro de ponto e a gestão de dados, detalhando mais a fundo o REP-A e o REP-P.
A se destacar nessas mudanças que a portaria 671 fez relacionado ao controle de jornada de trabalho, estão:
- Oficializou três modelos de REP: REP-A, REP-C e REP-P, antes da norma eram apenas dois modelos;
- Obrigou a emissão de comprovante de registro de ponto, independentemente do formato (eletrônico ou impresso);
- Eliminou a necessidade de acordos coletivos para o uso de sistemas alternativos;
- Extinguiu arquivos como AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) e criou um novo padrão fiscal;
- Espelho de ponto passou a ter mais detalhes.
Os relógios de ponto antigos continuam homologados?
Sim, pelo menos por enquanto. As empresas têm até 1 ano para adequar os seus relógios de ponto antigos de acordo com o programa de tratamento e regras exigidas na portaria 671.
Contudo, o registro de ponto já tem regras a serem seguidas que passaram a valer em 10 de fevereiro de 2022. Já os programas de tratamento tem até o dia 8 de novembro de 2022 para estar em conformidade com as exigências da portaria.
Lembrando que qualquer inadequação às regras da portaria pode ser motivo para que a empresa sofra processos trabalhistas.
REP-C: Vantagens e desvantagens
Com as últimas tecnologias trazendo uma grande eficácia no controle da jornada de colaboradores, os modelos mais antigos passaram a ser questionados quanto a automatização desse processo, um dos mais burocráticos do setor de RH/DP.
Contudo, independentemente do modelo adotado, ele pode oferecer vantagens e desvantagens para a empresa, como o REP-C. Abaixo você confere o lado bom e ruim de optar por esse modelo.
Vantagens
Diferentemente do que muitos pensam e por mais que esse seja um sistema mais antigo, perante os modelos digitais, existem algumas vantagens em adotá-lo.
Segurança
O REP-C é o único modelo em que a Portaria 671 diz que existe a necessidade de aprovação do INMETRO.
Por esse motivo, é visto no mercado como um dos modelos de registro que pode oferecer a maior segurança jurídica no controle de jornada, seja para a empresa como para os colaboradores.
A transparência também é um item presente no REP-C que apoia inclusive sua fama de ser um modelo seguro.
Robustez
Diferente de modelos mais antigos, o REP-C apresenta uma robustez que aparece como uma das suas grandes vantagens.
O sistema consegue executar simultaneamente uma série de processos – impressão de registros, armazenamento de informações, apoio na gestão de horas – sem ter bloqueios ou travamentos.
Desvantagens
Apesar das vantagens citadas acima, adotar o modelo REP-C pode trazer desvantagens no dia a dia da empresa, principalmente nos quesitos mobilidade e custo-benefício. Confira abaixo as principais desvantagens do REP-C.
Necessidade de um segundo sistema
O REP-C é o aparelho que armazena os dados. No entanto, a gestão dessas informações precisa ser feita em outro sistema. Com isso, ele tem uma grande desvantagem em relação a modelos online, que na prática centralizam esse processo.
Com essa necessidade de um segundo sistema, a empresa não só acaba perdendo tempo, mas precisa realizar um investimento maior para conseguir armazenar e realizar a gestão dos dados.
Manutenções onerosas
Por ser um relógio físico, as manutenções tendem a ser mais onerosas para as empresas.
Podendo haver necessidade da troca de uma peça ou do próprio equipamento e também sendo mais custoso para agendar um técnico especializado para verificar e realizar a manutenção do aparelho.
Diferente de um ponto digital, por exemplo, que é um software alocado em nuvem e que pode ser reparado a distância pela empresa que cedeu o serviço.
Gastos com infraestrutura
Outro ponto de desvantagem para o REP-C é que ele é um aparelho que necessita ser instalado na empresa, de forma física, o que requer um bom investimento por parte da companhia.
Por ser um aparelho físico, a empresa precisa contar com um espaço específico para instalá-lo, além de uma infraestrutura maior, determinada pela empresa que cederá o modelo.
Isso pode não só tomar mais tempo para que ele seja instalado, mas também exigir um gasto extra com infraestrutura em comparação a um ponto online.
Falta de mobilidade
Diferente de um sistema de ponto online, que pode ser acessado de qualquer lugar, pelo colaborador e pela empresa, o REP-C não é móvel.
Ele precisa estar instalado na sede da organização e se torna impossível movê-lo de lá, prejudicando muitos registros de jornada em que o colaborador está executando seu trabalho a distância, longe da empresa.
Pouca praticidade
Só de exigir a instalação do equipamento na sede da empresa, já é possível determinar que ele não é nada prático.
Porém, essa pouca praticidade não para por aí, já que o colaborador precisa estar na empresa para registrar seu ponto e posteriormente o RH precisa extrair essas informações do relógio para realizar o tratamento de ponto.
Essa rotina faz com que o setor de recursos humanos seja mais burocrático e menos estratégico na sua rotina.
Qual modelo de REP é melhor para minha empresa: REP-A, REP-C ou REP-P?
A resposta é: depende! A escolha de um modelo de REP deve ser feita a partir de uma série de fatores que serão a base para que a empresa determine qual o modelo ideal e que atende às suas necessidades diárias em relação ao registro de ponto dos colaboradores.
Critérios de escolha
Muitos pontos podem ser determinantes para que a empresa defina a melhor opção e é por isso que é importante colocar diversos critérios para que a escolha seja assertiva.
Entre esses pontos a avaliar estão: a segurança, custo-benefício, integração com o sistema da empresa, suporte da empresa que cede a tecnologia/aparelho, facilidades para gestão dos dados, entre outros. Abaixo você confere alguns dos principais itens a se avaliar.
Custo-benefício
O custo-benefício é um dos principais pontos a serem avaliados antes da escolha do modelo ideal.
Isso porque a empresa precisa colocar na balança se o modelo escolhido vai atender suas necessidades e se esse investimento vai possibilitar vantagens que leve a empresa a diminuir questões burocráticas para focar em estratégias.
De nada adianta escolher o melhor sistema do mercado, se ele não atende as necessidades da empresa e se a companhia não tem o valor de investimento para essa área. É importante mapear o que a empresa precisa, em relação ao que pode gastar.
Praticidade
O modelo escolhido vai facilitar a rotina de registro do ponto para os colaboradores e diminuir as burocracias para a gestão dos dados das jornadas? A resposta para essa pergunta pode ser a informação que sua empresa precisa para escolher o melhor modelo.
Avalie, então, se o modelo irá exigir muitas manutenções, se o colaborador terá facilidade para registrar seu ponto, principalmente para empresas que buscam adotar o teletrabalho, e se o processo de cruzamento de dados e contas é automatizado.
Redução de custos
Dentro da praticidade e custo-benefício, entra também a redução de custos, importante critério a se avaliar antes da escolha do melhor modelo de REP. A ferramenta escolhida irá ajudar sua empresa a ser mais assertiva nos cálculos, evitando processos trabalhistas?
Atualmente, muitos desses REP, em função da automatização, acabam contribuindo para que a empresa reduza custos não só com manutenção de um equipamento físico, mas também diminui gastos com erros de cálculos como horas extras.
Sendo assim, levante sobre quanto o modelo escolhido poderá oferecer uma redução de custos a sua empresa, atuando diretamente nessas questões acima, como gastos em manutenção ou processos trabalhistas.
Tecnologia alinhada aos propósitos da empresa
Uma boa escolha também depende de uma tecnologia REP que esteja devidamente alinhada às metas, objetivos e propósitos da empresa. Isso quer dizer que é fundamental fazer uma avaliação do porquê sua empresa precisa de determinado modelo.
É para agilizar o processo de fechamento da folha? Ter mais segurança? Oferecer facilidades ao empregado para bater o ponto? Seguir as leis trabalhistas? Automatizar os cálculos? Integrar a ferramenta ao sistema da empresa?
Levantar essas questões vai auxiliar a empresa a alinhar o potencial do modelo REP ao que de fato a empresa precisa e almeja para que ele seja inserido no processo de gestão da jornada de trabalho.
Conheça o PontoTel – O registro de ponto mais robusto do mercado
Quando se trata do controle de jornada dos colaboradores é imprescindível adotar medidas e escolher um sistema que ofereça segurança jurídica, eficiência e tranquilidade na gestão de dados.
Neste sentido, o registro de ponto mais robusto do mercado é a Pontotel, sendo ele um REP-P
Além de seguir todas as normas previstas na CLT e na Portaria 671, esse sistema possibilita às empresas acompanhar mais de perto, em tempo real, todas as informações relacionadas à jornada dos seus colaboradores, com maior transparência e efetividade.
Com o PontoTel a sua empresa vai:
- Centralizar o ponto da empresa;
- Controlar a jornada dos colaboradores em tempo real;
- Evitar fraudes no registro de ponto;
- Eliminar os erros de apontamentos e de banco de horas sem controle;
- Garantir a autenticidade das marcações com um sistema antifraude com 8 medidas de segurança;
- Acessar relatórios completos de inconsistência, gerencial, indicador de desempenho e outros;
- Reduzir passivos trabalhistas;
- Diminuir gastos com a folha de pagamento, com uma análise mais minuciosa de horas extras, atrasos, etc.;
- Economizar em até 80% o tempo para fechamento da folha de ponto.
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Conclusão
Este artigo mostrou a importância do controle de jornada na rotina empresarial e como a escolha de um modelo REP, de forma assertiva, pode contribuir para que a empresa esteja protegida juridicamente e faça os registros de ponto corretamente.
Você pôde ver que a partir da Portaria 671 houve uma inserção de regras mais objetivas e claras sobre o funcionamento dos registradores eletrônicos de ponto, como o REP-C, que foi o tema principal deste conteúdo.
Ao longo do texto esse modelo foi detalhado e foram apresentadas algumas vantagens e desvantagens para quem adota ele na sua rotina.
Além disso, ao fim do conteúdo foi apresentado um registro de ponto mais robusto e completo, a Pontotel, para quem deseja dar um passo além na automatização dos processos e efetividade no registro de ponto da empresa.
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