Se você já está no mercado de trabalho há muitos anos, provavelmente viu os sistemas mais antigos de marcação de ponto, como o cartão físico, ou até mesmo assinou a folha de ponto manual. Porém, com o suporte da tecnologia, o cartão de ponto digital tem se popularizado nas empresas.
O relógio de ponto, além de ser uma obrigação da legislação trabalhista brasileira, é uma ferramenta fundamental de gestão de pessoas, pois auxilia na identificação de colaboradores que podem estar sobrecarregados ou ainda enfrentando problemas ao se observar uma alta taxa de absenteísmo.
Seja qual for o caso, ter um cartão de ponto eficiente é primordial para que os setores de departamento pessoal, recursos humanos e contabilidade tenham um dia a dia mais tranquilo no fechamento da folha de pagamento dos colaboradores e nos outros processos rotineiros.
Este artigo abordará os principais detalhes sobre o cartão de ponto digital, quais são os seus benefícios e os seus diferenciais em relação aos modelos tradicionais e o que diz a lei trabalhista. Você aprenderá:
- O que é um cartão de ponto?
- Entenda o que é o cartão de ponto digital
- O que diz a lei sobre o cartão de ponto digital?
- Tipos de controle de ponto: entenda a evolução digital
- Quais são as vantagens de adotar o cartão de ponto digital?
- Dúvidas comuns sobre o cartão de ponto digital
Está interessado? Continue a leitura!
O que é um cartão de ponto?
O cartão de ponto, também conhecido como relógio de ponto, é uma ferramenta utilizada pelas empresas para fazer o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores. Ele tem o papel de registrar os horários de entrada, pausa e saída de cada funcionário.
É a partir do cartão de ponto que a equipe de departamento pessoal faz o fechamento da folha de pagamento do colaborador, sendo assim, a partir dele serão determinadas a remuneração do profissional naquele período ou a quantidade de horas extras que serão acrescentadas ao banco de horas.
A obrigatoriedade do cartão de ponto está prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), segundo trecho do Artigo 74. Leia na íntegra:
“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.
Antes de 2019, empresas com pelo menos 10 colaboradores deveriam fazer o controle de ponto desses funcionários, mas mesmo que não seja mais um dever dessas companhias, indica-se que o registro da jornada de trabalho seja feito mesmo quando o quadro de funcionários for inferior a 20 pessoas.
Desta forma, a equipe de departamento pessoal consegue visualizar e organizar melhor a folha de pagamento, considerando todos os detalhes como pausa para almoço, atrasos, ausências com ou sem justificativas, horas extras e intervalos intrajornadas.
Vale destacar, porém, que não é apenas nesta tarefa burocrática que o cartão de ponto é importante. São os dados contidos nele que ajudam o RH a identificar algumas métricas essenciais na gestão de pessoas, como a taxa de absenteísmo ou a quantidade de horas extras.
Isso ajuda a verificar se a empresa enfrenta problemas de falta de motivação dos colaboradores, de saúde ocupacional, e até se precisa aumentar o número de funcionários, pois a equipe está sobrecarregada.
Entenda o que é o cartão de ponto digital
O registro do horário de trabalho dos empregados pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica, sendo que o cartão de ponto digital se encaixa nessa última modalidade.
Até 2019, a legislação não permitia que o controle de ponto fosse realizado eletronicamente, mas com a transformação digital, a facilidade oferecida pelas ferramentas mais modernas fez com que os pontos eletrônicos fossem incorporados à lei.
Foi a partir dessa liberação que se popularizou o cartão de ponto digital. Trata-se de um relógio de ponto mais moderno, que faz a marcação dos horários das jornadas de trabalho por meio de soluções tecnológicas.
O cartão de ponto digital utiliza itens como cartão magnético, senhas e biometria. São aqueles aparelhos que, normalmente, ficam logo na entrada da empresa. Em soluções mais avançadas de controle digital, a marcação pode ser feita por meio de computadores, celulares ou tablets.
Essa modalidade oferece diversos benefícios, sobretudo atualmente, em que muitas companhias aderiram a diferentes modelos de trabalho, como teletrabalho, trabalho híbrido ou home office. Assim, os colaboradores conseguem marcar sua jornada de onde estiverem.
O que diz a lei sobre o cartão de ponto digital?
Como foi visto, em 2019, a CLT passou a permitir o uso de ponto eletrônico. Porém, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre quais tipos elas podem utilizar quando se trata de cartão de ponto digital, porque, ao longo dos anos, muitas portarias foram lançadas a respeito desse tema.
Até novembro de 2021, duas portarias expedidas pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego norteavam as regras de controle do ponto eletrônico.
Na Portaria 1510, havia determinações como a proibição de restrições à marcação, lançamentos automáticos, alterações dos dados registrados e especificações para a utilização dos relógios de ponto. Porém, com o avanço tecnológico, foi necessária a criação de novas regras para regulamentar a adoção dos modelos de controle de ponto alternativos.
Assim, em 2011, nasceu a Portaria 373, que inseriu essas novas tecnologias oficialmente como prática de controle de jornada dos colaboradores, trazendo mais detalhes especialmente sobre o sistema de ponto online.
Sendo assim, os questionamentos a respeito dos controles de ponto alternativos foram esclarecidos e essa modalidade passou a ser permitida, desde que cumpra alguns critérios.
Portaria 671
A Portaria 671 foi publicada no dia 11 de novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). Ela trouxe uma série de modificações relacionadas à legislação trabalhista, além de novas provisões.
Um dos pontos abordados são as regras sobre o controle de ponto dos funcionários, seja ele eletrônico, manual ou mecânico. Quando o assunto é cartão de ponto digital, a Portaria 671 é importante porque regulamenta as formas de registro eletrônico, transformando todos os modelos em Registro de Ponto Eletrônico (REP) com variações.
A Portaria traz detalhes inclusive sobre a assinatura do ponto eletrônico, que passa a ser permitida digitalmente. Além disso, o colaborador deve ter acesso ao comprovante de cada marcação sem que haja necessidade de solicitação e autorização.
Tipos de controle de ponto: entenda a evolução digital
Como é possível perceber, ao longo do tempo, os sistemas de controle de ponto foram evoluindo junto com a revolução tecnológica. Hoje em dia, optar pelos modelos mais modernos de registro de jornada de trabalho traz muitas vantagens para as empresas.
Entretanto, mesmo que muitos sistemas tecnológicos estejam disponíveis, os tipos manuais e mecânicos ainda podem ser utilizados. A seguir, conheça mais detalhes sobre cada um deles:
Manual
O controle de ponto manual é o tipo mais antigo de marcação de jornada de trabalho. Nele, os colaboradores escrevem seus horários de entrada e saída, inclusive para o almoço, em um livro ou folha de papel, e assinam diariamente para registrar a veracidade das informações daquele documento.
A principal desvantagem desse modelo, atualmente, é que todos os cálculos da carga horária do trabalhador devem ser feitos manualmente por um profissional do departamento pessoal, aumentando as chances de erros, além de demandar muito mais tempo.
Mecânico
Nesse modelo, os colaboradores recebem um cartão de papel, que contém dados como nome, função e data de admissão, e, diariamente, carimbam em uma máquina, ligada a um relógio de ponto, os horários da sua jornada de trabalho. O objetivo aqui foi simplificar o processo, já que os profissionais não precisam mais anotar cada horário.
Porém, apesar de mais prático, ele ainda deve ser consolidado manualmente, mantendo a possibilidade de erros.
Eletrônico
Recentemente, a tecnologia permitiu o desenvolvimento dos registros de ponto eletrônico (REP). Essa é a principal revolução quando o assunto é registro de jornada de trabalho.
O primeiro REP era bastante semelhante ao modelo mecânico, entretanto, o cartão de papel foi substituído por um cartão magnético individual, que registrava as informações do colaborador.
Esse tipo não foi muito utilizado, porque era comum os trabalhadores perderem os próprios cartões. Além disso, não era muito seguro, já que era facilmente possível fraudar o registro de entrada e saída.
Depois, surgiu o relógio de ponto biométrico, no qual o colaborador utiliza suas digitais para fazer o registro da jornada. Mas, ainda assim, não era o modelo ideal, pois exigia um alto investimento das empresas, além de muitas manutenções.
Com o avanço tecnológico, apareceram os controles de ponto alternativos ou ponto online. Esses sistemas são os mais modernos do mercado, e oferecem, além da marcação da jornada de trabalho, otimização da gestão de pessoas e segurança para todo o processo.
Uma das mudanças da Portaria 671 está na formalização dos modelos permitidos de ponto eletrônico, que passaram a ser três oficialmente:
- REP-C: Registro de ponto convencional;
- REP-A: Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Dentro desta categoria de ponto eletrônico, existem alguns tipos de sistemas de cartão de ponto digital disponíveis no mercado: WEBPonto, cartão de ponto digital por celular e cartão de ponto digital por tablet. Confira o detalhamento de cada um deles a seguir:
WEBPonto
O sistema WEBPonto trata-se de um software, no qual são armazenados na nuvem todos os dados da jornada de trabalho dos colaboradores. Ele pode ser acessado por computadores.
A vantagem principal é que as informações podem ser visualizadas de qualquer dispositivo. Além disso, por estarem armazenados na nuvem e não em uma única máquina de cartão de ponto digital, os dados estão seguros, mesmo que ocorra algum problema com o computador.
Cartão de ponto digital por celular
O cartão de ponto digital por celular é um sistema que permite que o colaborador faça o registro de sua jornada de trabalho por meio de um aplicativo de celular, de onde ele estiver. Essa solução é excelente para o trabalhador externo, por exemplo, já que alguns modelos mais modernos trabalham inclusive offline, ou seja, sem a necessidade de conexão com a internet.
Cartão de ponto digital por tablet
Já o cartão de ponto digital por tablet segue o mesmo raciocínio que o celular. Neste caso, as informações são registradas por um aplicativo instalado no tablet de acesso do colaborador. Assim, quando o dispositivo móvel for conectado à internet, os dados serão atualizados no sistema central de controle de ponto.
Quais são as vantagens de adotar o cartão de ponto digital?
Ao longo do texto, foi abordado que o cartão de ponto digital traz muitos benefícios para as empresas. Mas quais são os principais? Veja a seguir!
Acompanhamento da jornada do funcionário
Por ser digital, uma das vantagens é que, em alguns modelos disponíveis no mercado, os gestores conseguem acompanhar em tempo real a jornada de trabalho dos colaboradores. Assim, mesmo que o trabalhador esteja em home office ou visitando um cliente, é possível verificar se a carga horária está sendo cumprida corretamente.
Jornada flexível
O controle de ponto digital também facilitou o registro da jornada flexível, já que o sistema permite que os horários sejam registrados de forma automática. Logo, o colaborador pode marcar sua entrada e saída em diversos momentos do dia, gerando ainda comprovantes de cada movimentação.
Adequação à lei
O cartão de ponto digital está totalmente permitido pela legislação trabalhista brasileira. Assim, a empresa que optar por investir em um sistema de marcação de ponto online terá a certeza que está seguindo corretamente as determinações da CLT e da Portaria 671, evitando passivos trabalhistas.
Automação de processos
A equipe de departamento pessoal tem a rotina facilitada com a automação de processos, já que o cartão de ponto digital, integrado com outros sistemas de gestão, permite que o fechamento da folha de pagamento seja mais eficiente.
Isso é possível porque muitos sistemas disponíveis no mercado contam com ferramentas que fazem os cálculos automaticamente, a partir de informações personalizadas enviadas pelas empresas.
Prevenção de processos trabalhistas
O sistema digital de marcação de ponto traz um benefício ainda mais importante: a diminuição das chances de erros nos cálculos da folha de pagamento. Desta forma, é possível prevenir a ocorrência de processos trabalhistas por erros, como a falta de pagamento de horas extras.
Mobilidade
Por fim, a mobilidade é um excelente benefício dos controles de ponto digitais, já que o colaborador pode fazer o registro de sua jornada de onde estiver, por meio de celulares, computadores e tablets, sem que haja prejuízo à segurança dos dados, sendo essencial para trabalhadores externos.
Dúvidas comuns sobre o cartão de ponto digital
Além dessas questões já discutidas, as empresas e os trabalhadores possuem muitos outros questionamentos. A seguir, foram respondidas algumas das principais dúvidas sobre cartão de ponto digital.
O cartão de ponto digital serve para pequenas e médias empresas?
O uso do cartão de ponto digital é para todo porte de empresas. As pequenas e as médias companhias, normalmente, possuem um número menor de colaboradores, inclusive no setor de departamento pessoal, que cuida da parte administrativa do controle de jornada dos funcionários.
Por isso, ter o tipo mais moderno de cartão de ponto pode ajudar a diminuir a quantidade de trabalho da área, agilizando os processos burocráticos e diminuindo os erros.
Como funciona o ponto biométrico?
A biometria utiliza características físicas para fazer o reconhecimento do trabalhador. Hoje em dia, além da famosa biometria por impressão digital, também é possível fazer o reconhecimento facial ou vocal. Assim, o colaborador precisa confirmar as informações da jornada de trabalho pelo ponto biométrico, utilizando um desses meios de reconhecimento.
O REP precisa ser homologado?
De acordo com o artigo 92 da porta 671, os modelos convencionais, ou seja, REP-C precisam fazer o registro do aparelho junto ao Ministério do Trabalho.
No caso do modelo REP-P, a orientação é que todas as empresas verifiquem se o software é registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), que regula a concessão e a garantia de direitos de propriedade intelectual para a indústria.
De acordo com a Portaria, porém, caso as empresas queiram utilizar o modelo REP-P, não é mais necessária a autorização por acordo ou convenção coletiva, mantendo a obrigação se for REP-A.
O REP precisa imprimir comprovante de ponto?
O cartão de ponto digital deve emitir comprovante de ponto para o trabalhador para os modelos do tipo REP-C e REP-P, impresso ou eletrônico — sendo, neste último caso, em formato Portable Document Format (PDF) —, e ser assinado eletronicamente, de acordo com a Portaria 671.
Qual a melhor plataforma de controle de ponto?
A plataforma Pontotel é uma das melhores para registro e controle de ponto. Ela melhora o gerenciamento da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa, e está totalmente adequado à legislação brasileira, inclusive à recente Portaria 671.
Trata-se de uma plataforma que, além de realizar o registro da jornada, também possui soluções inovadoras, como acompanhamento de jornada em tempo real, registro de ponto por computador, tablet ou aplicativos instalados em dispositivos iOS ou Android, gerenciamento de banco de horas, entre outras funcionalidades.
Além disso, a Pontotel oferece mais de 30 tipos de relatórios que ajudam no controle de frequência e no gerenciamento estratégico de funcionários.
Conclusão
Neste artigo, você pode perceber que o cartão de ponto digital é um dos modelos mais modernos para registro da jornada de trabalho dos colaboradores que veio para facilitar a rotina do setor de RH.
A Portaria 671/2021 facilitou a utilização do controle de ponto eletrônico ao estabelecer regras mais claras sobre o uso de sistemas alternativos.
Desta forma, os empregadores podem ter facilidades para controlar a jornada de trabalhadores externos e até dos que atuam em modelo de teletrabalho, melhorando a gestão de pessoas e os processos dos setores de RH/DP.
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