Registro de Ponto Eletrônico: Muito além do REP

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Eu sei que você deve ter chego à esse texto apenas pelo título curioso, afinal, o que pode ter muito além do REP? Aquele relógio de ponto que fica na parede de muitos prédios comerciais.

Bom, eu quero te dizer que além do REP ainda existe muita coisa, e as melhores empresas já descobriram o que é. Então, se você ainda não conhece as novas ferramentas do registro de ponto eletrônico, você está no lugar certo.

Nas próximas linhas, eu vou te contar o porquê o registro de ponto eletrônico vai muito além de um REP, e porque ele representa tudo que há de maior nas inovações do mercado.

Para começar, vamos listar os principais assuntos que vamos falar ao longo deste texto:

Registro de ponto eletrônico vs manual

Eu já começo com uma polêmica proposital. Afinal, por que você largaria o seu ponto manual e mudaria para um registro de ponto eletrônico se ele funciona tão bem para sua empresa?

Será mesmo que ele funciona tão bem assim?

Sem muita enrolação eu preciso te dizer que o ponto eletrônico é muito melhor do que ponto manual, mas não se preocupe, eu vou te dar algumas provas disso ao longo do texto.

Ao comparar um com o outro, o ponto eletrônico ganha por sua maior segurança e praticidade, já que o ponto manual não é nada prático e possui diversos problemas de veracidade.

Mas eu sei que você precisa ver para crer que, de fato, o registro de ponto eletrônico é a melhor opção, e por isso quero mostrar de forma prática alguns dos problemas que o sistema de controle de frequência manual possui

Problemas com o ponto manual

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Todo profissional de Recursos Humanos possui alguma reclamação sobre o controle de ponto adotado nas empresas. Mas eu não tiro a razão afinal, dependendo do sistema a dor de cabeça é certa.

Por isso vou listar alguns problemas que o método de ponto manual possui, e já vou avisando: pode ser que você até se surpreenda com alguns.

Ponto britânico

Você sabe o que quer dizer a expressão ponto britânico?

Essa expressão é bastante utilizada para descrever uma situação que ocorre no mesmo horário todos os dias. No caso do controle de jornada, significa que uma folha de ponto apresenta o mesmo horário de entrada e saída  todos os dias, sem nenhuma variação.

Isso acontece bastante no ponto manual por diversos motivos, principalmente porque muitas empresas permitem que seus funcionários já auto preencham sua folha de ponto, ou até porque elas não permitem que anotem suas variações de horário.

Contudo, eu ressalto que essa prática é muito grave. Veja bem, nenhuma pessoa consegue chegar todos os dias o mesmo horário, sem nenhuma variação, e além de tudo essa prática não é permitida por lei.

Imagine a seguinte situação: um ex-colaborador registra um processo contra a empresa referente à sua jornada de trabalho, alegando que ele não recebia suas horas extras corretamente.  

Porém, se na audiência em uma tentativa de se defender, a empresa apresenta uma folha de ponto cheia de horários britânicos para contrapor o funcionário, ela acaba ficando sem a possibilidade de comprovar algo.

Esse entendimento está claro de acordo com a súmula nº 338 do Tribunal Superior do Trabalho, que diz:

“Os cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova.”

Com todos os horários sempre registrados de forma britânica, o entendimento de muitos juízes nas audiências trabalhistas é de que essas informações não estão corretas, por isso, muitas vezes as empresas acabam perdendo a causa.

E por falar em informações verdadeiras, vamos ao próximo problema do controle de ponto manual, a veracidade do ponto.

Veracidade do ponto

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Além do problema com o ponto britânico, o método manual ainda apresenta uma questão com a veracidade do registro. Aqui, existem duas situações que podem ser vistas: tanto o colaborador pode chegar atrasado e anotar que chegou no horário certo, quanto a própria empresa pode errar a anotação do horário quando for passar as informações para outro lugar como a folha de pagamento.

Os problemas com fraude do ponto também são bem grandes quando se usa o ponto manual, então a atenção precisa ser dobrada.

Por que então o registro de ponto eletrônico é melhor? Bom, ele possui muito mais vantagens do que o ponto manual, e eu vou te mostrar em seguida exatamente quais são.

Vantagens do registro eletrônico

Com tantos problemas relacionados ao ponto manual, as empresas precisavam de uma ferramenta que aprimorasse e facilitasse o controle de ponto.

Diante disso, o mercado criou o registro de ponto eletrônico, utilizando tecnologias que facilitam a vida das empresas na marcação de ponto  e no controle de jornada.

Vamos conferir algumas dessas inovações que permitem que o registro seja muito mais seguro e preciso.

Relógio de ponto preciso (REP)

Por ser eletrônico, um relógio de ponto sempre apresentará o horário real em que o colaborador registrou seu ponto.

Aquela história dos horários britânicos que falamos acima não vai mais acontecer, pois, mesmo que o colaborador chegue 5 minutos atrasado ou 5 minutos mais cedo, o relógio vai registrar o horário real.

Ao utilizar um relógio desses, a empresa se vê livre de qualquer problema com a veracidade das informações, mas não é só isso.

Além do horário preciso, o sistema possui dispositivos que asseguram que o funcionário irá registrar o ponto por ele mesmo, através da marcação por biometria. Biometria

Com certeza, a biometria é o melhor exemplo do quanto a tecnologia pode contribuir para o controle de ponto.

A possibilidade de comprovar o ponto através das características físicas do funcionário como a impressão digital e reconhecimento facial, animou bastante as empresas que antigamente sofriam com as fraudes e a troca de cartões de ponto entre seus funcionários.

O ponto biométrico coleta essas informações no momento em que o funcionário bate o ponto, é como se a senha que o funcionário usa para bater o ponto fosse o seu próprio corpo. Dessa forma, a empresa tem total certeza da veracidade do ponto e de aquele funcionário está registrando apenas o seu ponto.

Se você quiser saber mais sobre os tipos de Pontos Biométricos e como eles funcionam, continue sua visita no nosso blog e acesse: “Ponto Eletrônico Biométrico – Como Funciona e Vantagens”!

Agora, eu preciso reforçar que se a sua empresa deseja adotar o registro de ponto eletrônico deve seguir alguns cuidados.

Cuidados com o registro de ponto eletrônico

Apesar de existir uma legislação trabalhista que molda as relações entre as empresas e seus colaboradores, as empresas estavam acostumadas a fazer o controle de horas trabalhadas de qualquer forma, isso muitas vezes resultava em processos trabalhistas.

Mas esse cenário vem mudando ao longo dos anos, e parte disso tem a ver com as regras que o ministério do trabalho criaram através de portarias como a 1510 que regulamenta o controle de ponto.

Vou te explicar mais sobre isso.

Regulamentação do REP – Portaria 1510

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A portaria 1510, também conhecida  como a Lei do Ponto Eletrônico, foi instaurada em 2009 pelo Ministério do Trabalho. A novidade causou um pouco de estranheza em diversas empresas e colaboradores, que agora foram obrigadas a seguir as regras listadas na portaria para poderem adotar o registro de ponto eletrônico.

A necessidade de uma portaria para regulamentar o registro de ponto vinha de muito tempo, sendo que a marcação de ponto sempre causava algum problema entre as empresas e os seus colaboradores.

E em uma tentativa de mediar esses conflitos, a Portaria 1510 trouxe diversas exigências para as empresas e seus controles de ponto que devem ser seguidas. Por isso, eu decidi  falar um pouco sobre algumas dessas exigências.

Arquivos AFD

O Arquivo de Fonte de Dados é uma das exigências da portaria 1510 para os relógios de ponto. Trata-se de um arquivo que deve estar armazenado na memória do REP, em que todos os registros realizados no equipamento ficam salvos.

E qual é a importância desse arquivo? Bom, com o AFD os dados não podem ser alterados e nem apagados. Além disso, ele deve ser emitido em formato “txt”, e, de acordo com a portaria, no AFD deverão constar as seguintes informações:

  • Número Sequencial de Registro (NSR);
  • PIS do trabalhador;
  • Data da marcação de ponto;
  • Horário da marcação de ponto.

Arquivos ACJEF

O ACJEF, ou Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, é um arquivo gerado pelo Sistema de Registro de Ponto, o SREP, que deve constar as jornadas de trabalho feitas pelos colaboradores. Vale ressaltar que, caso a empresa seja submetida a uma fiscalização do MT, esse arquivo deve sempre estar disponível para acesso.

Sistema de tratamento de ponto

Uma coisa que precisamos sempre lembrar é que o REP não funciona sem o SREP, e essa também é uma exigência da portaria 1510. Parece bobagem, mas é preciso ressaltar que o relógio de ponto apenas realiza as marcações, e todo o tratamento de ponto deve ser feito em um sistema auxiliar.

Nesse sistema você pode fazer os apontamentos, conferir e, caso seja necessário, fazer o tratamento do ponto.

Normalmente as empresas utilizam o método de exportação dos dados, e todo final de mês precisam colher as informações do REP e importar para o SREP, mas hoje em dia existem sistemas que podem fazer isso em tempo real.

Mas calma que eu vou falar melhor sobre isso mais para frente, não me abandone antes disso!

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Arquivos AFDT

O arquivo de fonte de dados tratados pode ser emitido depois da empresa ter feito o tratamento de ponto. Esse relatório também pode ser pedido pelo fiscal em caso de auditoria, e nele deverá constar os pontos dos colaboradores já tratados.

Por exemplo, se houve alguma inclusão de ponto, ou se algum ponto foi desconsiderado, isso deve constar no AFDT.

Número NSR

Lembra que eu disse mais acima que o NSR era um dos itens que precisava constar no relatório AFD?

Então, esse NSR é o Número Sequencial de Registros, e é obrigatório em todos os equipamentos de relógio de ponto eletrônico. Ele sempre deve iniciar pelo número 1 na primeira operação do REP fazendo a devida sequência.  

Gerenciamento de batidas incorretas

Na sua empresa já aconteceu de um colaborador registrar o ponto duas vezes e você teve que desconsiderar ou excluir um dos registros?

Então, essa também é uma exigência da portaria 1510. Esse gerenciamento de batidas incorretas permite que a empresa faça a exclusão de batidas ou desconsidere a marcação de ponto indevida.

Essas alterações também devem constar no AFDT assim como falamos acima, e deve conter uma observação explicando o motivo dessa ação. Vale lembrar que as marcações registradas no REP não podem ser excluídas sem motivo.

Espelho de ponto (Portaria 1510)

O espelho de ponto é uma das exigências mais importantes da portaria 1510. Ele é um relatório que contém todos os dados da marcação dos funcionários, e deve seguir o layout apresentado no ANEXO II da portaria 1510

Comprovante do registro de ponto

Essa é uma das exigências mais polêmicas da portaria 1510. Ela define que toda marcação feita pelo REP deve emitir ao colaborador um comprovante daquele registro de ponto, para que ele consiga acompanhar as suas marcações.

Além disso, o papel que o REP imprime deve conter:

  • Título escrito “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
  • Identificação do empregador com nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
  • Local da empresa;
  • Número de fabricação do REP;
  • Identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
  • Data e horário do respectivo registro;
  • NSR (Número Sequencial de Registro).

A polêmica em torno dessa exigência é que, muitas vezes, os colaboradores acabam descartando esse papel na porta da empresa após efetuarem a marcação de ponto. Isso é bastante perigoso, pois esse papel contém informações importantes do colaborador, como seu nome completo e PIS.

Além disso, um outro problema é que até o papel utilizado no REP tem especificações na portaria 1510, e as empresas acabam tendo um certo custo com bobinas e, consequentemente, sendo alvo da maioria das reclamações.

Conexão entre REP e software de tratamento de ponto

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Um pouco mais acima eu disse que um REP não funciona sem o SREP, e por isso deve existir algum tipo de conexão com esse sistema.  Por isso, a portaria também definiu que todo relógio de ponto deve ter uma porta padrão USB para que um auditor fiscal possa capturar os dados registrados.

O problema, contudo, é que sua conexão com o software de tratamento de ponto depende do tipo de REP utilizado. Para exportar os dados no final do mês, você pode inserir um pen-drive ou HD externo no relógio e coletar os dados e, em seguida, importar para o software de tratamento de ponto.

Um outro método que também pode ser utilizado é o de integração sistêmica, que é quando você usa um sistema de controle de ponto integrado ao seu relógio de ponto.

Por exemplo, você pode usar o sistema da PontoTel só para coletar as informações do ponto. O lado bom nesse caso é que, com essa integração, o processo é automatizado e feito em tempo real.

Essa integração sistêmica só foi possível graças ao decreto da portaria 373, que flexibilizou e permitiu o uso de  novas tecnologias para controle de jornada dos colaboradores.

Se você ficou curioso, eu vou falar mais sobre isso no próximo tópico!

Novidades com a portaria 373

A portaria 373 surgiu em 2011, e trouxe diversas novidades para o controle de jornada.

Podemos dizer que existem duas formas de ponto eletrônico: o da portaria 373 e o da portaria 1510.

Agora, um erro que é muito cometido é que muita gente pensa que um existe para substituir o outro, mas a verdade é que a 373 é um complemento para a 1510, e as duas são válidas.

Porém, os REPs que respondem apenas a portaria 1510, acabam se tornando mais engessados, enquanto os que respondem a portaria 373, são mais flexíveis e possuem funcionalidades muito além do REP.

Quer saber mais sobre a Portaria 373? Temos um guia completo para você, continue sua visita no nosso blog e acesse: “Portaria 373: Guia Completo Com Perguntas e Respostas [Atualizado]”!

Sistema eletrônico alternativo de registro de ponto: vantagens

Os sistemas de registro de ponto alternativos, possuem diversas vantagens sobre o REP, a maior delas, é que se trata de um software totalmente online, então não existe a necessidade de um espaço físico para ele funcionar como um controle de ponto.

Outra vantagem bastante importante é a possibilidade de acompanhamento da jornada dos colaboradores em tempo real.

Isso ajuda as empresas a ficarem cientes de tudo que acontece em seus setores, e até mesmo a identificar problemas. Um sistema como o da PontoTel, por exemplo, oferece uma Gestão de Ponto completa.

Se você já se interessou por esse sistema alternativo, saiba que ele ainda oferece várias outras vantagens, que eu vou listar agora para você.

Bater ponto fora da empresa (home office)

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Com as recentes mudanças nos ambientes de trabalho, hoje existem muitas empresas que trocaram seu espaço físico para ter colaboradores que trabalham externos em várias partes do país.

Mas mesmo assim, o controle de jornada é importante e não pode ser deixado de lado, certo?

A solução para isso é contratar um sistema em que o seu colaborador possa bater ponto à distância, pois sabemos que em casa perdemos a noção do tempo e acabamos trabalhando mais do que o combinado pela nossa jornada.

Então uma boa forma de se prevenir nessas ocasiões é fazer o controle de frequência mesmo a distância.

E você deve estar se questionando nesse momento, será que essa forma de bater ponto é  segura?

É sim, bastante segura e eu posso te provar.  

5 fatores de verificação e prevenção de fraudes

Com tudo o que já disse, é possível ver como esse tipo de controle oferece tantos benefícios para as empresas. Agora, como eu mencionei aqui em cima, ele também é bastante seguro, e possui várias ferramentas que dão essa segurança às empresas.

Como exemplo, eu vou falar do sistema da PontoTel, que conta com 5 fatores de segurança e prevenção de fraudes. São eles:

Geolocalização

A Geolocalização permite que a empresa saiba exatamente onde o ponto foi batido pelo colaborador.

Bina

A Bina é um tipo de número de identificação de cada dispositivo, computador, celular ou tablet. Ela faz com que os colaboradores só registrem o ponto em dispositivos autorizados pela sua empresa, evitando batidas indevidas.

Senha pessoal

A senha de cada colaborador é pessoal e intransferível, e além de evitar que um colaborador bata o ponto por outro, ela também é uma medida de segurança para que cada funcionário registre apenas o seu ponto.

Reconhecimento Facial

O reconhecimento facial é um complemento da senha. Além do colaborador inserir sua própria senha, o sistema ainda registra seu rosto e, se a foto capturada for incompatível com a do banco de dados, isso será apontado na folha do colaborador para verificação.

Reconhecimento por voz

O reconhecimento por voz é uma realidade de diversos aparelhos tecnológicos, e no controle de ponto não poderia ser diferente.

Além de registrar a foto do colaborador, também é possível fazer o seu registro por voz. nesse caso, a análise acontece através de sinais agudos emitidos.

Viu só? Com tantas medidas de segurança, o controle de ponto alternativo acaba se tornando um dos melhores meios de controle de jornada. Mas calma que ele ainda tem mais vantagens!

Bater ponto no celular

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Esqueça o relógio de ponto pregado à parede!  Outra regra estabelecida pela portaria 373 permitiu que as empresas utilizassem meios alternativos para marcação de ponto. Agora, elas podem adotá-lo em celulares, tablets e até mesmo computadores.

Isso facilita demais aquela fila dos colaboradores que saem todos no mesmo horário, não é? Com essa possibilidade, cada um pode bater ponto em seu próprio celular, após ter sido habilitado pela empresa.

Tratamento dos dados automaticamente

Você sabe como funciona um sistema de controle de ponto alternativo? É tão simples que eu nem vou precisar de muito espaço para explicar.

Assim que o colaborador registra o seu ponto, ele é armazenado no sistema diretamente na folha do colaborador, e isso faz com que os cálculos de horas extras, horas de atrasos ou banco de horas já sejam feitos automaticamente.

Então por exemplo, se você quiser saber no meio do mês quanto de banco de horas um funcionário já acumulou é possível, pois esse cálculo é feito diariamente.

Relatórios gerenciais

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Lembra que mais acima eu disse que o sistema da PontoTel oferecia uma gestão de ponto completa?

Os relatórios gerenciais se encaixam nisso. Nesse sistema você pode ter 22 tipos de relatórios que ajudam no controle de frequência, e até mesmo na administração de funcionários.

Você pode descobrir, por exemplo, quais setores da empresa mais faltam, quais mais fazem horas extras e até mesmo os funcionários que chegam mais atrasados.

Tudo isso funciona como um importante indicador de motivação e absenteísmo, e permite que sua empresa possa tomar decisões e mudar completamente o cenário.

Experimente Pontotel

Depois de tudo isso que eu disse, acredito que você tenha ficado curioso e queira descobrir mais sobre como funciona o sistema. Saiba que você pode marcar uma demonstração neste momento!

Conclusão

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Agora que chegamos ao final desse texto, eu tenho uma pergunta: você conseguiu enxergar o motivo pelo qual o registro de ponto eletrônico vai muito além do REP?

As novas tecnologias permitem que sua empresa seja mais ágil e flexível no controle de jornada, além de oferecerem um bom custo benefício e economia de tempo. Muitas empresas já aderiram à essas novas ferramentas de controle de ponto, e mudaram totalmente a sua gestão de RH.

Só para recapitular: nesse texto nós vimos os principais itens da portaria 1510, as vantagens da portaria 373 e como funciona um registro de ponto eletrônico alternativo. Eu espero que você tenha feito uma boa leitura até aqui, continue nos acompanhando!

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