A gestão de jornada é uma das tarefas mais difíceis na rotina empresarial, já que impacta diretamente no fechamento correto da folha de pagamento. No mercado, existem diversas formas para realizar esse controle, como o ponto manual, mas qual delas é a melhor opção?
O ponto manual é um modelo de registro de ponto simples, de baixo custo, realizado por meio de livros ou planilhas. Neste documento, constam os dados de jornada de trabalho do colaborador — entrada, saída, intervalos e horas extras.
A partir deste documento, a empresa precisa organizar as informações de jornada de cada colaborador para posteriormente conseguir fechar a folha de pagamento de modo correto, evitando pagamentos equivocados, que prejudiquem a própria empresa ou os funcionários.
Apesar de o ponto manual ser um modelo de controle de jornada que pode ser implementado facilmente no dia a dia da empresa, quais as consequências de optar por um sistema que expõe a organização a erros e fraudes nos registros?
Este artigo responderá essa pergunta e explicará tudo sobre o ponto manual, por meio dos seguintes tópicos:
- Como funciona o ponto manual?
- O que diz a lei sobre o controle de ponto manual?
- Quais são as consequências do ponto manual?
- Qual é a melhor alternativa para o controle de ponto manual?
- Qual é a melhor escolha do mercado para fazer um bom controle de ponto?
Boa leitura!
Como funciona o ponto manual?
O ponto manual é uma forma de controle de jornada que serve para medir as horas trabalhadas dos funcionários. É um método simples e muito utilizado por empresas que não querem investir nesta rotina, já que esse modelo de controle é de baixo custo.
A folha de ponto manual funciona a partir de um documento (livro ou planilhas) preenchido a mão pelos colaboradores, que inserem nele suas entradas e saídas. Ela também é conhecida no mercado como livro de ponto.
A grande discussão em torno do cartão de ponto manual é que, apesar das suas facilidades e do baixo custo, ele é passível de erros e fraudes, como será explicado nos próximos tópicos.
O que diz a lei sobre o controle de ponto manual?
Em primeiro lugar, é importante saber que a CLT, no art. 74, prevê que todas as empresas com mais de 20 funcionários devem, obrigatoriamente, realizar o controle de jornada dos seus colaboradores:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Esse artigo já menciona que uma das formas de registro é o ponto manual. Além disso, o art. 93 da Portaria 671 reitera que todas as informações do registro manual devem espelhar a real jornada cumprida pelo colaborador:
“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”
Mais a frente, no art. 95, a mesma portaria explica como funciona o ponto manual caso o colaborador trabalhe fora da empresa:
“Art. 95. Quando a empresa adotar registro de ponto manual ou mecânico e a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará de ficha ou papeleta, que ficará em poder do empregado, devendo ser restituída ao empregador após o término do período de apuração do ponto.”
Quais são as consequências do ponto manual?
Optar pelo ponto manual pode parecer vantajoso para a empresa em um primeiro momento; contudo, ao longo do tempo, este modelo de controle de jornada pode trazer consequências negativas para a empresa. Confira a seguir algumas delas.
Erros de registro
Um processo manual tem maior possibilidade de problemas do que as atividades automatizadas. No ponto manual, por exemplo, os erros de registro e de cálculos são comuns.
Isso porque, no ponto manual, qualquer distração ou divergência nos registros pode levar o RH a equívocos no fechamento da folha de pagamento que comprometem o recebimento do salário correto por parte dos colaboradores.
Falta de precisão
Um processo manual e repetitivo exige 100% de atenção de um funcionário a todo o momento. Entretanto, isso só é possível em um processo automatizado, em que a máquina segue seus algoritmos e repete as tarefas sem erros.
Logo, quando a empresa opta pelo ponto manual, a consequência é a falta de precisão nos registros, seja por esquecimentos ou falta de atenção dos funcionários. E qualquer erro nesse controle pode afetar o fechamento da folha de pagamento.
Possibilidade de fraudes
O ponto manual está constantemente exposto à possibilidade de fraudes, uma vez que a empresa deve confiar nos registros que o colaborador inseriu a mão na folha de ponto.
Sabendo que a empresa não tem como comprovar a veracidade dos dados, alguns funcionários podem agir de má-fé inserindo registros falsos na folha, tendo a empresa que arcar com pagamentos indevidos de horas extras que não foram de fato cumpridas.
Uma das práticas fraudulentas mais comuns é o buddy punching ou ponto amigo, em que o colaborador pede para um colega de trabalho inserir os dados na sua folha, mesmo que ele tenha se ausentado do trabalho naquele dia.
Ações trabalhistas
A exposição a fraudes e erros por meio do ponto manual pode resultar no fechamento incorreto da folha de pagamento e em pagamentos indevidos. Com isso, colaboradores podem se sentir prejudicados e decidirem processar a empresa.
Com ações trabalhistas devido a equívocos no ponto manual, a empresa pode ter prejuízos financeiros, dificuldade para reter e atrair talentos e ainda a imagem manchada no mercado, atrapalhando-a até mesmo para conseguir clientes ou investidores.
Ineficiência no RH
Os processos manuais fazem com que a rotina do RH se torne lenta e burocrática, tornando esse setor improdutivo e ineficiente.
No controle de ponto manual, todo o processo, do registro e tratamento de dados ao fechamento da folha, é realizado manualmente. Isso significa que o setor tem que levantar e avaliar dado por dado, a partir da folha de ponto de cada funcionário.
Esse processo consome muito tempo dos recursos humanos, fazendo com que o setor assuma um papel apenas burocrático e não consiga focar as atividades que agregam valor à empresa, voltadas para a gestão de pessoas e o engajamento dos funcionários.
Qual é a melhor alternativa para o controle de ponto manual?
Com a evolução tecnológica e das legislações, surgiu a Portaria 671. Esta portaria avançou no tema controle de jornada e trouxe novas diretrizes que permitiram maior flexibilidade na gestão de ponto, com alternativas mais seguras em relação ao controle de ponto manual.
A seguir, conheça as três opções relacionadas à gestão de ponto eletrônico permitidas pela Portaria 671.
REP-C
O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) é um dos marcadores de jornada mais conhecidos do mercado e fica instalado na sede da empresa. Por meio deste equipamento, conhecido como relógio de ponto, o colaborador, através de biometria, bate o seu ponto.
A partir deste registro, o REP-C emite um comprovante com os dados da jornada — informações sobre entrada, saída e intervalos. Os dados de registro do funcionário ficam armazenados no equipamento, e o RH precisa exportar os dados para tratamento.
Essa é uma grande evolução do ponto manual, oferecendo maior rapidez nos registros e transparência, já que o sistema faz a emissão dos comprovantes de jornada para o colaborador verificar sua hora de trabalho.
Diz o art. 76 da Portaria 671:
“Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”
Apesar de ser uma boa alternativa em relação ao ponto manual, o REP-C necessita de alto investimento de infraestrutura, não tem mobilidade e conta com manutenções onerosas, e é necessário um segundo sistema para o tratamento dos dados por parte do RH.
REP-A
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) é um sistema de registro de ponto que funciona por meio de softwares e permite que as informações da jornada sejam armazenadas e geridas em tempo real.
Esse tipo de software precisa garantir que os registros sejam autênticos e fiéis à marcação de ponto do colaborador. O REP-A só pode ser utilizado se houver aprovação por acordo ou convenção coletiva, conforme art. 77 da Portaria 671:
“Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.”
REP-P
O REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) é o sistema mais moderno para a gestão de jornada dos colaboradores. Com esse sistema, todo controle de ponto é realizado em nuvem, com uma gestão de dados em tempo real.
No REP-P, todos os registros podem ser efetuados via web ou aplicativo, com os dados de jornada armazenados em uma mesma plataforma, agilizando a rotina da gestão por parte do RH. Esse modelo está previsto no art. 78 da Portaria 671.
O REP-P oferece ainda maior segurança jurídica nos registros e no armazenamento de dados, já que possui medidas antifraude alinhadas com as regras da LGPD, da CLT e da Portaria 671.
O seu funcionamento em nuvem agiliza o processo de gestão das informações, assim como o fechamento da folha de pagamento. Diferentemente do ponto manual, o REP-P é um registrador móvel, uma vez que, por meio dele, é possível acessar as informações online a qualquer hora ou lugar.
Qual é a melhor escolha do mercado para fazer um bom controle de ponto?
A Pontotel conta com o melhor e mais moderno sistema de controle de ponto do mercado. Nossa plataforma reúne tecnologia de ponta a um sistema desenvolvido para realizar uma gestão humanizada.
Todos os dados de jornada na plataforma Pontotel são armazenados em nuvem e centralizados em um mesmo sistema, para que a empresa agilize o processo de gestão de jornada e o tratamento de dados dos colaboradores.
Com a nossa plataforma, a gestão de jornada se torna mais tranquila, ágil e produtiva, com acesso às informações dos colaboradores em tempo real. A segurança jurídica também é garantida com um sistema antifraude que assegura a autenticidade das marcações.
Para os colaboradores, o sistema Pontotel oferece uma série de possibilidades de registro: geolocalização, reconhecimento facial, senha, foto e voz, com registros que podem ser efetuados até mesmo offline.
Quer automatizar seu controle de ponto? Então, preencha o formulário abaixo e um dos especialistas Pontotel entrará em contato em breve!
Conclusão
Gerir corretamente os dados de jornada dos colaboradores é fundamental para as empresas estarem devidamente alinhadas com a legislação trabalhista e fecharem a folha de pagamento dos colaboradores sem erros.
Neste conteúdo, foi visto que o ponto manual é uma das opções autorizadas por lei para o controle de jornada. Entretanto, esse é um modelo passível de fraudes, uma vez que a empresa deve sempre contar com a boa-fé dos funcionários nas anotações.
Além das fraudes, com o ponto manual, a gestão de dados é mais lenta, atrapalhando tomadas de decisões que envolvem o corte de custos, a eliminação de horas extras desnecessárias e outras ações.
Para agilizar esse processo, cabe à empresa automatizar o controle de ponto, optando por um sistema como o da Pontotel, que oferece todos os recursos para que a gestão de jornada seja segura, tranquila e sem erros.
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