A dificuldade de monitorar as ações na gestão de pessoas é uma realidade enfrentada pelas empresas, pois requer uma abordagem inteligente e sistêmica para extrair informações relevantes do ambiente corporativo. Para enfrentar esse desafio, muitos profissionais usam uma variedade de indicadores de departamento pessoal.

Com esses parâmetros, é possível evitar que a gestão de pessoas da empresa se torne incerta e subjetiva, o que dificultaria a identificação de problemas e oportunidades de melhoria. A falta de indicadores precisos também pode levar a decisões baseadas em achismos, desperdícios de recursos e perda de produtividade.

Para evitar essas e outras consequências, vale a pena entender quais são os indicadores de departamento pessoal. Este artigo vai explicar como usar esses indicadores e como a Pontotel, uma plataforma completa de controle de ponto, pode facilitar a visualização desses dados. Confira, antes de prosseguir com a leitura, um resumo do artigo:

• O que são indicadores de departamento pessoal?
• Para que servem os indicadores de departamento pessoal?
• Quais os principais indicadores de departamento pessoal?
• Quais as vantagens em acompanhar indicadores de departamento pessoal?
• Como aplicar indicadores de departamento pessoal na gestão?
• Como o controle de ponto pode ajudar no acompanhamento de indicadores de departamento pessoal?
• Qual a melhor plataforma para acompanhar os indicadores de departamento pessoal?

Veja como otimizar os indicadores de departamento pessoal com a Pontotel!

O que são indicadores de departamento pessoal?

Indicadores de departamento pessoal são parâmetros utilizados para medir o desempenho das atividades relacionadas à gestão de pessoas em uma organização. Os indicadores podem monitorar resultados de produtividade, número de admissões ou demissões, satisfação dos colaboradores, horas extras e muito mais.

Ao analisar os indicadores regularmente, os responsáveis pelo DP têm a chance de criar um histórico de dados da empresa em várias ações estratégicas, o que facilita o trabalho de identificar bons resultados e possíveis falhas na gestão de pessoas.

Para que servem os indicadores de departamento pessoal?

Os indicadores de desempenho (KPIs) servem para avaliar se uma ação está gerando os resultados esperados. Os indicadores de departamento pessoal têm a mesma finalidade em relação à gestão de pessoas de uma empresa. O objetivo é fazer com que o setor se baseie em dados precisos para tomar decisões, maximizar recursos e formular metas.

Utilizando indicadores de forma sistemática, o departamento pessoal consegue traçar estratégias para retenção de talentos, criar melhorias nos processos seletivos, aprimorar o clima organizacional e criar ações de capacitação.

Qual a importância dos indicadores de departamento pessoal?

Um dos principais objetivos do departamento pessoal é garantir uma gestão eficiente dos dados relacionados aos recursos humanos na organização. Para isso, é essencial monitorar diversas ações relacionadas aos colaboradores e ao ambiente de trabalho. Os indicadores são um instrumento importante para cumprir esse objetivo do setor.

Considere, por exemplo, o controle das horas extras realizadas pelos funcionários. As horas extras são um recurso utilizado para atender a demandas excepcionais ou períodos de alta carga de trabalho, mas seu uso frequente pode indicar problemas que precisam ser corrigidos. Para monitorar essa ação, o indicador de “taxas de horas extras” foi criado.

Todos os outros indicadores de departamento pessoal são fundamentais para monitorar as ações do setor e identificar novas oportunidades de melhorias.

Quais os principais indicadores de departamento pessoal?

Os profissionais que estão à frente do departamento pessoal podem utilizar indicadores específicos à medida que surgem necessidades de monitorar e interpretar dados sobre as atividades relacionadas à gestão de pessoas. A seguir, confira uma lista dos principais indicadores usados no setor.

Cálculo de turnover 

O turnover, também conhecido como “taxa de rotatividade”, mede a proporção de colaboradores que deixaram a empresa em um determinado período, seja por demissão, pedido de demissão ou aposentadoria, em relação ao total de colaboradores em atividade.

Por exemplo, uma empresa possui 200 colaboradores, e durante um ano, 20 deles deixaram a organização. A taxa de rotatividade seria calculada dividindo o número de saídas (20) pelo total de funcionários (200) e multiplicando o resultado por 100. Nesse caso, a taxa de turnover da empresa durante o ano foi de 10%.

Para avaliar se o resultado de 10% é bom ou ruim, é fundamental comparar essa taxa com a média do segmento em que a empresa atua. Por exemplo, se a média de rotatividade no setor for de 15%, a empresa em questão está com um resultado favorável, abaixo da média, indicando um melhor desempenho na retenção de colaboradores.

Avaliar processo de recrutamento e seleção

Um indicador para avaliar o processo de recrutamento e seleção tem um objetivo simples: medir a qualidade da contratação realizada pela empresa. No entanto, essa avaliação pode ser feita a partir de vários critérios diferentes. Confira alguns exemplos na lista abaixo:

• Tempo médio de preenchimento de vagas: mede o tempo necessário para que uma vaga em aberto seja preenchida desde o início do processo seletivo até a contratação efetiva de um novo funcionário;
• Taxa de conversão: avalia a proporção de candidatos que avançam nas etapas do processo de seleção e são efetivamente contratados;
• Fontes de recrutamento: avalia a origem dos candidatos que são selecionados e contratados.

O departamento pessoal pode escolher um desses critérios para avaliar o sucesso do seu processo de recrutamento e seleção ou ainda avaliar todos em conjunto, de modo a construir um panorama mais completo de como foi a contratação.

Acompanhamento de absenteísmo 

O absenteísmo refere-se à taxa de ausência dos funcionários em relação aos dias de trabalho programados em um determinado período. Ele mede a quantidade de dias que os colaboradores se ausentam por motivos como doenças, licenças, faltas não justificadas ou outras razões, em relação ao total de dias trabalhados no mesmo período.

Se uma empresa possui uma equipe de 50 funcionários e, em um mês, os colaboradores deveriam ter trabalhado um total de 1.000 dias, mas houve 50 dias de ausência nesse período, o cálculo do absenteísmo seria:

• Absenteísmo = (número de dias de ausência / total de dias de trabalho) × 100
• Absenteísmo = (50 dias / 1.000 dias) × 100
• Absenteísmo = 5%

Nesse caso, o absenteísmo da empresa seria de 5%. Esse indicador pode variar ao longo do tempo e entre diferentes equipes ou setores da organização.

Entender a satisfação dos colaboradores

A satisfação dos colaboradores, como o nome indica, é um indicador para medir o grau de contentamento e felicidade dos funcionários em relação ao ambiente de trabalho, às condições de emprego, à cultura organizacional, aos benefícios oferecidos e ao relacionamento com a empresa. 

Para entender como medir a satisfação dos colaboradores, considere este exemplo: uma empresa precisa realizar uma pesquisa de clima organizacional anual com seus 100 funcionários. O questionário usado contém perguntas sobre diversos aspectos do trabalho, e a empresa usa uma escala de 1 a 5 para medir o nível de satisfação, na qual 1 é “totalmente insatisfeito” e 5 é “totalmente satisfeito”.

Após a análise das respostas, a empresa calcula a média das avaliações para cada pergunta. Por exemplo, na pergunta “Você se sente reconhecido pelas suas contribuições?”, a média das respostas dos colaboradores foi de 4,2. Isso indica um nível razoavelmente alto de satisfação com o reconhecimento oferecido pela empresa.

A partir daí, a empresa também pode calcular a média geral das avaliações de todos os aspectos analisados na pesquisa. Se essa média geral foi de 3,8, significa que, em média, os funcionários estão relativamente satisfeitos com o ambiente de trabalho.

Taxa de horas extras

O índice de departamento pessoal conhecido como taxa de horas extras avalia a quantidade de horas extras trabalhadas pelos colaboradores de uma empresa em relação ao total de horas contratadas para um determinado período.

Para calcular esse indicador, é necessário registrar o número de horas extras realizadas por cada funcionário e somar todas essas horas para obter o total de horas extras da equipe. Em seguida, divide-se o total de horas extras pelo número total de horas contratadas para o período e multiplica-se o resultado por 100 para obter a taxa em percentual.

Por exemplo, uma empresa tem 50 funcionários e o contrato de trabalho prevê uma jornada de 40 horas semanais para cada colaborador, totalizando 2.000 horas de trabalho por semana (50 funcionários × 40 horas). 

Durante uma semana específica, a soma de todas as horas extras trabalhadas pelos funcionários foi de 200 horas. Para saber a taxa de horas extras nesse período, é preciso fazer o seguinte cálculo:

• Taxa de horas extras = (total de horas extras / total de horas contratadas) × 100
• Taxa de horas extras = (200 horas / 2.000 horas) × 100
• Taxa de horas extras = 10%

Nesse exemplo, a taxa de horas extras foi de 10%. Isso significa que, naquela semana específica, os funcionários trabalharam 10% a mais do que suas jornadas contratuais.

Quais as vantagens em acompanhar indicadores de departamento pessoal?

Os indicadores de departamento pessoal, que fornecem relatórios e dados objetivos sobre o desempenho das atividades relacionadas à gestão de pessoas, desempenham um papel crucial para o sucesso e a sustentabilidade das empresas modernas.

Em primeiro lugar, eles oferecem uma visão clara do desempenho da equipe e do ambiente de trabalho. Com base nos indicadores, é possível avaliar se os colaboradores estão engajados, satisfeitos e produtivos, ou se há problemas que precisam ser corrigidos.

Os indicadores também permitem que o DP identifique padrões ao longo do tempo. Ao acompanhar mensalmente o indicador de rotatividade, por exemplo, a empresa pode perceber um aumento significativo no número de saídas em um determinado mês. Com base nessa tendência, ela pode investigar as razões por trás do aumento e identificar possíveis insatisfações dos colaboradores.

Por fim, os indicadores de departamento pessoal contribuem para a tomada de decisões baseada em dados, em vez de intuição ou suposições. Uma gestão orientada por dados maximiza o uso dos recursos humanos e aumenta a eficiência geral da organização.

Como aplicar indicadores de departamento pessoal na gestão?

O uso dos indicadores de departamento pessoal auxilia a empresa a manter uma administração bem-sucedida dos recursos humanos. No entanto, a efetividade desses indicadores pode depender de algumas etapas específicas. Continue e veja o passo a passo para implementação!

Defina indicadores a serem acompanhados

O primeiro passo é identificar quais indicadores serão relevantes para a empresa e para os seus objetivos estratégicos. Se uma organização deseja melhorar a retenção de talentos e aumentar a satisfação dos colaboradores, por exemplo, dois indicadores relevantes podem ser a taxa de rotatividade (turnover) e o índice de satisfação dos funcionários.

Coleta de dados

Com os indicadores definidos, é necessário estabelecer um sistema adequado para coletar os dados que serão avaliados. O REP-P, ou Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, é uma tecnologia avançada de controle de ponto que pode ser útil para coletar as informações sobre a jornada dos colaboradores e armazená-las em nuvem.

Análise e interpretação de resultados

Com os dados coletados pelo REP-P, é possível realizar uma análise detalhada dos indicadores e interpretar os relatórios obtidos pelo sistema. Nessa etapa, o objetivo é identificar tendências, padrões e possíveis problemas relacionados ao desempenho dos colaboradores.

Comparação com metas e planejamento

Após a análise dos indicadores, é importante comparar os resultados com as metas estabelecidas previamente. Essa comparação permite avaliar se a empresa está atingindo os objetivos propostos e, caso contrário, traçar um planejamento para implementar ações corretivas e melhorias.

Considere que sua empresa estabeleceu a meta de reduzir a taxa de rotatividade em 20% no primeiro trimestre. Ao comparar os resultados atuais com essa meta, o departamento pessoal pode identificar que os resultados não foram alcançados e ainda será necessário realizar pesquisas para identificar pontos de melhoria na satisfação dos colaboradores.

Como o controle de ponto pode ajudar no acompanhamento de indicadores de departamento pessoal?

Com o uso de um sistema de controle de ponto, é possível obter dados confiáveis para acompanhar os indicadores de departamento pessoal. Por exemplo, o controle de ponto permite registrar com precisão a quantidade de faltas dos colaboradores ao longo do tempo. Com esses dados, é possível medir a taxa de absenteísmo em determinado período.

Da mesma forma, o sistema de controle de ponto permite registrar as horas extras realizadas pelos colaboradores, o que facilita o trabalho do departamento pessoal de fazer o cálculo de horas extras realizadas na empresa.

Vale ressaltar que existem várias formas de fazer o controle de ponto, desde métodos manuais, como folhas de presença e planilhas, até sistemas eletrônicos mais avançados, como relógios de ponto biométricos e aplicativos de ponto em dispositivos móveis. 

Dentre as principais opções, o ideal é contar com uma plataforma digital que ofereça funcionalidades automatizadas para a coleta e visualização dos dados. Por meio de um sistema como esse, é possível ter o acesso remoto às informações armazenadas e ainda obter relatórios precisos que facilitam a análise dos resultados e a tomada de decisões.

Qual a melhor plataforma para acompanhar os indicadores de departamento pessoal?

A Pontotel possui um sistema completo para automatizar o processo de controle de ponto e obter dados precisos para os indicadores de departamento pessoal. Nosso software oferece uma ampla gama de funcionalidades tanto para as empresas, que precisam monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores, quanto para os próprios funcionários.

Com a Pontotel, os colaboradores podem marcar o ponto de forma rápida e fácil usando um aplicativo disponível para sistemas operacionais Android e iOS, ou ainda por meio de computador ou tablet.

O sistema possibilita a sincronização de dados em tempo real, permitindo o acompanhamento das jornadas de trabalho dos trabalhadores a qualquer momento. A Pontotel ainda oferece a possibilidade de corrigir inconsistências de registro com apenas um clique, garantindo a precisão dos dados.

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Conclusão

Os indicadores de departamento pessoal são pilares de uma gestão estratégica dos recursos humanos. Por meio da análise desses indicadores, é possível obter insights valiosos para potencializar a performance dos colaboradores e os resultados da empresa.

Como foi visto neste artigo, a escolha de uma plataforma de controle de ponto é uma decisão igualmente crucial para o uso dos indicadores-chave. Nesse sentido, a Pontotel é uma tecnologia que pode ajudar o departamento pessoal.

Ao possibilitar o registro de ponto por meio de aplicativo, computador ou tablet, a Pontotel fornece a flexibilidade e a agilidade necessárias para um acompanhamento em tempo real das jornadas de trabalho.

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