A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes para as organizações. Isso porque é nesse documento em que são registradas todas as informações sobre o salário e os benefícios que os colaboradores recebem. No entanto, para que uma folha seja fechada, é preciso primeiro realizar a contabilização da folha de pagamento.

A contabilização da folha de pagamento é o processo de escrituração de todos os valores relacionados a base, proventos e descontos a que um colaborador tem direito, sendo essencial entender como realizá-la.

Pensando nisso, este artigo explicará com mais detalhes os seguintes tópicos:

• O que é folha de pagamento?
• O que é classificação contábil?
• Divisões da folha de pagamento
• O que é contabilização da folha de pagamento?
• Por que realizar a contabilização da folha de pagamento?
• Como contabilizar folha de pagamento?
• Como organizar as informações da contabilização da folha de pagamento?

Aproveite o conteúdo!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento essencial para as empresas, pois nela estão registradas todas as informações sobre o salário e os benefícios que os colaboradores recebem. 

De maneira simplificada, pode-se dizer que a folha de pagamento é um registro contábil de todos os valores que a empresa paga aos seus funcionários, sendo esse um processo complexo e que envolve diversas etapas, como o cálculo de impostos e descontos, a emissão de recibos e a elaboração de relatórios.

A folha de pagamento é fundamental para garantir que os colaboradores recebam seus salários corretamente e dentro do prazo estipulado pela empresa, e é um documento que deve seguir todas as normas e leis trabalhistas em vigor, para assegurar os direitos e benefícios dos trabalhadores e evitar problemas com a justiça do trabalho.

Qual sua importância?

A folha de pagamento é o registro contábil de todos os valores que a empresa paga aos seus funcionários, por isso ela é tão importante.

Mas existem outros motivos que apontam a sua importância. Afinal, ela é fundamental para garantir que os colaboradores recebam seus salários de forma correta e dentro do prazo estipulado pela empresa. 

A folha de pagamento também é uma ferramenta essencial para o controle financeiro da organização, e com ela é possível monitorar os gastos com salários e benefícios, calcular os custos de contratação e demissão de funcionários, além de planejar o orçamento para os próximos meses.

Por fim, além da folha de pagamento ser uma garantia de que as empresas cumprem as obrigações trabalhistas, ela também ajuda os negócios a controlarem suas finanças de maneira mais precisa e eficiente.

O que é classificação contábil?

A classificação contábil é um processo que consiste em organizar e categorizar todas as transações financeiras realizadas pela organização. Trata-se de um processo realizado por meio da atribuição de códigos e contas específicas para cada tipo de operação financeira.

Por meio da classificação contábil, é possível gerar relatórios financeiros precisos e confiáveis, que ajudam a empresa a tomar decisões estratégicas. Além disso, a classificação contábil auxilia os negócios a garantirem a conformidade com as normas contábeis e tributárias, evitando problemas com a Receita Federal.

Existem várias categorias de contas na classificação contábil, cada uma com sua finalidade específica. As contas do ativo, por exemplo, representam os bens e direitos da empresa, enquanto as contas do passivo representam as obrigações financeiras da organização.

É importante destacar que a classificação contábil deve ser realizada com precisão e regularidade, para garantir a confiabilidade das informações financeiras da empresa. Por isso, é recomendado contar com profissionais qualificados e sistemas contábeis eficientes, que ajudem a realizar a classificação contábil das empresas.

Divisões da folha de pagamento

As divisões da folha de pagamento são as diferentes categorias de pagamentos que constam no documento contábil. 

Essa divisão ocorre em três partes, e cada divisão representa um tipo de remuneração ou benefício concedido aos colaboradores, como salário–base, horas extras, adicionais, férias, décimo terceiro salário, entre outros. 

Confira a seguir como a folha de pagamento se divide, favorecendo a assertividade dos pagamentos dos colaboradores de uma empresa.

Proventos

Na divisão da folha de pagamento, os proventos correspondem aos valores que o colaborador tem direito a receber e podem ser divididos em:

• Salário-base: remuneração fixa acordada entre a empresa e o colaborador;
• Horas extras: valor adicional que é pago ao colaborador por horas trabalhadas além da jornada contratada;
• Adicionais: remuneração adicional que pode ser concedida ao colaborador por trabalhar em condições especiais, como insalubridade ou periculosidade;
• Comissões: valor pago ao colaborador como parte de sua remuneração variável, baseado em suas vendas ou produção;
• Bonificações: valor pago ao funcionário como prêmio pelo seu desempenho ou pelos resultados da empresa;
• Gratificações: valor pago ao trabalhador como reconhecimento pelo seu tempo de serviço ou por uma conquista especial.

Base

A base é um dos elementos mais importantes na divisão da folha de pagamento, pois é a partir dela que são calculados os descontos que incidem sobre os proventos dos colaboradores.

Normalmente, a base é composta pelos proventos recebidos pelo colaborador, acrescidos de outras remunerações e benefícios que são considerados para fins de cálculo dos descontos. Entre os benefícios que podem integrar a base, é possível citar:

• Vale-transporte: benefício concedido ao colaborador para custear suas despesas com transporte para o trabalho, limitado a um percentual do seu salário;
• Vale-refeição: auxílio oferecido ao colaborador para custear suas despesas com alimentação durante o expediente de trabalho;
• Vale-alimentação: benefício concedido ao colaborador para custear suas despesas com alimentação, podendo ser utilizado em estabelecimentos comerciais conveniados ou em forma de cartão;
• Plano de saúde: benefício oferecido pela empresa para cobertura de despesas médicas e hospitalares do colaborador e de seus dependentes;
• Seguro de vida: benefício que garante indenização em caso de morte do colaborador;
• Previdência privada: benefício opcional oferecido pela empresa para complementação da aposentadoria do colaborador.

É importante destacar que nem todos os benefícios são considerados para o cálculo da base de desconto. Cada um deles tem uma regra específica, estabelecida por lei ou por acordo coletivo, que define se ele deve ou não integrar a base.

Além dos benefícios, a base também pode ser acrescida de outras remunerações, como bônus, gratificações e comissões. Essas remunerações devem ser adicionadas à base apenas no mês em que foram pagas, pois não são consideradas para cálculo dos descontos em meses posteriores.

Descontos

Já os descontos da folha de pagamento correspondem aos valores que são deduzidos do salário do colaborador e podem incluir:

• INSS: desconto obrigatório para a Previdência Social;
• Imposto de Renda: desconto obrigatório para o Governo Federal;
• Contribuição sindical: desconto destinado ao sindicato que representa a categoria profissional do colaborador;
• Vale-transporte: desconto opcional para o colaborador que utiliza o transporte público para se deslocar ao trabalho;
• Plano de saúde: desconto opcional para o colaborador que adere ao plano oferecido pela empresa.

O que é contabilização da folha de pagamento?

A contabilização da folha de pagamento é um processo que envolve a escrituração contábil dos valores presentes nos holerites dos colaboradores, bem como os encargos sociais e trabalhistas que incidem sobre a remuneração. 

Essa contabilização é importante tanto para fins gerenciais quanto para fins contábeis, pois os registros contábeis são utilizados para a tomada de decisões e para a elaboração de demonstrações financeiras.

Realizar a contabilização da folha de pagamento é obrigatório por lei, estando previsto no artigo 225 do Decreto n.º 3.048/99, que dispõe sobre a obrigatoriedade de as empresas manterem registros contábeis dos valores pagos aos colaboradores. 

Além disso, a contabilização da folha de pagamento é necessária para que pagamentos de encargos sociais e trabalhistas, como FGTS, INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte, sejam realizados corretamente.

Para realizar a contabilização da folha de pagamento, é necessário ter conhecimento sobre as normas contábeis aplicáveis, que definem as contas contábeis em que os valores devem ser registrados.

Por que realizar a contabilização da folha de pagamento?

Ao realizar a contabilização da folha de pagamento, a empresa garante que seus registros contábeis estão de acordo com as normas e legislação vigentes, o que é importante tanto para fins gerenciais quanto para fins externos, como a elaboração de demonstrações financeiras.

Além disso, a contabilização da folha de pagamento também é necessária para o correto pagamento dos encargos sociais e trabalhistas, os quais são tributos obrigatórios que incidem sobre a remuneração dos colaboradores. 

Lembrando que o não pagamento ou o pagamento incorreto de encargos pode acarretar multas e processos trabalhistas, gerando prejuízos para qualquer empresa.

Como contabilizar folha de pagamento?

Para realizar a contabilização da folha de pagamento, é necessário seguir alguns passos.

Primeiro, é preciso separar os valores a serem contabilizados em proventos, base de cálculo e descontos. Em seguida, é importante registrar a contabilização dos proventos, que são os valores brutos recebidos pelos colaboradores.

Após isso, deve-se contabilizar a base de cálculo, que é a remuneração total do colaborador, incluindo proventos e eventuais adicionais, como horas extras e bonificações. Na sequência, deve-se contabilizar os descontos, como INSS, FGTS, Imposto de Renda e outros descontos legais ou previstos em acordos coletivos.

Por fim, é importante realizar a conciliação das contas contábeis relacionadas à folha de pagamento, garantindo que as informações registradas estejam corretas e em conformidade com as normas e legislação vigentes.

Como organizar as informações da contabilização da folha de pagamento?

A contabilização da folha de pagamento é uma tarefa complexa que exige organização e atenção aos detalhes.

Para facilitar a organização das informações da folha de pagamento, as empresas podem utilizar softwares e sistemas de gestão financeira que automatizam o processo de contabilização e permitem o armazenamento seguro das informações.

A ferramenta da PontoTel, por exemplo, auxilia na organização das informações e realiza integração com diversos sistemas de folha de pagamento, automatizando o processo de registro e cálculo de horas trabalhadas e facilitando a contabilização dos proventos e descontos dos colaboradores.

Com a PontoTel, as informações são registradas de forma eletrônica e segura, permitindo a geração de relatórios e documentos necessários para a contabilização. Além disso, a ferramenta também ajuda a evitar erros e inconsistências nos registros de horas trabalhadas e consequentemente na folha de pagamento.

Com uma boa organização das informações da folha de pagamento com ferramentas como a da PontoTel, as empresas podem garantir o cumprimento das obrigações legais e evitar problemas financeiros, além de facilitar a tomada de decisões estratégicas.

Conclusão

A contabilização de folha de pagamento é um processo fundamental, que garante que as empresas cumpram com as suas obrigações trabalhistas e financeiras e que os colaboradores recebam seus salários e benefícios corretamente. 

Para realizar esse processo, é imprescindível entender o que é a folha de pagamento, a classificação contábil e as divisões da folha de pagamento. Além disso, é importante destacar que a contabilização da folha de pagamento deve ser realizada com precisão e regularidade, de modo a garantir a conformidade com as normas trabalhistas e tributárias. 

Também é fundamental observar que a contabilização da folha de pagamento ajuda os negócios a controlarem suas finanças de maneira mais eficiente e, assim, tomar decisões financeiras mais estratégicas. Por isso, contar com profissionais qualificados e sistemas contábeis eficientes é essencial para o sucesso das empresas.

Esclareceu todas as suas principais dúvidas sobre a contabilização da folha de pagamentos? Então, aproveite para compartilhar essas informações em suas redes sociais e continue acompanhando o blog PontoTel para sempre ter acesso a assuntos como este.