Toda empresa que possui funcionários precisa oferecer uma remuneração pelos serviços realizados pelo trabalhador. Sendo assim, o recibo de pagamento de salário funciona como um comprovante de que o empregador cumpriu com os termos acordados no contrato e pagou pelo trabalho do colaborador durante aquele período.
Esse documento está presente entre as exigências da legislação trabalhista brasileira, mas não é só por isso que as empresas devem utilizá-lo. Oferecer o recibo de pagamento de salário ao colaborador também protege a companhia de possíveis processos trabalhistas.
Adicionalmente, o recibo ainda auxilia os profissionais responsáveis pelas finanças da empresa, já que é possível organizar melhor as movimentações financeiras do negócio, entendendo de onde o dinheiro está entrando e para onde está saindo.
Este artigo irá explicar tudo sobre o tema: o que é o recibo de pagamento de salário, o que diz a legislação brasileira sobre ele, como preenchê-lo, entre outros detalhes. Você aprenderá:
- O que é recibo de pagamento de salário?
- O que diz a lei sobre recibo de pagamento de salário?
- Para que serve o recibo de pagamento de salário?
- Quais informações devem constar no recibo de pagamento de salário?
- Como evitar erros no recibo de pagamento de salário?
Quer saber mais sobre a importância desse documento para sua empresa? Então, continue a leitura!
O que é recibo de pagamento de salário?
O recibo de pagamento de salário é um documento utilizado pelas empresas para comprovar o depósito da remuneração do trabalhador dentro de um período que, normalmente, é de um mês.
Conhecido também como holerite ou contracheque, o comprovante é previsto pela legislação trabalhista brasileira e deve conter todas as informações sobre os valores que foram depositados na conta bancária do colaborador ou entregues a ele.
Entre os dados que devem aparecer no recibo de pagamento de salário, estão: remuneração bruta e líquida, descontos de impostos e de benefícios, adicionais e bônus, entre outros.
O recibo de pagamento é feito depois que as equipes de recursos humanos e departamento pessoal finalizarem o fechamento da folha de pagamento e realizarem todos os cálculos necessários.
Qual sua importância?
O comprovante de pagamento de salário é importante porque cria uma relação transparente entre empresa e empregado, já que o colaborador terá mensalmente todas as informações necessárias para entender o valor que está recebendo.
Assim, todos os envolvidos têm conhecimento da movimentação financeira e, caso tenha acontecido algum erro no cálculo da folha de pagamento, a situação pode ser resolvida imediatamente, sem causar prejuízo para o empregador ou para o funcionário.
Além disso, o recibo de pagamento de salário protege a empresa de eventuais ações trabalhistas, pois serve como documento comprobatório de que todos os direitos do trabalhador foram respeitados enquanto durou o vínculo empregatício com determinado colaborador.
O recibo de pagamento de salário também é um registro das movimentações financeiras da empresa no que diz respeito aos custos com pessoal. Logo, os gestores conseguem ter um controle de qual é o percentual do faturamento da empresa destinado para o pagamento da remuneração do quadro de funcionários da companhia.
O que diz a lei sobre recibo de pagamento de salário?
O recibo de pagamento de salário é uma exigência da lei trabalhista brasileira. O documento consta no artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O item afirma:
“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)”
Portanto, todas as empresas que possuem colaboradores registrados com carteira assinada, ou seja, trabalhadores celetistas, precisam emitir o recibo de pagamento de salário.
Além de ser uma ação prevista na CLT, o recibo de pagamento de salário deriva de outras obrigações listadas no artigo 225 do Decreto-Lei 3.048, que aprova o regulamento da Previdência Social.
De acordo com o decreto, a empresa é obrigada a:
“ I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”
Assim, além de entregar uma cópia do recibo de pagamento de salário para o colaborador, a empresa também deve guardar esse documento, caso precise comprovar os pagamentos para os órgãos da previdência como o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
O recibo de pagamento de salário é obrigatório?
Como visto, o recibo de pagamento é um documento obrigatório para todas as empresas, de qualquer porte. Isso significa que, mesmo que tenha apenas um funcionário, a companhia deverá emitir o recibo de pagamento.
Entretanto, nem sempre será necessário recolher a assinatura do trabalhador, pois, se houver seu consentimento, o depósito bancário em conta salário será reconhecido como recibo de pagamento de salário.
Vale destacar que, para isso, a conta bancária deve ter sido aberta especialmente para este fim e estar no nome do colaborador. Mesmo quando isso ocorre, de maneira geral, é indicado que a empresa ofereça para o funcionário uma maneira de revisar as informações sobre o depósito financeiro.
Hoje em dia, com o advento da internet, muitas empresas oferecem a consulta por sistemas especializados ou mesmo enviando uma cópia do recibo por e-mail, sem a necessidade de assinatura do colaborador.
Para que serve o recibo de pagamento de salário?
A remuneração do colaborador é composta por diversos itens, e nem sempre o funcionário irá recebê-los ao final do mês, o que consta no contrato de trabalho.
Vários fatores podem alterar o salário-líquido do trabalhador, e o recibo de pagamento de salário serve para que tanto a empresa quanto o colaborador tenham controle da movimentação financeira.
O documento tem ainda a função de proteger os empregadores de ações trabalhistas, caso algum trabalhador questione os valores recebidos durante um período. O recibo demonstrará todos os cálculos da folha de pagamento e poderá servir como prova de defesa, se o processo for ajuizado.
De maneira geral, o recibo de pagamento de salário, além de ser uma obrigação da lei, também é um documento que oferece segurança para o empregador e para o empregado, sendo essencial para manter a relação de transparência e confiança entre as partes.
Quais informações devem constar no recibo de pagamento de salário?
Agora que a função do documento já está clara, é o momento de entender como preencher o recibo de pagamento de salário. Confira a seguir quais informações devem constar no documento:
Dados da empresa e do colaborador
Normalmente, no cabeçalho do recibo de pagamento da remuneração, as primeiras informações são os dados da empresa, como nome, número do CNPJ, razão social e endereço. Esses dados são essenciais para identificar qual é a empresa responsável por aquele pagamento.
A seguir, devem ser colocadas as informações do colaborador: nome completo, número do PIS, qual cargo ele ocupa na empresa e o número do seu CPF.
Informações do salário
Depois, é a hora de informar os dados de movimentação financeira. A primeira informação a ser detalhada é o salário-bruto do colaborador, sem nenhum desconto. Essa é a quantia que consta no contrato de trabalho.
No recibo de pagamento de salário, também é importante constar o salário-líquido do colaborador, ou seja, o valor final após os cálculos dos descontos e dos adicionais daquele período.
Adicionais e bonificações
Muitas vezes, durante um período, o colaborador passa a ter direito a alguns tipos de adicionais e bonificações.
Cada um deles deve estar descrito no recibo de pagamento de salário separadamente. Entre esses adicionais, estão: horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade e adicional de insalubridade.
Em alguns momentos, é possível que a empresa ofereça gratificações para os colaboradores, em reconhecimento ao trabalho que vem sendo realizado. Se isso ocorrer, os bônus também devem ser elencados no comprovante de pagamento.
Descontos de salário
Os trabalhadores têm diversos descontos de seus salários. Eles podem ser relacionados a contribuições previdenciárias, como INSS, e desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
Caso a categoria faça contribuição sindical, também deverá constar o valor destinado ao sindicato. Outros descontos são opcionais, mas previstos na legislação, como a porcentagem do vale-transporte, que é de até 6% do salário do colaborador.
Descontos em virtude de benefícios
Outros descontos não são obrigatórios, mas podem ocorrer quando as empresas oferecem benefícios com coparticipação dos colaboradores. Entre eles, estão o plano de saúde ou odontológico, seguro de vida, vale-alimentação, parcerias com instituições educacionais ou de saúde e bem-estar e vários outros.
Caso o funcionário opte por esses benefícios, cada um dos descontos relacionados deve ser elencado no recibo de pagamento de salário. Dependendo da empresa.
Como evitar erros no recibo de pagamento de salário?
As informações que constam no recibo de pagamento de salário são consolidadas durante os cálculos realizados no processo de fechamento da folha de pagamento. Essa é uma das demandas mais burocráticas e mais importantes para a gestão de uma empresa.
Qualquer erro cometido pelos profissionais responsáveis pelos cálculos pode resultar em diversos problemas para o negócio, desde perdas financeiras até ações judiciais trabalhistas.
Assim, uma forma de evitar erros é apostar na automatização de processos, especialmente se houver muitos colaboradores na empresa. Aliás, é essencial que haja organização no setor responsável por essa demanda.
O fechamento da folha de pagamento inicia no momento do registro da jornada de trabalho de cada trabalhador. Desta forma, o controle de ponto é primordial para que as informações do recibo de pagamento de salário estejam corretas.
Atualmente, existem softwares especializados em recursos humanos que otimizam esses procedimentos e, com apoio da tecnologia, facilitam os cálculos da folha de pagamento, diminuindo os erros que podem ocorrer no processo manual.
A integração entre o controle de ponto e o fechamento da folha de pagamento permite que os dados sejam importados e consolidados por meio de fórmulas previamente cadastradas no sistema, de acordo com as particularidades de cada empresa.
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Conclusão
Como o artigo demonstrou, o recibo de pagamento de salário é um documento trabalhista que comprova os valores pagos pelos empregadores aos seus funcionários. Ele é previsto pela CLT e tem o objetivo principal de registrar as movimentações financeiras relacionadas ao trabalhador.
As empresas precisam fornecer mensalmente o documento para todos os colaboradores com carteira assinada e, em alguns casos, é necessário colher a assinatura dos trabalhadores, confirmando o recebimento do valor ali declarado.
O recibo de pagamento de salário, além de assegurar o direito do trabalhador de entender sua remuneração, também protege as empresas de eventuais processos trabalhistas.
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