Home Office: Como gerenciar equipes a distância

Atualizado em

Em razão do agravamento do novo coronavírus pelo país, alguns estados resolveram aumentar o período de quarentena. Com isso, as empresas que não adotaram férias coletivas ou dispensaram os colaboradores, encontraram no home office, a saída para continuar suas operações. 

Entretanto, elas possuem um grande desafio: fazer a gestão dos colaboradores à distância. Afinal, são tantas coisas que o setor de recursos humanos precisa se preocupar para colocar o home office em ação. 

Sem contar que boa parte das empresas não estavam acostumadas ao home office e tiveram que se adaptar rapidamente.

Entretanto, apesar das empresas terem que fazer o home office de forma “inesperada”, ela ainda pode tirar boas lições desta crise e quem sabe, criar até mesmo a política do trabalho remoto dentro da empresa. 

Por isso, neste artigo, vamos explorar o trabalho remoto e dar boas dicas de como a sua empresa pode fazer o gerenciamento de equipes à distância, para que o home office seja um sucesso não só durante o período da quarentena, mas possa fazer parte da cultura da empresa.  

Ao longo desse texto vamos ver:

Eu sei que você já deve ter visto bastante conteúdos explicando o que é o home office, mas, antes de entrarmos no assunto principal eu gostaria de abordar novamente o conceito do home office. 

Vamos começar. 

Home office como funciona?

O home office é a modalidade de trabalho em que os colaboradores fazem suas atividades diretamente de suas casas, sem precisar se locomover até o escritório. Alguns pesquisadores afirmam que essa modalidade surgiu nos Estados Unidos junto com a modernização das ferramentas de comunicação. 

Aqui no Brasil, o “escritório em casa” é também conhecido por outras nomenclaturas como trabalho remoto ou a mais formal teletrabalho.

Isso porque o home office é realizado remotamente ou seja, de forma distante e para ele funcionar é necessário utilizar-se de ferramentas da tecnologia como computadores e celulares. 

Mas afinal, como ele funciona?

O home office funciona, literalmente como o próprio nome diz: a partir do trabalho fora do escritório, utilizando ferramentas que permitam ao colaborador executar as tarefas competentes a ele dentro da organização. 

Cada empresa possui uma forma de executar o trabalho remoto, algumas permitem que os colaboradores o façam ao menos duas vezes na semana, já outras, geralmente empresas mais jovens funcionam de forma totalmente remota sem uma base fixa.

É importante lembrar também que apesar do nome, não necessariamente o trabalho remoto é feito em casa. Antes da pandemia causada pelo novo coronavírus, era comum pessoas trabalharem remotamente em cafés, coworkings, bibliotecas ou qualquer outro espaço que fosse possível realizar o seu trabalho. 

Agora que vimos como ele funciona, quero te fazer uma pergunta, quantas pessoas do seu círculo de amigos e conhecidos trabalha em home office?

Acredito que dependendo da sua área de atuação, não deve ser muitas. Isso acontece porque o trabalho remoto não era tão comum na cultura das empresas brasileiras, por conta de diversas preocupações que as organizações possuíam em relação ao que é permitido ou não nesse modelo. 

Mas ele foi ganhando novos adeptos ao entrar na reforma trabalhista feita em 2017. Vamos entender mais. 

Trabalho remoto é permitido por lei?

home-office-gerenciamento-a-distancia-trabalho-remoto-e-permitido-por-lei

Sim, o trabalho remoto passou a ser permitido por lei através do decreto N° 13.467/2017, intitulado como Reforma Trabalhista

Ao passo em que a demanda por essa modalidade de trabalho foi surgindo, a legislação brasileira teve que se adaptar para atender esse público.

Com isso, na reforma um tópico especial sobre teletrabalho foi criado e foram adicionadas regras sobre o que é o teletrabalho e como deve funcionar o contrato de trabalho nesta modalidade. 

Vamos conferir as principais: 

  • É considerado teletrabalho a atividade realizada fora das dependências do empregador, por meio de uso de tecnologias da informação e de comunicação.

  • No contrato firmado entre empregador e empregado deve constar que se trata da modalidade de teletrabalho e ainda especificação das atividades que os colaboradores deverão desenvolver nesse regime. 

  • Contratos que começaram de forma remota, podem ser alterados para a modalidade presencial, desde que o empregador conceda no mínimo de quinze dias para que o colaborador realize essa transição e seja feito um aditivo contratual. 

  • Mesmo que o empregador solicite que o colaborador compareça às dependências da empresa para atividades específicas, isso não descaracteriza o contrato de teletrabalho.

  • Todos os gastos com equipamentos, manutenção, infraestrutura e reembolso de despesas arcadas pelo empregado para a realização do trabalho, devem estar previstas no contrato e não devem integrar a remuneração do colaborador.

  • É de responsabilidade do empregador, informar os colaboradores sobre precauções para evitar doenças e acidentes de trabalho neste regime. E, os colaboradores devem assinar um termo de responsabilidade em que se compromete a seguir todas as instruções dadas. 

Essas são as regras para as empresas adotarem o home office. Porém, elas precisaram ser adaptadas em razão do novo coronavírus.

Confira agora o que mudou nas regras do teletrabalho. 

Mudanças na legislação em razão da pandemia do coronavírus

Quando os casos relacionados ao novo coronavírus começaram a surgir, o governo brasileiro decretou estado de calamidade pública em todo o país. Com isso, a legislação trabalhista também precisou se adaptar e alterar algumas regras para diminuir os impactos nas relações de trabalho. 

Conforme descrito no artigo 1° da Medida Provisória N° 927, essas regras têm vigência durante todo o estado de calamidade pública, e tem efeito maior que a CLT. Vamos ver na íntegra o que diz este artigo:

“Art. 1º  Esta Medida Provisória dispõe sobre as medidas trabalhistas que poderão ser adotadas pelos empregadores para preservação do emprego e da renda e para enfrentamento do estado de calamidade pública reconhecido pelo Decreto Legislativo nº 6, de 20 de março de 2020, e da emergência de saúde pública de importância internacional decorrente do coronavírus (covid-19), decretada pelo Ministro de Estado da Saúde, em 3 de fevereiro de 2020, nos termos do disposto na Lei nº 13.979, de 6 de fevereiro de 2020.

Parágrafo único.  O disposto nesta Medida Provisória se aplica durante o estado de calamidade pública reconhecido pelo Decreto Legislativo nº 6, de 2020,  e, para fins trabalhistas, constitui hipótese de força maior, nos termos do disposto no art. 501 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

O teletrabalho é um dos pontos que foi alterado e enquanto durar o estado de calamidade pública ele deverá funcionar com base nessa MP, confira abaixo as novas regras:

  • O empregador pode realizar a alteração do regime presencial para o trabalho à distância, e determinar a volta ao trabalho presencial, sem a necessidade de comunicação ao sindicato ou acordos coletivos. 

  • Fica também dispensado o registro dessa alteração no contrato individual de trabalho ou na carteira de trabalho do colaborador. Nesse caso fica valendo apenas o acordo com o colaborador sem necessidade de formalização. Vale ressaltar que essa ação só é possível durante o estado de calamidade pública. 

  • As alterações do regime devem ser comunicadas aos colaboradores com antecedência de no mínimo 48 horas (dois dias), por escrito ou meio eletrônico. 

  • É necessário elaborar um contrato escrito, para descrever de quem é a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento de materiais tecnológicos para realização do trabalho remoto, assim como o reembolso das despesas arcadas pelo colaborador. Esse contrato deve ser firmado antes da adoção do trabalho remoto ou até 30 dias depois da mudança. 

  • Caso o colaborador não possua os equipamentos e a infraestrutura necessária para realização do seu trabalho remotamente, a empresa possui duas alternativas:

  1. Fornecer os equipamentos em regime de comodato (empréstimo) e pagar pelos serviços de infraestrutura.  Vale lembrar que esse empréstimo não caracteriza verba de natureza salarial, ou seja, não incorporam no salário do colaborador.

  1. Agora, se não for possível fornecer os equipamentos e a infraestrutura, o tempo em que o colaborador estiver em casa deverá ser computado como tempo à disposição da empresa.

Agora o próximo tópico é bastante importante e devemos ter muita atenção com ele. O parágrafo 5° da seção de regras à respeito do teletrabalho propõe que: 

§ 5º  O tempo de uso de aplicativos e programas de comunicação fora da jornada de trabalho normal do empregado não constitui tempo à disposição, regime de prontidão ou de sobreaviso, exceto se houver previsão em acordo individual ou coletivo.

Esse trecho causou muitas dúvidas nos empregadores e colaboradores, principalmente pela preocupação com horas extras ou outros adicionais. 

Esse trecho explica que, se o colaborador acessar aplicativos ou sistemas da empresa fora de sua jornada de trabalho, isso não vai caracterizar como tempo trabalhado ou sobreaviso. 

Logo, não conta como hora extra e não acrescenta em nenhum adicional. 

Ao menos que isso já esteja previsto em contrato, como exemplo, algumas profissões exigem que o funcionário esteja de sobreaviso pois pode ser chamado a qualquer momento para prestar serviços, isso é bastante comum nas áreas de tecnologia

Se este não é o caso da sua empresa, é preciso deixar claro ao colaborador que ele não deve trabalhar fora de sua jornada nem mesmo acessar os sistemas da empresa.

Algumas organizações até mesmo restringem o acesso aos seus sistemas internos fora do horário de trabalho, para não ter nenhum tipo de confusão a esse respeito.

Isso quer dizer então que não existe horas extras no home office? 

Vamos responder essa pergunta no próximo tópico, separamos algumas dúvidas comuns sobre esse momento que são muito importantes para o gerenciamento da sua empresa. 

Home office na pandemia: Dúvidas mais comuns

home-office-gerenciamento-a-distancia-na-pandemia-duvidas-comuns

Os colaboradores podem fazer hora extra estando em home office?

A resposta é bem simples, os colaboradores podem fazer horas extras mesmo estando em home office, e devem ser remunerados por isso. 

O que acontece é que se a jornada que os colaboradores praticavam na modalidade presencial, for exigida no home office, e o colaborador estender seu trabalho, essas horas devem ser contabilizadas normalmente conforme previsto no contrato de trabalho. 

Então, se o colaborador ficar um tempo a mais de sua jornada logado no sistema, respondendo e-mails ou até mesmo atendendo ligações. Esse tempo pode ser considerado como hora extra. Mas, lembre-se esse caso é diferente do que consta no parágrafo 5° no tópico acima.  

A hora extra quer dizer que o colaborador estendeu sua jornada, não que ele a realizou em períodos distintos. Por isso, as horas extras continuam valendo. 

Essa situação mostra o quanto mesmo no home office é preciso estar atento aos horários dos colaboradores. A melhor forma de fazer isso é por meio de um controle de jornada, com ele a sua gestão evita futuros problemas trabalhistas e consegue mais segurança jurídica.

home-office-gerenciamento-a-distancia-os-colaboradores-podem-fazer-hora-extra

O salário deverá ser pago normalmente durante o home office? 

Sim, o salário do colaborador deve ser pago normalmente durante o home office se ele continuar cumprindo a sua jornada habitual. 

Só poderia existir alguma redução se o período trabalhado fosse também diminuído, nesse caso a empresa deveria entrar em um acordo com o colaborador, visto que a renda mensal é o seu sustento e ele deve ser avisado de qualquer alteração. 

Outra questão que tem sido bastante discutida é em relação aos benefícios de vale transporte e vale alimentação.

A verdade é que a MP não tratou desse tema, por isso, alguns especialistas da área do direito do trabalho interpretaram que o vale transporte pode ser suspenso durante esse período, já que ele deve ser usado para locomoção do colaborador ao trabalho e como não está acontecendo essa locomoção ele não é necessário.  

No caso dos vales refeição e alimentação, ainda existe uma grande discussão, mas o entendimento mais comum é que mesmo trabalhando a distância o colaborador ainda precisa realizar suas refeições, por isso esses são benefícios que devem ser mantidos. 

Os estagiários também podem adotar o home office?

Existe uma grande preocupação nas empresas em relação aos seus estagiários e menores aprendizes. Pois, ambos possuem regras específicas para seus contratos.  

Entretanto, a sua empresa não precisa se preocupar, pois a MP 927 deixou claro que essas duas categorias podem sim adotar o trabalho remoto. 

Claro, desde que sejam respeitadas suas regras habituais de contrato. 

Agora sim terminamos de responder às principais dúvidas sobre as regras do home office. 

Mas, além da legislação, ainda é preciso estar atento a outros problemas em relação ao gerenciamento da sua equipe à distância. 

Como evitar problemas com o Home office?

home-office-gerenciamento-a-distancia-como-evitar-problemas

Bom, é inevitável que sua empresa tenha que lidar com um problema ou outro na migração para o home office. Afinal, um projeto de implantação de home office pode demorar meses ou até mesmo anos, fazê-lo de uma hora para outra e acertar tudo de primeira é quase impossível. 

A boa notícia é que tomando algumas medidas é possível diminuir e até mesmo evitar problemas. A partir de agora você verá as principais dicas que vão te ajudar a gerenciar suas equipes à distância. 

Estabeleça regras 

Quem pensa que no home office não existem regras, está completamente enganado. Ainda mais nesses casos em que estão todos à distância, apenas confiar no bom senso pode ser bastante perigoso. 

Mas, regras de quais tipos?

Essa é uma boa questão, sua empresa não pode sair criando regras malucas que não condizem com a realidade, como por exemplo “tempo de 2 minutos para responder o email”, essa é uma das regras mais malucas que uma empresa pode adotar. Visto que só para formular um e-mail as vezes precisamos de mais de dois minutos. 

Aqui estamos falando sobre regras gerais, sobre o que pode e o que não pode ser feito no home office. Como por exemplo, como deve ser o uso dos equipamentos, de acesso aos sistemas, regras de horários da jornada e políticas de boas práticas no home office.

Essas são coisas que sua empresa precisa se atentar, para depois não cair na situação de chamar a atenção de um colaborador e ele dizer “eu não sabia que não era permitido”. 

O ideal é criar um documento que contenha a política da sua empresa para o trabalho remoto e distribuir para todos os colaboradores para que todos estejam cientes.

Crie um documento sobre como irá funcionar os benefícios, pagamento de salário durante o home office 

É importante que sua empresa crie um documento respondendo às principais dúvidas a respeito de remuneração, benefícios e qualquer outro tipo de assistência que a empresa forneça aos colaboradores. 

Os colaboradores precisam estar cientes das datas dos pagamentos, do que pode ser suspenso e o que a empresa irá manter. 

Todas essas coisas, evitará que os colaboradores encham a caixa de emails do departamento pessoal ou do RH, e também mostra que sua empresa está sendo transparente com os colaboradores neste momento. 

Treine os líderes

Além do RH, os líderes e gestores deverão ter muito jogo de cintura para atravessar esse momento, afinal, ele puxa toda uma equipe. 

O treinamento deve começar por eles, é importante que o RH, incentive os líderes, auxilie eles a criarem estratégias para gestão à distância, entenda quais são as necessidades das equipes e principalmente ajude na solução de problemas. 

Esse é um momento em que todos precisam se unir para que tudo continue funcionando perfeitamente e essa troca dos líderes com o setor de RH que é literalmente treinado para lidar com os recursos humanos das empresas é um caminho fundamental para o sucesso do home office de uma organização. 

Mantenha a comunicação  

A segunda coisa mais importante quando falamos sobre gerenciamento de equipes à distância é manter a comunicação com os colaboradores. Essa comunicação precisa ser clara, objetiva e deve servir para harmonizar e aproximar as equipes. 

A distância é uma grande barreira geográfica na comunicação e pode levar a diversos mal entendidos. Então, não se espante se você tiver que passar a mesma mensagem diversas vezes, pois, isso irá acontecer. 

Por isso, quando for passar mensagens para sua equipe utilize os canais certos, hoje em dia com a tecnologia temos diversas plataformas de comunicação à distância, e sua empresa pode se utilizar deles para fazer essa comunicação acontecer. 

Canais de mensagens instantâneas (chats), plataformas de vídeo-chamadas para reuniões e email são as principais formas de comunicação. 

E quando falamos sobre a comunicação ela também envolve a solução de dúvidas, é importante que todos estejam muito abertos à solucionar dúvidas. 

O que também pode ajudar bastante nesse momento é criar um documento com as dúvidas mais comuns, assim todos podem consultar esse documento quando precisar. 

Crie rotinas de comunicação 

Quando as pessoas estão em home office, é necessário existir mais comunicação entre os times. Mas, isso não quer dizer que a sua empresa precisa fazer diversas reuniões ao dia, até porque, dessa forma ninguém vai conseguir trabalhar. 

Por isso, é necessário criar algumas rotinas de comunicação de acordo com as demandas dos times, alguns precisam estar em contato constante, outros funcionam se comunicando uma vez ao dia. 

Tudo vai depender de como a equipe funcionava antes de ter que adotar o home office, se era uma equipe não acostumada a diversas reuniões isso pode até mesmo prejudicar o desempenho deles. 

O ideal é que a sua empresa faça reuniões de video chamada, uma vez por dia ou ao fim da semana. Elas precisam acontecer mas não com tanta frequência como imaginam, elas são boas para alinhar processos, tirar dúvidas e ter uma base semanal do andamento da equipe. 

Agora para outros casos, o que pode ser feito é um resumo das atividades que cada um tem que desenvolver e um resumo de como anda o status de tarefas importantes e tudo isso pode ser feito através de grupos em sistemas de comunicação ou até mesmo por e-mail. 

Crie a política da autogestão de tarefas

Quanto de liberdade e autonomia os seus colaboradores têm à respeito de suas tarefas? 

No home office, isso será muito necessário pois, a organização dos colaboradores deve ser dobrada para que eles continuem cumprindo suas tarefas no prazo necessário. Imagine se o líder precisar cuidar da tarefas de toda a equipe remotamente, ele não terá tempo para suas próprias tarefas. 

Por isso, todos os colaboradores devem ter mais autonomia e ter autogestão de suas atividades. 

Para isso é necessário incentivar a organização e colaboração entre os times. Sua empresa pode fazer uso de algumas ferramentas como veremos a seguir. 

Utilize ferramentas que ajudem a gestão 

Calendários, ferramentas de organização, softwares de gestão e armazenamento. 

Quando se trata de trabalho remoto tudo precisa estar ao alcance de todos e em nuvem

Acredite, será frustrante precisar de um documento e descobrir que ele ficou no armazenamento interno de um computador da empresa ou ter um sistema instalado apenas em uma máquina. 

Se você quer que a sua empresa tenha uma boa gestão remotamente, é necessário dar alguns passos a frente e começar a utilizar ferramentas que possam ser acessadas de qualquer lugar. 

Isso nos leva a parte final deste texto, algo muito importante. 

Como controlar a jornada sem o relógio de ponto?

home-office-gerenciamento-a-distancia-como-controlar-a-jornada-sem-relogio-de-ponto

Certamente, se a sua empresa já faz o controle de frequência presencialmente, utilizando um relógio de ponto, a primeira preocupação é como a situação vai ficar em home office. 

Ou, a essa altura se ainda não realiza o controle de jornada, pode ser que você tenha repensado depois de ter visto os problemas que podem existir em home office quando a jornada não é controlada. 

Seja em um caso ou em outro, a única solução é adotar um sistema de controle de ponto online

Conheça o ponto online

O controle de ponto online surgiu para auxiliar as empresas no controle de jornada e tornar essa tarefa mais eficiente e totalmente móvel

Adotando um ponto online, não é necessário mais se preocupar com relógios de ponto, ele pode ser acessado por celulares, computadores, tablets e muitos outros. 

O melhor é que esse tipo de ponto não faz apenas o registro da jornada, ele computa as horas e permite que a empresa faça toda a gestão online, tudo no mesmo sistema. 

Conheça a PontoTel

home-office-gerenciamento-a-distancia-conheca-a-pontotel

Antes de terminar esse texto claro que eu não poderia deixar de falar sobre a PontoTel, líder no mercado de controle de ponto. 

O sistema PontoTel é bastante robusto, e um dos mais completos do mercado. Empresas de diversos portes e as mais conhecidas do mercado já adotaram o PontoTel. 

Mas, melhor do que falar sobre o sistema, é te mostrar como ele pode ajudar a sua empresa no home office.

Funcionalidades da ferramenta 

Controle de jornada 

O principal do sistema claro é o controle de jornada, com o PontoTel sua empresa tem múltiplas formas de registro de ponto e todas elas são completamente móveis, o que é ideal para o home office. 

Sua empresa pode configurar jornadas dos colaboradores, e conforme eles forem realizando as horas podem bater o ponto de entrada, pausa e saída. Eles funcionam de acordo com a jornada proposta pela sua empresa. 

O registro de ponto conta com total segurança, temos uma tecnologia de geolocalização e reconhecimento facial.

No momento em que o colaborador registra o ponto, ele se posiciona em frente a câmera do celular fazendo o reconhecimento facial, assim fica garantido que o ponto está sendo registrado pelo colaborador corretamente. Já a geolocalização garante que ele está batendo o ponto do local combinado. 

Essas são apenas duas formas de evitar fraudes, o sistema ainda possui muitas outras para entregar a maior segurança para sua empresa. 

Cálculo de horas 

Como vimos mais acima, horas extras são realmente um problema durante o home office, para evitá-las só mesmo realizando o controle da jornada dos colaboradores. 

O sistema PontoTel faz o cálculo das horas dos colaboradores instantaneamente, assim que ocorre o registro do ponto ele já é somado ao sistema junto as demais horas realizadas no mês. 

Banco de horas 

Agora para as empresas que atuam com o modelo de banco de horas para compensação de horas extras, o PontoTel possui um dos banco mais robustos e inteligentes do mercado, sua empresa pode adicionar regras de acordo com o combinado em contrato. 

E não precisa perder tempo calculando as horas, pois elas são adicionadas ou retiradas do banco do colaborador automaticamente de acordo com a jornada inserida no sistema. 

Acompanhamento da jornada em tempo real e gestão inteligente 

Por fim, o sistema PontoTel permite que a sua empresa faça o acompanhamento da jornada em tempo real, mesmo que você esteja em um local e o seu colaborador em outro, é possível acompanhar a jornada de acordo com os registros. 

Assim é possível saber a hora que eles entram, qual horário de almoço e a hora que saem. 

Além disso, o sistema possui relatórios inteligentes que podem ajudar a sua empresa a acompanhar taxas de absenteísmo e horas extras durante a pandemia. 

Como implantar

A implantação do sistema PontoTel é totalmente facilitada e totalmente online e designamos um de nossos especialistas para acompanhar sua empresa até todos estarem 100% familiarizados com o sistema. 

Essas são apenas algumas das facilidades do sistema PontoTel, ainda tem muitas outras e se você se interessou pode entrar em contato com os nossos consultores comerciais e agendar uma demonstração agora mesmo!

Se quiser saber mais sobre como começar a bater ponto na sua empresa, acesse nosso material gratuito!

banner-bater-ponto-manual-gratuito

Conclusão

Chegamos ao fim desse texto, eu espero que você tenha tirado boas dicas de como gerenciar sua equipe a distância. 

Nesse texto você viu o que diz a legislação sobre o home office durante a crise do coronavírus, o que sua empresa precisa para gerenciar os colaboradores à distância e como ter um controle de ponto móvel pode ser seu aliado nesse momento.

Se gostou desse conteúdo continue acompanhando nosso blog e compartilhe em suas redes sociais. 

Rolar para cima
WhatsApp chat