Uma das tarefas principais do setor de Recursos Humanos é monitorar a jornada de trabalho dos funcionários da empresa. Por muito tempo, essa atividade demandava um trabalho exaustivo e demorado, mas, com o uso de um sistema de controle de jornada, isso se tornou mais simples.

Saber como está a jornada de trabalho de todo o corpo da empresa é essencial não só para cumprir as exigências da lei, mas também para tomar decisões estratégicas relacionadas a diversos processos internos. 

Se você ainda não sabe o que é o sistema de controle de jornada e como ele pode facilitar o trabalho do RH e de todos os funcionários da sua empresa, esse artigo vai te apresentar todas as informações que você precisa saber. 

Você vai entender o que é um sistema de controle de jornada, quais são permitidos pela lei e como ele pode ser útil para a rotina da sua empresa. Confira os tópicos presentes no texto:

• Controle de jornada: o que é?
• O que é sistema de controle de jornada? 
• O que diz a lei sobre sistema de controle de jornada? 
• Por que aderir a um sistema de controle de jornada mesmo quando não obrigatório?
• Modelos de sistema de controle de jornada
• Quais as vantagens do sistema digital de controle de jornada?

Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!

Controle de jornada: o que é?

Controle de jornada é a gestão do registro e da marcação das horas de trabalho do colaborador por meio de um sistema de ponto para verificar o cumprimento das horas da jornada de trabalho acordadas em contrato. 

Assim, ele possibilita que a empresa tenha controle sobre horário de entrada e saída, horas extras, faltas, pausas, trabalho noturno, horário de almoço e demais informações que estejam relacionadas à jornada de trabalho do colaborador. 

O principal motivo da existência do controle de jornada é a necessidade da empresa obedecer à lei brasileira, que, segundo o Artigo 74 da CLT, exige que negócios que tenham a partir de 20 colaboradores possuam o registro de horas trabalhadas a cada mês.

Além disso, o controle de jornada ajuda a empresa a fazer o controle e o pagamento de proventos por diferenças na carga horária de trabalho, como uma falta injustificada ou horas extras feitas pelo colaborador.

O que é sistema de controle de jornada?

Um sistema de controle de jornada é um software capaz de fazer o controle da jornada de cada colaborador por meio de um aparelho digital, incluindo horários de entrada e saída e pausas.

Além disso, se for um sistema mais moderno, ele possibilita o acompanhamento em tempo real de todas as informações da jornada dos funcionários e permite a produção de relatórios e fechamento de folha de forma simplificada. 

O software obtém e entrega dados como: 

• Comprovante de marcação do ponto;
• Dados do profissional;
• Medidas de segurança anti fraude no ponto;
• Calcula horas trabalhadas automaticamente;
• Registro com data e hora das entradas, das saídas e dos intervalos.

Tais sistemas são formalmente chamados, conforme cita a Portaria 671, de REP-P (Registrador Eletrônico de ponto via programa) e caracterizados pela presença de coletores das marcações, pelo armazenamento das informações e pelo tratamento dos dados. 

Um sistema de controle de jornada é, atualmente, a forma mais prática, segura e moderna de fazer o monitoramento das horas trabalhadas de cada colaborador em sua empresa a cada mês. 

Para que serve um sistema de controle de jornada?

O principal objetivo de um sistema de controle de jornada é supervisionar como está sendo o cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores a cada mês, por meio de uma ferramenta criada para este fim. 

Com ele, o setor de Recursos Humanos consegue ter informações referentes a entradas, saídas, pausas e faltas dos colaboradores. 

O sistema também serve para substituir formatos antigos de controle de jornada, como o livro de ponto, que é completamente manual.

Além disso, ele ainda possibilita economia de tempo e custos, tornando as atividades do RH mais eficientes e estratégicas, e proporciona uma gestão muito mais eficiente, uma vez que um único sistema —  que pode até ser integrado —  agiliza diversos processos internos.

O que diz a lei sobre sistema de controle de jornada?

O controle de jornada é exigido pela legislação trabalhista para empresas que possuem mais de 20 funcionários em seus estabelecimentos. Ela permite que sejam utilizados sistemas para realizar o controle, desde que que passem por todas as auditorias e certificações exigidas na Portaria 671.

Essa portaria, publicada em 2021, trouxe as regulamentações do uso dos diferentes tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP). Entenda mais a seguir. 

Portaria 671 

Publicada em novembro de 2021, a Portaria 671 contém diversas regulamentações sobre o trabalho no Brasil, além das informações mais recentes sobre os modelos de registro de ponto permitidos. 

A portaria trouxe regras já presentes nas extintas Portarias 373 e 1510, porém com mais detalhes e com um texto mais fácil de ser compreendido. 

Resumidamente, ela especifica 3 tipos de formatos possíveis para sistemas de ponto:

• REP-A (alternativo);
• REP-C (manual e convencional);
• REP-P (programas ou sistemas).

Além disso, em seu Artigo 83, a portaria define o que um sistema de controle de jornada deve ter para que ele possa ser utilizado: 

“Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.”

Sendo assim, a lei explica que são necessárias a emissão do relatório de espelho de ponto e do AFD, e dos arquivos AFDT e ACJEF. Se o sistema não cumpre com esses requisitos, ele não pode ser utilizado. 

Quando é obrigatório possuir um sistema de controle de jornada?

Todo estabelecimento que possua 20 funcionários ou mais, segundo o Artigo 74 da CLT, precisa fazer o registro de ponto e o controle de jornada dos colaboradores.

Apesar de ser mais prático, seguro e moderno, o uso de um sistema de controle de jornada não é obrigatório e pode ser substituído por outros métodos de controle de jornada, como as planilhas.

Porém, é importante se atentar que, se sua empresa faz o registro de ponto é necessário adotar uma forma de fazer o controle, seja através de um sistema ou não.

Por mais que não seja obrigatório, se sua empresa quer evitar erros, garantir a flexibilidade do registro de ponto e aumentar a segurança do controle de jornada, o uso de um sistema é a melhor opção para o seu negócio.

Por que aderir a um sistema de controle de jornada mesmo quando não obrigatório?

Para manter sua empresa competitiva no mercado, é sempre importante estar atualizado sobre as novidades da tecnologia que facilitam e agregam na rotina da empresa, e uma delas é o uso do sistema de controle de jornada.

Por mais que sua empresa não seja obrigada por não ter 20 funcionários, ainda sim pode ser muito benéfico. 

Por isso, confira a seguir por que é vantajoso aderir a um sistema de controle de jornada. 

Decisões estratégicas mais alinhadas

O setor de Recursos Humanos precisa estar disposto para tomar as decisões mais estratégicas para a empresa e, para isso, é necessário haver tempo disponível e uma ferramenta adequada para que o trabalho ocorra da forma mais inteligente possível.

Utilizando um sistema de controle de jornada, a empresa tem disponíveis, com apenas alguns cliques, relatórios de forma automática sobre diversos dados relacionados à jornada de trabalho. 

Com esses dados em mãos, fica mais fácil analisar as informações apresentadas e tomar decisões para diminuir problemas de atraso dos funcionários, por exemplo. 

Redução de custos e tempo 

O uso de um sistema de controle de jornada reduz gastos e economiza o tempo de trabalho com atividades que seriam realizadas manualmente. Esse tempo, quando passa a ser bem utilizado, retorna em lucro para a empresa, já que os profissionais estarão focados em realizar atividades mais estratégicas. 

O fechamento da folha realizado de forma manual é uma das atividades que mais toma tempo do setor de Recursos Humanos; e, com um sistema de controle de jornada, isso é feito de forma automática. 

Além disso, a empresa deixa de gastar com manutenção de relógio de ponto e reduz o uso de papéis, que, além de caros, poluem o meio ambiente.

RH eficiente

Uma das principais vantagens de utilizar um sistema de controle de ponto é a otimização dos trabalhos do RH, que vai possibilitar que esse setor trabalhe com mais inteligência e estratégia, deixando trabalhos difíceis e repetitivos para serem realizados por um software. 

Um dos motivos que possibilita isso é o fato de que um sistema único facilita a visão e a gestão das informações, além de proporcionar a gestão de banco de horas de forma descomplicada e realizar o cálculo de horas de forma automática.

Portanto, seu time de RH se sentirá mais satisfeito por não precisar cumprir atividades estressantes, demoradas e que precisam de um cuidado para não haver erros, e passará a focar em fazer tarefas que visem aumentar os resultados da empresa.

Modelos de sistema de controle de jornada

Atualmente, existem alguns sistemas de controle de jornada permitidos pela legislação brasileira; é importante conhecer cada um deles e entender qual é o melhor para o seu negócio. 

Ponto mecânico

Também chamado de ponto cartográfico ou relógio de ponto, neste modelo os funcionários recebem um cartão com seus respectivos nomes e funções, que precisa ser inserido na máquina para registrar seus horários diários de entrada, pausa e saída. 

O sistema ainda necessita de processos manuais, exigindo que o RH faça o recolhimento de todos os cartões e a transferência desses dados para outro sistema ou planilhas, o que pode ser um trabalho excessivo e passível de falhas.  

Ponto eletrônico

O sistema de ponto eletrônico já é mais moderno quando comparado ao ponto mecânico. Ele proporciona duas formas de registro de horário: por cartão de ponto ou relógio de registro com biometria. 

Na primeira opção, a mudança é que o cartão agora é magnético, e na segunda, o colaborador utiliza sua digital para registrar o ponto, o que é mais seguro. Porém, apesar de mais moderno, o ponto eletrônico ainda necessita de um software a parte para fazer o tratamento das informações do ponto. 

Ponto digital

O controle de ponto digital, como o do PontoTel, também chamado de ponto online, é o sistema mais moderno e completo para o registro e o tratamento de ponto, pois possui ferramentas que facilitam o trabalho do RH. 

Ele permite o controle da jornada de trabalho em tempo real, além de fazer atividades como cálculo de horas, fechamento da folha de ponto e criação de relatório de forma automática.

Com ele, os próprios funcionários fazem o registro de ponto em um dispositivo, de forma online ou offline, e a gestão tem acesso a essas informações em um sistema unificado. Além disso, ele possui diversas ferramentas customizáveis que aumentam a transparência da relação entre a empresa e o colaborador.

Quais as vantagens do sistema digital de controle de jornada?

O sistema digital de controle de jornada do PontoTel, por exemplo, oferece mais vantagens que os demais sistemas de controle de jornada, pois é a forma mais moderna de acompanhar o tempo de trabalho de cada colaborador da empresa. Entenda a seguir quais são os benefícios.  

Otimização de rotinas

A rotina dos profissionais de Recursos Humanos já é repleta de tarefas, e o que puder ser facilitado, é melhor para que a rotina seja otimizada.

Quando uma empresa opta por aderir a um sistema alternativo de controle de jornada, diversos processos são automatizados, facilitando o trabalho dos profissionais. 

Por exemplo, é possível fazer o monitoramento e controlar a frequência de trabalho, as ausências, as faltas e as horas extras em tempo real, e fazer o fechamento de ponto e o tratamento de dados de forma simples por meio um sistema único. 

Controle automático de faltas e horas extras

O sistema alternativo de controle de jornada faz e mostra instantaneamente os cálculos referentes a quantidades de faltas e horas extras de forma automática. Sendo assim, deixa de ser necessária a realização de cálculos manuais ou com planilhas, já que o próprio sistema fica encarregado do trabalho. 

Esse controle é importante para a folha de pagamento dos colaboradores, já que a ausência ou a realização de horas extras são fatores responsáveis por modificações no valor do salário mensal do colaborador, e, ainda, precisa ser verificado se houve justificativa para essas faltas. 

A boa notícia é que o sistema do PontoTel realiza todas essas atividades e ainda permite que o colaborador envie a justificativa da falta direto pelo sistema. 

Diversidade de relatórios 

É possível, por meio de um sistema de controle de ponto online, gerar diversos relatórios de RH. No caso do PontoTel, são fornecidos até 30 tipos de relatórios de RH, sendo os principais: 

• Espelho da folha de ponto;
• Planilhas de apontamento dos colaboradores;
• Relatório de absenteísmo;
• Relatório de horas extras;
• Planilha de benefícios;
• Relatórios de afastamento e férias.

O próprio sistema realiza a geração do relatório, bastando apenas que ele seja solicitado por meio de alguns cliques. 

Se antes eram necessárias planilhas e horas inserindo dados, agora é possível ter todas essas informações de forma instantânea. 

Integração com outros sistemas 

Os sistemas de controle de jornada alternativo mais recentes permitem a integração de softwares de RH. Isso significa que em um só sistema de ponto online é possível ter três ferramentas, a saber: 

• Registro; 
• Tratamento; 
• Gestão de ponto. 

Ter todos esses instrumentos em um único software desburocratiza o trabalho e torna os processos mais ágeis, beneficiando não só o RH como toda a empresa.

Medidas de segurança

Uma das preocupações, tanto dos colaboradores quanto da empresa, é sobre a segurança e autenticidade do registro da jornada de trabalho, para que não haja fraudes ou inconsistência de nenhuma das partes.

Os sistemas de controle de jornada, como o PontoTel, possuem medidas de segurança para garantir que é o próprio colaborador que está fazendo seus registros.

O sistema PontoTel possui senha, comando de voz, reconhecimento facial e geolocalização, medidas de segurança que garantem que a jornada de trabalho esteja sendo realizada de forma confiável. 

Conclusão

Ficou evidente que, para além dos cumprimentos das leis trabalhistas, que exigem o controle de jornada dos colaboradores, utilizar um sistema de controle de jornada é benéfico para a empresa em diversos âmbitos, ainda mais quando se utiliza um sistema digital.

Modernizar o seu negócio e trazer soluções que facilitam a rotina dos funcionários proporciona bem-estar entre o time e faz com que ele se sinta valorizado, já que os funcionários deixam de se preocupar com tarefas repetitivas e manuais e passam a trabalhar de forma estratégica e mais criativa.

Portanto, se você entendeu a importância de um bom sistema de controle jornada, faça a escolha certa e agende uma avaliação do PontoTel, o sistema com a tecnologia mais moderna e robusta de controle de ponto.

Por fim, se você entendeu o que é um sistema de controle de jornada e quais são seus benefícios e quer continuar se atualizando com novidades sobre os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, siga acompanhando o blog PontoTel para ler as novidades.