Software de RH: Saiba o que são e quais seus benefícios!

imagem de uma mulher cadeirante sentada em frente a um notebook

O departamento de recursos humanos tornou-se a base do desenvolvimento estratégico de muitas empresas. Este departamento é o grande responsável por selecionar talentos, formar equipes sólidas, acompanhar o desenvolvimento de competências, treinar e integrar todos os profissionais. 

E para otimizar várias dessas operações o setor pode contar com um software de RH, ou melhor vários softwares de RH, com o intuito de reduzir custos, garantir menor volume de trabalho e maiores lucros.

Gerenciar todas as pessoas de uma empresa acaba gerando uma grande quantidade de dados, e ter apenas planilhas que estão sujeitas a erro humano, é arriscado. Para otimizar o trabalho, o ideal é reorganizar os serviços de recursos humanos, agregar valor ao departamento e administrar melhor o tempo através desses softwares.

Se você ainda não entende as vantagens desta ferramenta no seu trabalho diário, continue lendo este artigo e aprenda tudo sobre o software de RH, quais seus benefícios e quais são os melhores para sua empresa. Veja a seguir os tópicos que abordaremos nesse texto: 

Vamos lá!

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O que é um software de rh?

computador e celular pontotel

Um software de RH é uma aplicação tecnicamente segura que pode otimizar as necessidades da área no setor de pessoal da empresa. Como a inovação é sinônimo de crescimento, no campo do relacionamento com as pessoas, tudo o que contribui para o diálogo e a resolução mais eficaz de problemas, pode agregar valor.

O melhor software de RH não só digitaliza documentos, mas é peça fundamental na automação de processos. O objetivo é reduzir a burocracia rotineira do departamento e alcançar um desempenho mais estratégico. 

Essa ferramenta pode aprimorar o desempenho do departamento de RH e melhorar o desenvolvimento das pessoas por meio da tecnologia.

Além disso, um software de RH pode ajudar a construir e obter dados mais consistentes, fornecer um melhor desempenho para os processos mais simples e otimizados, obter tomadas de decisão mais confiáveis ​​e minimizar o desperdício de recursos.

Quais os tipos de software de RH?

Veja abaixo quais são os tipos de software de RH que podem facilitar as tarefas do setor:

Recrutamento e seleção

O software de recrutamento e seleção permite que o RH encontre candidatos ideais para uma posição em aberto na empresa. Isso porque, utiliza da inteligência artificial para reduzir erros e encontrar especialistas com um perfil mais adequado à cultura da empresa. 

Além disso, facilitam a aplicação de testes (como o Fit Cultural) e divulgam as vagas em vários canais simultaneamente, otimizando todo o processo.

Controle de ponto

Automatizar o cadastro e o controle de ponto também é essencial, pois auxilia o RH e o funcionário. Com um software de controle de ponto, as informações podem ser verificadas em tempo real, pois assim que o seu funcionário realizar a marcação  de ponto, elas serão enviadas automaticamente. 

Essa ferramenta possibilita que a empresa controle a jornada dos colaboradores em qualquer aparelho, seja desktop ou mobile, de qualquer lugar ligado à nuvem

Os sistemas são modernos e práticos, tornando o dia a dia mais simples e ágil. Os dados são integrados, gerando informações importantes como o controle do banco de horas.

Folha de pagamento

O software de folha de pagamento é fundamental para as atividades de rotina de RH. A tecnologia permite os lançamentos e cálculos de maneira automatizada e ágil, diferente de um processo manual demorado. 

Portanto, os profissionais do RH só precisam se concentrar na verificação dos dados para liberar o pagamento. Automatizar esses processos reduz a taxa de erro, tornando-a praticamente nula. Dessa forma, o tempo é otimizado, evitando atrasos nos pagamentos ou pagamentos indevidos aos funcionários.

Além disso, é possível centralizar todos os documentos e dados. Isso evita que sejam perdidos e possam ser acessados com facilidade, com apenas alguns cliques.

Pesquisa de clima organizacional

O clima organizacional da empresa determina que os colaboradores possam realizar seu trabalho com tranquilidade e com a melhor disposição. Por meio do software de RH, a empresa obtém dados e estatísticas sobre aspectos que afetam os colaboradores em relação ao seu bem-estar, ambiente de trabalho ou relacionamento em equipe. 

O programa de medição de clima organizacional dá resultados em tempo real e também garante o anonimato das respostas.

Geração e distribuição de holerites

Embora algumas empresas já disponibilizam holerites online através do envio por email, é possível utilizar um software que, para além da distribuição, permite também o acesso aos colaboradores a qualquer momento através da plataforma online.

Assim, os funcionários podem consultar sempre que precisar e em segundos. É uma alternativa segura que auxilia na geração de relatórios e contribui para a redução do consumo de papel, garantindo uma prática sustentável e segura em linha com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Controle de férias 

O controle de férias é uma tarefa pesada e requer muita atenção do departamento de recursos humanos, independentemente do porte da empresa. Portanto, um software de RH que faça um gerenciamento de férias é essencial para evitar erros. 

Afinal, erros nesse processo podem resultar em multas e até reclamações trabalhistas. Com a ajuda deste software de RH, é possível controlar os prazos obrigatórios e os prazos de concessão de férias e datas de pagamento.

Automatização de benefícios

A automatização da gestão de benefícios corporativos ajuda o RH a se organizar melhor e a cumprir todos os direitos que foram estabelecidos no contrato com os colaboradores. Além disso, o software de RH pode auxiliar na integração com as principais operadoras e seguradoras do mercado.

Por que usar um software de RH?

O uso de software de RH pode auxiliar diversos processos na área de gestão de pessoas, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo burocrático desnecessário. Existem muitos motivos para usar o software de RH, como:

Otimização de processos

Uma planilha pode ser personalizável, mas não exibe a personalização automaticamente. Isso significa que elas não têm recursos personalizados e eficientes para as atividades típicas do departamento – portanto, quaisquer funções precisam ser ajustadas.

Para o departamento de pessoal, a planilha não pode gerar, por exemplo, um alerta de feriado ou distinguir automaticamente os funcionários que estão no período aquisitivo de férias daqueles que estão no período concessivo.

Por outro lado, o software de RH foi personalizado “diretamente da fábrica”. Eles têm módulos específicos para os usuários lidarem com o controle de férias, folha de pagamento, benefícios da empresa, controle de jornada, etc. Como todos os módulos estão em uma plataforma, é fácil cruzar informações e manter um histórico de dados inteligente.

Desburocratização de rotinas

Existem muitas rotinas de recursos humanos, muitas das quais são burocráticas. Elas precisam da atenção, foco e organização dos gestores, que também precisam estar comprometidos com o recurso mais importante: os funcionários.

Se você automatizar os processos burocráticos com a ajuda de um software, terá mais condições de realizar atividades relacionadas a recrutamento e seleção, pesquisa de clima, treinamento de funcionários, planejamento de carreira, etc. Essa postura estratégica em recursos humanos é crítica para um bom desempenho da empresa.

Acesso online

Com o avanço da tecnologia e a adoção massiva do trabalho remoto, os profissionais de recursos humanos são obrigados a enfrentar pessoalmente a papelada sem fim, e os dados e planilhas se tornaram cada vez mais difíceis.

Esse é um bom motivo para a utilização de um software de RH, cuja vantagem é que as informações podem ser acessadas de forma totalmente remota, seja em casa, na rua ou na empresa. Através de um celular, desktop ou tablet você pode ter o que procura na palma da mão, quando precisar através do acesso online. 

Segurança de dados

As planilhas são armazenadas nos computadores de um ou mais funcionários que as utilizam diariamente. Isso significa que problemas técnicos em seus computadores ou erros ao salvar arquivos são suficientes para fazer os arquivos desaparecem de seu computador. 

Além disso, é possível que ocorram erros no envio de planilhas para outras pessoas ou vazamento de informações confidenciais (no caso de muitas informações relevantes de RH). Graças ao software, este tipo de risco é eliminado.

Como os softwares de RH ajudam na estratégia da empresa?

Os softwares de gerenciamento de recursos humanos oferecem ferramentas que permitem processar dados dos funcionários de sua empresa. Eles auxiliam na coleta de dados e métricas, geração de relatórios, redução de custos e também na dispensa de trabalhos manuais e uso de planilhas.

Coleta de dados e indicadores

Com a ajuda do software de RH, você também pode estabelecer e monitorar a evolução de indicadores importantes, como taxa de rotatividade, custos de rescisão de contrato, absenteísmo, avaliação de desempenho, etc.

Esses indicadores são necessários para o desenvolvimento de estratégias que envolvam as equipes de trabalho, como planos de aumento ou redução do quadro de funcionários, práticas de gestão por competências, salários diferenciados ou benefícios diferenciados. 

Somente por meio do monitoramento de indicadores é possível observar tendências positivas ou negativas, determinar medidas para eliminar riscos e garantir uma gestão mais eficaz da empresa.

Relatórios 

O mais importante na planilha não são os dados calculados, mas as informações gerenciais a serem extraídas dos dados. O maior problema é que gerar relatórios a partir de planilhas é uma atividade demorada que não pode ser executada em tempo real. No entanto, geralmente, os gerentes precisam de informações em tempo real.

O software de RH geralmente possui um recurso que permite gerar relatórios sempre atualizados, principalmente quando se considera que todas as informações sobre os funcionários são classificadas em uma plataforma inteligente.

Dispensa o trabalho manual e planilhas

Pense nisso, o que acontece se o número de admissões ou demissões for o dobro da sua empresa hoje. Ou, se o número de funcionários no final da contabilidade da folha de pagamento triplicou em 6 meses. O que acontecerá com sua planilha? Ele mantém a precisão? Ele mantém a velocidade de processamento? 

Imagine também se você deseja montar um departamento de pessoal. Sua planilha pode gerenciar vários gerentes com diferentes níveis de permissão? 

Este é um dos melhores motivos para substituir planilhas por softwares de RH. Portanto, você pode garantir que o processo seja escalonável: independente do nível de crescimento da empresa, o departamento pessoal nunca será (e nem pode ser) o gargalo dessa expansão.

Redução de custos

Reduzir custos é uma preocupação constante em toda a empresa. Com o uso de software, as despesas podem ser analisadas de maneira mais eficaz, os gastos, os setores que geram mais custos e onde é possível cortar ou realocar recursos. 

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Quais os melhores softwares de RH?

Com tudo isso, esperamos que esse artigo já tenha despertado em você o interesse em conhecer o melhor software de RH que já existe à sua disposição. Foi pensando nisso que elaboramos esta lista. 

Separamos os itens em categorias: softwares de folha de pagamento, softwares de recrutamento e seleção, softwares de tarefas de RH e software de ponto. Confira a seguir!

Softwares de folha de pagamento 

O software de folha de pagamento auxilia as empresas na execução dos serviços financeiros relacionados à atividade. 

As plataformas também possibilitam a geração de demonstrativos de resultados (holerites), cobrança de obrigações tributárias, armazenamento de dados e integração com outras ferramentas de gestão de RH.

Softwares de recrutamento e seleção

Por meio desse software de RH, sua empresa centraliza a gestão de todo o processo, tornando-o mais simples e assertivo. 

O grande diferencial da Gupy e Kenoby é que eles permitem o mapeamento dos perfis das empresas e a criação de um perfil detalhado dos candidatos. Assim, é mais fácil fazer um alinhamento adequado para que o RH identifique os profissionais mais alinhados para cada cargo.

Softwares de tarefas de RH 

Outro software de RH que vale a pena conhecer é a plataforma de gestão de RH e DP desenvolvida pelo Convenia.

Por meio dessa tecnologia, as tarefas burocráticas podem ser automatizadas, como admissão e desligamento, gerenciamento de licenças, benefícios, etc. 

Vale ressaltar que o Convenia também agiliza a comunicação por meio do chat como canal dedicado para que funcionários e gestores entrem em contato com o RH da empresa.

Software de ponto

Depois de tudo o que falamos neste texto, você precisa pensar sobre como pode integrar a marcação de pontos em seu software de tratamento do ponto

O PontoTel consegue integrar um relógio eletrônico com um sistema de gerenciamento de ponto. Desta forma, você pode usar todas as funções juntas e não precisa usar vários sistemas. 

Mas ainda melhor do que a simples integração é ter um único sistema que completa todo o processo. Então, se você quiser se livrar do relógio, pode usar várias formas de bater ponto do PontoTel, que também possui biometria sem precisar de um relógio de ponto pregado na parede da empresa.

O sistema de controle de ponto eletrônico online funciona inteiramente na nuvem, portanto você pode acessá-lo através do seu celular ou computador.

Desta forma, o ponto pode ser verificado em tempo real, pois assim que o seu funcionário se cadastrar no ponto, as informações serão enviadas automaticamente para a planilha dele, sem precisar fazer a importação. 

Isso significa que você pode usar o mesmo sistema de ponto e fazer o tratamento. Um sistema completo pode fornecer todas as informações em tempo real, sem esperar o fechamento da planilha.

Conheça o PontoTel: O software de ponto mais completo!

PontoTel é um sistema completo de registro, gerenciamento e tratamento de ponto. Com várias formas de coletar o ponto, um banco de horas robusto, cálculo automático de horas trabalhadas e acompanhamento em tempo real. 

Sua empresa pode ter acesso à jornada dos funcionários através de um computador ou dispositivo móvel, sempre que você precisar. Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar offline e possuir diversas medidas de segurança! 

Saiba mais sobre PontoTel e nossas soluções. Agende uma conversa grátis com um de nossos especialistas em ponto!

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Conclusão

imagem de pessoas sentadas em um escritório conversando

Para indicar algumas das melhores soluções de automação ou com funcionalidades automatizadas para o seu RH, certamente fizemos um corte entre as várias que existem no mercado.

Nossas escolhas refletem as alternativas entre as principais que podem otimizar suas rotinas na sua empresa e permitir que o RH atue de forma cada vez mais estratégica e decisiva para o sucesso de sua organização.

Implementar novas tecnologias pode ser um desafio, portanto, o ideal é que você faça uma demonstração do sistema de seu interesse para que você possa entender como o software de RH funciona e quais são seus benefícios práticos. 

A última dica é que você pode usar essas ofertas para fazer as escolhas certas e, gradualmente, o RH da sua empresa está mais ativamente envolvido na transformação digital, ao invés de apenas ficar para trás.

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