Folha de pagamento online: como funciona e como fazer?

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A folha de pagamento pode ser feita online? Depois de ler este artigo até o fim, você saberá perfeitamente como essa opção é muito mais viável e prática para o seu setor de Recursos Humanos. 

No entanto, antes de nos aprofundarmos na possibilidade da folha de pagamento online, vamos estudar alguns tópicos relacionados, como: o que é uma folha de pagamento online e quais são as informações que devem ser incluídas na folha de pagamento do funcionário.

Ao contrário do que muitas empresas acreditam, a folha de pagamento possui outros dados importantes, e não apresenta somente o  salário líquido que os funcionários recebem. 

Diante disso, é imprescindível entender em detalhes como se faz a contabilidade da folha de pagamento.Afinal, muitos gestores de RH ainda não sabem o impacto que  falhas na folha de pagamento podem causar para empresa e seus colaboradores.

Porém, é necessário entender e fornecer os tributos, doações e benefícios contidos nos direitos e obrigações relativos às leis trabalhistas, que terão impacto financeiro direto no orçamento da empresa. 

Além disso, é necessário compreender os procedimentos de rotina do departamento de pessoal e as operações existentes para evitar erros nesta operação.

Para ajudá-lo a concluir este processo facilmente, vamos  explicar como funciona a folha de pagamento online. 

Veja os principais assuntos que iremos abordar durante a sua leitura: 

Boa leitura!  

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É possível fazer a folha de pagamento online?

A resposta a esta pergunta é sim, você pode gerenciar toda a folha de pagamento de forma completamente online. Aqui, trouxemos 2 alternativas para apresentar à você:

A primeira, é através de uma planilha que pode ser acessada pelo Google Drive, usando o google planilhas ou o OneDrive, que é um serviço online da Microsoft que permite acessar o pacote office e, por consequência, o excel. 

O primeiro método de gerenciamento da folha de pagamento online ainda é manual, já que você deve preencher os dados todos os meses.

No entanto, se você está a procura de um investimento melhor que trará maior praticidade, a segunda opção é mais viável: um software de gerenciamento de folha de pagamento online.

O software completará toda a coleta de dados que devem estar na folha de pagamento e fará os cálculos necessários. Em seguida, enviará a folha aos seus funcionários de maneira simples, rápida e fácil.

Como você viu, fazer o devido cálculo da folha de pagamento requer o levantamento de muitas informações. Realizar essa tarefa de  forma eficiente e organizada pode ser um desafio para muitas empresas.

Embora estejamos na era da tecnologia, não é raro encontrar organizações que optam por realizar o cálculo da folha manualmente. 

Fazer o cálculo à mão é vantajoso? 

Já que os salários variam de acordo com diversos critérios, é impossível utilizar o mesmo cálculo para todos os funcionários da empresa. No entanto, levar em consideração todas as peculiaridades de cada contrato, é uma atividade sujeita a erros. 

Como você pôde perceber até agora, eventuais erros nos cálculos podem causar prejuízos para a empresa e para os funcionários – neste último caso, abre brechas para passivos trabalhistas.

Além disso, o setor encarregado por gerar a folha de pagamento à mão, estará em um nível de sobrecarga elevadíssimo todos os meses.

Se a sua empresa passa por esses problemas, para resolvê-los, é hora de reconsiderar o modelo que sua empresa usa, e escolher um modelo mais adepto as tecnologias. Uma folha de pagamento online, pode ser  a solução!

Vale a pena automatizar a folha de pagamento? 

Atualmente, existem softwares que podem realizar cálculos da folha de pagamento em planilhas, integrar-se a sistemas de horários, e ainda podem ser combinados com outras soluções da empresa.

Se a sua empresa decidir adotar  a folha de pagamento online, será possível observar o que é gasto com cada colaborador, facilitar os processos internos e tornar o setor de RH mais estratégico, facilitando sua rotina.

Bem, diante de tudo isso, o cálculo da folha de pagamento online pode mesmo gerar muitas dúvidas a empregadores e empregados. Mas, como vimos, não é nada tão complicado. Vamos explicar a seguir. 

Quais as vantagens da folha de pagamento online para a empresa?

É inegável que o progresso tecnológico trouxe enormes benefícios ao mundo corporativo. 

Com toda a evolução, máquinas mais rápidas otimizam o desempenho de várias atividades. 

Além disso,a inteligência artificial também pode ser aplicada a diferentes departamentos da empresa, principalmente a criação de sistemas de folha de pagamento online mais modernos e eficientes é o maior exemplo hoje.

Com o avanço da tecnologia, a folha de pagamento, que antes podia ser gerenciada de forma totalmente manual, agora também abre portas para a folha de pagamento online. Tudo isso, não só simplifica as mudanças, reduz o erro humano e a falta de salários, mas também aprimora o gerenciamento da ferramenta. 

Vale ressaltar que o cálculo da folha de pagamento da empresa é responsabilidade da área de RH, ou de uma contabilidade terceirizada, por se tratar de um processo que requer conhecimentos de recursos humanos, legislação trabalhista e contabilidade. 

Por isso, diversas empresas costumam contratar um serviço externo de contabilidade para gerenciar  a folha de pagamento dos colaboradores, e garantir que essa atividade seja realizada com precisão, para evitar erros, e problemas trabalhistas com o governo e os próprios trabalhadores. 

Mesmo que a empresa decida utilizar tal solução, é importante que os gestores de recursos humanos tenham o conhecimento necessário para verificar os documentos gerados.

Quais são as regras que a empresa deve seguir em relação a folha de pagamento? 

Calcular a folha de pagamento online tem funções operacionais, contábeis e fiscais. É como um registro ao qual os funcionários têm direito.

Portanto, é um documento e distingue o salário total (excluindo o desconto total) do salário líquido (que é o desconto devido aos profissionais).

O artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 estabelece as obrigações decorrentes desta lei e especifica as etapas de cálculo dos salários no primeiro e segundo itens. Confira:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Além disso, a folha de pagamento  funciona como um histórico do trabalho dos profissionais. Por isso,  é fundamental para os processos de financiamento e aposentadorias, por exemplo. 

Por conseguinte, é importante que as empresas tenham a documentação da folha de pagamento atualizada e estabeleça um processo eficaz de elaboração do documento.

Como funciona o cálculo da folha de pagamento?

Para que os dados da folha de pagamento online e o cálculo sejam executados corretamente, várias etapas são necessárias para ajudar a evitar erros no processo. 

A seguir, mostramos as etapas necessárias para concluir e calcular corretamente quando for gerar a folha de pagamento:

Separe o salário bruto e o salário líquido 

Se o salário bruto não for desmembrado do salário líquido, a empresa não saberá o valor correto a ser pago ao funcionário pela folha de pagamento online, nem imporá um desconto obrigatório sobre o salário bruto do funcionário da forma correta. 

Assim, é importante dividir o salário bruto, que é o valor total da remuneração do funcionário, sem levar em consideração os descontos em folha de pagamento, e o salário líquido, que é o valor que o profissional tem direito a receber no final do mês com todos os descontos já pagos. 

Defina a categoria dos funcionários 

Esta é uma das primeiras etapas na organização da folha de pagamento online. Cada um dos profissionais pode pertencer a uma convenção coletiva de trabalho diferente. 

Portanto, as bases de cálculo e descontos da folha de pagamento são diferentes de uma para outra.

É importante que os responsáveis ​​pelo fechamento e fiscalização da folha de pagamento estejam atentos as convenções e aos Acordos Coletivos de Trabalho (ACT) que regem as atividades das diferentes categorias profissionais. Isso, pois cada um deles aponta as regras específicas para a concessão de benefícios e os acordos entre sindicatos e empresários. 

Tenha um controle atualizado sobre admissões e demissões 

Pode não parecer, mas muitas empresas acabam pagando benefícios indevidos a funcionários que deixaram de fazer parte de seus quadros.

Ao mesmo tempo, algumas empresas demoram para registrar funcionários recém-contratados e atrasam o pagamento de salários e benefícios para os novos funcionários.

Tudo isso acontece por falta de organização, e esses erros podem afetar seriamente o fluxo de caixa dos funcionários e a folha de pagamento online, além de causar a insatisfação dos funcionários. 

Em vista disso, uma parte importante da compilação de qualquer folha de pagamento é atualizar continuamente os dados sobre funcionários demitidos e admitidos.

Quais são os descontos da folha de pagamento?

Para calcular a folha de pagamento online corretamente, é necessário conhecer os tributos que serão descontados, como INSS, FGTS, IRRF e contribuição sindical, conforme descrito acima.

Benefícios como vale-transporte, vale-refeição, despesas adicionais, seguro saúde, seguro odontológico, convênios com academias e quaisquer outros descontos legais devem constar na folha de pagamento online.

Qualquer valor calculado incorretamente pode causar problemas financeiros e trabalhistas para a empresa. Por isso, vamos falar mais profundamente sobre alguns dos tributos mencionados aqui:

  • Salário bruto: o valor do salário total deve estar de acordo com a base da categoria profissional de cada funcionário, e todos os outros cálculos de impostos e benefícios são feitos de acordo.
  • INSS: no caso de desconto para a Instituição Nacional de Seguro Social, devem ser observadas as seguintes regras, com base no salário bruto dos empregados:
Salário Aliquota
Até R$1.045 7,5%
De R$ 1.045,01 a R$ 2.089,60 9%
De R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 12%
De R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 14%

Acima de R$ 6.101,06, o valor máximo de contribuição para o INSS é de R$ 713,08.

  • FGTS: a taxa fixa é de 8% para os trabalhadores de campo e 2% para os jovens aprendizes, esta taxa é da responsabilidade do empregador. Embora não seja um desconto salarial, o FGTS deve figurar na folha de pagamento online como forma de garantia ao empregado.
  • IRRF: no caso do Imposto de Renda Retido na Fonte, a base de cálculo é o salário bruto menos as deduções do INSS, seguido da aplicação das seguintes alíquotas (para 2020):
Salário Desconto Parcela dedutível
Até R$1.903,98 0% R$ 0
De R$1.903,99 até R$2.826,65 7,5% R$142,8
De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 15% R$354,8
De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 22,5% R$636,13
Acima de R$4.664,68 27,5% R$869,36

Essas despesas são apenas parte dos descontos que devem ser anotados em sua folha de pagamento, pois são os descontos mais comuns.

Para registrar corretamente todos os impostos e taxas que precisam ser apurados em uma folha de pagamento online, cada empresa deve avaliar os processos internos de operações de seus funcionários, além de analisar  a CLT para confirmar todos os impostos obrigatórios.

Acompanhe as horas trabalhadas e o registro de pontos 

Para evitar cometer erros no pagamento de despesas extras, horas extras e intervalos semanais, ou evitar atrasos injustificados e absenteísmo, a empresa deve monitorar as horas de trabalho diárias dos funcionários em detalhes.

Além do cálculo da jornada de trabalho, também devem ser considerados os descontos na folha de pagamento da jornada de trabalho e faltas injustificadas.  

Afinal, essas informações fazem parte da  folha de pagamento da empresa etodos esses fatores devem ser cuidadosamente avaliados e registrados.

Quais são as informações que precisam constar no holerite? 

Para o correto preparo da folha de pagamento online, é necessário o preenchimento exato de todas as informações obrigatórias no documento. 

Não existe uma regra que define um modelo de folha de pagamento, então os empregadores têm a liberdade de escolher entre modelos onlines e modelos impressos. O importante é que as informações obrigatórias sejam imputadas de maneira correta.

Abaixo, listamos alguns dos dados obrigatórios que devem aparecer na folha:

  • Dados do empregador;
  • Dados do colaborador (função ou cargo);
  • Descontos feitos (INSS, FGTS, Vale-Transporte, contribuição sindical);
  • Número de dias trabalhados;
  • Valor de horas extras, adiantamentos e adicionais;
  • Valor bruto do salário;
  • Valor líquido do salário.

Calculadora de folha de pagamento online – Automatize seus processos 

Como você pode ver, processar e calcular a folha de pagamento online exige muita organização e conhecimento da legislação trabalhista. 

Para realizar essa tarefa de forma mais segura, ágil e estruturada, é essencial  que as empresas busquem soluções para automatizar o processo, pois isso pode reduzir riscos operacionais e economizar tempo. 

A utilização de sistemas de RH/DP  ajudam a  otimizar as atividades desses setores, podendo minimizar erros e trazer o máximo de resultados positivos para toda a organização.

Quando o assunto é  controlar a jornada de seus funcionários, o  PontoTel é a solução ideal! 

O software realiza o cálculo de horas extras automaticamente e envia para o sistema da folha de pagamento. E o melhor: tudo isso em menos de 5 minutos,  facilitando o trabalho do departamento de pessoal. 

Além disso, os funcionários terão acesso mais rápido a esses dados sempre que necessário. Veja como funciona, agende uma demonstração gratuita!

Como fazer uma planilha de folha de pagamento

Inicialmente, a planilha deve conter os dados de cada funcionário, seu salário, o percentual de cada imposto pago, horas extras e benefícios. Ter todos esses dados de cada funcionário é imprescindível para poder calcular o salário.

Ou seja, na planilha cada coluna pode conter itens a serem pagos ou com desconto. Portanto, em cada linha, esses itens são somados ou deduzidos do salário do funcionário.

Além disso, existem algumas etapas básicas para fazer uma planilha de folha de pagamento. Uma dessas etapas principais é inserir o valor que é a base de cálculo do imposto a pagar ao empregado.

Portanto, os salários mínimos e máximos e as taxas de impostos devem ser incluídos. Se necessário, uma dedução equivalente também deve ser inserida.

Com base nesta especificação, os salários dos funcionários podem ser definidos e melhor avaliados. Assim, na planilha, pode-se comprovar o salário recebido pelo funcionário. 

Seguindo o exemplo da planilha utilizada para definir os salários dos funcionários, também se pode fazer uma planilha referente aos cálculos de 13º e férias

Qual o melhor sistema para controle e folha de pagamento online?

A maioria dos gestores tem uma rotina cheia de responsabilidades. Devido às exigências burocráticas, todos desejam tornar a remuneração mais fácil e organizada. 

Adquirir um sistema de folha de pagamento online de alta qualidade para sua organização vai resolver esse problema na sua empresa.

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Conclusão ​ 

Chegamos ao final desse texto, e agora com certeza você já sabe  como funciona a folha de pagamento online.

Aqui, vimos exatamente do que se trata, o que prevê sua legislação, como preenchê-la e como calcular a folha de pagamento online.

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