Folha de pagamento online: veja como funciona, por que aderir e quais vantagens para empresa e colaborador
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Time Pontotel 29 de junho de 2023 Todos os artigos
Folha de pagamento online: veja como funciona, por que aderir e quais vantagens para empresa e colaborador
Você sabia que um sistema de folha de pagamento online facilita o trabalho do RH e torna sua empresa mais segura e eficiente? Veja como isso é possível!
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Um sistema de folha de pagamento online pode ser o que o setor de Recursos Humanos (RH) da empresa precisa para se tornar mais ágil e estratégico. 

Afinal, de forma simples e inovadora, esse tipo de sistema otimiza a elaboração e a gestão de um dos trabalhos mais complexos realizados pelo setor, que é o fechamento da folha de pagamento dos funcionários. 

Dessa forma, é possível reduzir erros, aumentar a segurança jurídica da empresa e ainda agilizar essa operação.

No entanto, apesar de ser acompanhado de várias vantagens, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre como esse sistema funciona e como utilizar a folha online no seu dia a dia.

Para explicar tudo isso, neste artigo, os seguintes pontos serão discutidos:

Boa leitura!  

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O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que registra e organiza o cálculo da remuneração dos funcionários de uma empresa. Esse cálculo é baseado nos registros da jornada de trabalho do colaborador, nos valores acordados em contrato de trabalho e nas regras da legislação trabalhista

Afinal, a legislação, como a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina quais descontos, adicionais e benefícios devem ser incluídos nesse cálculo. Dessa forma, além de demonstrar os salários bruto e líquido, a folha de pagamento também reúne as informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada colaborador.

Em outras palavras, a folha de pagamento orienta a empresa em relação aos encargos sociais, impostos e custos com a manutenção dos funcionários. Além disso, ela comprova que a empresa está seguindo as determinações legais, deixando-a protegida contra passivos trabalhistas

Ao mesmo tempo, esse documento também deixa claro para o trabalhador como sua remuneração foi calculada. Isso torna a relação desse funcionário com a empresa mais transparente e possibilita que ele verifique se o contratante está cumprindo suas obrigações legais.

Folha de pagamento online: é possível?

Sim! A folha de pagamento online é uma forma mais avançada e prática de registrar e calcular a remuneração dos funcionários. Também chamada de folha online, ela reúne as mesmas informações do documento impresso, mas em uma versão totalmente digitalizada. 

Para isso, a folha deve ser elaborada e calculada por meio de um sistema eletrônico, que se baseia nos registros de ponto dos funcionários para contabilizar os dados referentes ao pagamento do seu salário, incluindo os benefícios e os encargos sociais. 

Por esse motivo, a depender do fornecedor, esse software pode ser integrado com plataformas de controle de ponto eletrônico, que possibilitam o acesso aos dados da jornada de trabalho dos colaboradores do negócio.

E como tudo é feito de forma digital e automática, a folha de pagamento online pode ser elaborada de forma mais rápida e eficiente, já que reduz a ocorrência de erros. Assim, a empresa garante que o salário de seus colaboradores está sendo calculado corretamente e ainda aumenta sua segurança jurídica.

O que diz a lei sobre folha de pagamento online?

Existem três leis que regulamentam o uso da folha de pagamento online no país. A primeira delas é a própria CLT, que em seu artigo 464 autoriza o uso do comprovante de depósito em conta bancária como forma de atestar o pagamento dos funcionários. 

Em outras palavras, não é necessário apresentar o documento impresso para comprovar que a empresa realizou o pagamento devido ao funcionário. 

Esse texto pode ser complementado pelo artigo 225 do Decreto n.º 3.048/99, que regulamenta a Previdência Social. Segundo o artigo, as empresas são obrigadas a manter armazenada uma cópia dos documentos referentes à folha de pagamento (holerite e comprovante) de todos os seus funcionários. 

No entanto, o texto não determina se a cópia deve ser física ou digital, abrindo o precedente para o uso da folha online, do holerite online e do comprovante digital.

Por fim, a folha de pagamento online é regulamentada pela Lei n.º 12.682/2012. Segundo o texto, as empresas podem utilizar sistemas eletrônicos para digitalizar e armazenar documentos. 

No entanto, esses sistemas precisam garantir a autenticidade, a integridade e a confidencialidade dos dados, uma vez que os documentos passam a ter o mesmo valor que a versão impressa. Sendo assim, o sistema de folha online também pode ser utilizado desde que cumpra esses requisitos.

Vale lembrar que mesmo usando um sistema eletrônico de folha de pagamento, as empresas ainda são obrigadas a cumprir todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias previstas em lei.

Como funciona a folha de pagamento online?

A folha de pagamento online é elaborada em um sistema eletrônico, conforme explicado. Esse sistema permite o processamento dos dados da jornada de trabalho dos funcionários e a gestão desse documento de forma digital. 

No entanto, seu funcionamento varia de acordo com o fornecedor do programa. Em geral, todas as opções disponíveis no mercado seguem os mesmos princípios, já que precisam cumprir as mesmas regras legais e garantir a integridade e a veracidade das informações.

Por isso, esse tipo de sistema exige a inserção dos mesmos dados necessários para elaboração da folha de pagamento impressa, como dados pessoais do colaborador e informações sobre a empresa. Dessa forma, é possível fazer o cadastro de cada funcionário da organização no software.

Em seguida, o sistema precisa ter acesso aos dados relacionados ao controle de frequência dos colaboradores. Por fim, é necessário inserir os valores salariais acordados em contrato de trabalho, que serão utilizados como base de cálculo para encargos sociais, descontos e adicionais. 

Com base nessas informações, o programa faz o cálculo de proventos e descontos de forma automática. Depois disso, ele organiza esses dados e emite a folha de pagamento. 

Ao fim desse processo, esse documento pode ser integrado com o sistema financeiro da empresa. Os dados da folha online também podem ser enviados automaticamente para os órgãos competentes, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, para o cumprimento das obrigações legais.

Quais informações são necessárias na folha de pagamento online?

Embora não exista um modelo oficial ou correto de folha de pagamento, a folha online deve seguir os mesmos princípios da folha impressa. 

Portanto, ela deve apresentar todas as informações obrigatórias por lei, sendo que sua organização ou acréscimo de outros dados fica a critério de cada empresa.

Com relação às informações obrigatórias, a folha de pagamento online deve apresentar os seguintes dados:

  • Período de referência, ou seja, a data inicial e final utilizada como base para o cálculo da folha de pagamento;
  • Dados pessoais e trabalhistas do colaborador, tais como nome completo, CPF, função, cargo, número da CTPS, entre outros;
  • Dados relacionados a frequência do funcionário, como número de dias trabalhados, faltas, atrasos, horas extras e afastamentos, entre outros;
  • Informações sobre sua remuneração, como salário-base, gratificações, adicional noturno, auxílio-maternidade, entre outros;
  • Detalhamento dos descontos da previdência, imposto de renda, contribuições sindicais, adiantamentos, faltas, atrasos, entre outros encargos;
  • Detalhamento dos proventos, incluindo o valor bruto da remuneração acrescido de outros valores, como férias, 13º salário, entre outros;
  • Valor do salário líquido que o funcionário deve receber, ou seja, o salário bruto com os descontos;
  • Forma de pagamento e data em que o valor estará disponível.
Salário Aliquota
Até R$1.045 7,5%
De R$ 1.045,01 a R$ 2.089,60 9%
De R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 12%
De R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 14%
Salário Desconto Parcela dedutível
Até R$1.903,98 0% R$ 0
De R$1.903,99 até R$2.826,65 7,5% R$142,8
De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 15% R$354,8
De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 22,5% R$636,13
Acima de R$4.664,68 27,5% R$869,36

Por que implantar folha de pagamento online?

Porque a folha de pagamento online simplifica e agiliza o trabalho do RH! Afinal, conforme explicado, todo o processo de elaboração e cálculo é feito de forma automática e digital, por meio de um sistema eletrônico. 

Isso significa que o fechamento da folha de pagamento ocorre de forma mais rápida e precisa em comparação à folha impressa. Além disso, a folha online é acompanhada de várias vantagens, como dados mais exatos, redução da incidência de erros, integração com outros sistemas, entre outros benefícios.

Por esse motivo, cada vez mais empresas têm trocado o método manual ou mecânico de cálculo da folha de pagamento por um sistema de folha online.

Quais as vantagens da folha de pagamento online para a empresa?

Conforme explicado, as empresas adotam a folha de pagamento online por conta das suas facilidades e benefícios, sendo alguns destes citados anteriormente. 

Agora, conheça a seguir mais detalhes sobre as vantagens associadas à adoção da folha online em uma empresa: 

Automatização de processos

Uma das principais vantagens da folha de pagamento online é a automatização do processo de elaboração e cálculo associado a esse documento. 

Por isso, o fechamento da folha é feito com mais agilidade. Como resultado, o setor de RH pode se dedicar a outras atividades importantes, aumentando sua produtividade. 

Veracidade em cálculos 

Como os cálculos são automatizados, a folha online aumenta a precisão dos dados e reduz a incidência de erro. Assim, é possível diminuir o retrabalho e aumentar a segurança jurídica da empresa.

Maior segurança 

Por reduzir a incidência de erros associados ao documento e aumentar a precisão da análise dos dados dos funcionários, como mencionado, a folha online aumenta a segurança jurídica da empresa. 

Afinal, o sistema ajuda a organização a cumprir obrigações legais de forma mais eficiente, reduzindo o risco de autuações e processos trabalhistas. 

Além disso, como a folha de pagamento é digitalizada, a empresa não precisa se preocupar com o armazenamento desse documento em locais físicos e pode consultá-lo com mais facilidade.

E para o colaborador?

O sistema de folha de pagamento online permite que o funcionário consulte os dados referentes a sua remuneração com mais facilidade. 

Afinal, ele pode consultar essas informações e acompanhar o lançamento de dados em tempo real. Isso garante a transparência salarial e contribui para a melhora do relacionamento entre empresa e trabalhador.

Como fazer folha de pagamento online?

Conforme explicado, a folha de pagamento online é elaborada por meio de um sistema eletrônico, que realiza o cálculo e a emissão do documento de forma automatizada. 

No entanto, além desse sistema, a empresa também pode optar por criar a folha online por meio de planilhas digitais formatadas no Google Sheets, Microsoft Excel ou outro software de planilhas. 

Porém, embora possam ser automatizadas, essas planilhas precisam ser constantemente alimentadas com dados e não podem ser integradas com outros sistemas. Por isso, elas são mais suscetíveis a erros e aumentam o tempo necessário para o fechamento da folha de pagamento. 

Por conta dessas desvantagens das planilhas digitais, os sistemas automatizados são considerados as melhores opções para fazer a folha online.

Conte com um sistema automatizado

O sistema automatizado é a melhor opção para elaborar e gerenciar a folha de pagamento online. Isso porque, ao contrário da planilha digital, ele não exige a inserção de dados de forma manual. 

Em vez disso, ele integra as informações da frequência dos funcionários a partir do acesso ao sistema de controle de ponto eletrônico utilizado pela empresa. 

Assim, o sistema de folha online pode fazer todos os cálculos e apontamentos de forma automática, reduzindo a incidência de erros e agilizando o fechamento da folha de pagamento.

Vale lembrar que já existem sistemas de controle de ponto que fazem todos os cálculos da folha de pagamento de forma automatizada. 

Assim, basta exportar os dados consolidados para o sistema de folha online para finalizar o pagamento. Tudo isso de forma simples e prática, sem realizar praticamente nenhum comando. Dessa forma, sua empresa potencializa a otimização do trabalho do RH. 

Qual o melhor sistema para controle e folha de pagamento online?

O PontoTel é o melhor sistema de controle de ponto e folha de pagamento online do mercado. Afinal, sua plataforma permite a gestão completa do ponto, desde o registro da jornada de trabalho dos funcionários até o tratamento do ponto e o gerenciamento da frequência dos colaboradores

Para isso, o sistema da PontoTel oferece recursos avançados e inteligentes, como a possibilidade de ajuste dos cálculos da folha de acordo com as necessidades da empresa e o simulador de cálculo de apontamentos, um recurso exclusivo da plataforma. 

Além disso, a PontoTel garante o fechamento de folha de pagamento otimizado, ou seja, permite a verificação e a correção de dados do documento de forma prática e rápida. 

Para completar, a plataforma pode ser integrada com outros sistemas. Assim, os apontamentos referentes à folha de pagamento podem ser exportados com facilidade para o sistema de folha adotado pela sua empresa. 

Tudo isso de forma rápida, prática e segura!

Quer saber como todos esses recursos funcionam na prática? Entre em contato com a PontoTel através do formulário abaixo e conheça mais sobre a plataforma!

Conclusão ​ 

A folha de pagamento online é a melhor opção para empresas que querem aumentar a eficiência do RH, agilizar o fechamento desse documento e garantir uma relação mais transparente e confiável com seus colaboradores.

Isso porque, ao utilizar um sistema eletrônico automatizado, é possível reduzir erros, garantir a segurança das informações e o cumprimento das obrigações legais. 

Como resultado, o RH se torna mais produtivo, os colaboradores têm acesso a suas informações de pagamento com mais facilidade e a empresa torna sua marca empregadora mais confiável. 

Porém, para aproveitar essas e outras vantagens, é importante contar com o apoio de um sistema de ponto eletrônico completo, como a PontoTel, que pode ser integrada de forma fácil e prática com o sistema de folha de pagamento.

Assim, sua empresa garante a máxima eficiência no processo de elaboração e gestão da folha online!

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