Uma das atividades mais importantes em uma relação trabalhista é a gestão de folha de pagamento.
Essa tarefa é responsável por garantir o pagamento correto dos funcionários, incluindo salários, benefícios e encargos trabalhistas, sendo fundamental para manter a transparência e a conformidade com as legislações vigentes.
Antigamente, esse processo era feito de forma manual, demandando muito tempo e ficando sujeito a erros operacionais.
Com o avanço tecnológico, a gestão da folha de pagamento tornou-se mais ágil e precisa, utilizando sistemas digitais que automatizam cálculos, integram dados e facilitam o cumprimento de obrigações fiscais.
É de extrema importância que toda empresa dedique atenção especial a esse tema, pois, se não tratado com seriedade e com as ferramentas corretas, pode gerar erros nos cálculos de salários, benefícios e encargos, resultando em atrasos, insatisfação dos funcionários, penalidades fiscais e até processos trabalhistas.
Com as tecnologias certas, é possível alcançar uma gestão de folha de pagamento ágil e eficaz, facilitando a rotina e otimizando os processos. Este conteúdo apresenta informações sobre a execução dessa atividade, além de dicas importantes para uma gestão robusta. Confira os tópicos abordados:
- O que é gestão de folha de pagamento?
- Qual a importância da gestão de folha de pagamento?
- Passo a passo para fazer uma boa gestão de folha de pagamento
- Como um bom registro de ponto ajuda na gestão de folha de pagamento?
- Conheça o melhor sistema para gestão de folha de pagamento
Quer saber como fazer uma boa gestão de folha de pagamento? Então, aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é gestão de folha de pagamento?
A gestão de folha de pagamento é o processo de organização e controle de todas as informações referentes à remuneração dos funcionários de uma empresa.
É uma atividade realizada pelos setores de Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou por empresas terceirizadas, com tarefas complexas e recorrentes executadas mensalmente para assegurar que todos os valores sejam apurados e pagos de modo correto.
As principais atividades executadas na gestão de folha de pagamento são:
- Cálculo de salários, horas extras, descontos, benefícios e adicionais;
- Apuração e recolhimento de encargos trabalhistas, como INSS, FGTS e IRRF;
- Emissão de contracheques, recibos e relatórios financeiros;
- Controle de férias, licenças, rescisões e abonos;
- Envio de declarações obrigatórias, como eSocial e CAGED.
Em empresas com cultura voltada para inovação, o processo conta com sistemas especializados para automatizar cálculos, além da análise detalhada de dados trabalhistas e financeiros, mantendo a empresa em conformidade com as normas legais.
Quais são as funções da folha de pagamento?
A folha de pagamento é uma relação de dados que possui diversas funções para a gestão trabalhista e financeira de uma empresa.
O seu papel principal é realizar um registro oficial de todas as remunerações dos funcionários, como salários, horas extras, benefícios e encargos.
Além dessa função, ela é usada para fazer o cálculo de impostos e contribuições necessárias, como INSS, FGTS e IRRF, para possibilitar o cumprimento de obrigações fiscais.
Outro destino da folha de pagamento é para auxiliar a emissão de contracheques, controle de férias e rescisões, além de ser uma base para envio de informações obrigatórias ao governo.
O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento obrigatório estabelecido pela legislação brasileira, conforme os artigos 225 e 273 do Decreto n.º 3.048/99:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a: I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”
“Art. 273. A empresa é obrigada a preparar folha de pagamento dos trabalhadores contratados com base na Lei nº 9.601, de 1998, na forma do art. 225, agrupando-os separadamente.”
O documento precisa conter informações detalhadas sobre os dados do empregador e do empregado, como cargo e função, e os descontos realizados, incluindo INSS, FGTS, contribuição sindical, entre outros.
Também é necessário registrar os valores de horas extras e adiantamentos, e o valor bruto e líquido do salário.
Além disso, a legislação exige que a folha contenha:
- Agrupamento dos segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregado contratado por prazo determinado;
- Destaque especial para as seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Apesar de não existir um modelo oficial, a empresa deve cumprir essas obrigações para garantir a conformidade com as normas trabalhistas e fiscais.
Qual a importância da gestão de folha de pagamento?
Uma boa gestão de folha de pagamento é de suma importância para empresas de todos os portes e tamanhos, pois ela garante que cada funcionário receba de forma correta e pontual sua remuneração, benefícios e encargos trabalhistas.
Além disso, a gestão da folha também tem um papel importante no planejamento financeiro da organização, ajudando a controlar os custos com pessoal e evitar gastos imprevistos.
Ao manter uma administração organizada, a empresa consegue prever suas obrigações financeiras com mais precisão, assegurando que todos os pagamentos sejam feitos no prazo e de acordo com a legislação vigente.
Com uma boa gestão de folha de pagamento, a empresa ainda consegue adicionar estratégia aos seus processos internos, melhorando diversos aspectos que impactam o resultado do negócio.
“A gestão estratégica permite aplicar os recursos da empresa de forma eficiente no dia a dia, alinhando os objetivos e metas da organização com os recursos disponíveis. Isso envolve otimizar o uso do time, a estrutura da empresa e direcionar os esforços para atingir os objetivos estabelecidos.”, comenta Cristina Pereira, coordenadora de operações na Comunitive.
Qual a importância da gestão de folha de pagamento?
Uma boa gestão de folha de pagamento envolve algumas etapas que garantem o seu sucesso, desde a definição de cargos e salários até a implementação de tecnologias para a atividade. Confira a seguir o passo a passo!
Defina os cargos e salários
Um estudo da Talent Trends revelou que 51% dos trabalhadores brasileiros estão insatisfeitos com seus salários. Por isso, o primeiro passo e um dos mais importantes na gestão de folha de pagamento é definir os cargos e salários com precisão, realizando uma pesquisa de mercado para oferecer remunerações justas e competitivas.
Além disso, é necessário garantir que os salários sejam definidos sem distinções, por exemplo, de sexo, promovendo a igualdade salarial entre os colaboradores.
Estabeleça a conta bancária
Na gestão de folha de pagamento, é importante estabelecer uma conta bancária para o pagamento dos colaboradores.
Oferecer flexibilidade, permitindo que o funcionário escolha sua instituição financeira de preferência, ajuda a evitar complicações e torna o processo mais eficiente, garantindo a satisfação dos colaboradores com a forma de pagamento.
Esteja preparado para mudanças
A transição para novas tecnologias ou sistemas exige planejamento, treinamento e ajustes para que elas sejam mais eficientes e benéficas para a empresa.
Por isso, preparar-se para as mudanças na gestão da folha de pagamento é importante, especialmente ao adotar novos métodos.
Adote a tecnologia
A adoção de tecnologia na gestão de folha de pagamento é primordial atualmente, pois reduz erros e garante maior conformidade com a lei.
Sistemas automatizados facilitam o cálculo de salários, benefícios e encargos, além de melhorarem o controle e a segurança dos dados, tornando a gestão mais eficiente e ágil.
Lara Avelino, analista de RH e psicóloga organizacional, comenta o quanto a tecnologia facilitou a rotina de trabalho dela na gestão de pessoas:
“Falando como o RH para mim, a tecnologia otimiza demais, porque tenho acesso a inúmeros relatórios que facilitam muito a minha vida. Assim, já extraio o relatório necessário, que me traz as informações na ordem que quero, na hora que preciso, ou enfim, consigo acessá-lo de qualquer lugar do mundo.”
Como um bom registro de ponto ajuda na gestão de folha de pagamento?
Um bom registro de ponto é essencial para uma gestão eficiente da folha de pagamento. A plataforma de ponto digital da Pontotel, por exemplo, oferece recursos que melhoram essa gestão, garantindo mais transparência na relação trabalhista. Confira a seguir os recursos disponíveis no sistema que tornam o trabalho mais ágil e preciso:
Integração com os principais sistemas de folha de pagamento
A integração entre o sistema de ponto e a folha de pagamento agiliza o processo e evita erros durante a inserção manual de dados.
Com a automação da transferência de informações, as empresas ganham mais precisão e eficiência, tornando o processo de gestão de folha mais fluido.
A Fernanda, analista de RH da Navecunha, é uma das profissionais que percebeu a facilidade de ter um ponto digital que se integra à folha de pagamento, e comenta sobre a experiência:
“Antes, usávamos sistemas separados para o ponto e a folha de pagamento. Agora, com a integração entre Sankhya e Pontotel, tudo é feito em um único sistema, simplificando o processo.”
Registro de ponto seguro e confiável
A plataforma de ponto digital Pontotel oferece um registro de ponto seguro e confiável, o que contribui, como consequência, para uma gestão de folha de pagamento eficiente.
Ao garantir a precisão e a integridade dos dados, o sistema ajuda a evitar falhas que podem afetar os cálculos e o cumprimento das obrigações trabalhistas.
Os principais recursos que garantem sua confiabilidade são:
- Segurança: a plataforma utiliza senhas, biometria facial e autenticações para garantir o registro correto;
- Automação: elimina a necessidade de inserção manual de dados, reduzindo o risco de erros humanos;
- Conformidade legal: o sistema acompanha as normas trabalhistas e fiscais, garantindo o cumprimento das obrigações legais;
- Acesso controlado: apenas usuários autorizados podem acessar e modificar os registros;
- Relatórios precisos: a ferramenta ainda conta com a geração automática de relatórios detalhados e confiáveis, facilitando o processo de auditoria e fiscalização.
“Conseguimos passar informações sobre Banco de Horas e apontamentos de forma mais precisa. Temos a certeza de que essas informações estão corretas, o que aumenta a confiança e a satisfação dos funcionários.”, comenta Allan, analista de RH da Indústria Unidas SM, que adotou a Pontotel em sua empresa.
Cálculo automático de horas trabalhadas
O cálculo automático de horas trabalhadas é uma funcionalidade presente no ponto digital que ajuda no fechamento da folha de pagamento. Essa automatização dispensa a necessidade de cálculos manuais, agilizando o processo de controle da jornada.
Dessa forma, o sistema registra e calcula horas normais, extras, atrasos e ausências de forma precisa e integrada.
Além disso, o cálculo automático permite a personalização de regras de cálculo conforme as necessidades da empresa, atendendo a diferentes escalas e turnos.
Gestão de jornada
A gestão de jornada com o ponto digital é feita de forma prática e eficiente, permitindo o registro de entradas, saídas, intervalos e horas extras diretamente em dispositivos móveis ou computadores.
O sistema Pontotel registra os dados automaticamente e oferece controle em tempo real, proporcionando maior controle para gestores e transparência para os colaboradores.
A tecnologia otimiza o tempo, reduz inconsistências nos dados e contribui para uma gestão de folha de pagamento mais eficiente e precisa.
Conheça o melhor sistema para gestão de folha de pagamento
A folha de pagamento do ERP Sankhya é elaborada para atender à legislação trabalhista, oferecendo praticidade aos usuários. Sua interface intuitiva permite cálculos individualizados, coletivos ou autônomos em uma única tela.
A solução Pessoal Mais facilita a visualização detalhada de proventos e descontos. Além disso, oferece análises com indicadores nativos de RH, otimizando a gestão de pessoas.
Conclusão
Portanto, ficou evidente que uma gestão de folha de pagamento eficiente é essencial para o sucesso das empresas. Ela assegura o cumprimento das obrigações trabalhistas, evita erros nos cálculos e promove a satisfação dos colaboradores.
Assim, investir em boas práticas e ferramentas tecnológicas pode transformar a gestão de folha em um processo ágil, confiável e integrado, simplificando as rotinas do setor de RH.
Seguindo as dicas apresentadas neste texto e adotando os sistemas da Pontotel e da Sankhya, sua empresa garante maior transparência nas relações trabalhistas e reduz riscos de penalidades e processos com uma gestão de folha de pagamento eficiente.
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