Controle de férias: veja como fazer, qual a importância e cuidados para a empresa!

imagem de duas mulheres sentadas no capo de um jeep com as duas mãos para cima

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Todo e qualquer colaborador, que trabalha no regime CLT, tem direito a férias. Esse período é fundamental para que o profissional recarregue as energias. Tão importante quanto o período, o controle de férias é essencial para que tudo seja feito corretamente. 

É por meio do controle de férias que a empresa poderá se planejar estrategicamente para que o período de descanso do colaborador não seja negativo para a empresa.

A partir do controle de férias, a organização pode prever saídas, evitar que equipes fiquem sobrecarregadas e consequentemente consegue manter a empresa funcionando, independentemente de uma ausência. 

Mas como fazer um controle de férias eficiente? Quais cuidados a empresa deve tomar e o que diz a lei? Neste artigo você vai saber: 

Gostou do tema? Então, siga em frente e boa leitura! 

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Controle de férias: conceito e para que serve

O controle de férias é um processo que faz parte da rotina das empresas e que tem por objetivo principal o planejamento estratégico e prévio do período de descanso dos colaboradores. 

Por meio dele, a empresa pode organizar com antecedência as saídas de seus empregados para evitar sobrecargas ou perda de desempenho das equipes. Esse controle de férias permite inclusive que a empresa não só planeje as férias individuais, mas também as coletivas

Além disso, por meio dessa gestão ela pode gerir os cálculos e  pagamentos corretamente, garantindo os direitos que o colaborador tem perante a legislação trabalhista. 

Qual a importância do controle de férias para a empresa? 

O controle de férias tem um papel fundamental no dia a dia das empresas, sendo inclusive comparado ao controle de ponto, devido a sua relação e os impactos da sua gestão na produtividade e desempenho dos colaboradores.  

Entre os principais pontos que se pode destacar em relação ao controle de férias estão: 

  • Poder lidar com ausências: O período de descanso do colaborador não pode impactar diretamente na execução das tarefas da equipe. Por isso, o controle de férias pode prever com antecedência essa saída e definir quem irá assumir os processos do colaborador ausente. 
  • Maior controle gerencial: Quando há uma política de férias organizada, as ausências não terão tanto impacto na rotina da companhia. Uma vez queos gestores terão um controle total sobre as saídas e podem, previamente, manter o desempenho da equipe, suprindo qualquer ausência. 
  • Conhecimento das regras legais: Outro ponto importante do controle de férias, é que a partir dela a empresa pode se precaver quanto às suas obrigações trabalhistas. Isso porque terá mais tempo para realizar os cálculos, evitando pagamentos em dobro. 
  • Possibilidade de prever contratações temporárias: Caso a empresa não tenha mão de obra suficiente, com o controle de férias ela pode prever qualquer falta para preencher determinada função e consequentemente antecipar contratações temporárias, que deem apoio a equipe na ausência deste colaborador.    

E para o colaborador?

O controle de férias, porém, não é importante apenas para a empresa, que pode organizar as ausências com antecedência, esse planejamento prévio também pode contribuir com os colaboradores, proporcionando a eles o principal objetivo das férias, o descanso.  

Portanto, para os colaboradores, a importância do controle de férias se dá por vários aspectos: 

  • Planejamento prévio: Se a empresa pode se planejar com o controle de férias, o colaborador, quando há algo planejado, pode organizar suas férias com amigos e familiares com maior tranquilidade, não precisando decidir tudo de última hora.  
  • Conhecimento prévio das regras internas: O controle de férias facilita também o acesso a política da empresa para o tema. Com isso, há uma transparência maior sobre como o colaborador deve solicitar suas férias (prazo para solicitar, meses não recomendados, etc.). 
  • Maior facilidade para negociar o período: Outro ponto importante para o colaborador é que, quando existe o controle de férias, ele tem maior facilidade para negociar com o empregador sobre o período em que quer se ausentar. Visto que, o planejamento prévio contribui para que essa definição seja boa para os dois lados. 

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Como fazer controle de férias: passo a passo!

imagem de uma pessoa digitando no teclado do computador

Agora que você já sabe da importância do controle de férias, tanto para o colaborador como para a empresa, é necessário saber como implementar uma estratégia capaz de gerenciar as férias de maneira correta, sem que se tenham impactos negativos em  ambos os lados. 

Tenha uma política de férias estruturada

O primeiro passo para fazer um bom controle de férias é definir uma política interna, que detalhe objetivamente quais os direitos dos colaboradores em relação ao seu período de descanso. 

É a partir daí, que a empresa explicita uma transparência para os empregados sobre o tema. Explicando não só as regras, como também a divisão das férias, contemplada a partir da reforma trabalhista de 20217, mas também sobre processos e pagamentos

É com essa política inclusive que se torna possível suprir divergências na negociação do período. Uma vez que, a partir dessa definição interna, por parte da empresa, o colaborador saberá quando pode iniciar suas férias, em que meses pode sair e outros detalhes.  

Tenha uma boa comunicação interna para transparência dos processos 

A política de férias, para ter validade, precisa estar ao alcance dos colaboradores. A empresa precisa ser transparente sobre o funcionamento desse processo. 

Até por isso, ela deve expor essas diretrizes na intranet da empresa, armazená-la em nuvem, disparar newsletter e até mesmo agendar reuniões para detalhar melhor o funcionamento dessa política. 

O objetivo principal, então, é criar e manter uma boa comunicação interna para que o conhecimento da política de férias possa ser acessada por todos os empregados, para que ,assim,  ninguém seja pego de surpresa quando chegar o momento de negociar esse período. 

Mantendo, dessa forma, a satisfação dos colaboradores em relação a justiça e transparência da empresa.  

Tenha o histórico de férias de todos os funcionários

Para preparar um controle de férias efetivo é essencial que a empresa tenha um histórico desse período. Essa informação pode contribuir para que os gestores de RH consigam visualizar em tempo real e controlar quem tirou ou não tirou férias. 

Mas não só isso, é a partir desse histórico que dados como período aquisitivo, concessivo, informações sobre o colaborador e quantidade de dias das férias, estarão na mão do RH. 

Com isso também, a empresa pode se precaver de atrasos em pagamentos, não concessão de férias aos profissionais, acarretando em pagamentos em dobro e outros.

Ajuste os prazos e solicitações 

O controle de férias contribui também para que tudo seja feito com antecedência. E o primeiro passo neste sentido é que dentro da política tenha um prazo para que os colaboradores apresentem o seu período de férias a empresa. 

Isso quer dizer que, com esse ajuste no aviso de férias e  prazos pré-determinados, a empresa terá maior controle para se organizar diante dessa ausência. 

Evitando inclusive que dois colaboradores saiam no mesmo período ou que seja pega de surpresa por um colaborador querer gozar das férias a que tem direito em cima da hora. 

Tenha um cronograma de férias 

Planejar as ausências também é um passo importante dentro de um controle de férias eficiente. Por isso, é essencial criar um cronograma de férias dos funcionários para que todos os gestores possam saber exatamente quando seus setores ficarão desfalcados. 

Com essa visão ampla do cronograma, os líderes podem alocar melhor seus colaboradores para assumirem as funções que ficarão abertas. E não só isso, a partir dessa ação e planejamento, os setores não ficarão sobrecarregados e todas as tarefas serão divididas igualmente. 

Assim, a empresa não para na ausência dos funcionários e por meio do seu cronograma pode se planejar para manter a produtividade em dia e o desempenho da organização, nesse cenário, não é afetado. 

Utilize um sistema de controle de ponto 

imagem de um celular com a home da pontotel

O que evita o pagamento de férias em dobro é, de fato, um controle de férias que permita ao gestor acompanhar de perto os prazos e o histórico dos seus colaboradores. 

Isso porque, ter ciência sobre faltas e horas trabalhadas, impactará no cálculo, pois qualquer falta pode gerar um desconto nos dias de férias. Por isso, um sistema de controle de ponto pode ser um bom alicerce para manter esse controle de frequência em dia. 

Com ele, a empresa sabe, em tempo real, quanto tempo o seu colaborador trabalhou, prazo restante para ele ter direito às férias, além de possíveis atrasos e faltas

Todos esses detalhes poderão impactar diretamente nos dias que o colaborador irá se ausentar e também nos valores que ele irá receber. Sem contar que um sistema como esse pode minimizar os erros humanos e agilizar o processo do controle de férias. 

O que diz a legislação sobre o controle de férias?

As férias dos colaboradores estão previstas no artigo 129 e 130 da CLT, que diz que todo funcionário tem o direito às férias a partir do momento que completa 12 meses de contrato de trabalho. 

Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção:

Porém, muito se fala do período aquisitivo e concessivo de férias, uma parte burocrática e que gera dúvidas sobre o seu funcionamento e influência no direito às férias dos empregados. A verdade é que não há segredo nesses períodos.

O período aquisitivo é o citado no artigo 130 e corresponde aos 12 meses em que o colaborador trabalhou para adquirir o direito às férias. Isto quer dizer que o empregado, a cada 12 meses de trabalho, obtém o direito às férias, período que é chamado de aquisitivo.

Por outro lado, o período concessivo são os meses seguintes aos 12 meses do período aquisitivo. Isto é, após os 12 meses em que o colaborador adquire as férias, a empresa tem mais 12 meses para permitir que o colaborador goze desse período de descanso, período chamado de concessivo. 

Divisão das férias 

Outro ponto importante, é que a partir da reforma trabalhista, existe a possibilidade de se dividir as férias em três períodos. Um dos períodos precisa ter pelo menos 14 dias e outros dois não podem ser menores que 5 dias, segundo o artigo 134 da CLT, inciso 1. 

§ 1o Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um.

Existem outras questões que ainda geram dúvidas em relação às férias, abaixo você saberá mais sobre elas. 

Quais as consequências da falta do controle de férias?

Faltas injustificadas têm um impacto direto sobre o tempo que o colaborador poderá se ausentar da empresa. 

Mesmo que seja um direito dele tirar férias a cada 12 meses de trabalho, o artigo 129 e 130 da CLT impõe algumas regras quando as faltas sem justificativa ultrapassam os 5 dias ao longo do período aquisitivo. 

Por isso, no controle de férias, a empresa deve considerar a legislação trabalhista vigente abaixo e pode realizar os descontos nos dias. 

I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes;                       

II – 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas;                      

III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas;                      

IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas).

  • 1º – É vedado descontar, do período de férias, as faltas do empregado ao serviço.

É importante ressaltar que isso vale para faltas injustificadas, ou seja, ausências que decorrem de apresentação de atestado médico, falecimento do cônjuge, ascendente e descendente, casamento, alistamento (eleitoral e militar), etc., não serão descontados. 

A lista de faltas justificadas está prevista no artigo 473 da CLT.

Quais os cuidados a empresa deve ter no controle de férias? 

Um controle de férias requer cuidados por parte da empresa. 

Afinal, qualquer erro neste sentido pode pesar para a companhia, principalmente no quesito financeiro, em virtude de que um descontrole no cálculo e no acompanhamento do período aquisitivo e concessivo, pode acarretar em pagamentos em dobro. 

Por isso, os principais cuidados que a empresa deve ter no controle de férias são: 

  • Conhecer a legislação trabalhista referente às férias; 
  • Possuir profissionais capacitados no setor de RH; 
  • Não errar nos cálculos e descontos; 
  • Se atentar aos períodos aquisitivos e concessivos;
  • Ter uma política interna clara sobre as férias. 

Como o PontoTel auxilia na gestão de férias da sua empresa

imagem de um celular com a home da pontotel com o computador em aberto

Para não perder o controle de férias e sofrer com as consequências, como do pagamento em dobro, muitas empresas recorrem a plataformas que auxiliam nessa gestão. 

Uma das mais completas é a do PontoTel, que além de oferecer um grande suporte no controle de ponto, dá o suporte para que a empresa controle de perto as férias dos colaboradores. Por meio dessa plataforma a empresa poderá: 

  • Saber quais colaboradores completaram o período aquisitivo e têm direito às férias;
  • Descobrir quem já teve as férias concedidas;
  • Gerar relatórios de faltas, afastamentos e férias; 
  • Consultar a data em que o colaborador sairá de férias, dia do retorno e quantos dias ele se ausentou;
  • Controlar faltas injustificadas para realizar os descontos; 
  • Acompanhar em tempo real, via sistema, a lista de funcionários que estão de férias;
  • Facilitar os cálculos de férias; 

E a parte boa de tudo isso, é que automaticamente o sistema gera e inicia o cálculo de um novo período aquisitivo sempre que as férias são concedidas a um colaborador. 

Dessa forma, a empresa evita perder o controle sobre quem já tirou férias e quem ainda não. Quer saber mais? Então, agende uma demonstração do sistema com um dos especialistas do PontoTel no formulário abaixo. 

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Conclusão

Como você viu ao longo desse artigo, um bom controle de férias exige da empresa planejamento, conhecimento da lei e um sistema de gestão eficiente. 

As férias são um direito do empregado e por isso não podem ser deixadas de lado. Posto que, a legislação trabalhista é quem concede esse direito aos colaboradores, após 12 meses de trabalho, e a empresa deve seguir as regras previstas na lei. 

Além disso, como citado neste conteúdo, qualquer descontrole nesta área impacta negativamente na rotina da empresa e do colaborador. 

Em relação à empresa o impacto pode ser financeiro, já que um erro neste controle pode gerar o pagamento em dobro, e também a queda de desempenho, pois a desorganização neste quesito pode acabar sobrecarregando o time nas ausências. 

Por outro lado, um colaborador que percebe um desrespeito quanto às suas férias, principalmente pela empresa ser irredutível quanto a conversar sobre o período que ele deseja tirar de férias, acaba se desengajando e pode até ter queda de produtividade.  

Portanto, é essencial sempre estar atento a esse período e ser flexível nas negociações para não cometer erros. Gostou deste artigo? Então, compartilhe ele em suas redes sociais!

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