Boas dicas para maximizar a comunicação interna podem ajudar empresas a alinhar estratégias e manter colaboradores mais bem informados. É fundamental ter uma estruturação adequada sobre a maneira como funcionários se comunicam entre si e com as lideranças, o que potencializa resultados e aumenta o engajamento do colaborador com a empresa.

Empresas sempre estão preocupadas com a forma de se relacionar com seu público. Boas campanhas de Marketing e ações publicitárias criativas ajudam a alcançar o consumidor da maneira certa. 

Além desse trabalho externo, buscar dicas para maximizar a comunicação interna também é de grande importância, ajudando companhias a manterem colaboradores engajados e informados.

O grande problema é que nem sempre as companhias desenvolvem um bom trabalho na parte interna da organização. 

Essa falha gera desalinhamento entre colaboradores, dificuldades de desenvolver planejamentos, além de outros problemas que impactam a gestão da empresa. Evitar que essas questões aconteçam pode ser muito mais simples do que parece.

Neste post, detalharemos a comunicação interna, sua importância para as empresas e como esse trabalho deve ser feito. O conteúdo abordará os seguintes tópicos:

• O que é comunicação interna?
• Qual a sua importância para a organização da empresa?
• Como o Marketing Digital pode ajudar na comunicação interna?
• Quais as 5 principais dicas para melhorar sua comunicação interna?

Continue a leitura e confira!

O que é comunicação interna?

Trata-se do trabalho de comunicação e integração que uma empresa promove entre departamentos e colaboradores. Em vários momentos é necessário informar, dialogar e atuar no contato com os funcionários para engajá-los. 

Tudo isso só é possível se houver uma estrutura de comunicação interna definida de maneira clara, que funcione adequadamente.

Para uma empresa, manter mecanismos profissionais e eficazes na hora de comunicar é importante. Um assunto relevante aos colaboradores, se não for tratado de maneira clara, por meios estabilizados, pode gerar confusão.

Com um canal simples de comunicação entre a diretoria e os funcionários, temas dos mais variados podem ser introduzidos de maneira simples à empresa toda.

A comunicação interna funciona, basicamente, de duas maneiras: horizontal e vertical. A primeira é relacionada a informações, comunicados ou qualquer conteúdo que seja transmitido entre colaboradores do mesmo nível.

Já a vertical é feita de pessoas em cargos de comando para outras que são subordinadas. Em ambos os casos, uma boa estrutura de comunicação é indispensável.

Qual a sua importância para a organização da empresa?

Boas dicas para maximizar a comunicação interna ajudam a estruturar práticas eficazes nesse sentido para empresas de diversos segmentos. Entenda melhor, a seguir, a importância para a organização da empresa.

Manter o alinhamento para estratégias

Todo setor tem um planejamento estratégico para alcançar os resultados que a empresa precisa. Diante disso, é importante que todos os funcionários de cada um desses departamentos saibam exatamente o que se espera deles. Para transmitir essa estratégia, é necessário se comunicar bem.

O alinhamento entre todos os colaboradores de um setor é algo que precisa ser feito de maneira clara e eficaz, o que depende diretamente da comunicação interna do setor. Com boas práticas, tanto horizontais quanto verticais, é possível que todos estejam alinhados em prol dos objetivos.

Evitar erros

Erros podem acontecer em qualquer contexto de trabalho, mas empresas que não mantêm uma comunicação interna eficaz estão muito mais propensas a isso. As falhas, muitas vezes, são propriamente frutos de uma comunicação confusa ou, até mesmo, a falta dela.

Orientações estratégicas, recomendações, restrições e avisos são algumas das formas de comunicar algo para um setor ou grupo de colaboradores. A precisão na hora de informar é fundamental para que mensagens sejam recebidas de maneira clara, evitando erros.

Otimizar a rotina de trabalho

Estruturas de comunicação interna bem definidas ajudam a centralizar comunicados, solicitações e o que mais for necessário. Por isso, se o colaborador souber exatamente como essa informação chega ele e, de onde ela vem, seu cotidiano de trabalho se torna muito mais preciso e produtivo.

Entre as muitas tarefas que compõem a rotina, comunicar-se é uma necessidade constante. Colaboradores precisam que os métodos de comunicação, assim como as ferramentas utilizadas para tal, sejam os melhores possíveis, tornando tudo mais ágil e acessível.

Engajar colaboradores sobre determinada questão

Há muitos assuntos de interesse geral dentro de uma empresa. Eles podem estar relacionados a diversos temas, como:

• mudanças em lideranças;
• aumento de salário ou inclusão de novos benefícios;
• possíveis demissões;
• mudanças de gestão;
• alterações em processos de trabalho.

Para cada uma dessas decisões, é essencial manter os colaboradores informados. Fazer isso de maneira adequada é algo que depende diretamente de como a comunicação interna é feita. Erros ou a falta de uma estruturação eficaz podem levar à perda de engajamento dos funcionários. O Endomarketing, em contrapartida, pode ser de grande ajuda!

Como o Marketing Digital pode ajudar na comunicação interna?

O Marketing Digital é indispensável para que empresas consigam manter um relacionamento e uma boa comunicação com seus colaboradores. No entanto, é possível também conseguir bons resultados utilizando recursos dessas estratégias internamente. Veja como, a seguir!

Na escolha dos canais

O Marketing Digital apresenta canais dos mais variados, como as redes sociais, as plataformas de mensagens, como WhatsApp, e o email Marketing. Com base nas estratégias já usadas, fica mais fácil definir quais desses canais podem ser escolhidos para implementar sistemas e práticas de comunicação interna que funcionem bem com os funcionários da empresa.

Na definição do tom de voz

O tom de voz certo é indispensável para que marcas consigam se comunicar de maneira certeira com seus públicos (ou persona). Isso se aplica também com os colaboradores da empresa, que esperam posicionamentos alinhados com o que a companhia prega.

Isso faz toda diferença na maneira como algo é comunicado aos funcionários.

No desenvolvimento do engajamento

Engajamento é um dos fatores mais decisivos no Marketing Digital atualmente, e isso também faz todo sentido na gestão da comunicação interna. Colaboradores engajados estão satisfeitos, compreenderam a mensagem e saberão o que seguir com as devidas informações e instruções.

Para engajar, é fundamental aplicar as técnicas mais eficazes de Marketing Digital na hora de se comunicar.

Quais as 5 principais dicas para melhorar sua comunicação interna?

Algumas dicas para maximizar a comunicação interna podem trazer os resultados que toda empresa busca nessa questão. Separamos as 5 mais importantes, a seguir!

1. Alinhe seus funcionários

Colaboradores são os grandes fomentadores de qualquer decisão ou mudança realizada em uma empresa. Por isso, a comunicação interna só funcionará bem se essas pessoas tiverem o devido entendimento do papel dos recursos oferecidos e como eles impactarão o cotidiano da empresa. É indispensável que eles sejam orientados sobre como a comunicação deverá funcionar.

O alinhamento com os funcionários servirá para definir os métodos de comunicação, por onde isso acontecerá (canais, principalmente por meio de newsletter interna), como eles próprios devem se comunicar (horizontalmente), entre outras questões relacionadas.

A clareza deve reger esses direcionamentos, já que só assim é possível que todos estejam alinhados em relação às práticas de comunicação interna.

2. Valorize o diálogo

O diálogo capacita colaboradores a chegarem a resultados de trabalho muito mais satisfatórios. A comunicação interna não se trata apenas de técnicas e ferramentas, mas também, do incentivo a que os funcionários se comuniquem cada vez mais. Quanto mais houver essa troca, maior é a interação, o que gera trabalhos colaborativos e decisões com maior embasamento.

Empresas devem sempre trabalhar para que seus funcionários exerçam o poder de diálogo em qualquer atividade. Isso precisa ser estendido também à relação entre subordinados e líderes, sempre visando a um ambiente de trabalho mais flexível, em que a confiança reine e com maior transparência. Bons resultados poderão ser obtidos em diversos campos!

3. Invista em ferramentas de comunicação

Ferramentas de comunicação ajudam a potencializar os contatos cotidianos, sempre em busca de produtividade. Ligações, emails e a necessidade de ir até outro setor para falar com algum colaborador são atividades comuns, mas que podem ser substituídas, em alguns momentos, por práticas mais dinâmicas. As ferramentas digitais são a melhor maneira de se fazer isso.

Há muitas, desde as de mensagens até as de ligações, que podem ser úteis no cotidiano. Algumas das principais são:

• ferramentas internas de chats;
• Slack;
• Zoom;
• Hangouts;
• grupos de WhatsApp.

4. Realize pesquisas internas

Ninguém melhor do que o próprio colaborador para avaliar a comunicação interna da empresa. Essas pessoas precisam se manter em contato umas com as outras, além de ser os maiores interessados em receber informações e atualizações da diretoria. Por isso, os funcionários devem ser questionados sobre os processos e o funcionamento deles.

A melhor maneira de fazer isso é utilizar ferramentas de pesquisas que podem ser anônimas, se necessário. O colaborador deve ser questionado sobre fatores importantes relacionados ao funcionamento do sistema atual, em que pontos ele deveria melhorar e quais são os principais problemas enfrentados pela comunicação interna.

5. Mantenha uma comunicação regular com os colaboradores

Uma das principais dicas para maximizar a comunicação interna é manter contato regular com os colaboradores por meio de algum canal. Essas pessoas precisam se manter constantemente informadas sobre as estratégias da empresa, os resultados obtidos, as próximas ações, entre várias outras questões de interesse geral.

Por isso, empresas devem criar informativos dos mais variados, desde newsletters disparadas por email Marketing até métodos mais simples, como um mural de comunicados nas dependências da companhia.

O importante é que haja sempre esse contato e que, por meio dele, sejam levadas questões importantes para todos.

Entender a importância desse trabalho é fundamental para que empresas consigam desenvolver boas estratégias e executá-las com total alinhamento entre lideranças e colaboradores.

As dicas para maximizar a comunicação interna serão de grande ajuda para que a companhia conquiste os resultados que deseja em longo prazo.

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Este conteúdo foi produzido em parceria com o time da Rock Content.