O setor de Recursos Humanos é um dos mais estratégicos de toda a empresa, pois ele precisa trabalhar com dados e informações que possibilitam o sucesso do negócio. E, para ajudar nessa tarefa, é possível criar um relatório de RH, documento que auxilia na criação de estratégias para o negócio.
O relatório de RH é uma ferramenta que deve fazer parte da rotina da empresa, mas é preciso entender o que é e qual é a melhor forma de criá-lo, sem exigir tempo excessivo dos colaboradores.
Para ajudar você e a sua empresa a elaborar relatórios de RH da melhor forma possível, além de apresentar a importância desses documentos, este artigo explicará todas essas informações, por meio dos seguintes tópicos:
- O que é o relatório de RH?
- Para que servem os relatórios de RH?
- Qual a importância dos relatórios de RH?
- Benefícios dos relatórios de RH
- Principais tipos de relatórios de RH
- Como fazer relatório de RH automaticamente?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é o relatório de RH?
O relatório de RH é uma ferramenta de estratégia criada pelo setor de Recursos Humanos para coletar e analisar dados variáveis e métricas, com o intuito de propor melhorias para o cumprimento dos objetivos da empresa.
Assim, esse documento reúne dados diversos em um documento para facilitar a análise e a visão geral da situação atual da empresa. As informações que estão contidas no relatório estão relacionadas às questões que envolvem as atividades do RH, como recrutamento e seleção e índice de satisfação dos colaboradores.
Para que servem os relatórios de RH?
Os relatórios de RH são extremamente úteis para a gestão do negócio e para que o setor de Recursos Humanos consiga fazer uma análise dos dados coletados para traçar objetivos e estabelecer indicadores de performance.
Por exemplo, se uma empresa tem uma alta taxa de turnover ou vem demonstrando mal desempenho em suas pesquisas de satisfação internas em um determinado setor, será possível fazer essa constatação e tomar atitudes a partir da visualização e da interpretação dos dados de um relatório.
Para que um relatório de RH seja útil e eficaz, é importante que ele apresente informações sobre os processos da empresa e sobre a visão dos seus funcionários a respeito desses processos, só assim será possível ter uma perspectiva ampla sobre a situação da gerência da empresa.
Qual a importância dos relatórios de RH?
O setor de Recursos Humanos ocupa uma posição estratégica dentro das empresas. Por isso, suas decisões precisam ser fundamentadas em análises precisas e dados atualizados sobre o cenário organizacional.
Nesse contexto, o relatório de RH se torna essencial. Ele organiza informações relevantes para que gestores possam estudar o negócio e tomar decisões estratégicas com base em dados reais.
Com o apoio desses relatórios, é possível garantir decisões mais assertivas e facilitar a execução do planejamento estratégico. Além disso, eles promovem maior integração entre os setores da empresa, reunindo dados que favorecem uma gestão colaborativa e orientada por resultados.
Outro ponto importante é que os relatórios de RH ajudam a documentar o histórico e monitorar informações atuais e passadas, otimizando processos e aprimorando constantemente as estratégias do negócio.
A seguir, entenda os principais benefícios e tipos de relatórios para o setor de RH.
Indicadores documentados
Os indicadores de recursos humanos são fundamentais para mensurar o desempenho das equipes, a produtividade e a eficiência dos processos da empresa. Eles identificam problemas e apontam soluções.
Por meio de relatórios de RH, esses indicadores ficam organizados e acessíveis para o time de RH e a gestão, servindo de apoio na busca por melhores resultados e no acompanhamento do histórico da empresa.
Organização interna do setor
Como área estratégica, o RH depende de organização para operar com qualidade. Assim, relatórios bem estruturados permitem agrupar informações por categorias, setores ou datas, facilitando a consulta e o acesso aos dados relevantes.
Esse recurso também torna mais ágil o trabalho de colaboradores atuais e futuros, que poderão localizar informações importantes com facilidade, contribuindo para o planejamento e a execução das ações organizacionais.a.
Aprimoramento de processos
Os relatórios de RH permitem uma visualização ampla dos processos internos da empresa sob a perspectiva dos gestores e colaboradores, ou seja, eles são bilaterais.
Isso permite identificar ajustes necessários em procedimentos que, mesmo eficientes em outras empresas, podem não funcionar bem na sua realidade.
Ao reunir feedbacks e dados de desempenho, os relatórios apontam oportunidades de melhoria, tornando as operações mais eficientes e alinhadas às expectativas dos profissionais.
Monitoramento de dados importantes
Monitorar o que está acontecendo na empresa é crucial para evitar problemas e prejuízos maiores para ela.
Por exemplo, se está sendo observado um aumento de desligamento de funcionários em um determinado setor, é possível que o time esteja passando por algum problema.
Estar atento aos dados e às informações sobre o desempenho dos colaboradores e da empresa em tempo real vai ajudar nas decisões da gestão. Portanto, a realização da análise de relatórios de RH com frequência possibilita que a gestão busque tomar providências de forma mais ágil.
Avaliação do clima organizacional
O clima organizacional reflete as percepções e sentimentos dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho. Por meio de relatórios de RH e pesquisas de clima organizacional, é possível mensurar esse clima e entender como ele impacta a produtividade.
Esses dados ajudam a prevenir situações como absenteísmo e alta rotatividade, permitindo que a gestão atue de forma preventiva e estratégica.
Benefícios dos relatórios de RH
Os relatórios de RH são benéficos não só para o departamento de Recursos Humanos, como para toda a empresa e seus diversos setores. As informações presentes no relatório podem servir como guia na tomada das melhores decisões para a empresa.
Entre os principais benefícios estão:
- Monitoramento da saúde organizacional: permite identificar avanços, retrocessos e instabilidades.
- Definição realista de metas: as métricas ajudam a estabelecer objetivos alinhados à realidade da empresa.
- Aumento da satisfação e produtividade: o acompanhamento de indicadores como clima organizacional favorece o bem-estar e o engajamento dos colaboradores.
Principais tipos de relatórios de RH
Atualmente, já é possível elaborar relatórios de RH por meio de softwares automatizados, que apresentam e organizam os dados em alguns cliques.
Confira a seguir quais são os principais tipos de relatórios de Recursos Humanos.
Espelho da folha de ponto
O espelho da folha de ponto é o relatório que apresenta os dados sobre a jornada de trabalho do colaborador, tais como entrada, saída, pausas, ausências e faltas.
Além disso, ele possibilita a análise de informações que podem ser úteis, como excesso de atrasos ou horas extras dos colaboradores.
Com a Pontotel, é possível ter a folha de ponto de modo online, uma forma mais prática e automatizada de reunir todas essas informações. A plataforma fica responsável por fazer os cálculos e montar a folha de ponto, sendo mais rápido e simples do que realizar o processo de forma manual.
Planilhas de apontamentos dos colaboradores
A planilha de apontamento é um relatório que permite que você visualize de forma específica informações relacionadas à jornada de trabalho dos colaboradores, como horas extras, dias trabalhados, dias em falta, saídas antecipadas, etc.
É possível selecionar essas informações a partir de dados da folha de ponto, mas, se você utiliza planilhas ou uma folha de ponto manual, essa atividade pode ser trabalhosa.
Por isso, é recomendado o uso de uma plataforma de gestão de ponto, pois ele apresenta todas essas informações de forma automatizada, podendo ser catalogadas de acordo com o interesse da empresa.
Relatório de absenteísmo
O relatório de absenteísmo apresenta informações sobre a quantidade de ausências dos colaboradores no dia a dia da empresa.
Os principais indicadores presentes neste relatório são:
- Faltas justificadas ou não;
- Quantidade alta de atestados;
- Saídas antecipadas;
- Atrasos.
A forma mais eficaz de conseguir o relatório de absenteísmo é por meio de um sistema de ponto alternativo. Com a plataforma de sistema de ponto online da Pontotel, é possível obter relatórios de índice de absenteísmo da sua empresa, sem a necessidade de fazer cálculos manuais.
Relatório de horas extras
Toda hora de trabalho excedente da jornada de trabalho do colaborador pode ser considerada como hora extra. O relatório de horas extras apresenta os locais de trabalho ou o empregado que realizou hora extra em um determinado período de tempo.
É possível extrair essas informações da folha de ponto, mas empresas que utilizam um software de ponto online conseguem obter o relatório de forma prática e automática, precisando apenas selecionar o período e o(s) funcionário(s) desejado(s).
Planilha de benefícios
A planilha de benefícios reúne as informações referentes a valores dos benefícios, quais são eles, dias de pagamento e informações sobre os colaboradores.
Esse relatório é importante, já que o valor dos benefícios pode mudar por diversos motivos: quando o funcionário falta ou quando há feriados, por exemplo.
Relatórios de afastamentos e férias
Outro relatório de RH é o relatório de afastamentos e férias.Esse relatório apresenta uma relação com informações sobre o colaborador, o início e o final do afastamento ou das férias e a quantidade de dias fora.
Empresas que usam softwares digitais para gestão de ponto, como a plataformas da Pontotel, conseguem obter esse relatório de forma automática.
Relatório de escalas
A escala de trabalho é a forma como é distribuída a jornada de trabalho dos funcionários semanalmente. Existem diversas possibilidades de escalas de trabalho e, para ajudar a controlá-las, existe o relatório de escalas.
Indica a escala de cada empregado nos 7 dias da semana, separados por posto de trabalho.
Por meio de um sistema de ponto online, é possível obter o relatório de escalas de forma automática, gerando um arquivo que pode variar conforme a sua preferência.
Relatório de desempenho
O relatório de desempenho é uma ferramenta utilizada para medir os resultados da empresa. Ele mensura a produtividade dos setores ou dos funcionários de forma individual.
O intuito desse relatório é fornecer informações sobre os processos da empresa, para analisar o desempenho dos colaboradores.
Esse relatório pode ser feito utilizando softwares de análise, a opção mais fácil e moderna, que proporciona segurança e veracidade nas informações.
Como fazer relatório de RH automaticamente?
Agora que você já sabe o quanto é importante para uma empresa a criação de relatórios de RH, é útil entender como eles podem ser feitos de forma automática. Afinal, não há por que perder tempo com processos manuais quando já é possível fazer tudo de forma instantânea.
Empresas que utilizam softwares de ponto eletrônico alternativos conseguem ter relatórios automáticos e atualizados em tempo real. Com alguns cliques, é possível obter relatórios de escalas, horas extras, férias ou absenteísmo, por exemplo.
Investir em softwares especializados poupa o tempo do setor de Recursos Humanos e possibilita que os colaboradores possam focar em assuntos mais estratégicos, como interpretar os dados dos relatórios e tomar decisões a partir deles.
Existem diversas opções no mercado, portanto, é preciso estudar o histórico da sua empresa de interesse e saber se o software possui as funcionalidades que o seu negócio necessita.
A seguir, veja uma opção de software que gera mais de 30 tipos de relatórios de Recursos Humanos de forma automática.
Conheça a Pontotel: plataforma que gera mais de 30 tipos de relatórios de RH automaticamente
No decorrer do artigo, comentou-se que existem softwares especializados para a criação de relatórios de RH de forma automática.
Seria bem mais prático se sua empresa deixasse de gastar tempo com processos manuais e burocráticos, não é mesmo?
Para isso, vale saber mais sobre a plataforma da PontoTel, um sistema de registro de ponto online que permite a geração de mais de 30 tipos de relatórios de RH de forma automática. Com ela, seus colaboradores fazem o registro do ponto em uma mídia com acesso a internet, e as informações são atualizadas em tempo real.
Assim, basta alguns cliques para que o setor de Recursos Humanos consiga ter acesso aos mais diversos relatórios disponíveis, como os de escalas, horas extras, férias, ausências ou absenteísmo.
Além de apresentar os relatórios de forma prática e eficiente, a plataforma de ponto online da Pontotel vai modernizar a forma como sua empresa faz o registro da jornada de trabalho dos colaboradores.
É possível observar informações importantes sobre seu negócio em tempo real e de forma organizada, como a ausência de colaboradores ou o horário de entrada e saída de cada um deles. Quer saber mais? Preencha o formulário abaixo e tenha acesso a uma demonstração gratuita!
Conclusão
Ficou evidente, portanto, que o relatório de RH é uma ferramenta essencial para a organização do setor de Recursos Humanos e para ajudar o seu negócio a tomar as melhores decisões no intuito de preservar a saúde da empresa.
Contudo, como foi apresentado, é recomendável utilizar softwares especializados para a geração desses relatórios, uma vez que eles facilitam a rotina da gestão da empresa, e fazer isso de forma manual pode atrapalhar mais do que ajudar.
Investir em um bom software para geração de relatórios e conscientizar o corpo da empresa sobre a importância de fazê-los e mantê-los atualizados é um ponto crucial para que seu negócio tome decisões acertadas que vão impactar positivamente nos resultados.
Se você gostou desse texto e quer se manter atualizado sobre as novidades do mundo corporativo, compartilhe esse artigo com seus colegas de trabalho e continue acompanhando o blog Pontotel para não perder nada.
