Os colaboradores são o maior ativo de uma empresa, afinal, todo o resultado organizacional depende de um bom rendimento individual e coletivo dos funcionários. Até por isso é essencial se utilizar do relatório de desempenho para medir a performance das pessoas.
O relatório de desempenho tem um papel importante neste sentido, pois, serve de ferramenta estratégica para basear as tomadas de decisão, identificando possíveis erros e sinalizando quais passos a empresa deve tomar para obter bons resultados na sua rotina.
A partir dessa avaliação a empresa consegue fornecer feedbacks mais corretos aos colaboradores individualmente e, também, as equipes de uma forma geral, além de ser mais assertiva ao desenvolver ações de treinamento e de capacitação dos colaboradores.
Uma pesquisa da Visier revelou que empresas que se utilizam de people analytics (análise de pessoas), aumentam em até 56% seus lucros.
Mas como fazer um relatório de desempenho profissional?
Neste artigo você vai saber:
- O que é um relatório de desempenho?
- Formas de avaliação de desempenho
- O que é apresentado neste relatório?
- Qual a importância dos relatórios de desempenho?
- Como o RH pode utilizar relatórios de desempenho a seu favor?
- Como fazer um relatório de desempenho?
- Quais ferramentas usar para fazer um relatório de desempenho
O que é um relatório de desempenho?
O relatório de desempenho é uma ferramenta estratégica para mensurar resultados da empresa. Ele mede a produtividade de colaboradores individualmente, de setores ou de unidades de uma forma geral.
Seu principal objetivo é coletar informações e dados a respeito dos processos gerais da empresa, visando monitorar, como o próprio nome diz, o desempenho de todos que fazem parte do dia a dia da empresa.
Com esses dados em mãos, os gestores têm uma visão macro do negócio, sabendo exatamente o que funciona e o que não funciona na empresa. Podendo assim, tomar decisões rápidas e assertivas para o aprimoramento de processos e evolução da companhia.
Formas de avaliação de desempenho
O relatório de desempenho tem um papel importante para avaliar os colaboradores não só individualmente, mas também mensurar as ações de setores ou unidades. Isso porque, esse tipo de avaliação possui um universo amplo que pode atingir grupos amplos e distintos.
Até por isso, é possível dizer que a avaliação de desempenho pode ser realizada de três formas:
Individual
Na avaliação individual, a empresa terá um relatório de desempenho focado em um determinado colaborador. Isso quer dizer que medirá os pontos fortes e fracos, avaliando a performance e desempenho diante das atividades exercidas.
Entre os principais itens a serem avaliados neste relatório de avaliação de desempenho individual estão: comportamentos, conhecimento técnico do trabalho, facilidades para trabalhar em equipe, proatividade, comprometimento com o trabalho e outros.
Com o resultado desse relatório de desempenho a empresa consegue direcionar melhor seu colaborador para executar suas tarefas corretamente, corrigindo possíveis erros e potencializando suas qualidades.
Setor
Se os relatórios de desempenho individuais buscam potencializar o que cada funcionário tem de melhor, no caso da avaliação por setor a ideia é medir a eficiência do trabalho em equipe e qual o impacto de cada setor nos resultados.
É por meio desses dados que a empresa conseguirá avaliar qual o papel de determinado setor no processo como um todo e se essa área está impactando os processos da empresa de forma positiva ou negativa.
Esse tipo de visão é importante para tomadas de decisão no sentido de novas contratações, como caso o setor esteja sobrecarregado, possíveis demissões, caso algum colaborador não esteja contribuindo com o setor, ou realocação de pessoal.
Unidade
O relatório de desempenho é importante também para avaliar os padrões de cada unidade.
Considerando que a empresa possui unidades em regiões distintas, é essencial avaliar se todas estão seguindo os mesmos procedimentos para oferecer o mesmo serviço de qualidade.
Esse tipo de análise fica mais fácil quando por trás de tudo existe uma avaliação de desempenho que aponta acertos, erros e necessidades da organização no seu dia a dia. Assim, a empresa pode atuar para que todas as suas unidades atuem no mesmo patamar.
O que é apresentado neste relatório?
O relatório de desempenho pode trazer aos gestores informações importantes sobre a rotina da empresa que muitas vezes não são mensuráveis sem esse tipo de avaliação.
Podemos citar de uma forma geral, dois pontos que serão apresentados nesse relatório: KPIs e os resultados. Abaixo você confere mais detalhes sobre eles.
Kpis definidos pela empresa
KPIs (Key Performance Indicador) são indicadores de desempenho utilizados pelas empresas para mensurar o cumprimento de determinados objetivos.
Através deles, a organização consegue analisar dados e traçar metas a serem executadas em prazos diversos.
Os KPIs são parte integrante do relatório de avaliação. Afinal, a empresa pode usar diferentes tipos de indicadores de performance para avaliar suas ações e iniciativas, conforme suas necessidades de mensuração.
Até por isso, num relatório de desempenho podem ser apresentados diversos dados de indicadores-chaves distintos, que devem ser escolhidos previamente pela empresa.
Entre os KPIs mais utilizados e, que podem fazer parte do relatório de desempenho, estão os indicadores de performances como:
- Indicador de capacidade: mede a capacidade de produção da empresa, setor ou colaborador relacionada ao tempo de execução da tarefa.
- Indicador de produtividade: avalia o uso de recursos utilizados na execução de uma tarefa e interliga a eficiência do processo em cada situação, medindo o desempenho dos colaboradores.
- Indicador estratégico: o indicador estratégico serve para comparar cenários, trazendo dados sobre o momento atual em comparação ao que a empresa busca. Ele é importante para corrigir possíveis erros e estratégias nos processos.
- Indicador de qualidade: já o indicador de qualidade mede e contribui para que a empresa saiba exatamente se existem caminhos que não estão sendo seguidos durante um processo produtivo, identificando possíveis desvios no nível de qualidade proposto.
Resultado da avaliação
Outro ponto que será possível identificar no relatório de desempenho, obviamente, são os resultados da avaliação, conforme os indicadores-chaves que foram previamente definidos pela empresa.
A partir daí é que a empresa poderá tomar decisões que irão impactar o negócio. Já que nesse resultado ela terá informações precisas sobre o andamento dos processos e da performance de seus colaboradores e setores de uma forma geral.
Num resultado de relatório de desempenho, muitas vezes a empresa pode visualizar dados relacionados ao: absenteísmo, clima organizacional, rotatividade, ROI sobre contratações e outros pontos.
Qual a importância dos relatórios de desempenho?
Os relatórios de desempenho servem de referência para que os gestores tomem decisões de forma estratégica, minimizando as chances de erros. Isso porque ele reúne uma série de informações concretas que vão contra a possíveis decisões por mero achismo.
É possível destacar que o relatório de desempenho é importante pois:
- Minimiza as chances de erros nas tomadas de decisão;
- Contribui para potencializar os pontos fortes dos colaboradores;
- Permite que as decisões se tornem mais estratégicas;
- Aumenta a produtividade e qualidade do trabalho;
- Oferece uma visão macro de todos os processos internos;
- Facilita a redução de custos.
Como o RH pode utilizar relatórios de desempenho a seu favor?
O RH também pode ser impactado positivamente em empresas que se utilizam do relatório de desempenho nas suas rotinas.
Dado que, a partir das informações colhidas nessas avaliações, esse setor pode fazer escolhas importantes, embasado numa visão real da empresa. Mas concretamente, de que forma o RH pode utilizar o relatório de desempenho?
Esse tipo de avaliação pode contribuir para com que o setor:
- Tenha uma visão clara da realidade da empresa;
- Facilite o processo de recrutamento, podendo visualizar exatamente quais setores precisam ser reforçados;
- Diminua as chances de erros em ações de contratação e demissão;
- Meça índices de absenteísmo, rotatividade, clima organizacional, acidentes e outros;
- Organize treinamentos assertivos, conforme as necessidades apontadas pelo relatório de desempenho;
- Detecte antecipadamente possíveis problemas financeiros.
Como fazer um relatório de desempenho?
Depois de entender as principais diretrizes e informações que compõem o relatório de desempenho, chegou a hora de saber como elaborar essa avaliação. Já que, é a partir dessa montagem que a empresa conseguirá obter os dados de forma correta.
Confira a seguir um passo a passo de como fazer o relatório de desempenho.
Defina o que será avaliado
Anteriormente foi citado a importância de se definir quais informações a empresa deseja obter com esse relatório de desempenho, esse, aliás, é o primeiro passo para montar essa avaliação, definindo o que será avaliado no processo.
Nesse momento, escolher uma série de indicadores-chaves é fundamental. Desde fatores de avaliação relacionados à produtividade, trabalho em equipe, qualidade do trabalho, cumprimentos das normas internas da empresa, entre outros.
Essa definição é importante para que a empresa consiga analisar os dados e alinhar esses resultados do relatório de desempenho ao seus objetivos posteriormente.
Defina o tipo de avaliação a ser aplicado
É importante nesse processo, definir também qual será o tipo de avaliação que será aplicado. Isso pode variar de empresa para empresa, uma vez que tudo vai depender dos objetivos da companhia em ter esses dados em mãos.
Dentre os tipos de avaliação de desempenho mais utilizados no mercado estão:
- Autoavaliação: o próprio colaborador sinaliza o que considera seus pontos fracos e fortes.
- Avaliação 90º: o colaborador é avaliado individualmente por seu gestor, com padronização do processo.
- Avaliação 180º: essa avaliação engloba um conjunto da autoavaliação com a avaliação do gestor, considerando as duas análises.
- Avaliação 360º: a avaliação é feita por diferentes perspectivas – próprio colaborador, gestores e companheiros de trabalho.
- Avaliação por competência: o gestor realiza uma avaliação do cargo e das necessidades para a execução das tarefas – técnica e comportamental – e define quais são os objetivos e metas em cada cargo.
Colete os resultados
A coleta de resultados é uma das partes mais importantes do processo de aproveitamento das informações obtidas. Visto que de nada adianta planejar e organizar o relatório de desempenho corretamente se o gestor não souber o que fazer com os dados.
Portanto, a construção de resultados, baseado nessa coleta e na interpretação dos dados, precisa ser de fácil leitura para todos os setores envolvidos. Assim, todos do RH a diretoria, podem contribuir com opiniões e pontos de vista distintos.
É importante que a partir dessa coleta de resultados já se trace metas e objetivos que sirvam de feedbacks individuais ou setorizados e que irão contribuir de alguma forma para que a empresa corrija erros, reordene rotas e alcance bons resultados.
Estruture o relatório de acordo com as necessidades da sua empresa
A estrutura do relatório avaliação de desempenho é a principal base para atender as necessidades da empresa e o que ela busca alcançar com os resultados do mesmo.
Dessa forma, para fazer uma análise assertiva, estabeleça quem será avaliado – setores, colaboradores ou unidades -, por qual período, de que forma esse relatório será aplicado, qual o prazo para se obter os resultados e outros.
Além disso, como dito anteriormente, é importante definir o porquê esse relatório é importante, qual o objetivo dele, quais dados a empresa quer obter e quais as principais necessidades da empresa a partir daquela aplicação.
O resultado obtido, baseado nessa organização, é que permitirá à empresa o acesso a dados assertivos e concretos dos processos e atuações da companhia.
Quais ferramentas usar para fazer um relatório de desempenho
A construção de um relatório de avaliação de desempenho de funcionários pode estar aliada a uma organização mais tecnológica, com o uso de softwares de análise, ou via planilhas.
Ambos podem oferecer os dados que a empresa busca nesse processo. Confira mais detalhes sobre essas duas opções:
Softwares de avaliação de desempenho
Os softwares de desempenho proporcionam às empresas maior agilidade não só no processo de aplicação da avaliação, mas também na organização e mensuração dos dados que serão obtidos.
Isso porque, grande parte das informações poderão ser acessadas em tempo real pelos gestores e pelo próprio RH, facilitando as tomadas de decisão e agilizando possíveis feedbacks que contornem erros e potencializem a produtividade das equipes.
Sem contar que com o softwares de desempenho a empresa tem uma segurança maior em relação à veracidade das informações, já que todo o processamento de dados é automático, evitando possíveis erros humanos.
Ou seja, optando por esse modelo a empresa terá uma agilidade maior na apuração dos dados, se aproximará mais da realidade das informações, terá mais segurança no processamento e armazenamento de dados e maior flexibilidade nos feedbacks.
Planilhas
As planilhas são comumente utilizadas para quem busca economia, já que grande parte delas são gratuitas, além de oferecer um resultado rápido e pontual do relatório de desempenho.
Ela é recomendada principalmente para empresas que possuem um número menor de colaboradores. Uma vez que, a empresa precisará inserir dados manualmente dos profissionais e das equipes.
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Conclusão
O relatório de desempenho é uma ferramenta importante no apoio a tomadas de decisão tornando-as mais assertivas e estratégicas. Com dados individuais e coletivos de performance em mãos a empresa tem como saber o que está ou não dando certo.
Essa referência de informações concretas é importante não só para que a empresa possa conduzir seus colaboradores por caminhos que levem a resultados satisfatórios, mas também para que a empresa se desenvolva perante seus concorrentes.
Dado que, baseado num relatório de desempenho, se evitam decisões que sejam por achismos ou intuições, tudo é baseado em dados concretos e seguros. É importante também, como citado ao longo deste texto, que os dados sejam utilizados corretamente.
Isso quer dizer que não é suficiente aplicar o relatório de desempenho, é necessário planejar sua execução, mediante a uma interligação com os objetivos da empresa, e usar os resultados para propor ações e feedbacks a todos da empresa.
Assim, a empresa terá decisões mais sólidas e objetivas, impactando diretamente no seu sucesso. Gostou do nosso artigo? Então, compartilhe ele nas suas redes sociais e acesse o blog Pontotel para mais conteúdos.
