Por que uma empresa se preocuparia em modernizar o controle de ponto?

Se fizéssemos essa pergunta para quem realiza a gestão de ponto de uma empresa, com certeza receberiamos inúmeros motivos como resposta. 

Isso porque a marcação de ponto dos colaboradores é apenas uma das etapas de todo um processo que envolve o controle de jornada. 

Poderíamos resumir ele em quatro fases: registrar, captar, tratar e tirar os apontamentos. 

Quem dera se no dia a dia fosse fácil resumi-lo assim. Afinal, entre o registro e os apontamentos existem outras etapas que podem ser ainda mais complicadas se a empresa utilizar um sistema falho e pouco moderno. 

O que acaba resultando em perda de tempo, problemas operacionais, estresse de equipe e muito retrabalho.

Esse é o caso da sua empresa? Bom, você está no lugar certo. 

Neste conteúdo, vamos te mostrar como modernizar o controle de ponto da sua empresa, com passos práticos e eficientes.

Veja os principais tópicos que abordaremos aqui:  

• RH 4.0: Modernização de processos e sistemas 
• Modernização no controle de ponto – Por que é uma boa ideia? 
• Vantagens de modernizar o controle de ponto
• O que diz a lei sobre o ponto alternativo?
• Por onde começar a modernização do controle de ponto?
• Dúvidas RH: Modernização controle de ponto 

Boa leitura!

RH 4.0: Modernização de processos e sistemas

Antes de falarmos sobre como modernizar o controle de ponto, precisamos contextualizar o momento em que o RH está vivendo atualmente, pois uma coisa está diretamente ligada à outra. 

O departamento de recursos humanos é um dos setores empresariais que mais evoluíram ao longo dos anos, no início ele era visto apenas como um setor burocrático que cuidava da relação de trabalho entre empresa e empregado. 

Em sua primeira evolução, o RH passou a dedicar mais tempo aos processos de recrutamento e seleção e retenção de talentos. Com isso, o olhar começou a se voltar para os colaboradores e em como a empresa era vista por eles. 

Nessa época, surge uma maior preocupação com o capital humano, cultura organizacional e motivação dos funcionários. 

A fase seguinte, chamada de RH 3.0, é marcada pela inserção da tecnologia aos processos do RH, e pela descentralização do RH. Isso quer dizer aproximação com as demais áreas e divisão de tarefas, que antes eram somente atreladas aos setores de RH e departamento pessoal.

A última e atual fase fideliza de vez o uso da tecnologia nos processos da área, tornando tudo mais ágil e eficiente. E é nesta fase que o RH se torna mais estratégico e menos operacional. 

Bom, e qual é a relação dessa fase com a modernização do controle de ponto?

A modernização do controle de ponto está diretamente ligada à fase do RH 4.0. Com a evolução da tecnologia, os novos sistemas de ponto eletrônico conseguem levar as empresas muito mais do que a captação da jornada dos colaboradores. 

Com um sistema inteligente, agora é possível realizar todo o processo da gestão de ponto de forma online e colher bons indicadores que auxiliam na gestão de pessoas da empresa.

Modernização no controle de ponto – Por que é uma boa ideia?

A modernização do controle de ponto é uma forma de transformar uma tarefa operacional e trabalhosa em algo mais eficiente e que oferece bons resultados para a empresa.

Em um sistema convencional o fechamento da folha de ponto pode demorar de uma a duas semanas para ser concluído, já em um sistema de ponto moderno esse tempo pode ser reduzido pela metade. 

Isso acontece porque, em um sistema alternativo, que representa a mais nova tecnologia no controle de ponto, o registro e o tratamento das informações são feitos na mesma  plataforma.

Mas, não é somente isso o que o torna mais eficiente do que os modelos anteriores. Além de centralizar a gestão de ponto, o sistema também oferece cálculos de horas automáticos, possibilidade de banco de horas e funcionamento em nuvem, podendo ser acessado de qualquer lugar. 

Dessa forma, a sua empresa não precisará mais ter diversos relógios de ponto pela empresa ou deixar de realizar o controle de jornada dos funcionários longe do escritório. Nesse modelo de sistema, o ponto pode ser marcado por um aplicativo de ponto eletrônico, e as informações podem ser vistas em tempo real.

E não para por aí, o sistema ainda tem diversas outras funcionalidades e vantagens que veremos a seguir. 

Vantagens de modernizar o controle de ponto

A modernização de um processo na rotina de uma empresa, por si só, já agrega para mais eficiência e otimização de tempo para a organização. Com o controle de ponto não é diferente, modernizá-lo trará diversas vantagens para a rotina da empresa. 

Confira as principais vantagens a seguir. 

Controle de ponto online

Com a evolução da tecnologia, hoje em dia diversos processos podem ser feitos online. Dez anos atrás nunca imaginaríamos que seria tão simples pedir uma corrida de carro ou uma refeição, atualmente podemos fazer isso em poucos cliques.

Quando trazemos essa realidade para o controle de jornada, quem está acostumado com o relógio de ponto, jamais imaginou que seria possível realizar a marcação de ponto por um aparelho de celular. 

Mas essa já é uma realidade, a evolução dos sistemas de controle de frequência tornou o registro de ponto totalmente móvel. 

Com o ponto online ― a mais recente tecnologia de controle de ponto  ―  a sua empresa pode realizar a marcação de horas por meio de um aplicativo, que pode ser instalado em tablets e smartphones, e até mesmo ser acessado por meio de um computador. 

Múltiplas opções de marcação de ponto, tornam o registro de jornada mais ágil e trazem mobilidade para sua empresa.

Menos problemas com manutenção

Em algum momento a sua empresa já passou pela situação de ter um relógio de ponto quebrado? Com certeza deve ter sido um caos e muito estressante para o RH.

Já que, de alguma forma, o controle de jornada teria que acontecer. E, geralmente, nesses casos, o plano B é realizar a marcação de ponto manual até que tudo seja solucionado. 

O problema contudo, é que o tratamento de ponto que geralmente não é fácil quando se utiliza um REP, seria ainda mais complicado com o ponto manual. 

Com a modernização do controle de ponto, os problemas com manutenção se tornam nulos, isso porque, o ponto online funciona totalmente em nuvem. Sendo assim, não existe  a possibilidade do ponto quebrar e precisar ir para manutenção. 

Além disso, ele pode funcionar em qualquer aparelho, tirando a necessidade da empresa arcar com um aparelho específico ou compra de insumos. 

Maior independência do RH

O tópico anterior diz muito sobre a independência do RH.  É bastante comum que a área dependa do setor de TI para algumas tarefas, seja para ajudar com planilhas mais complexas ou para fazer manutenções no sistema ou relógio de ponto. 

E com a modernização do controle de ponto, isso para de ser um problema, já que os novos sistemas são de fácil manuseio, podendo o RH operá-lo sem a necessidade de conhecimentos específicos ou complexidades. 

E assim, a modernização do controle de ponto vai representar para a área mais independência.

Redução de custos

A sua empresa já parou para fazer as contas de quanto custa a sua gestão de ponto mensalmente? E aqui não estamos falando apenas da compra do relógio de ponto que já representa altos custos para a organização.

Estamos falando de tempo gasto em processos ineficientes, horas que os funcionários do RH/ DP precisam fazer a mais para realizar todos os cálculos e fechar a folha de ponto mensal.

Do software utilizado para tratamento do ponto e horas extras que foram mal captadas ou erros operacionais que podem acontecer quando o sistema de ponto é ineficiente. 

Com a ajuda da tecnologia, esses custos podem ser reduzidos drasticamente. Primeiro pelo fato de ser um único sistema para registro e tratamento de ponto e, segundo, por ser mais eficiente, reduzindo assim o tempo de gestão e erros operacionais. 

Diversos clientes tiveram redução de custos ao adotar o PontoTel na rotina de sua empresa. Esse foi o caso da empresa de segurança e terceirização de serviços Intersept,  você pode conferir o depoimento deles no nosso case de sucesso exclusivo. Baixe gratuitamente!

Gestão estratégica e em tempo real

Sabemos que os indicadores de RH são muito importantes para uma gestão de pessoas estratégica, o problema é que nem sempre coletá-los é uma tarefa fácil. Tudo isso faz com que o RH não tenha uma resposta imediata quando perguntado sobre níveis de absenteísmo, ou horas extras. 

Com um controle de ponto moderno a coisa muda de figura, em poucos cliques é possível ter dados sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, em relatórios ou dashboards inteligentes. 

Sem contar que é possível fazer toda a gestão da sua empresa em tempo real, sem precisar esperar o fim do mês. 

Você pode acompanhar a jornada dos funcionários por meio de um aplicativo, adicionar dispensas, alterar jornadas, corrigir marcações e muitas outras facilidades que a sua empresa só encontra em um sistema de ponto online. 

Maior controle de banco de horas 

Controlar o banco de horas em uma planilha pode ser até funcional em um primeiro momento, mas, com o passar do tempo, essa tarefa se torna complicada, uma vez que o processo não acontece de forma automática e o RH precisa passar os dados, podendo lidar com erros operacionais a qualquer momento.

Sem contar com a perda da validade do banco, a rotina do seu rh tem que ser muito organizada para que não se percam os prazos de vencimento de banco. 

Com um sistema de ponto moderno, como o da PontoTel, controlar o banco de horas se torna muito mais fácil. Afinal, os cálculos são feitos de forma automática de acordo com as regras de cálculo que a sua empresa configura. E você é sempre avisado quando chegar o final da validade do banco. 

Possibilidade de controlar a jornada em home office 

Muitas empresas abrem mão de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores em home office, por pensarem que é difícil ou que dará muito trabalho. 

Contudo, se a sua empresa utilizar um controle de ponto moderno, não precisa deixar de realizar esse controle. Pois, como dissemos acima, o registro de ponto se torna móvel, dando possibilidade de controlar a jornada mesmo com os colaboradores longe do escritório.

Economia de tempo no tratamento e fechamento de ponto

Esse último tópico resume tudo que falamos acima, mas é importante ressaltar que com um software de ponto moderno, a sua empresa vai reduzir em mais da metade o tempo gasto com o tratamento e fechamento da folha de ponto. 

Como as três fases da gestão de ponto são feitas em um único sistema, a equipe de RH não precisa perder tempo fazendo a coleta dos pontos gravados no relógio ou folha de ponto, essa etapa já é feita automaticamente. 

Assim que o colaborador registra seu horário, a informação já aparece em sua folha de ponto de forma automática, sem que seja necessário algum comando para isso. 

Os cálculos de horas extras ou faltantes também são feitos automaticamente de acordo com a jornada pré-cadastrada no sistema. Assim, não é necessário que o RH não exporte os dados da marcação de ponto para calcular a jornada, otimizando bastante o tempo da equipe. 

Uma das preocupações que diversas empresas possuem quando o assunto é modernização do controle de ponto, é se a utilização do ponto alternativo é permitida pela lei. Veja a seguir. 

O que diz a lei sobre o ponto alternativo?

Na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), nada se diz especificamente sobre o ponto alternativo. 

Entretanto, de acordo com o parágrafo 2° do artigo 74, o controle de jornada pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. Devendo a empresa observar as instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho. 

Como o ponto alternativo é um modelo de controle de ponto eletrônico, seu uso é permitido pela legislação. 

Todavia, temos que ressaltar que esse artigo foi reescrito pela Lei da Liberdade Econômica, e como o antigo Ministério do Trabalho foi extinto, agora é o Ministério da Economia que dá as previsões em relação ao trabalho. 

Como ainda não foi expedida uma nova portaria em relação ao controle de ponto, as antigas portarias 373 e 1510 continuam valendo, e são elas que sua empresa deve observar ao adotar um novo sistema de ponto. 

Portarias MTE

Em novembro de 2021 as portarias 1510 e 373 foram extintas pela nova portaria 671, que trouxe mais abrangência e atualização para as questões do registro de ponto no Brasil. 

A necessidade de abranger maiores questões e oficializar outros modelos de REP, como o registro de ponto alternativo e por programas, veio da transformação digital e da evolução das relações de trabalho. 

Com a portaria 671 os modelos REP-C, REP-A e REP-P passaram a ser oficializados, o comprovante de registro de ponto passou a ser exigido, bem como o detalhamento do espelho de ponto. A extinção de arquivos ADFT e ACJEF e criação de um novo padrão também foram alterações importantes da nova portaria. 

Por onde começar a modernização do controle de ponto?

Com certeza você deve ter chego a esse texto porque deseja iniciar o processo de modernização do controle de ponto da sua empresa. 

Esse já é um ótimo primeiro passo, pois a pesquisa sobre esse processo vai te deixar mais preparado para escolher o melhor sistema. 

Contudo, para começar a modernização do controle de ponto você não precisará de muitas etapas, somente de duas essenciais que irão desencadear todas as outras, confira a seguir. 

Troca de sistema tradicional para o ponto alternativo

Ao longo desse texto, você percebeu que o ponto alternativo, conhecido também como controle de ponto online, é a melhor opção quando se fala de modernização do controle de ponto. 

Hoje em dia até existem ótimos modelos de relógios de ponto, mas nenhum deles se compara à agilidade e eficiência do ponto online. 

E já que estamos falando sobre modernização, poder bater ponto pelo celular representa o máximo da evolução e tecnologia, não é mesmo? Então, o primeiro passo é buscar a troca do sistema tradicional para o alternativo. 

Escolha um sistema que ajude que atenda as necessidades da sua empresa

Escolher o novo sistema da sua empresa é o segundo passo para a modernização do controle de ponto. 

O novo sistema precisa estar à altura de suas necessidades e, mais do que isso, precisa ser moderno e tecnológico. Isso porque, quando a sua empresa trocar de sistema os problemas precisam ficar no passado, o novo software deve ser seu aliado na gestão de ponto, e não mais um problema.  

Algumas características que podem pesar na sua escolha, e que você deve observar ao iniciar sua pesquisa pelo sistema são:

• Múltiplas formas de marcação de ponto;
• Segurança do registro; 
• Usabilidade da plataforma;
• Controle eficiente de horas extras e banco de horas;
• Cálculo de horas completo;
• Fácil implantação;
• Carteira de clientes.

Essas são características básicas que você deve buscar no seu novo sistema de ponto, e com certeza ajudarão você a peneirar apenas os melhores. 

Agora, se você quer conhecer um pouco mais sobre um sistema de ponto completo, marque  uma demonstração com um consultor PontoTel. 

Apresente suas dúvidas e necessidades em relação ao controle de jornada, e com certeza nossos especialistas irão mostrar a melhor solução exclusivamente para sua empresa!

A modernização do controle de ponto pode parecer complexa à primeira vista, mas se você tiver o sistema certo ao seu lado, essa missão se torna muito mais fácil. 

Dúvidas RH: Modernização controle de ponto

Esse artigo está bem completo, mas sabemos que sempre sobram algumas dúvidas, separamos as principais sobre modernização do controle de ponto, acompanhe!

Vale a pena adotar um controle de ponto grátis?

Ao pesquisar sobre ponto online, você com certeza deve ter se deparado com diversos anúncios de controle de ponto gratuitos, e deve ter pensado “se tem sistemas gratuitos por que pagar um?”.

Contudo, precisamos alertar que essa não é uma boa escolha. Quando você contrata um software, ele irá entregar para sua empresa toda uma solução completa que inclui: treinamento da plataforma, ajuda com problemas, segurança no controle de ponto e adequação a legislação trabalhista. 

É muito mais seguro e vantajoso para sua empresa contratar um sistema que seja eficiente e esteja em conformidade com a legislação, e melhor que possa te ajudar em qualquer demanda que surgir.  

O ponto alternativo é fácil de operar?

Quando se fala em softwares de ponto, muita gente costuma se assustar por pensar que é algo complexo e difícil de operar. Bom, por muito tempo eles foram assim, sendo até mesmo necessário conhecimentos específicos para operar um sistema. 

Contudo, os sistemas alternativos são muito mais fáceis de manusear do que sistemas antigos pouco intuitivos. 

Uma outra grande diferença é que nesses sistemas, o aprendizado é fácil, pois se trata de uma plataforma amigável e moderna.

 Dessa forma, sua empresa não precisa contratar um funcionário que tenha formação específica naquele sistema, é possível ensinar sua operação para toda a equipe. 

Inclusive, a tarefa de gestão de folha de ponto pode até mesmo ser dividida entre gestores de área e RH, facilitando a rotina de ambos. 

Tem integração com a folha de pagamento?

Não são todos os sistemas alternativos que possuem integrações com sistemas de folha de pagamento. Todavia, o PontoTel está na lista dos que possuem, e faz integração com os principais sistemas de folha de pagamento. 

Assim, após o fechamento da folha de ponto todas as informações e apontamentos podem ser diretamente enviadas para a folha de pagamento. 

O ponto online só funciona com internet?

Não. O sistema da PontoTel, por exemplo, pode funcionar sem internet. Necessitando apenas de conexão para sincronizar os pontos registrados, dessa forma, o sistema consegue armazenar os pontos para subir para a plataforma quando tiver conexão. 

O ponto online é seguro?

Sim! Um sistema sério de controle de jornada precisa passar por diversas auditorias para comprovar sua eficiência e segurança de dados.

Além disso, o próprio sistema precisa ter medidas anti-fraudes. O Pontotel, além de ser auditado possui mais de 6 medidas de segurança para garantir a veracidade do ponto, são elas:

• Reconhecimento facial;
• Reconhecimento de voz;
• Foto;
• Geolocalização;
• Senha.

Qual o controle de ponto mais moderno do mercado?

É o PontoTel. O software de controle de ponto mais moderno e completo do mercado. O sistema se aprimora a cada dia para suprir as novas necessidade das rotinas de trabalho e acompanhar as novidades da tecnologia. 

Nosso sistema é dividido em três partes, registro, tratamento e gestão de pessoas, além de otimizar o tempo do RH, fazendo um controle de jornada com qualidade, o sistema ainda entrega indicadores para sua gestão de pessoas ser cada vez mais estratégica. 

Assista a uma demonstração exclusiva e gratuita e entenda porque grandes empresas confiam na nossa solução!

Conclusão

Aqui, falamos tudo sobre a modernização do controle de ponto e agora com certeza sua empresa estará preparada para revolucionar o controle de jornada e deixar para trás todas as preocupações geradas por sistemas ineficientes. 

Com um sistema de ponto alternativo a rotina do setor de RH será otimizada, e se tornará muito mais estratégica. 

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