Com a transição para o trabalho remoto, as empresas têm buscado formas de garantir a produtividade de seus profissionais à distância, como no timesheet no home office. Esse tipo de software está auxiliando os gerentes de RH a fazer a gestão do tempo dos funcionários, garantindo para as empresas diversos benefícios. 

Os ganhos com a tecnologia podem variar desde uma maior transparência quanto às horas trabalhadas até um melhor acompanhamento das tarefas executadas, garantindo uma gestão com muito mais dados a serem acompanhados. 

Já a ausência de um sistema para registrar as horas trabalhadas pode resultar em dificuldades para acompanhar o desempenho das equipes e para garantir o cumprimento das jornadas de trabalho. Nesse caso, as empresas enfrentam a falta de visibilidade sobre as atividades remotas e dificuldades para identificar gargalos na gestão do tempo. 

Este artigo explica justamente como o timesheet no home office pode auxiliar as empresas e como escolher o melhor software do mercado. Confira, abaixo, um breve resumo do texto:

• O que é timesheet?
• Home office: as dificuldades de acompanhar os funcionários
• O que é o timesheet no home office?
• Qual a importância do timesheet no home office?
• Vantagens do timesheet no home office
• Qual o timesheet ideal para seu home office?

Continue e conheça as vantagens do timesheet no home office!

O que é timesheet?

O timesheet é um sistema para acompanhar o tempo que os colaboradores de uma empresa gastam em cada tarefa durante o trabalho. Ele ajuda a registrar as horas que cada um dedica aos projetos e facilita a gestão da equipe. A palavra “timesheet”, em sua tradução literal para o português, significa “planilha de horários”.

Em softwares avançados de timesheet, os gerentes e líderes de departamento podem visualizar em tempo real quanto tempo um membro da equipe está gastando em cada tarefa, além de identificar pausas e fazer ajustes se necessário na divisão de tarefas. 

Em ferramentas manuais, o colaborador geralmente é o responsável por preencher o timesheet, fornecendo dados como: data da tarefa, responsável, título da tarefa, horário inicial e horário final. Em ferramentas automatizadas, muitos desses dados são preenchidos previamente pelos gestores, e cabe aos colaboradores apenas marcar o momento de início e final de cada tarefa realizada.

Os softwares de timesheet podem rastrear as horas de trabalho online ou serem instalados nos dispositivos usados em um ambiente corporativo presencial. Em todos os casos, a ferramenta centraliza os dados gerados por cada colaborador em relatórios, pastas ou dashboards que podem ser acessados pelo time de gestão das equipes.

Home office: as dificuldades de acompanhar os funcionários

Embora o home office melhore a relação de uma equipe com seu próprio trabalho, podem surgir alguns desafios quando todos ou parte dos colaboradores estão realizando suas atividades laborais de casa. Para os gestores de equipes, as principais dificuldades estão relacionadas ao registro e monitoramento do trabalho, como:

• Falta de visibilidade sobre o nível de sobrecarga dos trabalhadores;
• Maior propensão à hora extra de trabalho;
• Comunicação limitada por meio de ferramentas digitais, o que pode ser menos eficiente do que as interações presenciais;
• Dificuldade em medir e avaliar objetivamente o trabalho realizado.

O trabalho home office é um modelo em que os colaboradores realizam suas atividades em casa, em vez de se deslocarem até o escritório. Essa forma de trabalho já existia antes, mas ganhou mais relevância durante a pandemia da covid-19 a partir de 2020, quando muitas empresas adotaram essa prática para garantir a segurança dos colaboradores.

Sem a presença física no escritório, o controle de ponto no home office é feito no âmbito digital. Isso significa que os gestores e o RH precisam confiar em sistemas eletrônicos para monitorar as horas trabalhadas e acompanhar a rotina dos profissionais.

O que é o timesheet no home office?

No home office, o timesheet pode ser implementado de diferentes maneiras, dependendo das preferências e das ferramentas utilizadas pela empresa. Uma forma comum é o uso de uma planilha eletrônica compartilhada ou um documento online, em que cada colaborador preenche as horas trabalhadas em cada dia ou semana. 

Essa planilha geralmente contém colunas para a data, a descrição das atividades realizadas e o tempo gasto em cada uma delas. Os colaboradores podem preencher as informações manualmente, inserindo as horas de início e término das tarefas realizadas.

Outra opção é o uso de softwares de rastreamento de tempo ou de gestão de projetos que oferecem recursos para o registro de horas. Essas ferramentas fornecem uma interface intuitiva na qual os colaboradores podem iniciar e parar o cronômetro para cada atividade, especificando o projeto ou a tarefa em que estão trabalhando. 

Independentemente do método escolhido, é importante que os colaboradores sejam disciplinados e façam registros precisos das horas trabalhadas no timesheet. Eles devem registrar não apenas as horas de trabalho efetivo, mas também outras atividades relacionadas, como reuniões, treinamentos ou intervalos.

Qual a importância do timesheet no home office?

Sem um sistema adequado para registrar as horas trabalhadas, pode ser difícil acompanhar e garantir que os colaboradores que atuam no home office estejam cumprindo suas jornadas de trabalho corretamente. 

Estabelecer limites entre as atividades laborais e a vida pessoal pode ser mais difícil no home office: o risco de perder o tempo de expediente com distrações é grande, assim como o risco de sobrecargas de trabalho. O controle manual, nesse caso, pode ser impreciso e sujeito a erros, tornando o timesheet a única solução para registrar as horas trabalhadas.

Mas essa não é a única utilidade da ferramenta no contexto do home office. Muitas empresas cobram por horas investidas em projetos e precisam rastrear as horas de trabalho para cumprir normas contratuais com os clientes. Por essa razão, o software também ajuda as organizações a cumprir os acordos acertados em contrato.

Com os relatórios detalhados do timesheet, os gestores podem fornecer informações claras e transparentes sobre o tempo investido em cada projeto, assegurando que o trabalho realizado está conforme os termos estabelecidos previamente.

Vantagens do timesheet no home office

A adaptação a uma nova ferramenta requer paciência e esforço para todos se familiarizarem com os procedimentos. Pode haver até uma resistência à mudança, mas é importante lembrar que o tempo é um grande aliado nesse processo. Superada essa fase inicial, uma série de vantagens podem ser obtidas com o timesheet. Veja a seguir!

Rastreamento preciso do tempo

Quando os colaboradores trabalham remotamente, é fundamental que os supervisores tenham clareza sobre quanto tempo eles estão realmente dedicando ao trabalho e como estão distribuindo suas horas ao longo do dia. O timesheet, nesse sentido, permite acompanhar de forma precisa e detalhada o tempo gasto em cada tarefa ou projeto.

Transparência e prestação de contas

Com o monitoramento do colaborador em home office, o objetivo dos gestores e do RH nunca deve ser microgerenciar cada passo que ele dá na execução de uma tarefa, mas sim garantir a responsabilidade e a transparência em relação às horas do seu dia de trabalho. 

As ferramentas de timesheet tornam isso possível. Os trabalhadores registram suas horas trabalhadas precisamente, criando um histórico confiável das atividades realizadas. Isso contribui para uma cultura de responsabilidade, em que todos os membros da equipe são responsáveis por documentar o tempo dedicado ao trabalho.

Identificação de gargalos e ineficiências

Ao analisar os registros do timesheet, é possível observar padrões e identificar quais atividades estão demandando mais tempo do que o previsto, além de identificar atividades redundantes ou retrabalhos.

Se o timesheet revelar que uma determinada tarefa está consumindo um tempo excessivo, esse é um ponto de partida para os gestores investigarem os motivos por trás desse gargalo. Talvez seja necessário oferecer treinamento ao colaborador responsável pela tarefa ou revisar o processo para identificar oportunidades de simplificação e automação.

Gestão do tempo da equipe

Para qualquer empresa que deseja fazer a mudança para o ambiente remoto, mas ainda quer saber se os colaboradores estão trabalhando e no que estão atuando, o timesheet pode ser útil. Com a ferramenta de gestão, os gerentes podem verificar o andamento do trabalho, fazer avaliações dos colaboradores, criar cronogramas de turnos e muito mais.

Análise de desempenho e avaliação de metas

O software de timesheet também pode disponibilizar um painel de administrador com análises e estatísticas que resumem o progresso dos colaboradores por um determinado período. Os dados do painel permitem que os supervisores tenham uma visão panorâmica da equipe e mantenham uma avaliação em tempo real das metas de desempenho.

Qual o timesheet ideal para seu home office?

A melhor opção de timesheet para home office é aquela que oferece praticidade tanto para os colaboradores quanto para os gerentes de RH. Nesse sentido, a Pontotel é um exemplo ideal de timesheet online, por fornecer às empresas uma plataforma completa e digital que centraliza todo o controle de ponto. 

Com a Pontotel, os colaboradores podem registrar seus horários de trabalho de forma simples e remota, eliminando a necessidade de processos operacionais ou manuais. Ao marcar o início e o fim do expediente, bem como os intervalos, a ferramenta automaticamente armazena essas marcações e as utiliza para gerar relatórios precisos.

Além disso, os dashboards fornecidos pela Pontotel permitem que o RH visualize todas as informações relevantes da operação, incluindo faltas justificadas, atrasos, horas extras e muito mais. Dessa forma, é possível ter acesso a dados atualizados e acompanhar o desempenho da equipe.

Na Pontotel, tanto os colaboradores quanto os gestores têm acesso a uma plataforma completa e confiável para o registro e a gestão das horas trabalhadas no home office, facilitando o dia a dia de trabalho.

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Conclusão

A implementação do timesheet pode apresentar desafios iniciais, porém, superados esses obstáculos, as empresas podem usufruir de uma série de vantagens.

Um aspecto crucial para uma implementação bem-sucedida do timesheet no home office é escolher a solução que atenda às necessidades da empresa. Como foi visto neste artigo, a Pontotel se destaca como uma opção confiável, que simplifica o registro de horários, elimina processos manuais e oferece uma gestão centralizada do ponto.

Implementada uma ferramenta como essa, sua empresa estará capacitada para enfrentar os desafios do trabalho remoto, por meio de uma gestão inteligente do tempo e da produtividade da equipe.

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