Como fazer o gerenciamento de tempo de trabalho? Saiba qual a importância, por que fazer e veja ferramentas que ajudam

O gerenciamento de tempo de trabalho é uma das chaves da produtividade. Este é um assunto que tem muito a ver com organização, identificação das demandas e estabelecimento de estratégias que façam com que atividades sejam desempenhadas com calma dentro do período estipulado.

Por meio desta ferramenta, é possível alcançar o equilíbrio dentro das organizações, alinhando foco, produtividade e o recurso mais escasso e valioso nos dias de hoje: o tempo.

Neste artigo, será possível conhecer as vantagens de adotar uma boa gestão do tempo em sua empresa e quais são as ferramentas disponíveis que podem ajudar suas equipes a trabalharem com mais foco e eficiência.

Por isso, o assunto foi separado de acordo com os tópicos a seguir:

• O que é gerenciamento de tempo de trabalho?
• Qual a importância do gerenciamento de tempo de trabalho?
• Desvantagens em não realizar o gerenciamento de tempo de trabalho
• Como organizar o gerenciamento de tempo de trabalho na empresa?
• Ferramentas para gerenciamento de tempo de trabalho

Boa leitura!

O que é gerenciamento de tempo de trabalho?

O gerenciamento de tempo de trabalho é uma forma de gestão que adota processos, práticas e ferramentas que organizam as atividades, processos e tarefas que precisam ser feitos a fim de alcançar os resultados necessários através da mensuração de tempo.

Por meio dessa organização e sistematização das tarefas, o objetivo é tornar possível o cumprimento do trabalho dentro do tempo estipulado, sem que haja momentos de correria, pressão por conta de prazos apertados ou estresse. Vale lembrar que tão essencial quanto gerenciar o tempo é saber priorizar as tarefas, por isso sempre reforçarmos a importância da liderança neste momento.

Por exemplo, em um setor jurídico, para que haja um gerenciamento de tempo e trabalho de forma satisfatória, é preciso mensurar qual é o número de contratos que cada profissional será capaz de analisar com qualidade, quais são aqueles funcionários que ficarão responsáveis por atender a reuniões externas e internas e, dessa forma, sistematizar o trabalho alinhando tarefas e prazos.

Por que realizar gerenciamento de tempo de trabalho?

Realizar o gerenciamento de tempo de trabalho é importante para que a equipe desempenhe seu papel com equilíbrio e fluidez. Ao realizar a organização do tempo, o recurso disponível é realocado de forma correta e as tarefas são feitas mais tranquilamente.

O gerenciamento de tempo de trabalho também torna a divisão de tarefas entre os membros da equipe mais justa, causando menos sobrecarga aos profissionais envolvidos na tarefa e, consequentemente, a entrega tende ser feita com mais qualidade.

O clima organizacional também é impactado pelo bom gerenciamento de tempo de trabalho, já que o trabalho, quando organizado, é desempenhado com mais fluidez, assertividade e de uma forma mais calma.

Qual a importância do gerenciamento de tempo de trabalho?

O gerenciamento de tempo de trabalho faz com que a equipe, acima de tudo, consiga trabalhar com mais eficiência, pois é esperado que o trabalhador, dessa forma, desempenhe seu papel com mais foco, já que as tarefas são divididas de forma mais justa.

Garantia do fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho, dessa forma, é beneficiado. Com o tempo bem organizado, é possível definir prioridades, separar pausas e acertar o tempo necessário para realizar cada tarefa, sem que haja várias tarefas precisando ser executadas de uma vez só.

A pressão excessiva que ocorre quando os prazos estão estourados ou prestes a estourar e que atrapalha o desempenho e a qualidade do trabalho se torna menos recorrente, já que o fluxo de trabalho está bem estabelecido.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade também pode ser percebido. Afinal, o gerenciamento do tempo organiza e sistematiza as tarefas, tornando mais fácil o cumprimento destas e o consequente alcance dos resultados.

O processo de priorização das tarefas também resulta no melhor aproveitamento do tempo investido no trabalho. Tal estratégia confere inteligência, eficiência e eficácia à execução das tarefas.

Cumprimento de prazos

Com um bom gerenciamento do tempo, os prazos são alcançados com mais facilidade, já que há espaço para se realizar cada tarefa com organização e de acordo com o tempo estipulado para terminá-la com qualidade.

Uma boa dica, quando se fala em gestão de tempo, é nunca subestimar o tempo necessário para uma tarefa. Isso garante que a atividade seja bem feita e que não haja estresse para completá-la por ter separado menos tempo do que ela necessita.

Desvantagens em não realizar o gerenciamento de tempo de trabalho

O não gerenciamento de tempo de trabalho pode trazer desvantagens para o dia a dia, tanto para o funcionário quanto para a empresa. Há uma perda em controle,  organização e, como consequência, produtividade.

A procrastinação da equipe e a desorganização interna são algumas dessas desvantagens, que serão exploradas a seguir.

Procrastinação da equipe

Procrastinar é um dos maiores vilões da produtividade. E isso acontece por vários motivos: falta de engajamento, falta de clareza sobre o que deve ser feito e como uma tentativa de evitar situações desconfortáveis, como trabalhar sob pressão e com pressa.

Por isso, organizar o tempo, montar uma rotina e separar o tempo necessário que cada demanda precisa é essencial para que a procrastinação não seja um impedimento para a realização de cada tarefa.

Desorganização interna

A desorganização interna é outra desvantagem daqueles que não gerenciam seu próprio tempo. Sem um bom gerenciamento, as tarefas podem sair de controle e causar uma sensação de sobrecarga aos funcionários e à equipe.

Para melhorar esse aspecto, vale entender os objetivos da empresa e saber como priorizar aquilo que é importante, urgente e que vai fazer diferença nos resultados. Dessa forma, fica mais fácil começar a organizar o tempo e as tarefas.

Como organizar o gerenciamento de tempo de trabalho na empresa?

O dia a dia corporativo é corrido, e parar para gerenciar o tempo de trabalho, às vezes, pode ser uma tarefa difícil. Assim, para deixar essa gestão mais fácil, é importante utilizar ferramentas e práticas que facilitem o controle.

Prazos, cronogramas, prioridades e ferramentas que façam o controle do tempo e apresentem relatórios que podem gerar indicadores são muito importantes.

Crie cronogramas de equipes

Criar cronogramas é uma forma muito eficiente de gerenciar o tempo. As informações, quando estão no “papel” e se tornam visuais, são mais fáceis de serem assimiladas. Os funcionários, quando sabem como e quando fazer suas tarefas, tendem a se engajar mais e realizá-las com clareza e calma.

Defina prazos e meça entregas

Definir prazos também é uma ótima forma de controlar o tempo. A partir dessa informação, é possível remanejar as prioridades e organizar o dia de acordo com as demandas. As entregas, quando são medidas, também trazem informações interessantes para a gestão da equipe.

Elas são indicadores de tempo que medem a eficiência da equipe e mostram a média de tempo necessário para que cada tarefa seja executada. A partir desses dados, é possível propor mudanças e novas estratégias para deixar a equipe ainda mais eficiente.

Estabeleça prioridades internas

“Quando tudo é urgente, nada é urgente”. Essa é uma frase bem comum no mundo corporativo. A velocidade comunicacional e o ritmo que a sociedade impõe nos dias de hoje faz parecer que tudo “é para já”.

Mas nem sempre é assim e, como já se sabe, não é possível fazer tudo de uma vez. Por isso, estabelecer prioridades internas é um grande passo para poder organizar e gerir o tempo da melhor forma possível.

Ferramentas para gerenciamento de tempo de trabalho

Há muitas ferramentas de gestão de tempo e produtividade disponíveis no mercado, gratuitas ou não, que auxiliam o gerenciamento de tempo de trabalho. Elas organizam e sistematizam o fluxo e produzem pushes que, na maioria das vezes, funcionam como lembretes das tarefas. Tudo isso em um ambiente virtual com interface fácil e amigável.

Google Agenda

O Google Agenda é outra ferramenta gratuita que pode ser utilizada para o gerenciamento de tempo de trabalho. Ela apresenta muitas vantagens, como sincronização com e-mail, calendário com agendas e lista de tarefas e eventos, ajudando o usuário a se organizar com relação a suas reuniões, compromissos e afazeres.

Relatórios

Os relatórios também são muito eficientes para atestar a produtividade de uma equipe e colaborar com o gerenciamento de tempo de trabalho. Absenteísmo e horas extras, por exemplo, podem ser avaliadas por meio deste tipo de documento.

Controle de ponto eletrônico

O controle de ponto eletrônico, nesse sentido, pode auxiliar na obtenção desses relatórios e informações. Alguns sistemas podem controlar a frequência dos funcionários e apresentar as informações necessárias em tempo real, por meio de dashboards de fácil entendimento.

Assim, sistemas como o da PontoTel ajudam os profissionais de RH/DP a acompanhar o tempo de trabalho dos colaboradores, uma vez que o gestor é capaz de acessar o horário de entrada, pausa e saída de cada funcionário. Isso torna possível entender melhor o desempenho das equipes e facilita as rotinas do RH.

Timesheets

O timesheet é uma ferramenta para registrar o tempo gasto em tarefas e atividades, oferecendo uma visão clara do uso do tempo por cada colaborador. Ele ajuda na gestão de projetos e na precificação correta do trabalho.

Para quem quer começar, uma opção é utilizar uma planilha, fácil de usar e ideal para um controle básico. Já para quem quer ter mais controle, o recurso de timesheet da Pontotel é uma opção.

Ele traz consigo relatórios detalhados, dashboards em tempo real e uma visão completa da produtividade e alocação de recursos, garantindo mais controle e eficiência​. Quer saber mais? Preencha o formulário abaixo e fale agora com um especialista!

Conclusão

Neste artigo, foi possível entender a importância do gerenciamento de tempo de trabalho para sua empresa, quais são suas vantagens e quais as consequências se ele não for desempenhado. 

Você notou durante a leitura que uma boa organização do tempo colabora, inclusive, para um ambiente menos estressante e um clima organizacional positivo.

Ao longo do texto, também foram apresentadas algumas práticas e ferramentas que deixam o gerenciamento de tempo de trabalho  mais fácil e o trabalho mais organizado. Elas automatizam o controle, trazem informações e indicadores importantes para o andamento do negócio.

Gostou do assunto? Confira os outros conteúdos sobre gestão de empresas e de pessoas no blog Pontotel!