Timesheet: descubra vantagens e como tornar sua empresa mais produtiva!

imagem de um relógio e uma calculadora
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Você usa timesheet na sua empresa? 

O timesheet é uma ferramenta de gerenciamento de tempo bastante utilizada em agências de publicidade e marketing, e também por profissionais freelancers. 

Com ela, é possível ter controle das horas que os funcionários passaram trabalhando em determinado projeto, e saber qual o custo daquele trabalho. 

Mas se você não trabalha em uma agência, não se preocupe, essa ferramenta é útil para você também, e pode ser utilizada em diversos negócios. 

Quer saber como ela pode ajudar  a sua empresa a ser mais produtiva e ainda reduzir custos?

Continue acompanhando este texto, e baixe a planilha de timesheet gratuita que preparamos para você. 

Download Planilha timesheet

Neste texto veremos:

Vamos começar?

O que é timesheet?

imagem fundo amarelo com um relógio em destaque

Timesheet em sua tradução literal significa planilha de horários. É justamente o que representa essa ferramenta de gerenciamento de tempo, é um método em que são colocadas as tarefas desempenhadas por cada funcionário e o tempo que foi gasto em cada uma delas. 

Com isso, é possível fazer uma relação entre tempo e dinheiro, descobrindo o quanto cada tarefa custa para sua empresa, tanto em esforços quanto em valor financeiro. 

Como funciona o timesheet?

O timesheet funciona de forma simples, geralmente você encontra alguns campos para preenchimento, como por exemplo:

  • Data;
  • Responsável
  • Horário inicial e final da tarefa;
  • Título do trabalho / Projeto;
  • Tarefa;
  • Cliente;
  • Quantidade de Horas trabalhadas;
  • Valor da hora;
  • Custo final;

Cada funcionário deve preencher o seu timesheet de acordo com essas informações, mas deve acrescentar principalmente: tarefa ou projeto, tempo gasto, e responsável. Assim, a empresa consegue extrair o total de tempo gasto durante o todo o processo. 

Qual a importância do timesheet para as empresas?

Com o timesheet a empresa consegue observar mais de perto todos os seus processos e identificar onde estão os gargalos no dia a dia. É como se ele fizesse um filtro, e você conseguisse ver de forma efetiva se as demandas estão de acordo com o custo que elas levam. 

No final das contas, podemos dizer que o timesheet ajuda a controlar a perda de tempo e recursos. Afinal, se a sua empresa está gastando muito tempo em uma tarefa simples, significa que existe algo errado e, por isso, ações devem ser tomadas para melhorar o processo. 

Com o timesheet você consegue extrair informações importantes como:

  • Horas gastas em projeto;
  • Tempo gasto em reuniões;
  • Qual cliente que demanda mais tempo da empresa;
  • Quais equipes ou funcionários são mais produtivos.

Tendo essas informações em mãos, é muito mais fácil descobrir qual o custo de cada colaborador para sua empresa, e qual o custo real de cada projeto desenvolvido. Por isso essa ferramenta é tão importante.

Quais os benefícios ele traz para minha empresa?

O timesheet apresenta vários benefícios, que variam entre:  saber o valor/hora dos projetos da sua empresa, ter uma boa visão de quanto tempo os colaboradores levam para executar suas tarefas dentro de um projeto, e se realmente o custo total está de acordo com toda a demanda que ele exige. 

Mas, para entender melhor quais os benefícios, vamos explorar alguns aspectos benéficos trazidos pelo timesheet.

Aumento da produtividade das equipes

A produtividade é algo buscado diariamente, seja em uma empresa ou até mesmo na nossa vida pessoal. Se você acompanha o blog PontoTel, sabe que nós sempre gostamos de citar aquela famosa frase: “o que não é medido, não pode ser gerenciado”

Para saber se estamos de fato sendo produtivos, precisamos ter alguma forma de medir a nossa produção. E assim, de acordo com os resultados obtidos, podemos tomar ações para melhorar a nossa produtividade ou identificar quais são os nossos melhores níveis. 

Por isso, o timesheet ajuda, ele coloca na ponta do lápis quanto tempo realmente gastamos em nossas tarefas. Quando olhamos tão de perto assim ficamos surpresos com o tanto de tempo que gastamos em tarefas simples, como reuniões, por exemplo. 

Se na sua empresa elas costumam ser muito ser longas e ultrapassar mais de 60 minutos, esta é uma boa dica para cortar alguns assuntos e tentar otimizar esse tempo. 

Afinal, você não quer abrir o seu timesheet e identificar que passou mais da metade da sua semana entre reuniões e sem de fato produzir nada, não é mesmo?

Gerenciamento de projetos 

O timesheet permite que a sua empresa tenha uma visão ampla dos projetos, e saiba exatamente no que os colaboradores estão atuando. 

Com ele, é possível acompanhar todos os projetos e tarefas da empresa, sem precisar perguntar aos colaboradores se já começaram tal tarefa, ou em qual parte do projeto eles estão atuando no momento. 

Com essa verificação, você consegue descobrir se os projetos estão atrasados, e assim pode focar em alguma ação ou fazer uma redistribuição de tarefas para agilizar o seu andamento.

Melhor estimativa de tempo para entrega de projetos

Quem trabalha sob demanda, sabe o quanto é importante ter prazos reais de entrega. Não existe nada mais desesperador do que chegar perto do prazo e ter que pedir mais tempo. 

Além de não passar credibilidade, pode fazer com que sua empresa perca bons negócios. 

Mas, se você tem um timesheet, é possível identificar qual o tempo que cada tarefa realmente leva, e assim consegue prometer prazos adequados, visando toda a entrega no geral. 

Reduz custos e precifica melhor os projetos

Como falamos ao longo deste texto, quando uma equipe não está produzindo o tanto que deveria, a sua empresa está perdendo recursos.

Mas, para poder tomar uma ação, isso deve ser identificado com antecedência. Por isso, o timesheet ajuda na redução de custos, mostrando onde estão os gargalos na sua produção. 

Ele também ajuda na precificação, e você pode justificar os preços de cada projeto mostrando o quanto de trabalho e tempo a sua empresa precisa investir até que ele esteja concluído. 

Identifica retrabalhos

Entregar um trabalho que não precisa de ajustes, é algo quase impossível. Entretanto, quando os seus colaboradores estão tendo muito retrabalho, significa que algo está errado no processo. E então você deve identificar e entender o motivo para tantas refações. 

E novamente, com a ajuda do timesheet, é possível identificar essas ocasiões, para até mesmo repensar o projeto inteiro ou ver quais são as expectativas que não estão sendo atendidas. 

Ajuda na gestão de pessoas

Por fim, podemos dizer que o timesheet ajuda na gestão de pessoas da sua empresa. Ele fornece dados estratégico para que os gestores e o RH consigam analisar o desempenho de cada colaborador e identificar qualquer queda de produtividade. 

Essa ferramenta ajuda também com feedbacks, já que você pode apresentar ao colaborador dados sobre sua performance e até mesmo chamá-lo para conversar quando identificar uma queda em sua produção. 

Como o timesheet pode ser benéfico para o colaborador?

Para o colaborador, o timesheet também é uma boa aposta, e  o ajudará a administrar melhor o seu tempo, visualizando suas demandas. 

Assim, ele consegue identificar onde estão os seus horários livres e quanto tempo demandam suas tarefas. 

Dessa forma, é possível combinar melhor suas entregas quando algo for solicitado. E também encaixar qualquer demanda inesperada. 

Agora que já sabemos todas as vantagens do timesheet, precisamos falar sobre como você pode implementá-lo na sua empresa. 

Como adotar o timesheet na empresa?

Chegar de um dia para o outro e falar para os colaboradores que todos eles deverão cronometrar suas tarefas pode gerar um grande susto na equipe. 

Por isso, sua empresa não deve cometer esse erro na implantação.

Existem alguns passos que podem fazer com que os colaboradores recebam melhor essa novidade e se empenhem para utilizá-la. 

Antes de mais nada é extremamente importante que você reúna a sua equipe e exponha:

  • O quanto essa ferramenta é benéfica para todos;
  • O quanto você acredita na ferramenta;
  • Quais são as principais vantagens.

Além disso, você deve deixar claro que essa é uma ferramenta de gestão de tempo, que não será algo implementado para apenas vigiar ou controlar cada minuto do dia do colaborador.

Lembre-se que eles precisam se sentir confortáveis, para que tudo corra bem no uso da ferramenta. 

Após a apresentação, você deve organizar as equipes e realizar treinamentos, para que eles saibam utilizá-la corretamente de acordo com as regras.

Como fazer o timesheet?

Bom, agora você sabe tudo sobre o timesheet e precisa definir qual modelo será utilizado na sua empresa. Podemos dizer que existem duas formas de realizar o apontamento de horas no timesheet: planilhas ou sistemas. Veja a seguir cada um deles. 

Planilha timesheet

As planilhas de timesheet são bastante comuns, nesse caso os colaboradores fazem seus apontamentos de forma manual e a planilha vai fazendo os cálculos de acordo com a fórmula inserida. 

Esse é um bom meio para fazer o timesheet, entretanto, pode acontecer dos seus colaboradores esquecerem de colocar seus apontamentos, o que prejudicará seus relatórios. 

Então, se a sua empresa optar pelo uso de planilhas, é importante ter algumas regras e manter uma disciplina para que não haja problemas. 

Outra dica é usar uma planilha que fique alocada na nuvem, assim o seu colaborador pode acessá-la de onde estiver, seja na empresa ou em home office

Nós preparamos uma planilha de timesheet exclusiva, você pode baixá-la sem nenhum custo. Faça o download agora mesmo!

download planilha timesheet

Sistemas

Para um melhor controle e eficiência no timesheet, o mais indicado é que você utilize um sistema informatizado para isso. Dessa forma, os colaboradores não precisarão fazer essas anotações manualmente, correndo o risco de esquecer ou fazer a anotação de forma incorreta. 

Basta que eles registrem sua atividade no sistema assim que ela for iniciada e concluam ao final da tarefa, assim, o sistema fará todos os cálculos automáticos e as informações estarão mais seguras. 

O sistema da PontoTel, é um software de registro de ponto,  mas  ele também possui  uma funcionalidade chamada “registro de atividades”.

Com ela, é possível pré-cadastrar atividades comuns da sua equipe, para que os colaboradores façam seu registro diário ao iniciar e finalizar sua tarefa. 

Tudo isso, feito diretamente pelo celular com poucos cliques sem precisar escrever cada atividade, basta acessar o aplicativo escolher a atividade e registrar o horário inicial e final. Após isso, o gestor pode extrair todos os relatórios, com as atividades registradas.

O interessante é que dessa forma você consegue também controlar a jornada dos funcionários, no mesmo sistema, já que o PontoTel é um software de registro de ponto moderno, que centraliza as informações. 

Interessante, não é? Saiba como funciona o sistema PontoTel, agende uma conversa com um consultor comercial!

Espero que você tenha gostado deste texto, mas ainda não acabou. Já que estamos falando sobre gestão de tempo, temos algumas dicas essenciais para você, confira!

Dicas para gerenciar melhor o tempo

imagem de duas pessoas segurando uma prancheta

No dia a dia, em meio a tanta correria podemos nos atrapalhar de vez em quando. 

Mas, saiba que de nada adianta ter um timesheet se você não souber administrar o seu tempo. Por isso, é importante focar em alguns passos para melhorar a sua produtividade, como por exemplo:

  • Organizar e acompanhar sua agenda;
  • Ter foco;
  • Ter metas e prazos claros; 
  • Utilizar um bom sistema como aliado.

Organize e acompanhe sua agenda

Você já ouviu aquela dica de separar a sua agenda em blocos de tempo?

Essa é uma ótima maneira de organizar a sua agenda, assim, você consegue determinar o que vai fazer em cada parte do seu dia, e pode se organizar melhor com reuniões. 

Mas não se esqueça, não basta apenas planejar e não seguir o que você colocou, em vista disso , é importante acompanhar diariamente a sua agenda e adicionar lembretes, para que você não se esqueça de nada. 

Além da agenda, você também pode utilizar o método To Do List ou lista de tarefas, ele funciona como uma agenda diária em que você coloca todos os seus afazeres do dia, e ao passo que for concluindo, pode ir riscando as linhas. 

Existem diversas formas de se organizar por agendas, mas o importante é encontrar algo que funcione para você e não se esquecer de controlar o tempo no timesheet.

Após um tempo você verá que se tornará um hábito fácil extrair as informações do timesheet para organizar melhor a sua rotina. 

Mantenha o foco

Muitas pessoas possuem dificuldade de se manterem focadas no trabalho, ainda mais hoje em dia, com tantas distrações. 

Mas uma boa saída para isso, é utilizar o método de pomodoro, que consiste em separar blocos de tempo para se manter focado em uma tarefa.

Geralmente, são separados blocos de 25 minutos, e se você faz a junção dessa técnica com o  timesheet já pode prever quanto tempo mais ou menos você levará em cada tarefa. 

Em seguida, basta definir quantos pomodoros você vai precisar até que ela esteja concluída. 

Assim que um ciclo de pomodoro terminar, é hora de descansar, para logo depois iniciar outro bloco de tempo. Inserindo esse método a sua rotina, aos poucos você consegue eliminar suas distrações e se manter focado. 

Tenha metas e prazos claros

Essa é uma dica que já falamos um pouco acima, mas não custa repetir. É importante ter clareza das suas prioridades, metas e os prazos que elas demandam. 

Só assim, você consegue se organizar para concluir todos os seus projetos sem atrasos e da melhor forma possível. 

Utilize um bom sistema como aliado

imagem de uma pessoa utilizando o sistema pontotel

Até aqui nós falamos sobre sistemas de timesheet, mas saiba que não apenas esse modelo de controle que pode ser um aliado da sua empresa. 

Você também pode contar com sistemas de gerenciamento de projetos como Asana, Trello e ClubHouse. Sistemas de armazenamento em nuvem como Google Drive ou OneDrive.  

Além disso, a sua empresa também pode contar com um sistema de controle de ponto, ele é ideal para acompanhar de perto a jornada dos funcionários, além de suas tarefas. 

É importante saber que horas eles iniciam o expediente, se eles cumprem o horário de almoço corretamente, e principalmente se eles realizam muitas horas extras

Assim, a sua empresa consegue ter bons indicadores de gestão de pessoas, como níveis de absenteísmo ou excesso de trabalho.

Para isso, conte com o PontoTel, ele possui mais de 30 relatórios gerenciais que vão ajudar a sua empresa a otimizar processos e se manter produtiva!

banner pontotel controle de ponto online

Conclusão

imagem do aplicativo pontotel

Chegamos ao final desse texto e espero que você tenha gostado de saber mais sobre o timesheet.

Aqui, falamos sobre o quanto essa ferramenta é útil e te ajuda a descobrir a relação entre tempo e valor do trabalho da sua empresa. Além disso, ela também te ajuda a melhorar a produtividade e gerir melhor o seu tempo. 

E então, já baixou a nossa planilha? 

Não se esqueça de fazer o download e compartilhar esse texto com mais pessoas. Se quiser conhecer mais sobre o PontoTel, preencha o cadastro no formulário abaixo!


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