A sobrecarga de trabalho e a procrastinação podem se tornar verdadeiros obstáculos para a produtividade das empresas. Quando não há uma clara priorização de tarefas, é comum que os funcionários se sintam perdidos em meio a um excesso de responsabilidades.
Sem entender o que é verdadeiramente importante e o que pode esperar, o profissional, mesmo se esforçando, acaba tendo uma performance abaixo do esperado, e as empresas correm o risco de enfrentar problemas em diversos setores com uma rotina desorganizada.
Mas a boa notícia é que uma série de metodologias, ferramentas de gestão e boas orientações pode contribuir para superar esses obstáculos. Confira, na lista abaixo, o que este conteúdo explicará para auxiliar gestores e líderes empresariais a aumentar a produtividade no ambiente de trabalho com a priorização de tarefas:
- O que é a priorização de tarefas no ambiente profissional?
- Quais são os benefícios de uma boa priorização de tarefas?
- Como realizar a priorização de tarefas de forma efetiva?
- Quais são as principais matrizes para priorização de tarefas?
Continue e descubra como melhorar a priorização de tarefas na empresa!
O que é a priorização de tarefas no ambiente profissional?
A priorização de tarefas é o processo de decidir qual tarefa deve ser feita primeiro, qual pode esperar um pouco mais e qual pode até ser descartada. No mundo corporativo, supervisores e funcionários precisam priorizar tarefas para planejar uma rotina de trabalho considerando o que é mais importante e urgente.
Tarefas consideradas importantes têm prazos mais longos e contribuições diretas para os objetivos de longo prazo, enquanto tarefas urgentes têm prazos curtos e consequências impactantes se não forem concluídas a tempo. Encontrar o equilíbrio entre esses dois aspectos é a base para uma boa priorização.
Quais são os benefícios de uma boa priorização de tarefas?
O simples fato de trabalhar com prioridades na rotina de uma equipe já pode trazer ganhos em vários aspectos. Confira, a seguir, os principais benefícios de uma boa priorização de tarefas para o bem-estar da equipe, a produtividade e a qualidade do trabalho.
Redução do estresse e da sobrecarga
Com prioridades claras na rotina de trabalho, os funcionários de uma empresa podem evitar a sensação de estar constantemente correndo contra o tempo para cumprir prazos apertados ou lidar com um grande volume de demandas.
Muitas vezes, essa sobrecarga acontece porque os profissionais se encontram envolvidos em uma infinidade de tarefas secundárias que, embora possam parecer urgentes no momento, não contribuem para os objetivos de longo prazo da empresa.
De acordo com uma pesquisa citada na revista Forbes, o trabalhador de escritório médio passa 2,5 horas por dia lendo e respondendo a uma média de 200 e-mails, dos quais aproximadamente 144 e-mails não são relevantes para o seu trabalho.
Caso os profissionais consigam dedicar boa parte do tempo de trabalho exclusivamente a tarefas importantes e reduzir o foco em tarefas secundárias, o desperdício de tempo deixa de ser um problema e a rotina de trabalho tende a ser mais produtiva.
Aumento da produtividade
Ao se deparar com inúmeras tarefas, sem saber por onde começar, é fácil sentir-se sobrecarregado e adiar o início. Por isso, a priorização de tarefas é um dos segredos para combater um dos maiores desafios para a produtividade das empresas: a procrastinação.
Em vez de fazer o funcionário se sentir sobrecarregado e paralisado pela indecisão, uma lista de prioridades permite que ele trabalhe com confiança e determinação, enfrentando as tarefas e superando a tentação de adiá-las.
Melhoria na qualidade do trabalho
Habilidades técnicas são importantes, mas não são tudo. Não basta que o funcionário tenha competências suficientes se não consegue focar as responsabilidades mais importantes. Sem prioridades, é fácil se perder no mar de responsabilidades e, como consequência, ter uma performance mediana ou abaixo do que é esperado pelos líderes da empresa.
Por outro lado, quando os funcionários dedicam tempo suficiente aos projetos, eles têm as condições de entregar um trabalho de qualidade. É uma vitória para todos: para a empresa, para os funcionários e para os clientes, que se beneficiam do excelente trabalho produzido.
Como realizar a priorização de tarefas de forma efetiva?
Embora uma tarefa possa depender de um funcionário para ser executada, nem sempre a capacidade de priorizar determinadas responsabilidades cabe a ele. Isso ocorre porque são os líderes de departamento e supervisores que ficam responsáveis por delegar tarefas.
Então, em vez de cobrar do funcionário a capacidade de priorizar o que é mais importante, o ideal é fornecer diretrizes e estratégias para ajudá-lo nesse processo. A seguir, confira algumas dicas sobre como realizar a priorização de tarefas de forma efetiva.
Priorização baseada nas metas e nos objetivos organizacionais
Os funcionários podem enfrentar dificuldade em priorizar suas responsabilidades se não entenderem os objetivos da empresa. Por isso, a base da priorização de tarefas está em definir metas e objetivos organizacionais compreensíveis para toda a equipe.
Uma pesquisa de Robert Kaplan e David Norton, da Harvard Business School, mostra que geralmente mais de 90% dos funcionários não compreendem a estratégia da empresa em que trabalham ou não sabem o que se espera deles para atingir os objetivos da organização. Isso, para a execução do trabalho, pode ser um grande problema.
Quando os profissionais não entendem como suas atividades contribuem para as metas traçadas pelos gestores, a tendência é que eles se envolvem mais em tarefas não prioritárias ou não alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.
Mas o desafio maior é que nem todas as metas podem contribuir para a priorização de tarefas. O ideal é que elas tenham algumas características específicas: devem ser claras e mensuráveis, para que os funcionários possam entender exatamente o que se espera deles e como o sucesso será medido.
Utilização de ferramentas de gerenciamento de tarefas
A tecnologia pode fazer toda a diferença para um dia produtivo. Afinal, existem várias ferramentas disponíveis para o gerenciamento de tarefas. Aqui estão algumas delas:
Essas ferramentas oferecem uma plataforma centralizada para listar as tarefas, atribuir responsabilidades, definir prazos e prioridades. Por exemplo, no Trello, é possível criar quadros para projetos ou áreas de trabalho. Em cada quadro, existe a possibilidade de criar listas de tarefas e cartões individuais para cada atividade.
Implementação da matriz de valor para projetos
A matriz de valor é representada por uma tabela ou gráfico que usa diferentes critérios, como impacto, esforço, urgência ou custo, para definir o valor de cada tarefa. Existem vários tipos de matriz que podem se adaptar aos mais variados desafios de uma empresa.
O mais importante é não buscar fórmulas prontas. Cada empresa tem suas próprias necessidades e desafios únicos, e é essencial adaptar a matriz para entender essas especificidades e otimizar a rotina de trabalho.
Quais são as principais matrizes para priorização de tarefas?
As matrizes nascem para oferecer critérios objetivos para a criação de ideias, a gestão de tempo e projetos, a formulação de metas e muito mais. A seguir, conheça os tipos de matriz que podem ajudar sua empresa na priorização de tarefas.
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de urgência-importância, tem base em uma ideia simples: as tarefas não têm o mesmo grau de importância ou urgência, e classificá-las conforme esses critérios pode ajudar na alocação de tempo e recursos. Nesse sentido, a matriz propõe uma divisão das tarefas em quatro categorias.
- Primeira categoria: tarefas consideradas importantes e urgentes;
- Segunda categoria: tarefas importantes, mas não urgentes;
- Terceira categoria: tarefas urgentes, mas não importantes;
- Quarta categoria: tarefas que não são urgentes nem importantes.
A criação de uma matriz de Eisenhower é simples e requer apenas uma folha e uma caneta. É possível começar desenhando duas linhas perpendiculares, uma horizontal e outra vertical, dividindo a folha em quatro quadrantes iguais.
No eixo horizontal, deve-se rotular a linha da esquerda como “Urgente” e a da direita como “Não urgente”. Isso representa a escala de urgência das tarefas, na qual as mais urgentes estarão à esquerda e as menos urgentes, à direita.
Para automatizar o processo, existem aplicativos de organização nos quais é possível usar um modelo da matriz de Eisenhower, como Asana, Trello e Evernote.
Matriz SMART
Ao contrário do que pode parecer à primeira vista, definir metas realmente alcançáveis nem sempre é algo simples e intuitivo. Na verdade, isso requer, na maioria das vezes, uma metodologia como o SMART, que define cinco critérios para criar uma boa meta.
- Específico: as metas devem ser claras e diretas, evitando generalidades;
- Mensurável: elas também devem ser quantificáveis para permitir o acompanhamento do progresso;
- Atingível: as metas devem ser desafiadoras, mas realistas e alcançáveis;
- Relevante: devem contribuir para os objetivos gerais da empresa;
- Temporal: elas precisam ter um prazo definido para criar um senso de urgência.
O impacto das metas SMART na priorização de tarefas pode surpreender, porque a matriz fornece uma estrutura objetiva para orientar as atividades diárias dos funcionários. Essas metas ajudam a equipe a garantir que o tempo e os recursos sejam direcionados para as áreas que trarão os maiores benefícios para os projetos e para a organização.
Matriz RICE
A Matriz RICE é outra metodologia para priorizar tarefas e projetos. No entanto, ela se baseia em quatro critérios para organizar as tarefas: Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).
Cada critério recebe uma pontuação de 1 a 10, e a pontuação total é calculada multiplicando-se os valores de cada critério. Essa pontuação ajuda a determinar a prioridade das tarefas, com aquelas de maior pontuação sendo executadas primeiro.
Entenda, a seguir, o que é avaliado em cada critério.
- Reach (alcance): refere-se à quantidade de pessoas ou usuários que serão alcançados pela conclusão de uma tarefa ou projeto inteiro;
- Impact (impacto): mede a importância e o valor do resultado esperado para a organização;
- Confidence (confiança): avalia o quão certo ou incerto a equipe está sobre a capacidade de conclusão de uma tarefa ou um projeto;
- Effort (esforço): mede o tempo, os recursos e a dificuldade necessários para concluir a tarefa ou projeto.
Para entender como usar a matriz RICE na prática, considere o caso de uma equipe de marketing que está avaliando diferentes ideias de campanhas publicitárias. Utilizando a matriz, os membros do grupo podem atribuir pontuações para cada ideia com base em seu alcance potencial, impacto esperado, confiança na execução e esforço necessário.
Com essa análise, eles podem priorizar as campanhas que têm o maior potencial de alcance e impacto, ao mesmo tempo que consideram a confiança na execução e o esforço necessário.
Conclusão
Fica claro que a priorização de tarefas é um processo indispensável para a rotina de qualquer empresa. No entanto, isso não depende apenas dos funcionários ou da maneira como eles controlam seu tempo de trabalho.
Como foi visto neste artigo, a priorização de tarefas depende de boas metas e objetivos organizacionais, que guiam as decisões sobre quais tarefas devem receber mais atenção. Além disso, cabe à empresa trabalhar com ferramentas que podem automatizar a gestão de projetos e facilitar a rotina de prioridades.Para mais dicas sobre gestão de pessoas e tecnologias para a rotina das empresas, aproveite para conferir as últimas novidades do blog Pontotel.
