Entenda quais são as causas da baixa produtividade no trabalho e o que fazer para solucionar!

imagem de um homem sentado preocupado segurando uma caneta

Quando o assunto é a produtividade, o Brasil ocupa a 75º posição no ranking mundial, segundo um estudo do The Conference Board. Essa baixa produtividade do profissional brasileiro, aliás, o coloca atrás dos americanos, que são 75% mais produtivos. 

Considerando esses números, é possível perceber que não é fácil manter a produtividade em alta nas empresas do país. Contudo, é fundamental enfrentar esse desafio, afinal, companhias produtivas são as que possuem os melhores resultados no mercado. 

Quem não se preocupa com a baixa produtividade acaba ignorando um dos principais fatores do sucesso, já que ser improdutivo no trabalho é sinônimo de atraso na entrega das tarefas, trabalho de má qualidade e insatisfação constantes de clientes e colaboradores. 

Por isso, é importante conhecer as causas da baixa produtividade e os impactos que ela pode ter no dia a dia da empresa. Neste artigo você vai saber como identificá-la e como aumentar a produtividade no trabalho. Você irá descobrir: 

Quer saber tudo sobre o tema? Então, siga em frente neste conteúdo e boa leitura. 

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Baixa produtividade no trabalho: quais os sinais?

A baixa produtividade é um dos problemas mais críticos do mercado. Empresas improdutivas além de viverem pressionadas pelo acúmulo de trabalho estão fadadas a ficarem para trás da concorrência.  

Um estudo da Workfront mostrou que apenas 39% dos expedientes de trabalho são produtivos. De acordo com o estudo quatro vilões aparecem como decisivos para que esse cenário de improdutividade apareça: 

  • Longas reuniões (21%); 
  • Caixa de entrada cheia de e-mails (16%); 
  • Serviços administrativo (11%);
  • Distrações (8%) – Mexer no celular, ouvir música, ler sites de notícias;   

Neste cenário, a baixa produtividade, causada pela falta de planejamento e por alguns dos itens acima, pode trazer sinais bem aparentes no dia a dia da empresa. A baixa produtividade pode ter reflexos a partir de:  

  • Atrasos nas entregas das tarefas; 
  • Tarefas acumuladas; 
  • Faltas e atrasos frequentes dos colaboradores;
  • Alta rotatividade de funcionários; 
  • Qualidade dos trabalhos é ruim; 
  • Desmotivação dos funcionários; 
  • Ambiente pesado com brigas e fofocas; 
  • Insatisfação dos clientes. 

Causas da queda de produtividade no trabalho

imagem de um homem sentado na frente de um computador preocupado

A queda de produtividade no trabalho pode ser um dos grandes empecilhos para que as empresas alcancem bons resultados na sua rotina. De acordo com a Conference Board, o prejuízo pela baixa produtividade no país é de 42 bilhões de dólares por ano. 

Mas, quais as principais causas da queda de produtividade? Abaixo você confere algumas delas.  

Problemas de planejamento

A falta de planejamento é uma das principais causas para a queda de produtividade. Afinal, quem não se planeja acaba não conseguindo organizar tarefas, definir prioridades e otimizar seu tempo no dia a dia de trabalho. 

No caso da empresa, a falta de planejamento não só afeta a produtividade dos colaboradores como interfere no caixa da empresa, com gastos desnecessários, e na delegação de tarefas, sobrecarregando muitas vezes os setores.  

Pressão excessiva

Uma pesquisa do INSS mostrou que uma das principais causas do afastamento do trabalho está ligada a pressão que os colaboradores sofrem na empresa. A pressão exagerada, a propósito, pode ser uma das causas da queda de produtividade. 

Colaboradores que se sentem excessivamente pressionados acabam se atrasando, faltando mais ou até mesmo pedem demissão. Esse cenário acaba sendo propício para que a queda de produtividade seja real. 

Já que pressionando o colaborador ele tende a ficar mais desgastado físico e emocional. Elevando seu estresse e diminuindo a sua concentração na execução das tarefas, que tem como consequência uma falta de qualidade no trabalho e a queda da produtividade.  

Falta de incentivo

Outro detalhe importante que pode interferir no rendimento dos colaboradores é a falta de incentivo por parte da empresa em relação a esses profissionais.

Quando se fala de incentivo pode-se destacar tanto benefícios de crescimento profissional (formações e treinamentos) como corporativos (participação nos lucros, vale cultura, plano de saúde)

Quando o profissional não se sente valorizado ele acaba mudando sua visão em relação a companhia, já que percebe que nela não terá futuro para se desenvolver profissionalmente ou pessoalmente e a queda de rendimento é uma consequência.  

Comunicação ruim

Uma comunicação ruim tem impacto direto na queda de produtividade dos colaboradores.

Se a empresa não consegue comunicar aos seus colaboradores sobre as metas e objetivos e não delega as tarefas corretamente é comum que crie um ambiente desfavorável para que os funcionários exerçam suas funções corretamente.

Com essa falta de organização, pela comunicação ruim, o colaborador corre o risco de ter períodos ociosos, por não saber exatamente quais tarefas realizar, ou ficar sobrecarregado, quando não é feita uma divisão correta das tarefas. 

Desgaste físico e mental

A síndrome de Burnout, conhecida como uma doença causada pelo desgaste mental e físico, pode ser um fator que leva à baixa produtividade na empresa. 

De acordo com a International Stress Management Association (Isma), 30% dos profissionais se sentem desgastados na empresa em que trabalham. 

O reflexo desse desgaste afeta diretamente o desempenho do colaborador, que se verá mais cansado, estressado e com desânimo no trabalho. 

A empresa para mudar esse cenário precisa tentar reduzir esse desgaste com ações focadas na saúde e bem-estar do colaborador. 

Seja por meio de palestras, oferecendo recursos para programas de saúde ou até mesmo fornecendo atendimento psicológico em parceria com profissionais da área.   

Liderança ruim

imagem de dois homens sentados em uma mesa com as mãos no rosto preocupados com outro homem em pé ao lado deles falando

Um levantamento feito pela Michael Page, empresa de recrutamento, revelou que a cada dez profissionais que pedem demissão de uma empresa, oito apontam o chefe como principal motivo. 

Ou seja, uma liderança ruim pode ser o reflexo da baixa produtividade dos colaboradores. 

Já que os profissionais que não confiam no seu líder se mantém diariamente desengajados com a empresa e com o trabalho. Afetando assim, o seu rendimento diário. 

Como medir a produtividade de um colaborador?

Medir a eficiência de atuação dos colaboradores é um dos passos principais para obter o sucesso organizacional. Já que tendo em mãos informações concretas é possível eliminar suposições e ser mais assertivo nas tomadas de decisão. 

Mas como medir a produtividade de um funcionário? 

Existem alguns passos práticos para realizar esse tipo de avaliação corretamente: 

  • Estabeleça metas: quando se estabelece metas fica mais fácil saber se a equipe está sendo produtiva, ao alcançá-las, ou improdutiva, quando existem atrasos constantes e reclamações dos clientes. 
  • Estipule prazos: dentro do estabelecimento de metas é importante também definir prazos para o início e término de cada tarefa. Assim será possível medir precisamente se o colaborador está gerindo bem o seu tempo ou se está sendo afetado por distrações, atrasando a entrega de tarefas. 
  • Faltas e atrasos constantes: identifique possíveis válvulas de escape do colaborador que sejam reflexo da queda de produtividade como atrasos, faltas e desdém com o que lhe é proposto na execução do trabalho.
  • Aplique técnicas de medição: se utilize de técnicas como a avaliação em 360º, em que o colaborador é avaliado por colegas de trabalho, superiores, clientes e por todos que interagem com ele no dia a dia da organização. 

Como identificar a baixa produtividade?

A baixa produtividade pode ser facilmente identificada na rotina da empresa, já que os impactos dela são visíveis nos resultados da companhia e na forma como os colaboradores se relacionam entre si e com os seus gestores. 

Como citado anteriormente, se a empresa começa a ter maus resultados financeiros, gasta mais do que ganha, funcionários se atrasam e faltam com frequência e existe um acúmulo de tarefas já são sinais para ligar o alerta vermelho no quesito produtividade. 

Outro ponto que pode refletir na baixa produtividade é o engajamento e a satisfação do colaborador para com a empresa. 

Portanto, faça sempre pesquisas de clima e crie uma rotina de feedbacks para verificar se o colaborador se sente à vontade na organização, quais suas perspectivas e em quê a empresa pode melhorar para ele se desenvolver pessoalmente e profissionalmente. 

Esse contato próximo com o colaborador pode contribuir para que o gestor identifique possíveis gargalos e motivações que estejam levando a baixa produtividade, contribuindo para que ele aplique estratégias para corrigir o problema. 

Quais os impactos da baixa produtividade no trabalho?

Como você sabe agora, a baixa produtividade tem um impacto direto nos resultados da empresa. Posto que, se os colaboradores não entregarem um trabalho com qualidade e agilidade a empresa perderá dinheiro no processo. 

Dentre os impactos que a baixa produtividade pode trazer ao trabalho é possível destacar: 

Falta de rapidez nas entregas: O atraso começa a fazer parte da rotina da empresa, que constantemente se vê com o acúmulo de tarefas. 

Tarefas sem padrão: A baixa produtividade impacta na qualidade dos trabalhos e retira o padrão de qualidade das tarefas. Empresas com colaboradores improdutivos vivem vivendo altos e baixos com trabalhos bons e em pouco tempo com outros de pouca qualidade. 

Altos custos: O caixa da empresa é um dos que mais sofrerá impacto com a baixa produtividade. Visto que, uma equipe improdutiva demora mais para terminar as tarefas e a qualidade não será uma prioridade, aumentando os custos da operação. 

Insatisfação dos colaboradores: A baixa produtividade pode ser também um reflexo da má gestão da empresa na delegação de tarefas. E o impacto disso são colaboradores sobrecarregados, insatisfeitos, desmotivados e tristes com a empresa. 

O que fazer para solucionar a baixa produtividade?

Esse cenário de baixa produtividade, no entanto, não precisa ser definitivo na empresa. Se a sua organização passa por uma situação dessa, saiba que é possível mudar o jogo,  desde que ela esteja disposta a adotar algumas ações na sua rotina. 

Confira algumas delas a seguir: 

Delegar corretamente as funções 

Uma das medidas principais para evitar a baixa produtividade é delegar funções corretamente. Isso significa que o gestor deve conhecer a fundo os pontos fortes e fracos do seu colaborador para aproveitar ao máximo o que ele tem de melhor para oferecer. 

Planejamento 

A rotina de trabalho é dependente de metas e objetivos que os colaboradores têm que alcançar. 

Para que a baixa produtividade não seja parte dessa rotina é imprescindível que o gestor defina metas claras e objetivas e que os colaboradores saibam exatamente o que fazer no seu dia a dia de trabalho.

Automatização dos processos

A automatização de algumas tarefas pode ser de grande ajuda para quem quer elevar a produtividade. 

Isso significa avaliar processos que são repetitivos e otimizá-los, entregando-os à tecnologia. Assim é possível ganhar tempo para focar em questões criativas e estratégicas. 

Eliminar o trabalho em excesso

O excesso de trabalho pode não só reduzir a qualidade e a produtividade como pode aumentar em 35% o risco de derrame do colaborador, de acordo com a OMS (Organização Mundial da Saúde). 

Por isso, uma ação importante para não conviver com a baixa produtividade dos colaboradores é ficar atento a sobrecarga de trabalho, ocasionada pela falta de planejamento, delegação incorreta de tarefas e falta de pessoal. 

Investir em bons equipamentos

Tão importante quanto os recursos humanos, os recursos materiais também fazem toda a diferença para que a produtividade das equipes seja elevada. 

Equipamentos defasados, como computadores, por exemplo, podem limitar o colaborador, atrasar o término das tarefas e deixar os profissionais estressados com o mau funcionamento deles. 

Portanto, para evitar a baixa produtividade, por esse motivo, realize investimentos que deem ao seus colaboradores todo o suporte necessário para que ele exerça sua função sem limitar suas habilidades.  

Qual o papel do gestor?

O gestor tem um papel importante para que os colaboradores mantenham a alta produtividade. Uma pesquisa realizada pela Towers Watson indicou que a valorização do gestor em relação ao trabalho do seu colaborador pode elevar em 60% sua produtividade. 

Muito mais do que essa influência sobre os colaboradores, sendo a principal referência deles, o gestor precisa ser aquele que delega tarefas corretamente, organiza as metas e objetivos, determina prazos e dá feedbacks sobre o trabalho. 

É ele quem, lado a lado com a equipe, poderá tornar o trabalho mais produtivo. Acompanhando de perto o trabalho, corrigindo possíveis erros e valorizando os bons resultados. 

Assim ele consegue manter as equipes engajadas e consequentes mais produtivas. 

Conclusão

imagem de um homem sentado preocupado apoiado na mesa

Neste conteúdo foi possível perceber uma série de problemas que a baixa produtividade pode trazer a empresa. Impactando diretamente na qualidade dos serviços e fazendo com que financeiramente a empresa seja afetada. 

Afinal, uma equipe improdutiva além de precisar de mais tempo para realizar as tarefas, tende a entregá-las com uma qualidade questionável. Porém, esse tipo de cenário, de baixa produtividade, é mutável. 

Isso quer dizer que se a empresa se dispor a mudar essa realidade ela pode criar um ambiente mais propício e de alto desempenho. 

Contudo, é preciso se atentar a fatores como a delegação correta de tarefas, qualidade dos recursos materiais e definição clara de metas. Já que manter esses pilares em dia 

contribuirá com a implementação de ações que foquem no aumento de produtividade. 

Se você está insatisfeito com a produtividade da sua empresa, se atente a esses fatores e dê uma nova vida para a rotina da sua empresa. 

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