A integração de funcionários é extremamente importante para o bom clima organizacional de uma empresa e ocorre, geralmente, com a chegada de um novo colaborador. Como o próprio nome já sugere, a integração de funcionários tem, por objetivo, incorporar o novo membro da empresa em seu setor, fazendo com que ele se sinta acolhido.
Esse processo é muito importante para a empresa e deve ter um tempo de dedicação, pois é nele que o colaborador novo se sentirá confortável e, é nesta etapa, que os alinhamentos de missão, valores e cultura entre empresa e funcionário ocorrem.
Além disso, quando a integração ocorre, é importante que todas as dúvidas sejam sanadas, tanto sobre a empresa quanto com processos e questões burocráticas da corporação, para que nenhuma informação fique mal entendida, prevenindo assim, situações desagradáveis no futuro.
Em questões de RH, o processo de integração de funcionários pode ser conhecido como um outro nome: onboarding. Ambos são a mesma coisa e tem o mesmo objetivo: integrar funcionários da empresa. A palavra “onboarding” vem do inglês e, ao pé da letra, significa: embarque. Ou seja, é o processo de embarque de novos colaboradores na empresa.
Se interessou? Então mantenha a leitura, pois neste artigo iremos abordar:
- Qual a importância da integração de colaboradores para a empresa?
- Como fazer uma boa integração de colaboradores: Passo a Passo.
- Por que investir na interação de novos e velhos colaboradores em sua empresa?
- Quais os benefícios de uma boa integração entre os colaboradores?
- Quais são os documentos necessários para a integração de colaboradores?
- Como a empresa pode ajudar na integração de colaboradores?
- Qual é o papel do RH durante a integração de colaboradores?
Qual a importância da integração de colaboradores para a empresa?
A importância entre a integração de colaboradores vai além de somente mostrar e adequar o novo colaborador às políticas da empresa, mesmo que esse seja um dos principais objetivos.
Dependendo da diferença de idade do novo colaborador, com o que já está acostumado com o ambiente de trabalho, haverá algumas trocas, significativas, de ensinamentos. É só pensarmos na questão Millennials X Geração Z. E, não, não tem nada a ver com o fato de “ser ou não ser cringe”.
Mas, sim porque a maioria dos Millennials já estão inseridos no mercado de trabalho há algum tempo. Já a Geração Z vêm começando recentemente a inserção no mercado de trabalho. E é de conhecimento geral que essas duas gerações se diferem uma da outra.
Isso porque, a Geração Z é muito mais imersa nas redes sociais, enquanto a maioria dos Millennials ficam com instagram e twitter conectados, a geração mais nova se conecta a múltiplas plataformas e aderem a novos meios de comunicação – como, por exemplo, TikTok e Kwai.
Quando juntamos essas duas gerações em um ambiente, com toda certeza, haverá uma pluralidade na visão de ambos em um mesmo assunto, e com o incentivo de comunicação interna, as sabedorias e visões diferenciadas podem ser compartilhadas entre si, agregando o portfólio pessoal de cada colaborador.
Os benefícios entre essa troca não se restringem apenas aos mais novos, mas também aos que chegaram primeiro no setor, isto porque, a integração ajuda no estreitamento de laços e aumento da produtividade de ambas as partes.
Como fazer uma boa integração de colaboradores: Passo a Passo.
A empresa tem que ter em mente que para uma integração de colaboradores ser efetiva e gerar resultados, é necessário um planejamento e ações por trás, além de constantes check-ups para verificar mudanças e adequações em sua abordagem.
Antes de começar a integração de colaboradores na empresa, a pessoa responsável pela integração deve montar um plano de ação.
Nele, deve ser estipulado o modo como a integração do funcionário será feita, até quando durará o processo, quais são as principais metas e assuntos que devem ser abordados durante e qual será o meio de abordagem. Muitos usam o 5W2H.
Após o plano de ação montado, a integração pode ser iniciada. Abaixo separamos algumas etapas que devem ser seguidas para uma boa integração de colaboradores em uma empresa:
- Tenha uma política de Boas vindas
Durante a integração do colaborador, é importante que a empresa já tenha estipulado uma política de boas vindas. Ou seja, normas que devem ser seguidas quando um colaborador é inserido na corporação.
Nessa política, que pode ser adaptada com tranquilidade para o home-office, deve ter um tempo destinado à passar a missão, visão e valores da empresa para o colaborador.
Para incrementar, seria legal que, no meio da narrativa, houvesse um breve pronunciamento de um trabalhador da empresa, ou do setor do novo colaborador. Tudo isso pode ser feito em um vídeo de 5 minutos ou em uma breve reunião de apresentação.
Tudo isso é importante porque a integração de colaboradores, por mais que seja destinada à eles, não é somente sobre novos colaboradores. Ela também serve como um modo de preparar o “terreno” para o novo funcionário, fazendo com que a sensação, no primeiro dia de trabalho, de “ser um peixe fora d’água” diminua.
- Clareza na integração
Durante o processo de integração de colaboradores, é importante que os gestores e o RH mantenham os canais comunicativos claros e que todo o processo seja feito de forma simples, evitando complicações. Pois, o colaborador está recebendo uma quantidade grande de informações sobre um novo local, em pouco tempo.
Para isso, durante a integração do colaborador, é vital que o que a empresa espera dele diante sua função, suas metas na corporação e outras coisas sejam explicados com clareza. Pode-se, até mesmo, criar um cronograma, junto do colaborador, com os principais projetos e iniciativas que ele tem de tomar.
É importante, antes dessa etapa com o colaborador recém-chegado, que o líder ou o gestor seja treinado para fazer parte do processo de integração, o conscientizando sobre a importância do processo e os impactos positivos que ele causará.
- Reserve um tempo para dúvidas
Nesta etapa, após o colaborador conhecer as políticas da empresa e o líder, muito certamente, pela quantidade de informação cedida, o funcionário apresentará dúvidas. Estas, se não forem sanadas, dependendo da importância das questões, podem gerar problemas futuros para a empresa com o colaborador.
Por isso, é importante que, durante a integração de colaboradores, se tenha um espaço para que dúvidas sejam sanadas.
Essas dúvidas podem variar de acordo com o contexto, o trabalhador pode não ser informado sobre a sua remuneração, benefícios e outras coisas, e muitas vezes não são sanadas por uma falha no canal comunicacional durante a integração entre RH e funcionário.
- Invista em treinamentos
A adoção de treinamentos, durante a integração de colaboradores, é importante para que o recém-chegado entenda melhor sobre o local onde trabalha e aprimore suas habilidades do setor em que trabalhará. Por isso, treinamentos, palestras e outros são importantes para o reconhecimento de suas funções.
A empresa tem que ter em mente que para uma integração de colaboradores ser efetiva e gerar resultados, é necessário um planejamento e ações por trás, além de constantes check-ups para verificar mudanças e adequações em sua abordagem.
Antes de começar a integração de colaboradores na empresa, a pessoa responsável pela integração deve montar um plano de ação.
Nele, deve ser estipulado o modo como a integração do funcionário será feita, até quando durará o processo, quais são as principais metas e assuntos que devem ser abordados durante e qual será o meio de abordagem. Muitos usam o 5W2H nesse momento.
Após o plano de ação montado, a integração pode ser iniciada. Abaixo separamos algumas etapas que devem ser seguidas para uma boa integração de colaboradores em uma empresa:
- Tenha uma política de Boas vindas
Durante a integração do colaborador, é importante que a empresa já tenha estipulado uma política de boas vindas. Ou seja, normas que devem ser seguidas quando um colaborador é inserido na corporação.
Nessa política, que pode ser adaptada com tranquilidade para o home-office, deve ter um tempo destinado à passar a missão, visão e valores da empresa para o colaborador.
Para incrementar, seria legal que, no meio da narrativa, houvesse um breve pronunciamento de um trabalhador da empresa, ou do setor do novo colaborador. Tudo isso pode ser feito em um vídeo de 5 minutos ou em uma breve reunião de apresentação.
Tudo isso é importante porque a integração de colaboradores, por mais que seja destinada à eles, não é somente sobre novos colaboradores. Ela também serve como um modo de preparar o “terreno” para o novo funcionário, fazendo com que a sensação, no primeiro dia de trabalho, de “ser um peixe fora d’água” diminua.
- Clareza na integração
Durante o processo de integração de colaboradores, é importante que os gestores e o RH mantenham os canais comunicativos claros e que todo o processo seja feito de forma simples, evitando complicações. Pois, o colaborador está recebendo uma quantidade grande de informações sobre um novo local, em pouco tempo.
Para isso, durante a integração do colaborador, é vital que o que a empresa espera dele diante sua função, suas metas na corporação e outras coisas sejam explicados com clareza. Pode-se, até mesmo, criar um cronograma, junto do colaborador, com os principais projetos e iniciativas que ele tem de tomar.
É importante, antes dessa etapa com o colaborador recém-chegado, que o líder ou o gestor seja treinado para fazer parte do processo de integração, o conscientizando sobre a importância do processo e os impactos positivos que ele causará.
- Reserve um tempo para dúvidas
Nesta etapa, após o colaborador conhecer as políticas da empresa e o líder, muito certamente, pela quantidade de informação cedida, o funcionário apresentará dúvidas. Estas, se não forem sanadas, dependendo da importância das questões, podem gerar problemas futuros para a empresa com o colaborador.
Por isso, é importante que, durante a integração de colaboradores, se tenha um espaço para que dúvidas sejam sanadas.
Essas dúvidas podem variar de acordo com o contexto, o trabalhador pode não ser informado sobre a sua remuneração, benefícios e outras coisas, e muitas vezes não são sanadas por uma falha no canal comunicacional durante a integração entre RH e funcionário.
- Invista em treinamentos
A adoção de treinamentos, durante a integração de colaboradores, é importante para que o recém-chegado entenda melhor sobre o local onde trabalha e aprimore suas habilidades do setor em que trabalhará. Por isso, treinamentos, palestras e outros são importantes para o reconhecimento de suas funções.
Por que investir na interação de novos e velhos colaboradores em sua empresa?
Investir na interação entre colaboradores recém chegados e os mais velhos, é um dos processos importantes para que uma boa integração ocorra.
Além do que foi citado no tópico anterior, sobre o compartilhamento de técnicas de profissionais com habilidades cognitivas distintas, há também o senso comum entre empresas de que pessoas com visões diferentes, em um mesmo ambiente, conseguem mais facilmente resolver desafios ou problemas em uma empresa.
Quais os benefícios de uma boa integração entre os colaboradores?
Até aqui, já deve estar claro que alguns benefícios de uma boa integração são voltados para a boa relação entre funcionários, uma vez que ela ajuda e fortalece questões importantes para o bom funcionamento de uma equipe.
Contudo, seus benefícios vão além disso, pois uma equipe em harmonia, integrada e feliz reflete na imagem da empresa por via de atendimento com o público.
Uma vez que funcionários satisfeitos com suas funções, conseguem transmitir ao cliente a sua satisfação com o local de trabalho.
Abaixo, separei os três principais benefícios de uma integração entre colaboradores efetiva. Mantenha a leitura:
Melhora do clima organizacional
Quando uma integração é bem feita, a consequência dela é uma melhora significativa no clima organizacional. Isso acontece porque os colaboradores que têm um espaço para se comunicarem e se conhecerem melhor, não transmitem ruídos e informações incorretas entre eles.
Quando uma empresa não investe em uma integração entre os funcionários, sejam eles jovens ou mais velhos, e não tem um canal de comunicação transparente e efetivo,é comum que os ruídos, ou informações errôneas, aconteçam.
Esses ruídos são prejudiciais ao bem-estar organizacional e podem causar confusões entre colaboradores podendo gerar, em longo prazo, turnover, absenteísmo e queda na produtividade.
Portanto, com uma integração planejada e bem executada, o canal comunicacional se torna mais limpo e as informações circulam com mais facilidade, impedindo inverdades e maus entendidos.
Uma consequência dessa relação saudável entre os colaboradores é o aumento da produtividade, a qual irei explicar abaixo.
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade acontece como uma consequência de um clima organizacional saudável. Afinal, quando as pessoas ,em um ambiente de trabalho, têm perspectivas positivas sobre o local em que estão, a produtividade coletiva tende a aumentar.
Além disso, a integração de funcionários incentiva o bom relacionamento entre colegas de trabalho e os direciona para um objetivo, o qual proporciona desenvolvimento profissional, alinhado com as metas da empresa. Essas ações, também, tendem a melhorar a produtividade de uma equipe.
Diminuição da evasão de talentos
Tendo um ambiente de trabalho favorável para desenvolvimento e crescimento do profissional, relações no ambiente de trabalho saudáveis e todos os colaboradores alinhados com seus propósitos e metas, é muito improvável que algum funcionário resolva deixar a empresa, ainda mais quando os laços com sua equipe estão fortalecidos.
Uma vez que ele tem consciência que, ao começar em um novo trabalho, ele terá que se adaptar ao ambiente, a cultura e política, e recriar laços com uma nova equipe, algo que tomará tempo.
Quais são os documentos necessários para a integração de colaboradores?
Muitas pessoas não pensam nisso, mas durante o processo de integração de colaboradores é necessário que o colaborador apresente documentos. Os quais listamos abaixo:
- Termo de proposta de trabalho
Antes de explicar o que é este termo, é importante ressaltar que o termo de proposta de trabalho não é a mesma coisa que um contrato de trabalho.
Esse termo de proposta de trabalho não é muito conhecido aqui no Brasil, isso se deve ao fato dele não ser muito utilizado durante o recrutamento e seleção, mas, em países como Estados Unidos, ele é muito conhecido.
O objetivo deste termo é manter e oficializar, ainda no processo de seleção, as informações da vaga com o candidato. Pois é muito comum que, no decorrer de entrevistas e desafios, algumas informações, como: salário, local de trabalho, benefícios, gestor, cargo e etc, se percam.
Ao contrário do que muitos pensam, a integração entre colaboradores começa um pouco antes da inserção do colaborador no mercado de trabalho.
A adoção deste termo é importante para a integração de colaboradores, pois, assim, os candidatos têm a certeza de que a vaga para qual está prestando, está alinhada com seus objetivos, metas e habilidades.
- Contrato de Confidencialidade
Esse contrato é bem-vindo em setores, nos quais os profissionais mexem com informações valiosas para a empresa, normalmente em cargos de estratégia de compra, análise e marketing.
Isso porque, caso se tenha uma evasão de talentos, ou até mesmo uma demissão sem justa causa, esse colaborador não poderá compartilhar informações com a empresa atual, ainda mais se for a concorrente da antiga empresa.
A adoção deste contrato é um meio de segurança interna da empresa.
- Anuência de recebimentos de documentos.
Quando um novo colaborador se insere na empresa, e está na fase de integração, é muito comum que alguns documentos da empresa, como: termo de política e cultura, código de conduta e etc, sejam apresentados ao colaborador.
O setor de recursos humanos, que muitas vezes é responsável por esta parte, tem por obrigação entregar ao colaborador os documentos, contudo, ele não pode obrigar os colaboradores a lerem, muito menos controlar quem “leu” e “quem não leu”.
Portanto, a solução é solicitação de uma assinatura em um termo que confirme que os novos colaboradores receberam aqueles documentos do recursos humanos. Assim, evita-se futuros problemas entre o colaborador e a empresa.
Como a empresa pode ajudar na integração de colaboradores?
A empresa tem de ter em mente que a integração de colaboradores não é feita do dia para a noite e muito menos se limita em, apenas, criar treinamentos e apresentar o novo colaborador para o time. É muito além disso!
A integração vem de um longo processo, o qual precisa de manutenções ao longo do tempo. E precisa de um planejamento para que dê certo!
A pessoa responsável pela integração, muitas vezes o gestor, precisa criar um plano de ação de integração, como abordado em tópicos anteriores, estipulando tempo, meio, forma de abordagem e etc.
Para começar com o processo de integração de funcionários, a empresa tem de criar um ambiente propício para que os funcionários se sintam confortáveis e interajam.
Um local, meio de comunicação ou, até mesmo, atividades que disponibilizem um espaço para interação, não precisando ser ela somente sobre o trabalho, e descontração entre os colaboradores é uma boa opção para começar a integração entre os colaboradores.
Atualmente, em um mundo onde o home-office está sendo mais bem recebido pelas empresas, consequência direta da COVID-19, as organizações têm de focar em alternativas, em sua grande maioria com respaldo tecnológico, para que a integração e interação permaneçam eficientes.
Pensando em algumas dessas alternativas, separei abaixo algumas iniciativas que as empresas podem tomar para criar esse espaço, mesmo em home-office:
Melhorando a comunicação interna
Sem canais de comunicação transparentes e efetivos, não se tem a possibilidade de criar um ambiente laboral saudável. Pois, em canais poluídos ou não eficazes, muitos ruídos acontecem e informações errôneas passam.
E, isso se torna um grande desafio durante a integração de um novo colaborador, pois é nesse momento que surgem dúvidas. Questionamentos sobre quando o trabalho inicia, se há direito a férias, quais alinhamentos devem ser feitos e etc.
Portanto, também é vital que nesta etapa se tenha uma comunicação interna limpa de ruídos, e que ela seja incentivada, para que o processo de inserção do novo colaborador não seja prejudicado por informações erradas.
Imagine que você acabou de entrar em um novo emprego. E, tem que se adaptar a uma nova rotina, nova empresa, mas além disso, você tem que lidar com os problemas de uma comunicação interna falha, como: não se ter calendários de reuniões ou alinhamentos, não há notificações de férias de outros funcionários e várias outras coisas que gerem ruído.
Por conta disso, é importante que se tenha uma averiguação constante dos canais comunicacionais internos da empresa e adote softwares de organização e calendários que supram as necessidades de sua empresa, como Google Agenda, Clubhouse, Notion e outros.
É interessante, para o processo de aprendizagem e alinhamento, contar sobre a fundação da empresa. Grave vídeos ou áudios contando, em uma narrativa e de modo coeso, sobre como a empresa começou. Envolva esse novo colaborador na história da companhia, e responda, em um só vídeo, as principais dúvidas que surgem durante este momento.
Evite ser mecânico, e fale com naturalidade sobre os fatos importantes da companhia. Assim, o colaborador pode se sentir, ainda mais, atraído pelo local onde trabalha ao entender a razão e os impactos da criação da companhia.
Criando salas virtuais destinadas a momentos de desconcentração
Sabe aquele Happy Hour que sempre acontecia toda sexta-feira na empresa? Então, o que acha de transformá-lo em um Happy Hour virtual? A cada sexta feira do mês a empresa pode criar várias salas de chamada virtual, onde jogos online e bate-papo fiquem abertos a todos os colaboradores.
Acredite ou não, mas essa foi uma solução que muitas empresas acharam durante a pandemia.
A criação de salas virtuais, por softwares, como: Google Meets, Microsoft Teams, Moodle e outros, destinadas somente para um momento de descontração ( yoga e alongamento coletivo, Happy Hour, Cofee Break e etc) da empresa toda, não somente de determinados setores, se tornou uma alternativa bem aceita.
Em momentos, onde todos estão confinados em sua casa e não podem se encontrar com os colegas de trabalho, a integração de colaboradores se torna um pouco mais complicada, isso porque não há um contato físico com o local e com os colegas de trabalho. Nesses casos, o sentimento de “pertencimento” na equipe pode demorar a se aflorar no colaborador.
Se a empresa não encontrar alternativas, no home-office, de um espaço reservado para desconcentração dos funcionários, como uma sexta-feira destinadas a jogos e etc,é bem provável que a integração não evolua e o sentimento não floresça, podendo ocasionar, a longo prazo, em uma taxa de turnover alta.
Isso porque, momentos de descontração conjunta, como Happy Hour, aproxima os colaboradores, melhora as relações interpessoais e aumenta e, em alguns casos, alimenta o espírito de “time” de uma equipe.
Ademais, pode ocorrer em uma dessas reuniões, onde não há pressão de hora trabalhada e onde a conversa entre colaboradores flui mais “solta”, ideias e brainstorming entre funcionários que beneficie a empresa.
Incentivando reuniões com chamadas de vídeo
A integração de colaboradores não deve ser somente restringida entre funcionários de um mesmo setor. É muito importante que ela se estenda para relação líder-funcionário e funcionário-gestor. Impedindo, assim, margem para pensamentos de hierarquização e de “eu sou liderado por alguém”.
Ambos pensamentos são prejudiciais para a integração e para o bem-estar da organização, uma vez que isso criará uma ponte entre o funcionário e o líder, ao invés de uni-los. Dificultando a comunicação entre ambos.
Para que isso não aconteça, uma boa sacada da empresa é, durante reuniões de alinhamento com o time e líder, todos abrirem as câmeras, para que todos vejam os rostos uns dos outros e a reunião se torne mais “humana” e menos mecânica. Assim, os colaboradores, conseguem ver a cara de seu chefe e colegas, ao invés de uma tela preta.
Desenvolvendo políticas internas que abordem a interação
Como abordado no tópico anterior, a existência de um pensamento de hierarquização não é saudável, tanto para empresa, quanto para a integração de novos colaboradores. Já que ao invés de unificar um time, ocorre o contrário, e pontes são levantadas. É o líder e a pessoa liderada por ele.
Para evitar esse tipo de pensamento, é importante que se crie políticas internas que sejam sempre horizontais e que incluam a interação entre líder e funcionário. Quando uma empresa adota uma política interna horizontal, ela deixa explícito que não há distinção entre membros da equipe e que os líderes, gestores e diretores estão abertos a conversar.
Como uma alternativa, os gestores e líderes podem abrir, a cada mês, uma semana em suas agendas para que seus colaboradores consigam marcar reuniões individuais com eles. Assim, os estigmas de “estamos cada um por si” e “que há alguém acima de mim que manda em mim” caem por terra.
Qual é o papel do RH durante a integração de colaboradores?
Vários! O papel do Recursos Humanos é um dos principais na integração, pois é com ele que todo esse processo começa. É pelo o RH que os processos seletivos e de recrutamento tomam vida e, muitas vezes e em algumas empresas, é ele que lidera e conduz todo esse projeto, ao invés do gestor.
Por isso, o RH tem de se manter atualizado, organizado e, acima de tudo, estratégico. Pois, assim ele saberá atuar com agilidade e atenção em todos os processos da integração de colaboradores, detectando erros e aspectos a serem melhorados.
Conclusão
O processo de integração entre colaboradores, ou onboarding, é uma dos processos vitais da empresa. Além de alinhar todos os novos colaboradores e dar suporte à eles, ele também, se feito corretamente, aumenta toda produtividade de um todo time e melhora o clima organizacional da empresa.
Portanto, a pessoa responsável pela integração, seja ela de RH ou gestor, têm de se atentar aos mínimos detalhes, traçar um plano de ação e, acima de tudo, verificar os canais de comunicação interna.
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