Otimização de tempo, produtividade e economia de recursos: é a santíssima trindade para o empreendedorismo de sucesso. Embora seja um grande desafio equilibrar esses aspectos, existem diversas metodologias e técnicas que ajudam nessa jornada, como o 5W2H.

Esse modelo de trabalho não é tão recente, mas ganhou mais força com a transformação digital, permitindo novas abordagens e estratégias para a sua utilização.

E, quem sabe, ao aprender como se faz o 5W2H você não se beneficia dele também? Por isso, preparamos este post que vai tratar dos principais assuntos a seguir:

• O que é 5W2H?
• Para que serve o 5W2H?
• Principais características da metodologia 5W2H
• Como fazer uma tabela 5W2H?
• Como usar o 5W2H no planejamento estratégico?
• Benefícios do 5W2H para as empresas
• Exemplos de 5W2H

Vamos entender, então, o que é a metodologia 5W2H e como aplicá-la no dia a dia da sua empresa? Basta seguir com esta leitura!

O que é 5W2H?

O conceito de 5W2H está associado ao planejamento e à elaboração de um checklist para definir todas as etapas de sua realização. E, para isso, sete perguntas devem ser respondidas.

Essas questões, inclusive, estão presentes na própria sigla. Você sabe quais são as perguntas do 5W2H? Nós explicamos logo abaixo, veja só:

• What — o que será feito?
• Why — por que fazer?
• Where — onde será feito?
• When — quando será feito?
• Who — por quem será feito?
• How — como será feito?
• How much — qual é o custo?

Perceba que são indagações que servem para colocar qualquer ideia no papel e, em seguida, colocá-la em prática. Saber respondê-las faz com que os riscos sejam minimizados, os objetivos plenamente atingidos e é também possível acompanhar com precisão a evolução de cada etapa definida para a conquista de suas metas, entre outros benefícios.

Como e onde surgiu a metodologia 5W2H?

Muita gente acredita que todo o conceito do 5W2H iniciou em meados da década de 1950, nos parques industriais da Toyota, no Japão. Foi nessa época que os japoneses buscavam por soluções variadas à necessidade de tornar o fluxo de trabalho mais enxuto, ágil e eficiente.

Nessas tentativas de reduzir os desperdícios e tornar o processo de trabalho mais dinâmico, há quem acredite que o 5W2H teve as suas raízes plantadas. Porque é uma metodologia que busca uma eficácia similar de produzir mais com a utilização de menos recursos.

Para que serve o 5W2H?

Ao falar do Sistema Toyota de Produção, talvez tenha ficado um pouco mais claro o que é 5W2H e para que serve. Mesmo assim, vale explicar de maneira aprofundada.

Para isso, vamos imaginar que o seu departamento de RH queira investir em uma ação de treinamentos específicos para os colaboradores.

Com isso, ao usar a metodologia 5W2H as respostas às questões presentes na sigla vão ajudar a nortear o seu trabalho dali em diante.

Só basta saber o que é 5W2H para entender que esse método pode ser aplicado em qualquer ação ou planejamento ainda em desenvolvimento. E, até mesmo, para resolver problemas e identificar oportunidades de negócio dentro do seu setor de atuação.

É uma ferramenta, portanto, que pode ser usada tanto interna quanto externamente.

Principais características da metodologia 5W2H

O primeiro elemento presente no método 5W2H é a distribuição das sete questões. Para isso, muitas pessoas usam uma planilha 5W2H — um modelo simplificado, apenas para facilitar a visualização e o preenchimento das informações.

Dessa maneira, todos os envolvidos podem discutir e apontar mudanças e as melhores respostas para planejar os passos seguintes.

Mas, a planilha 5W2H não é uma obrigatoriedade. Você pode apresentar as questões em uma lousa, em um pedaço de papel ou mesmo em um arquivo de texto para que todos possam editá-lo. O importante é que as perguntas estejam muito bem definidas e as respostas sejam precisas.

Outra característica fundamental do 5W2H é a comunicação. Seja para responder às perguntas ou reunir-se para debater a respeito de eventuais ajustes e considerar novas respostas às questões propostas na metodologia, para que tudo isso ocorra é importante que os colaboradores e líderes estejam alinhados.

Como fazer uma tabela 5W2H?

Como falamos, uma tabela 5W2H é uma maneira popular de colocar em ação a metodologia.

Para isso, considere uma planilha dividida em 7 colunas e, na parte superior de cada uma delas, você registra as perguntas do método. Nas linhas abaixo de cada coluna, você pode apresentar as respostas mais satisfatórias. Veja alguns exemplos de 5W2h abaixo:

• O quê? — deve constar a descrição do objetivo ou problema a ser tratado;
• Onde? — deve considerar o local onde a implementação será feita. Pode ser um setor ou até mesmo uma operação em particular;
• Quando? — diz respeito ao prazo para a resolução dessa campanha, bem como o cronograma;
• Por quê? — explica o motivo pelo qual esse trabalho vai ser empreendido. 
• Quem? — define os responsáveis por cada etapa do planejamento e da execução do objetivo;
• Como? — aqui, o objetivo ou o problema devem ser fracionados para que todo o processo seja dividido e todas as atividades variáveis e de riscos vão ser observadas para que o fluxo, seja o mais objetivo e eficiente possível;
• Quanto? — que tem tudo a ver com o orçamento disponível para resolver o problema ou alcançar a meta estipulada.

Como utilizar uma ferramenta de 5W2H?

Você pode utilizar o 5W2H da maneira que quiser ou necessitar. Como destacamos, essa é uma metodologia versátil e que se adapta facilmente aos seus objetivos.

A grande questão está presente em saber fazer as perguntas certas e identificar as respostas mais assertivas para a posterior aplicação do planejamento. Assim, iniciar, executar e finalizar o objetivo ou resolver o problema em questão vão ser, sem dúvidas, tarefas mais fáceis.

Como usar o 5W2H no planejamento estratégico?

Muita gente se pergunta se o 5W2H também pode ser usado como uma ferramenta para auxiliar no planejamento estratégico. E a resposta mais objetiva é que é, sim, possível.

Nesse caso, contudo, o 5W2H se torna um item elementar para a definição dos meios mais assertivos para a elaboração dos seus objetivos e/ou metas. 

Para tanto, basta montar a sua planilha 5W2H, distribuir as questões e saber ao menos o que você deseja cumprir. Esse é o requisito básico e essencial para responder às questões e dar início a um planejamento estratégico mais resistente contra imprevistos e obstáculos intransponíveis.

Em qual momento utilizar essa ferramenta? 

Ainda vamos falar de alguns exemplos de 5W2H, mas vale a pena considerar também algumas possibilidades que permitem ilustrar melhor a versatilidade dessa metodologia. Você pode usá-la, por exemplo, para:

• o planejamento estratégico de sua empresa;
• desenvolver uma rotina de manutenção programada dos seus equipamentos;
• estabelecer um padrão nas avaliações de desempenho e feedback;
• ter um fluxo objetivo e eficiente de processos seletivos na empresa;
• melhorar o clima organizacional;
• aumentar o número de clientes;
• considerar novas estratégias de marketing.

Basicamente, toda e qualquer atividade pode ser melhor amparada pelo uso do 5W2H.

Toda empresa pode aplicar essa metodologia? 

Com certeza! A metodologia 5W2H funciona até mesmo se você for um profissional autônomo. A diferença é que as discussões de ideias vão envolver menos pessoas, mas o efeito e os resultados são os mesmos, independentemente do número de pessoas reunidas na sala.

Benefícios do 5W2H para as empresas

Quando se coloca em prática o 5W2H, pode ficar ainda mais evidente o quanto essa metodologia agrega à rotina da empresa. 

Para saber mais sobre o 5W2H, veja os nos seus principais benefícios para considerar a sua utilização, em curto prazo, no dia a dia do seu negócio:

• Mais eficiência na elaboração de um plano de ação com o 5W2H;
• Rápida visualização das necessidades, desempenhos, motivações, riscos e caminhos a serem percorridos para alcançar um resultado desejado;
• Otimização de tempo para a implementação de uma nova ideia;
• Agrega clareza e direcionamento às estratégias da empresa;
• Melhora a comunicação e direciona o pensamento de todos para os mesmos propósitos;
• Gera eficiência com menos desperdício e utilização de recursos.

Exemplos de 5W2H

Vamos mostrar um exemplo de 5W2H, no qual o seu departamento de RH queira gerar mais assertividade aos seus processos seletivos e melhorar as admissões. Para isso, podemos ter:

• O quê? — reduzir o tempo de contratação e melhorar a assertividade dos profissionais selecionados;
• Por quê? — porque as atuais contratações não ficam muito tempo na empresa e não se identificam com a cultura geral e com as atividades da organização, gerando prejuízos múltiplos;
• Quem? — os profissionais da área de Recursos Humanos;
• Quando? — as ideias serão implementadas já no próximo processo seletivo e a avaliação dos resultados vai acontecer em 2 meses;
• Onde? — as capacitações podem ocorrer em determinada sala de reunião;
• Como? — a partir de uma reavaliação do processo seletivo e da adequação das etapas de acordo com cada cargo, sempre identificando as características fundamentais para as posições da empresa;
• Quanto? — o orçamento para esse projeto vai ser de R$ 5 mil.

Essa é uma ilustração básica, mas que já deve dar para apresentar o quanto o 5W2H pode abrir janelas de oportunidades e aproximar você e os seus funcionários dos resultados esperados.

Conclusão

Viu como a metodologia 5W2H pode ser usada para qualquer atividade na empresa, gerando um direcionamento efetivo para o alcance de suas metas, objetivos e também para resolver problemas?

Saiba também que você pode ir além das dicas vistas neste artigo. Para isso, convidamos você a curtir a página da Pontotel no Facebook e a seguir-nos Instagram e LinkedIn para não perder nenhuma de nossas novidades!