Sua empresa contratou novos colaboradores, e você ficou responsável pelo onboarding desses funcionários, mas não sabe exatamente o que fazer? E se existisse um manual de integração de novos colaboradores para te ajudar? 

Para quem não sabe, a integração de novos colaboradores, também conhecida como processo de onboarding, acontece após a contratação de um, ou vários novos funcionários, de modo a integrar esses trabalhadores às equipes e as regras já existentes na empresa contratante.

Esse processo é fundamental, pois permite aos novos colaboradores conhecer melhor o ambiente, processos internos, cultura organizacional, e um pouco da rotina corporativa da qual farão parte. Sendo essa uma etapa essencial, e em muitos casos determinante, para a permanência desses colaboradores em novos empregos.

Tem dúvidas sobre isso? E se dissermos que segundo uma pesquisa da Glassdoor, um processo de integração de novos colaboradores pode melhorar a retenção de novos contratados em 82%, e a produtividade em mais de 70%.

Pensando nisso, reunimos aqui algumas informações importantes, que devem fazer parte do seu manual de integração de novos colaboradores. A seguir você entenderá:

• O que é a integração de novos funcionários?
• O que é manual de integração?
• Importância do manual de integração de novos colaboradores
• O que deve conter no manual de integração de novos colaboradores?
• Como elaborar um bom manual de integração de novos colaboradores?
• Como o manual de integração auxilia no processo de onboarding?

Aproveite a leitura, que te auxiliará a criar a sua cartilha de integração para novos funcionários.

O que é a integração de novos funcionários?

A integração de novos funcionários é um processo organizado por um gestor de pessoas, para integrar profissionais recém-contratados em uma empresa.

Normalmente, o responsável por realizar esse procedimento de boas-vindas, é um profissional do RH, ou um gestor de pessoas especializado em onboarding, ou o próprio líder de equipe do novo contratado.

Além disso, é comum que essa adaptação seja guiada por um manual de integração de novos colaboradores, que geralmente é desenvolvido conforme as normas internas do negócio.

Qual o objetivo?

O principal objetivo do processo de integração de novos funcionários, é ensinar ao novo colaborador as principais diretrizes seguidas pela empresa, e também explicar as regras básicas para uma boa convivência e colaboratividade no ambiente de trabalho.

Esse processo pode ser feito em formato de treinamento de integração, em uma reunião, ou, em último caso, apenas cedendo ao profissional a cartilha de integração da empresa, onde normalmente constam informações como:

• histórico da empresa;
• descritivo da missão, visão e valores do negócio;

Porém, é muito importante que exista uma integração mais física, onde os colegas de trabalho sejam apresentados aos novos profissionais, assim como fiquem claras as funções de cada profissional na empresa.

O que é manual de integração?

Um manual de integração de novos colaboradores é geralmente desenvolvido pelo setor de RH, sendo esse um documento com informações básicas, porém essenciais, sobre a empresa.

Normalmente esse manual possui conteúdos ilustrados, que apresentam o negócio por uma perspectiva bem agradável, e pode ser entregue aos novos colaboradores de forma impressa, ou encaminhado via email, sendo a segunda opção mais usual atualmente.

O manual, ou cartilha de integração, não é obrigatório, porém, é bastante comum que as empresas o tenham, pois, esse documento facilita muito o processo de onboarding, e evita que informações importantes não sejam repassadas para os profissionais, por esquecimento.

Importância do manual de integração de novos colaboradores

O manual de integração de novos colaboradores é um instrumento de comunicação essencial para as empresas, pois, auxiliam os gestores a nortear seus novos funcionários sobre suas principais regras e objetivos.

Além disso, é por meio desta cartilha que os novos contratados aprendem sobre os princípios éticos e morais da empresa, e entendem melhor quais normas seguir no dia a dia de trabalho.

Sendo assim, dizer que o manual de integração de novos colaboradores é um instrumento de comunicação interna eficaz, tanto para a organização, quanto para os funcionários, não é nenhum engano, já que esse documento realmente guia e alinha o aprendizado dos novos trabalhadores.

Devemos destacar também os diversos benefícios, além de alinhamento de objetivos entre empresa e funcionário, que um manual de integração proporciona, dentre eles: 

• A melhoria no clima organizacional;
• O fortalecimento da cultura do negócio;
• A retenção de talentos;
• A integração das equipes;
• Dentre outros.

O que deve conter no manual de integração de novos colaboradores?

Um manual de integração de novos colaboradores varia de negócio para negócio, isso porque, esse documento apresenta as particularidades de cada empresa. Por isso, antes de utilizar um modelo de cartilha de integração, é importante verificar se as informações do mesmo são semelhantes às da sua empresa.

Porém, algumas informações devem fazer parte de qualquer manual de integração de novos colaboradores. Confira algumas delas a seguir.

Boas-vindas ao novo funcionário

Todo novo funcionário deve se sentir bem-vindo, e nada melhor que demonstrar que o novo colaborador realmente é bem-vindo, do que dizendo isso a ele.

Um bom onboarding começa com uma mensagem de boas-vindas, essa mensagem pode ser um via e-mail, com um kit onboarding, ou qualquer outra maneira mais simples, que demonstre que o profissional realmente é bem-vindo na empresa.

Breve resumo sobre o manual

Se o negócio optar por um processo de onboarding mais distante, ou, se isso for feito remotamente, é importante explicar ao novo profissional a importância do manual de integração de novos colaboradores.

Pensando nisso, é essencial que a empresa enfatize que o manual deve ser lido, pois trata-se de um documento guia, para que o novo profissional compreenda melhor a estrutura e os objetivos do negócio.

Sobre a empresa, missão, visão e valores

A primeira coisa que um manual de integração de novos colaboradores deve conter, é um breve histórico sobre a empresa, com informações que expliquem ao profissional quais os princípios da cultura organizacional, assim como os objetivos do empreendimento.

Além disso, é importante explicar com palavras, qual a missão da empresa, assim como seus valores e visão de mercado, e o que se espera dos profissionais. Isso permite que o novo profissional se alinhe às expectativas e aos valores prezados dentro do negócio.

Apresentação dos colaboradores da empresa

Novos colaboradores precisam ser bem integrados, não só em seu novo local de trabalho, mas também com os colegas, que farão parte do dia a dia dos profissionais.

Por isso, é interessante que a empresa se preocupe em realizar um tour de onboarding, que apresente aos novos colaboradores as instalações da empresa, os principais processos do dia a dia, e também os colegas de equipe.

No caso de empresas que atuam remotamente, essa apresentação pode ser feita por meio de uma reunião de equipe programada, a fim de apresentar os novos funcionários. Essa apresentação é essencial, pois auxilia no engajamento e colaboração dos profissionais.

Apresentação do serviço

O manual de integração de novos colaboradores também deve conter as principais informações sobre o cargo do novo profissional.

Essa parte da cartilha de integração permite que os colaboradores se preparem ao longo das primeiras semanas de trabalho, e também tirem dúvidas sobre tarefas que talvez eles não saibam desenvolver.

Políticas internas

Também é importante que a empresa deixe no manual de integração de novos colaboradores, uma parte destinada às regras da empresa.

Pode ser que o negócio tenha uma política de vestimenta, ou exija o uso de EPIs, a fim de garantir a segurança dos trabalhadores. Tudo isso deve ser detalhado, conforme a função desempenhada pelo profissional.

Funções do novo colaborador

Complementando os dois itens acima, é essencial que o novo profissional de uma empresa tenha uma noção clara de todas as tarefas que serão de sua responsabilidade. Isso evita que o trabalhador faça demais, ou até de menos, e acabe se prejudicando, ou prejudicando o trabalho da equipe.

Por isso, quando não houver um treinamento de integração, que demonstre ao profissional quais serão suas atividades diárias, é importante que ele receba algum tipo de manual explicando isso.

Como elaborar um bom manual de integração de novos colaboradores?

Um bom manual de integração de novos colaboradores, exige que a empresa conheça bem sua estrutura, e tenha como base um bom planejamento, assim como uma gestão de pessoas eficiente, que organize todas as informações necessárias que devem ser repassadas para os novos contratados.

Pensando nisso, é importante que o planejamento do negócio conte com informações relevantes e organizadas, e também seja definido previamente uma pessoa competente para o repasse dessas informações.

Qual o papel do RH?

Normalmente, as rotinas de trabalho são definidas previamente pelos líderes de equipes, e também podem ser guiadas pelo RH da empresa. Sendo assim, os profissionais de RH devem estar alinhados com os líderes, para o desenvolvimento, e também a aplicação do manual de integração de novos colaboradores.

Além disso, o RH ganha ainda mais evidência em empresas que atuam de forma remota, e são esses profissionais que fazem todo o processo de integração dos novos funcionários de um negócio.

Sendo assim, é importante que os profissionais de Recursos Humanos conheçam bem o manual de integração de novos colaboradores, para que no momento da reunião de onboarding, estejam capacitados para integrar bem os novos profissionais.

Como o manual de integração auxilia no processo de onboarding?

O processo de onboarding de cada empresa tem características próprias, e um tempo de alinhamento, que pode levar poucos dias, ou durar até um mês.

Por isso, quando a empresa possui um documento oficial, como um manual de integração de novos colaboradores, o processo de onboarding se torna muito mais organizado, rápido e eficaz.

Isso porque, por meio do manual, as empresas conseguem seguir uma estratégia pré-estabelecida no documento, e tem muito mais facilidade de apresentar aos novos funcionários informações como:

• mapa da empresa;
• telefones e ramais importantes;
• convênios da empresa;
• missão, visão e valores;
• normas de vestimenta (caso a empresa tenha);
• dentre outros pormenores, que compor essa cartilha de integração.

Ideias para um processo de onboarding eficaz

É importante que as empresas pensem também, na maneira mais adequada de apresentar o manual aos novos colaboradores. Já falamos anteriormente que isso pode acontecer em uma reunião, ou treinamento, mas, a seguir, separamos alguns formatos interessantes de onboarding.

• Um coffee break com os novos colaboradores;
• Uma reunião geral, com todos os componentes da equipe, incluindo os novos funcionários;
• Um happy hour ao final da primeira semana dos novos colaboradores;
• Em casos de empresas remotas, uma call animada, com os novos e antigos profissionais da equipe.

Conclusão

Como vimos ao longo do conteúdo, o manual de integração de novos colaboradores é um documento importante, capaz de auxiliar as empresas a melhorarem o processo de onboarding de novos profissionais em uma empresa.

Esse manual deve ser previamente planejado, e seguir as diretrizes de cada empresa, pois, deve considerar informações importantes como a visão, missão e valores dos negócios, além das suas regras básicas de convivência.

É muito importante que as empresas que ainda não tem um manual de integração, avaliem a criação de um, pois, esse documento pode melhorar a integração entre os profissionais das equipes, e até reduzir o turnover de colaboradores.

Isso porque, com integração, é muito mais difícil que funcionários se sintam deslocados em um ambiente de trabalho.

Por fim, é fundamental que o RH das empresas se empenhem em criar um manual de integração de novos colaboradores que leve em conta todas as características únicas de cada empresa, assim, todo o processo de onboarding de novos profissionais fica muito mais fácil.

Deu para entender bem o que é para que serve um manual de integração de novos colaboradores? Se você ainda não tem o seu manual, agora é a hora certa de começar a planejar o seu!

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