Workflow é um sistema importante, que ajuda as empresas a determinarem se as atividades realizadas ao longo do fluxo de trabalho dos funcionários tem dado certo e rendem bons resultados para o empreendimento, e, apesar de ser uma estratégia já muito conhecida, algumas empresas ainda não sabem como criar um workflow. 

A verdade é que, um fluxo de trabalho organizado facilita a aplicação de todas as estratégias de uma empresa, auxiliando no desenvolvimento do empreendimento, de maneira ágil, otimizada e personalizada.

Para que o RH da sua empresa saiba exatamente como aplicar essa ferramenta aos processos da sua empresa, e entenda quais os benefícios o sistema de workflow pode proporcionar, reunimos neste conteúdo os seguintes tópicos:

• Workflow: o que é?
• Quais as principais características do sistema de workflow?
• Como aplicar a prática de workflow nas equipes da sua empresa
• Principais benefícios de um workflow bem estruturado
• Exemplo de um fluxo de trabalho otimizado
• Importância dessa prática para a empresa e colaboradores

Aproveite o conteúdo!

Workflow: o que é?

A melhor definição para o termo workflow é sua traduçã, que significa fluxo de trabalho.

Essa palavra passou a ser utilizada como definição para uma série de atividades, separadas em etapas, organizadas para serem feitas sequencialmente, a fim de facilitar as tarefas de uma empresa.

A definição de um sistema de workflow pode ser realizada manualmente, ou por meio de um software de gerenciamento de processos de um negócio, sendo essa uma ferramenta essencial no bom desenvolvimento das atividades de um empreendimento. 

Para que serve?

O workflow é uma estratégia fundamental, utilizada principalmente para criar fluidez nas rotinas de trabalho das equipes.

Com essa ferramenta, os empreendimentos conseguem organizar tarefas cotidianas, otimizar o trabalho, e gerar produtividade e agilidades ao fluxo de trabalho dos colaboradores.

Trata-se de um método, que quando aplicado proporciona uma melhor destinação da gestão do tempo dos negócios, por isso, é uma estratégia cada dia mais utilizada pelos gestores de equipes e pessoas.  

Quais a diferença entre gerenciamento de processos e workflow?

Apesar de parecerem muito parecidos, o workflow é um método de gerenciamento que faz parte do gerenciamento de processos,, com uma cobertura de gestão bem mais ampla em uma empresa.

Enquanto o workflow se concentra na organização de pessoas e instruções para garantir que as etapas de uma atividade sejam seguidas corretamente, o gerenciamento de processos é uma abordagem focada na coordenação de todos os processos do negócio.

O workflow é composto por processos, mas, nem todos os processos estão em um workflow, já que os processos existem naturalmente nos empreendimentos. Estratégias diferentes, porém complementares, onde o fluxo de trabalho pode ser considerado uma consequência de um processo.

Quais as principais características do sistema de workflow?

Um sistema de workflow é uma ferramenta de grande auxílio para os negócios, servido para monitorar, organizar, gerenciar, otimizar e, principalmente, entender os fluxos de trabalho dos trabalhadores. 

Esse sistema pode ser aplicado a diversos processos, subdividido em cinco principais, a fim de facilitar a visualização do fluxo de trabalho das organizações. Confira essa divisão.

1. AD HOC: esse workflow é um processo manual simples, que pode ser alterado conforme as necessidades do fluxo de trabalho.
2. Administrativo: trata-se de um processo de trabalho mais burocrático, que pode ser simplificado por meio de um sistema de workflow, a fim de organizar as informações de maneira mais simples.
3. Produtivo: processos produtivos tendem a ser repetitivos, e podem ou não ter interações humanas. Neles o workflow facilita a organização e a visualização das etapas.
4. Colaborativo: um fluxo de trabalho colaborativo pode envolver uma ou mais pessoas. Pode ser um trabalho individual, ou realizado em equipe, feito de maneira automatizada ou manual. Não é um sistema ágil, mas auxilia muito na junção de departamentos com objetivos comuns.
5. Transacional: são processos de trabalho realizados de forma conjunta, que podem acontecer em diversas unidades, ou, com o auxílio de diversos setores de uma empresa. Isso exige muita transparência e centralização das informações de trabalho, ou seja, um sistema de workflow eficiente.

Como funciona na prática?

Um sistema de workflow garante fluidez às rotinas de trabalho das equipes, principalmente quando essas rotinas são armazenadas em uma plataforma inteligente, onde todos os dados das tarefas do negócio ficam armazenados.

Além disso, o fluxo de trabalho pode ser monitorado e gerenciado por meio de sistemas manuais, com planilhas ou checklists, ou, em plataformas automatizadas, onde todas as informações de trabalho são mantidas. 

Atualmente, existem diversos sistemas de workflows. Alguns são softwares mais amplos, que permitem a gestão de trabalho de maneira geral, arquivando informações sobre todos os âmbitos de trabalho de um negócio. E outros funcionam de maneira direcionada, no armazenamento de dados específicos do fluxo de trabalho.

Esses dados são importantíssimos na organização das tarefas do dia a dia da empresa, e auxiliam os negócios a identificar forças e gargalos das estratégias aplicadas ao empreendimento. 

Como aplicar a prática de workflow nas equipes da sua empresa

Existem quatro etapas fundamentais na aplicação de um bom sistema de workflow, sendo elas importantes para o bom desempenho de uma equipe de trabalho, por, auxiliar o negócio a organizar de maneira inteligente, o melhor caminho para o desempenho das funções dos colaboradores. 

1ª etapa: mapeamento do negócio para a aplicação da estratégia

A boa aplicação do workflow depende de um entendimento geral do negócio, por isso, é importante mapear todas as tarefas realizadas pelo empreendimento: quais atividades as equipes realizam, quem realiza cada função, quais as principais habilidades de cada colaborador, e tudo mais que envolve os processos e os profissionais do negócio.

Esse é o primeiro passo para entender quais as práticas precisam ser aprimoradas ou mudadas no fluxo de trabalho do empreendimento, e dão uma visão mais ampla do negócio. 

2ª etapa: automatização do sistema de workflow

Depois de entender as necessidades envolvidas no workflow da empresa, é importante adotar,também,uma ferramenta que torne o gerenciamento do fluxo de trabalho mais fácil e, ao mesmo tempo, eficiente. 

Atualmente existem diversas plataformas que facilitam as tarefas operacionais, que, quando realizadas manualmente, exigem muito tempo dos gestores de pessoas, como o monitoramento da jornada de trabalho, que pode ser realizado por meio de ferramentas automatizadas como a Pontotel.

Por isso, depois de ter todo o fluxo de trabalho mapeado, é importante conseguir determinar quais atividades precisam de um monitoramento mais específico, e como a tecnologia pode facilitar esse processo, facilitando o gerenciamento dessas atividades.

3ª etapa: envolvimento da equipe

Outro fator relevante para que um fluxo de trabalho seja bem implementado e funcione adequadamente, está diretamente relacionado com o envolvimento efetivo da equipe de trabalho com a organização do workflow.

Todos os colaboradores precisam estar cientes das suas funções, para que o fluxo de trabalho aconteça naturalmente e gere resultados positivos para o empreendimento, senão, de nada adiantará o workflow mais organizado, se os trabalhadores envolvidos nos processos não agirem para o cumprimento adequado das tarefas. 

4ª etapa: monitoramento dos processos e pessoas

Por fim, a última etapa de que um workflow funcione bem, é o monitoramento dos processos e pessoal.

De nada adianta o negócio contar com as melhores ferramentas de organização de workflow para direcionar os colaboradores, se a mesma não realizar o monitoramento de todos os indicadores de desempenho.

Somente o monitoramento dos processos e pessoas pode auxiliar as empresas a determinar se o fluxo de trabalho tem dados bons frutos para o empreendimento. Além disso, o monitoramento também impede que o negócio tenha problemas gerenciais com suas equipes, evitando, por exemplo, processos trabalhistas, ao identificar se os seus profissionais estão trabalhando o tempo certo por semana, ao monitorar horas trabalhadas.

Principais benefícios de um workflow bem estruturado

Toda implementação de estratégia, seja ela adaptada aos processos gerenciais do negócio, ou para administrar melhor os recursos humanos, devem ser observadas e avaliadas antes mesmo do seu uso, para que o empreendimento avalie os benefícios da ferramenta no negócio.

Por isso, para que você consiga avaliar em quais processos o uso do workflow é vantajoso, reunimos a seguir alguns desses benefícios. Confira!

Redução de erros

Empresas lidam com diversas informações, diariamente, e, saber organizar bem esses dados é fundamental e necessário para o bom andamento do negócio. Por isso, investindo na estratégia de utilizar o workflow, a empresa passa a ter mais potencial de organização e revisão dos conteúdos do empreendimento.

Maior otimização e eficiência

Quanto melhores as práticas de RH uma empresa tem, mais ela se torna competitiva no mercado. Portanto, ao manter o fluxo de trabalho organizado, o empreendimento passa a ter mais ferramentas para se tornar competitivo e bem-visto no mercado.

Auxilia na gestão de tarefas

O auxílio na gestão de tarefas é um benefício evidente do uso de workflow nas empresas, afinal, com um fluxo de trabalho bem organizado, direcionar colaboradores para realizar funções específicas se torna muito mais fácil, transformando a gestão de tarefas das empresas em algo muito mais direcionado.

Melhora a comunicação interna

Diversas ferramentas de RH permitem que a comunicação interna se realize de maneira mais efetiva, principalmente estratégias automatizadas. Essa melhoria na comunicação dos funcionários de um empreendimento, é um bom exemplo de otimização conquistada pelo bom investimento em workflow.

Exemplo de um fluxo de trabalho otimizado

Fluxos de trabalho otimizados, tendem a somar muitos resultados positivos para as empresas, e reduzirem o número de erros nos processos. Isso faz com que essa estratégia seja aplicada em vários segmentos, somando muitos pontos positivos. 

Confira algumas áreas de empresas em que o fluxo de trabalho pode ser aplicado, a fim de garantir melhores resultados para os empreendimentos.

• Acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores: algumas ferramentas automatizadas, como a Pontotel, garantem o armazenamento de inúmeras informações sobre a jornada de trabalho dos funcionários para as empresas. Esses dados geram relatórios importantes, que auxiliam as empresas a organizarem melhor o fluxo de trabalho de seus colaboradores. 
• Acompanhamento de tickets de vendas e suporte: atualmente, existem inúmeras plataformas que facilitam a visualização de tickets, e o entendimento do pipeline — que significa todo o processo que um consumidor trilha antes de finalizar uma compra — das organizações. 

Essas ferramentas são grandes facilitadores, e permitem uma ampla visualização do workflow de vendas e suporte dos empreendimentos que lidam diretamente com o atendimento ao cliente. 

• Contratação de funcionários: um bom workflow é imprescindível para a admissão de novos colaboradores, por isso, existem hoje diversas ferramentas que facilitam contratações, ou, armazenam currículos segmentados, para facilitar a escolha de candidatos, graças a um fluxo organizado de informações. 
• E-mail marketing: o fluxo de trabalho pode facilitar o disparo de e-mail marketing, graças ao uso de uma ferramenta de automação que garanta o direcionamento e o monitoramento dos leads.

Como pudemos perceber, as otimizações de workflow são potencializadas com a utilização de ferramentas automatizadas, e é essa é uma tendência apontada pela Deloitte, no estudo “Tendências Globais de Capital Humano 2021” que mostra que 56% dos líderes de RH aposta em ferramentas digitais para potencializar seus resultados. 

Importância dessa prática para a empresa e colaboradores

Como vimos anteriormente, com o workflow se torna muito mais fácil para as empresas organizarem e direcionarem funções e colaboradores para os processos nos negócios. 

Além disso, essa prática agiliza e dá mais fluidez para o gerenciamento das tarefas, otimiza os produtos e serviços entregues aos consumidores, diminui a quantidade de erros e etapas desnecessárias ao longo da aplicação de estratégias, e muito mais.

Por isso, investir em ferramentas que garantam um bom fluxo de trabalho, tende a ajudar os negócios a crescerem de forma saudável, e desenvolvendo o melhor do potencial de cada colaborador, otimizando custos e também os processos, e resultando em mais produtividade e recursos aplicados às tarefas certas.

Conclusão

O gerenciamento do fluxo de trabalho é uma maneira eficaz de melhorar os resultados do negócio como um todo, e funciona ainda melhor quando aplicado por meio de ferramentas que automatizam funções manuais nos empreendimentos.

Essa estratégia já é utilizada por muitas empresas, e facilita bastante a vida de quem realiza a gestão de pessoas, já que criando um workflow as equipes passam a desempenhar seus melhores resultados, por serem direcionados a partir de dados confiáveis, que guiam o empreendimento para o sucesso.

Gostou de aprender sobre essa estratégia que pode ser aplicada em diversos setores de um negócio? Pois, então, aproveite para visitar o blog Pontotel e conhecer mais sobre a ferramenta que desenvolvemos para otimizar o fluxo de trabalho, a partir da gestão da jornada dos colaboradores. 

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