Conheça os sistemas de gestão e entenda como ele pode fazer a diferença na sua empresa
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Time Pontotel 30 de agosto de 2023 Controle de ponto
Conheça os sistemas de gestão e entenda como ele pode fazer a diferença na sua empresa
Saiba usar a tecnologia do sistema de gestão como aliada nas atividades organizacionais para garantir o sucesso da sua empresa.
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Cada vez mais presente no dia a dia, a tecnologia tornou-se uma forte aliada para potencializar as organizações. No entanto, não se trata apenas do uso dos computadores e da internet, mas também de como os sistemas de gestão e outros aplicativos desenvolvidos para empresas podem facilitar ainda mais as atividades organizacionais.

Um sistema de gestão, por exemplo, tem como principal objetivo otimizar o gerenciamento e a administração de um negócio por meio de um software, e contar com esse tipo de ferramenta traz diversos benefícios para os empreendimentos, sendo positivo para vários setores, tanto financeiros como operacionais e estratégicos.

Se você ainda tem dúvidas sobre as vantagens de implementar um sistema de gestão na sua empresa, ou sobre como funciona a gestão por meio de um software, neste conteúdo você poderá conhecer todos os detalhes sobre o importante papel dos sistemas de gestão nas empresas.

Aqui, você aprenderá:

Aproveite a leitura!

O que é um sistema de gestão?

Um homem e uma mulher em pé observando um tablet

Um sistema de gestão é um programa de computador, popularmente conhecido como software, que facilita a forma de cuidar de atividades cotidianas, tornando as empresas mais ágeis, produtivas e eficientes. 

Esse tipo de sistema traz uma visão ampla para os empreendimentos, proporcionando maior alinhamento entre os setores e tornando a gestão dos negócios mais efetiva e organizada.

Quais suas principais funções?

Entre as principais funções de um sistema de gestão, é possível citar: 

  • Unificar dados e informações de todos os setores da empresa em uma única plataforma;
  • Substituir ferramentas menos avançadas que demandam muito tempo de organização dos dados, como planilhas de excel, por exemplo;
  • Alicerçar e compor dados de vendas, finanças, logística, recursos humanos, entre outros, permitindo que a gestão ocorra de forma muito mais organizada e acessível a todos.

Tipos de sistema de gestão

No mercado atual, há dois tipos diferentes de sistemas de gestão,o ERP e o CRM, que exercem diferentes aplicações.

ERP

ERP, sigla de Enterprise Resource Planning, que em sua tradução significa Planejamento de Recursos Empresariais, é um sistema de gestão que atua como um centralizador de fluxo interno.

Assim dizendo, o software tem como função alinhar a comunicação entre todos os setores, facilitando a tomada de decisão. Além disso, esse sistema, por meio de processos muito bem definidos, possibilita os controles financeiro, fiscal e contábil das organizações.

Na prática, quando é realizado o fechamento de uma venda pelo setor comercial, ao registrar as informações dessa ação no sistema de gestão da empresa, outros setores podem ter acesso fácil a esses dados.

Esse processo pode ajudar o setor financeiro, por exemplo, que precisa desse tipo de dado para emitir a nota fiscal e realizar o registro do orçamento financeiro da empresa. Ao mesmo tempo, a área logística também pode ser sinalizada pelo sistema para separar os itens para envio e fazer o controle do estoque.

Independentemente do ramo ou do departamento, o sistema de gestão ERP se adequa à realidade operacional do negócio.

CRM

Já o CRM, ou Customer Relationship Management, é um sistema especializado na gestão do relacionamento com o cliente

Essa ferramenta é indicada para gestores que ambicionam crescer, organizar atividades do seu negócio eficazmente, controlar o funil de vendas de suas empresas e automatizar atividades operacionais.

Essa plataforma consegue reunir todo o histórico do cliente, desde o primeiro contato até a fidelização, e todas essas informações são armazenadas de maneira organizada e integrada. 

O CRM é extremamente eficiente, pois ajuda as empresas a guardarem os dados de todas as etapas de contato com o cliente, facilitando o acesso a informações e ao atendimento eficiente e qualificado nos mais variados pontos de negócio.

Por meio do CRM, torna-se possível gerar dados que direcionam melhor as estratégias, favorecendo atendimentos de excelência e permitindo que as empresas atuem em prol de do Customer Experience e Customer Success.

Quando contratar um sistema de gestão?

Uma mulher com um semblante de preocupação observando papeis

É importante lembrar que cada organização tem o momento certo para contratar um sistema de gestão. Outro ponto é que não existe um modelo ideal a ser seguido na hora de tomar essa decisão.

Além disso, é fundamental que você analise e avalie algumas questões dentro da sua empresa para saber quando é necessário contratar um sistema de gestão que vise agilizar processos e facilitar a rotina administrativa de trabalho.

Diante disso, abaixo encontram-se algumas das principais ações que você pode observar para detectar o melhor momento de contratar um sistema de gestão para o seu negócio.

Dificuldade nos processos 

Inicialmente, é necessário avaliar o cenário da sua empresa de forma cautelosa. Observe setor por setor e, considerando as dificuldades nos processos, pergunte-se: o que está errado? Qual é a minha atual necessidade dentro de cada departamento? Como posso melhorar o desempenho da minha equipe?

Colher informações pode te ajudar a entender como andam seus processos, estimando quais são as principais dificuldades na sua gestão. E, sem dúvidas, contar com um sistema de gestão pode facilitar esse processo de identificação de falhas.

Muitos erros manuais

Existem alguns sinais que podem ser captados para entender o melhor momento de contratar seu sistema de gestão. Por exemplo, quando um funcionário ultrapassa o tempo de trinta minutos em uma única operação rotineira simples, talvez esteja na hora de repensar os processos da sua organização.

Outro ponto que deve ser considerado é o nível de erros humanos. Isso pode ser avaliado por setor ou até mesmo individualmente, mas, para que esses erros sejam detectados, é fundamental que a empresa saiba como analisá-los, e um sistema de gestão pode ser um facilitador dessa tarefa.

Custos elevados

Também é importante considerar que custos podem refletir na gestão dos negócios, e, quando esses custos são elevados, demonstram erros que podem ser provenientes de diversas questões. 

Analisar todas essas questões pode te permitir uma gestão mais eficiente do seu negócio, além de criar estratégias mais assertivas, com base em dados confiáveis colhidos pelo sistema de gestão. 

Por isso, se você pretende evitar erros humanos, fazer cálculos do seu negócio de forma certeira e diminuir as dificuldades dos seus processos, esse pode ser o momento ideal de contratar um sistema de gestão.

Como um sistema de gestão pode ajudar a empresa?

Um sistema de gestão é benéfico de diversas formas, pois, por meio dele, você não só organiza seus dados, como também otimiza seus processos. Confira a seguir as principais vantagens dessa ferramenta.

Organização de processos

O sistema de gestão tem como principal função otimizar processos. Isso porque, ao utilizá-lo, as empresas conseguem tornar suas rotinas administrativas mais ágeis, afinal, em vez de planejar suas tarefas em diversas ferramentas e planilhas separadas, há uma otimização dos processos usando apenas um sistema de gestão. 

Centralização de dados

Um sistema de gestão também ajuda a centralizar dados e informações dos negócios em uma única plataforma, podendo ser utilizado por todas as áreas das empresas, tornando-o muito útil. Isso reforça a agilidade das estruturas, deixando o dia a dia ainda mais eficiente.

Transformação digital 

A transformação digital está em tudo, e, com o gerenciamento de empresas, isso não seria diferente. 

Com o sistema de gestão, os negócios conseguem facilitar e reestruturar suas rotinas empresariais por meio de funcionalidades variadas, como a emissão automática de boletos, o controle inteligente de jornada de trabalho, e muitas outras tarefas que antes eram realizadas manualmente, mas que agora, graças a ferramentas digitais, podem ser realizadas de forma rápida e eficiente.

Otimização da rotina

Como é possível notar, a otimização da rotina é uma consequência de todos os processos burocráticos dos negócios, como, por exemplo, o cálculo de horas trabalhadas. Isso porque, com o sistema de gestão, tarefas como esse cálculo são realizadas automaticamente.

Redução de custos

Por fim, um sistema de gestão pode ajudar a garantir a boa administração e o  gerenciamento dos negócios em todos os departamentos, melhorando não só os resultados dos empreendimentos e de seus profissionais, como também reduzindo custos, já que muitos processos são otimizados com uma rotina centrada nessa ferramenta.

Outros sistemas que podem auxiliar na gestão de uma empresa

Além do ERP e do CRM, existem outros sistemas que podem auxiliar na gestão de sua empresa. Conheça alguns a seguir.

Controle de ponto

Notebook apresentando a tela de gestão do PontoTel

Com o controle de ponto, você tem todas as informações necessárias em uma única plataforma, o que auxilia na gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários. Esse tipo de sistema reduz a possibilidade de erros em relação ao histórico de carga horária de cada profissional, favorecendo o fechamento assertivo da folha de ponto.

À primeira vista, pode parecer simples fazer o controle de ponto sem a ajuda de um programa, mas esse controle não é tão quanto parece, e ter uma ferramenta que auxilie todos os cálculos ligados a jornada de trabalho pode ser muito importante para evitar erros.

Nesse sentido, vale a pena conhecer a PontoTel. Trata-se de uma plataforma completa de gestão e controle de ponto, podendo ser a ferramenta perfeita para te auxiliar a gerenciar a jornada dos seus colaboradores, tendo maior facilidade para acompanhar o registro de ponto de entradas, saídas, intervalos e horas extras de forma prática e segura.

A PontoTel é uma ferramenta de controle de ponto muito eficiente, e, caso você queira saber como funciona a gestão de jornada da PontoTel na prática, pode agendar um contato comercial através do formulário abaixo. Com isso, consultores irão entrar em contato para agendar a melhor data para te apresentar o sistema!

Folha de pagamento

Talvez você possa ter associado de imediato que os dados coletados no controle de ponto são espelhados na folha de pagamento. Isso está correto, mas não é só isso, pois a folha de pagamento também tem funções operacional, contábil e fiscal, sendo responsável por fornecer todos os episódios mensais de um colaborador de modo simples e transparente.

Como sua empresa faz para administrar todos os dados da folha de pagamento dos seus colaboradores? Para a área de Recursos Humanos, toda aquela papelada burocrática pode virar uma verdadeira bagunça, atrapalhando o bom desempenho da equipe.

Investir em tecnologia para fazer a gestão e o controle da jornada dos funcionários faz toda a diferença na obtenção de resultados. Graças a modernização dos softwares do mercado, hoje é possível realizar os cálculos de folha de pagamento com precisão.

Com ferramentas como essas na sua empresa, você conseguirá analisar e controlar de forma eficiente o que é gasto com cada departamento, equipe ou funcionário. Isso facilita não apenas os processos operacionais, como também o gerenciamento do negócio como um todo.

Softwares de RH

Gerenciar uma empresa com inúmeros funcionários gera uma grande quantidade de dados. Por isso, pode ser comum a incidência de erros em informações em locais que ainda utilizam apenas planilhas em seus processos gerenciais.

De modo geral, o software de RH é um suporte moderno e tecnológico que ajuda a suprir as demandas do departamento. Esse tipo de ferramenta tem como finalidades auxiliar o dia a dia da organização, otimizar a gestão de processos, diminuir custos, amenizar a quantidade de trabalho, e ainda pode ajudar os negócios a melhorarem seus lucros.

Sendo assim, implementar um software de RH em sua empresa pode significar uma administração mais eficiente de tempo, grande otimização de resultados e maior facilidade, inteligência e rapidez para atingir as metas estabelecidas.

Conclusão

Nesse artigo, você conferiu que investir em tecnologia é uma das estratégias de maior retorno dentro de uma empresa, e implementar um sistema de gestão torna-se essencial para beneficiar o aumento da produtividade nos setores, gerando melhores resultados e contribuindo para potencializar a realização de atividades da organização.

Aprendemos também que, sem o suporte de determinados sistemas de gestão de processos, algumas tarefas empresariais se tornam muito difíceis de executar, principalmente quando a empresa lida com uma grande quantidade de dados devido ao seu porte e à quantidade de funcionários.

Hoje, o sistema de gestão é uma ferramenta importante, que auxilia na unificação de dados, na substituição de atividades manuais propensas a erros, e no fortalecimento de dados essenciais para a ampliação dos negócios. Por isso, se sua organização ainda não utiliza uma ferramenta de gestão, talvez seja o momento de repensar os seus processos. 

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