A boa gestão da informação é o que determina o sucesso ou o fracasso de uma organização. Até por isso, um sistema de gestão para empresas pode ajudar um negócio a controlar melhor seus dados para tomar decisões mais assertivas.

O sistema de gestão para empresas é um automatizador de processos, permitindo que muitas organizações eliminem tarefas burocráticas, tendo um controle maior sobre os dados do trabalho e dos clientes e, assim, agindo de forma mais estratégica no seu dia a dia.

Um levantamento feito pela IDG Research Services mostrou que quem adota um sistema de gestão para empresas tem um crescimento 35% maior do que organizações que não utilizam esse tipo de facilidade. A pesquisa mostra ainda que as empresas que fazem o uso desse tipo de sistema são 10% mais produtivas. 

A automação no Brasil também vem ganhando destaque e, segundo a Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES), o país ocupa o 12º lugar no ranking mundial de softwares.

Conhecendo agora, brevemente, a importância que um sistema de gestão para empresas pode ter no mercado organizacional, este artigo irá se aprofundar no tema, apresentando mais detalhes sobre o uso destas tecnologias. Confira os tópicos abordados ao longo deste conteúdo:

• O que é um sistema de gestão para empresas?
• Como funciona um sistema de gestão empresarial?
• Quais os benefícios de um sistema de gestão empresarial para diferentes portes?
• Como escolher um sistema de gestão para empresa?

Quer conferir mais detalhes sobre o assunto e mudar a maneira de gerir as informações e os dados da sua empresa? Então, acompanhe este artigo e tenha uma boa leitura!

O que é um sistema de gestão para empresas?

Um sistema de gestão para empresas é uma plataforma digital que serve para automatizar diversos processos operacionais de uma organização. 

Com o sistema de gestão para empresas, é possível centralizar dados e tarefas em um único sistema, facilitando o controle de informações e a conexão entre as equipes. Além disso, esses sistemas geram insights para ajudar as empresas na tomada de decisões. 

No mercado, o sistema de gestão para empresas possui diversos modelos, que podem contribuir tanto em uma gestão ampla de tarefas como ajudar no controle de atividades mais setorizadas, como o controle de ponto. 

Entre os sistemas de gestão para empresas mais utilizados no mercado, estão ERP, BPM e CRM. É possível apontar com destaque também as plataformas de controle de ponto, que permitem a gestão de dados de jornada em tempo real.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Capterra, o sistema de gestão empresarial é utilizado por 44% das empresas para o controle financeiro. 33% dizem que ainda utilizam planilhas, 15% softwares da empresa e 7% realizam o controle em papel. 

Para que serve?

O sistema de gestão para empresas possui inúmeras funcionalidades, servindo principalmente como um facilitador de tarefas. 

Ao adotá-lo, a empresa consegue automatizar tarefas e eliminar uma série de burocracias, permitindo que determinado setor se torne mais estratégico.

Esse sistema serve como uma ferramenta que contribui para agilizar o controle financeiro, a gestão de tarefas, o controle de clientes, entre outras atividades. 

Assim, a empresa terá um controle maior e melhor sobre informações e dados importantes para a tomada de decisões. Logo, é possível apontar que o sistema de gestão para empresas serve para:

• Ajudar na construção do planejamento estratégico da empresa; 
• Automatizar tarefas;
• Permitir um controle amplo de dados e informações; 
• Facilitar a tomada de decisões; 
• Reduzir as chances de erros advindos da gestão manual; 
• Integrar as equipes por meio de uma gestão de dados centralizada; 
• Reduzir custos com retrabalho na execução de tarefas; 
• Contribuir com o acesso e o armazenamento de dados em nuvem.

Como funciona um sistema de gestão empresarial?

O sistema de gestão empresarial funciona a partir de um software, programa ou plataforma capaz de gerenciar tarefas, armazenar e centralizar dados e gerar insights para as empresas, automatizando processos e produzindo relatórios e informações em tempo real. 

O seu funcionamento se dá a partir de uma base única, que permite a integração de dados e informações em uma mesma plataforma, garantindo que o fluxo de tarefas seja mais ágil e correto, sem erros originários da gestão humana.

Quais os principais sistemas de gestão para empresas?

O mercado empresarial reúne uma série de opções quando o assunto são os sistemas de gestão para empresas. Eles se diferem principalmente quanto às suas funcionalidades e quanto à amplitude da ferramenta relacionada à execução no fluxo de trabalho. 

O sistema de gestão para empresas permite que a organização escolha um modelo mais amplo, que agilize processos e tarefas de forma geral, mas também pode ser formulado especificamente para uma atividade, sendo implementado dentro de áreas como administrativa, financeira, contábil, marketing ou outras. 

A seguir, confira quatro dos sistemas de gestão para empresas mais comuns e que podem agilizar alguns dos principais processos de um negócio.

ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão para empresas que tem como principais funções armazenar dados e centralizar processos organizacionais.

Esse software de gestão funciona para otimizar tarefas e alinhar a comunicação, organizando as informações em um mesmo sistema, padronizando processos e facilitando a integração entre as equipes. 

O mesmo levantamento citado anteriormente da IDG Research Services mostrou também que 2,2% das empresas se disseram mais rentáveis após a adoção de sistemas de BI (business intelligence). 

Segundo a pesquisa ERP Report, o uso de ERP melhorou em 95% o fluxo de negócios das empresas. 42% consideram a implementação do ERP um sucesso na empresa. 

CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é um dos sistemas de gestão para empresas mais conhecidos no mercado. 

Seu foco principal é permitir à empresa uma proximidade maior com os clientes por meio da gestão de dados importantes sobre eles, que facilitarão a tomada de decisões.

Com o CRM ativo, a empresa consegue controlar informações sobre os clientes, gerenciar os leads, administrar oportunidades de vendas e tomar decisões corretas na hora de oferecer um produto. 

Esse sistema reúne uma série de informações sobre clientes atuais em potencial, automatizando tarefas repetitivas e gerando insights para a empresa promover ações focadas na experiência do cliente.

Até 2030, de acordo com uma pesquisa da SelectHub, o mercado de CRM deve ultrapassar os 157,6 bilhões de dólares, um crescimento estimado de 13,3% entre 2022 e 2030. O CRM tem um valor de mercado superior a 52,4 bilhões.  

BPM

O BPM (Business Process Management) é a gestão dos processos de negócios. Esse sistema tem como objetivo principal otimizar a execução de tarefas, fornecendo informações privilegiadas para que a empresa tome decisões mais assertivas no seu dia a dia.

Com esse sistema de gestão para empresas, a organização consegue mapear atividades, padronizar processos, otimizar a execução de tarefas e garantir melhorias na rotina empresarial. 

Uma pesquisa da Gartner revelou que 70% das empresas acreditavam que o BPM era a salvação da empresa em determinados cenários econômicos, e 20% disseram que essa tecnologia fez com que a empresa evoluísse e se tornasse mais próspera. 

Sistema para gestão de ponto

O sistema para gestão de ponto também se destaca entre os principais sistemas de gestão para empresas. Com ele, a empresa consegue gerenciar os dados de jornada do registro de pontos ao controle de dados. 

Com um sistema para gestão de ponto, a empresa centraliza todo o processo de controle de jornada em um único sistema, podendo acessar os dados a qualquer hora e lugar, em nuvem, via web ou aplicativo. 

Além disso, esse tipo de sistema oferece uma série de possibilidades de registro a distância, seja via reconhecimento facial, de voz, geolocalização e outros. 

Isso facilita inclusive a gestão de dados de colaboradores em teletrabalho, já que esse sistema garante a autenticidade dos registros mesmo a distância.

Quais os benefícios de um sistema de gestão empresarial para diferentes portes?

Adotar um sistema de gestão de empresa pode trazer benefícios para empresas de diferentes portes. Confira algumas dessas principais vantagens a seguir.

Pequenas empresas

O porte de uma empresa é definido pelo seu capital financeiro e sua capacidade de produção. Uma pequena empresa é aquela que tem até 100 funcionários e que fatura até 4,8 milhões de reais.

O sistema de gestão para pequenas empresas pode ajudar o negócio a gerenciar melhor seus recursos, evitando desperdícios. Entre os principais benefícios deste sistema para pequenas empresas, estão:

• Redução do número de falhas nos processos e retrabalho;
• Diminuição de custos e gastos com projetos; 
• Facilidade nas gestões financeira e contábil;
• Controle amplo de dados, vendas, etc.;
• Maior organização no armazenamento de documentos.

Médias empresas

As médias empresas, segundo o IBGE, são as que possuem de 100 a 499 funcionários. Por ter um número maior de trabalhadores do que a de pequeno porte, um sistema de gestão para empresas pode ser ainda mais benéfico para elas. Com ele, as empresas de médio porte podem:

• Reduzir os riscos de investimento; 
• Otimizar e ter maior controle sobre o fluxo de trabalho;
• Visualizar o desempenho da empresa em tempo real;
• Padronizar processos. 

Grandes empresas

De acordo com o IBGE, empresas de grande porte partem de 500 funcionários para mais. Até por isso, um sistema de gestão muitas vezes é um item obrigatório para o funcionamento desse tipo de organização. Com esse tipo de sistema, as empresas de grande porte:

• Fazem investimentos assertivos;
• Desenvolvem produtos com maior qualidade, conforme as necessidades dos clientes;
• Garantem a segurança da informação no armazenamento e na gestão de dados; 
• Fortalecem a sua marca no mercado, agindo mais rapidamente na tomada de decisões;
• Centralizam os dados em um único sistema;
• Integram as equipes com maior facilidade.

Como escolher um sistema de gestão para empresa?

Mesmo conhecendo todas as vantagens que um sistema de gestão para empresa pode oferecer, é fundamental que os gestores optem por uma plataforma que atenda às principais necessidades da organização.

Para isso, é necessário primeiro mapear todos os fluxos de trabalho da empresa e analisar quais tarefas tomam mais tempo e acabam comprometendo a produtividade das equipes. 

A partir desse mapeamento, a organização deve fazer uma análise dos sistemas disponíveis no mercado e optar por aqueles mais práticos e fáceis de gerir, para que não haja resistência na sua implantação. 

É possível destacar também os seguintes pontos a serem considerados antes da escolha de um sistema de gestão de empresas:

• Custo-benefício da ferramenta;
• Treinamento oferecido pela prestadora do serviço; 
• Suporte oferecido;
• Possibilidade de testes gratuitos com o sistema; 
• Reputação da empresa que oferece o sistema; 
• Segurança do sistema.

Conclusão 

A gestão empresarial é um grande desafio em um mercado cada vez mais competitivo e que exige que as empresas tenham um grande controle sobre como agir nas mais variadas situações.

Neste caso, o importante é ter em mãos um controle sobre dados e informações que facilite a tomada de decisões. E, como foi visto neste artigo, o sistema de gestão empresarial pode ajudar nesse sentido.

Com ele, as empresas terão muito mais controle sobre seus dados, com uma análise criteriosa em relação às próprias necessidades e sabendo como agir em cada momento. 

Afinal, um sistema de informação oferece insights que ajudam as empresas a agirem de forma rápida, reduzindo possíveis erros ou gastos desnecessários, em função de o sistema permitir uma gestão mais organizada e eficaz. 

Para terminar, foi possível conferir alguns pontos essenciais a se considerar antes da escolha do sistema de gestão para empresas ideal, desde o mapeamento dos fluxos de trabalho da empresa até a análise de custos e o suporte oferecido por quem implantará o sistema. 

Seu negócio já utiliza algum sistema de informação ou pretende adotar nos próximos anos? Se quiser saber mais sobre gestão empresarial e ler artigos como esse, que podem te ajudar a gerir sua empresa, acesse o blog PontoTel.