Os documentos fiscais são obrigatórios para todas as empresas, independentemente do porte ou do regime tributário adotado. A emissão e o armazenamento correto desses documentos é o que garante a transparência das operações, a conformidade das empresas com as leis tributárias e o controle das finanças.

No entanto, é comum que gestores, especialmente aqueles menos familiarizados com a complexidade do sistema tributário e fiscal, tenham dúvidas sobre quais são os documentos fiscais que suas empresas devem emitir e como utilizá-los na gestão do negócio.

Este artigo vai justamente esclarecer as principais dúvidas relacionadas aos tipos de documentos fiscais, como fazer a emissão desses documentos e como usá-los para analisar os resultados da empresa. Antes de continuar com a leitura, confira um breve resumo do que está explicado mais adiante: 

• O que são documentos fiscais?
• Para que servem os documentos fiscais?
• Quais são os principais tipos de documentos fiscais?
• Como emitir e armazenar os documentos fiscais? 
• Quais são os maiores erros na emissão de documentos fiscais? 
• Qual a importância dos documentos fiscais para a gestão empresarial?

Continue e tire suas dúvidas sobre os documentos fiscais!

O que são documentos fiscais?

Documentos fiscais são registros que comprovam transações comerciais realizadas entre empresas e pessoas, órgãos públicos ou outras empresas. São exemplos: notas fiscais, faturas, recibos, comprovantes de pagamento e outros documentos similares que contêm informações relevantes sobre operações financeiras.

Um documento fiscal costuma registrar informações como valores, datas, identificação das partes envolvidas e detalhes dos produtos ou serviços comprados.

Para que servem os documentos fiscais?

A função principal dos documentos fiscais é fornecer um registro detalhado das transações financeiras realizadas por uma empresa. Sem esses registros, seria difícil acompanhar as operações, calcular lucros e prejuízos, e entender a saúde financeira do negócio. 

Mas, além de registrar transações das empresas, os documentos fiscais servem como instrumentos de fiscalização dos órgãos governamentais, como a Receita Federal, as Secretarias de Finanças municipais e as Secretarias da Fazenda de cada estado. 

Esses órgãos exigem a emissão desses documentos para garantir a conformidade das empresas com as leis tributárias e a apuração correta dos impostos devidos. Ainda que algumas empresas sejam isentas de determinados impostos, ainda devem emitir os registros fiscais, pois a falta deles pode resultar em penalizações das autoridades.

As notas fiscais, os recibos e os demais documentos fiscais também são úteis para resolver disputas legais, garantir o cumprimento de contratos e facilitar auditorias internas das empresas.

Quais são os principais tipos de documentos fiscais?

Toda empresa, independentemente do tamanho ou segmento, lida com uma variedade de documentos fiscais para registrar transações comerciais, cumprir obrigações fiscais e garantir a conformidade com as regulamentações tributárias. A seguir, confira quais são os principais tipos de documentos fiscais utilizados na rotina das empresas brasileiras.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) 

A NF-e é um documento digital que registra a venda de produtos ou serviços entre empresas. Ela substitui a tradicional nota fiscal em papel e é de uso obrigatório em várias transações comerciais. A NF-e contém informações detalhadas sobre a operação, como a descrição dos produtos, os valores, os tributos incidentes e os dados das partes envolvidas.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é um documento semelhante à NF-e, mas é utilizada para documentar exclusivamente a prestação de serviços, em vez da venda de produtos. Ela é emitida por prestadores de serviços e registra informações sobre o serviço prestado, como valores, descrição da atividade e impostos a serem recolhidos.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar vendas diretas ao consumidor final no varejo. É um registro de transações mais restrito do que a NF-e comum. 

Enquanto a NFC-e se concentra exclusivamente nas vendas ao consumidor final, a NF-e serve para documentar transações comerciais que vão além das vendas ao consumidor final, abrangendo uma variedade de operações comerciais.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe)

O Danfe é um documento físico que acompanha a NF-e durante o transporte das mercadorias. Ele não possui validade fiscal por si só, mas serve como uma representação impressa da NF-e para facilitar a conferência e o controle durante o transporte e a entrega das mercadorias.

Duplicata mercantil

A duplicata mercantil, também conhecida apenas como duplicata, é um título de crédito utilizado em transações comerciais em que o comprador se compromete a efetuar o pagamento, no prazo estabelecido, da quantia indicada na fatura. No Brasil, a regulamentação da duplicata está prevista na Lei N.º 5.474 (Lei das Duplicatas). 

Cupom fiscal 

O cupom fiscal serve para registrar transações entre uma empresa e os consumidores. Embora tenha a mesma função da nota fiscal, esse documento não pode substituir a nota comum emitida obrigatoriamente ao consumidor após uma operação financeira.

A principal diferença em relação à nota fiscal é que o cupom não tem dados que identifiquem o consumidor que recebe o produto ou serviço da empresa. No entanto, sempre que é emitida, serve como instrumento de fiscalização da Receita Federal.

Nota fiscal de entrada

Nota fiscal de entrada é o nome dado a toda nota fiscal que registra a entrada de mercadorias ou serviços na empresa. Ela pode ser emitida pela própria empresa quando ocorre a compra de produtos ou pelo fornecedor que vende produtos para ela. 

Em todos os casos, a nota fiscal de entrada é essencial para o controle de estoque e o registro das operações de compra, servindo como base para o cálculo de impostos e o acompanhamento das despesas.

Nota fiscal de saída

Nota fiscal de saída é um termo geral que engloba qualquer documento emitido pela empresa e entregue ao consumidor final para registrar a saída de uma mercadoria ou a prestação de serviços. Pode incluir NF-e, NFS-e ou outros tipos de notas fiscais, dependendo da natureza da transação.

Como emitir e armazenar os documentos fiscais?

A emissão de documentos fiscais envolve procedimentos específicos que variam conforme o documento. Por exemplo, para a emissão de uma NF-e, a empresa pode utilizar um portal exigido pela Receita Federal. No caso de uma duplicata, a própria empresa elabora o documento manualmente ou usando um sistema financeiro digital.

Quanto ao armazenamento, a empresa deve adotar cuidados para garantir a integridade e a disponibilidade dos documentos fiscais. Recomendam-se as seguintes práticas:

• Digitalização e arquivamento eletrônico: converter documentos físicos em formato digital e armazená-los em sistemas de gestão de documentos eletrônicos seguros;
• Backup regular: realizar cópias de segurança periódicas dos documentos eletrônicos para evitar perdas de dados;
• Uso de sistemas online: utilizar sistemas dedicados ao armazenamento seguro de documentos fiscais na nuvem, oferecendo recursos avançados de organização e segurança, como backup automático e chaves criptográficas.

É importante destacar que o prazo de validade dos documentos fiscais pode variar conforme o tipo de documento e a legislação vigente. Para os diferentes tipos de nota fiscal, o prazo é de 5 anos, segundo a Lei 5.172, que institui o Código Tributário Nacional.

Quais são os maiores erros na emissão de documentos fiscais?

A emissão de documentos fiscais é uma responsabilidade essencial para empresas de todos os portes e setores. No entanto, essa tarefa pode ser complexa e suscetível a erros que podem acarretar problemas legais e financeiros. A seguir, conheça os principais erros na emissão de documentos fiscais:

• Informações incorretas ou incompletas: erros de digitação, omissões ou informações imprecisas nas notas fiscais podem levar a discrepâncias nos registros contábeis e na apuração de impostos;
• Classificação errada: a classificação inadequada de produtos ou serviços em códigos fiscais (NCM ou CNAE) pode resultar em tributação inadequada, gerando multas e penalidades;
• Data de emissão e data de saída divergentes: a data de emissão da nota fiscal deve corresponder à data real da transação. Discrepâncias podem levantar suspeitas durante auditorias;
• Uso de sistemas não conformes: a utilização de sistemas de emissão de notas fiscais que não estão em conformidade com a legislação pode gerar problemas de compliance;
• Não arquivamento adequado: a falta de armazenamento correto dos documentos fiscais pode dificultar auditorias e fiscalizações.

Evitar esses erros requer a implementação de processos rigorosos de controle de documentos fiscais. A conformidade com as regulamentações tributárias é crucial para a saúde financeira e legal das empresas.

Qual a importância dos documentos fiscais para a gestão empresarial?

Os documentos fiscais, quando emitidos e armazenados corretamente, garantem que as empresas estejam em conformidade com as leis fiscais em vigor e não recebam penalidades da Receita Federal. As notas e os demais documentos também são úteis para uma gestão fiscal que leve a empresa a um crescimento sustentável.

Imagine uma empresa que utiliza a NFC-e para registrar as vendas diárias. As notas ajudam a calcular o valor dos impostos devidos, como o ICMS. Mas, com base nos documentos, a organização também acompanha suas receitas mensais, controla o estoque e calcula sua margem de lucro sobre as vendas em determinado período.

Sem os documentos fiscais emitidos e armazenados de forma segura, a empresa ficaria às cegas em relação às suas operações financeiras e tributárias.

Conclusão

Em suma, um documento fiscal representa não apenas um registro legal de transações comerciais, mas também uma ferramenta para a tomada de decisões estratégicas.

Não cometer erros na emissão desses documentos, como informações incorretas, falta de atualização sobre a legislação tributária e atrasos nos prazos, é um cuidado indispensável para evitar problemas futuros e manter a conformidade fiscal.

Porém, a lição mais importante é a necessidade de considerar os documentos fiscais como aliados da gestão. Afinal, esses registros podem ser fontes de informações que podem guiar a empresa para um crescimento sustentável e uma redução de custos.

Para mais dicas sobre gestão e tecnologia para corporações, aproveite para conferir outros artigos que vão ajudar sua empresa no blog Pontotel.