Matriz e Filial: Como funciona esse tipo de empresa?

imagem de uma pessoa encostando em blocos de madeira com desenhos de lojas

Expandir os negócios é um desejo de muitos empreendedores, por isso a abertura de uma filial é a melhor maneira de alcançar rapidamente esse objetivo. 

Por esse motivo, é essencial para um empreendedor saber bem como distinguir uma matriz de uma filial. 

Antes de mais nada, é importante dizer que uma empresa matriz e filial dividem a mesma pessoa jurídica, porém uma está subordinada à outra.

No Brasil, também é comum chamarmos a matriz de sede, que é onde as maiores atividades acontecem. Dela surgem os futuros projetos e regras da empresa.

Já a filial é uma extensão que possui a mesma cultura empresarial e realiza as atividades comandadas pela matriz em outro espaço comercial.

Ao longo deste artigo vamos discutir definições e estratégias para você que pretende expandir a sua empresa e busca fazer o controle de ponto da matriz e filial de acordo com a legislação. Confira alguns tópicos que abordaremos:

Boa leitura!

software controle de ponto reduz processos operacionais

O que é Matriz e Filial?

imagem de prédios

Com o avanço rápido do mercado no Brasil fomos acompanhando o surgimento de diversas empresas.

E devido a esse processo houve a necessidade de tornar produtos e serviços mais conhecidos em outras localidades.

Por isso, a necessidade de implantar um sistema de matriz e filial. Já que elas são as responsáveis pelo acesso em maior escala.

Para facilitar a compreensão, digamos que existe uma loja de atacado em uma capital, os administradores começam a notar que algumas pessoas do interior frequentam o estabelecimento para realizar suas compras.

Entendendo que existe um público fora daquela cidade que quer consumir, surge a possibilidade de abrir uma loja na cidade do interior.

Ou seja, ele analisou o mercado, compreendeu o público e expandiu o seu negócio.

Mas isso não seria uma franquia?

Não. Inclusive, é importante ressaltar que matriz, filial e franquia não são a mesma coisa.

Em termos gerais, matriz e a filial são duas partes de uma mesma empresa. Sendo a matriz o estabelecimento principal e a filial um estabelecimento secundário.

Então se a matriz e filial são a mesma coisa, logo são a mesma pessoa jurídica. Elas estão registradas sob o mesmo CNPJ. Um pouco mais a frente veremos a diferença entre esses três tipos de empresa.

O que significa matriz?

No dicionário, matriz significa tudo aquilo que cria e que gera. Nesse caso, é considerada uma matriz a uma empresa que possui alguns outros CNPJs atrelados a ela. 

Normalmente a matriz é o primeiro estabelecimento de uma empresa e conforme surgem as demandas de outras regiões e culturas, outros estabelecimentos vão sendo abertos. 

Outro detalhe importante é que a matriz responde legalmente por todas as filiais.

Significado de filial

Já a filial, podemos dizer que é uma nova unidade da empresa, já que ela segue as regras e culturas estabelecidas pela matriz. Além disso, ela tem como estratégia alcançar novos públicos e expandir os negócios. 

O significado de filial é subordinado ou dependente de algo ou alguém, dessa forma, ela sempre estará atrelada à matriz.

Seu principal objetivo é atender uma demanda do público em outra localidade, seja em outro bairro, estado ou país. 

Matriz e filial tem o mesmo CNPJ?

Uma dúvida recorrente entre os empreendedores que querem investir em uma filial é a possibilidade de usar o mesmo CNPJ

Respondendo essa dúvida: sim, uma empresa só é considerada filial se tiver os mesmos dígitos que a matriz em seu registro, contudo o final deve ser diferente.

Normalmente após a barra vem os números 0001 que representam a matriz. Já nas filiais o número 1 é substituído pela sequência numérica, por exemplo, 0002, 0003 e assim sucessivamente. Com isso, é possível diferenciar a matriz da filial através dos números do CNPJ. 

Como funciona uma filial?

Conforme citamos, uma filial funciona como uma extensão da empresa e sua atividade principal é ser um braço da matriz, fazendo com que ela atenda outros públicos em outras localidades. 

Normalmente, para abrir uma nova filial, a empresa faz um estudo dos hábitos, culturas e gostos daquela região para que a marca possa atender conforme a localidade sem perder os princípios da empresa.

Filial é a mesma coisa que sede?

Não. A filial é uma nova unidade de uma marca que segue as diretrizes e cultura da matriz. 

Normalmente, a sua abertura surge como uma estratégia de crescimento da marca e aumento do público-alvo. 

Já a sede remete a um local principal, ou seja, a matriz. É a sede que constrói as filiais e promove todo o planejamento de ampliação dos negócios.

Qual a diferença entre franquia e filial?

É muito comum confundirmos as definições de franquia e filial, visto que aparentemente ambas se parecem, mas exigem processos bem distintos na execução.

Desde já, adiantamos que uma filial possui o mesmo dono, digamos assim. Já uma franquia tem um responsável e não necessariamente é o fundador.

E por mais que um franqueado esteja dependente da franquia, a empresa tem seu CNPJ independente tendo total responsabilidade sobre aquele estabelecimento.

Enquanto a filial tem toda sua operação, regras e funcionários administrados pela matriz, a franquia tem seus colaboradores e processos administrativos geridos de forma autônoma.

A franquia é uma empresa aberta por terceiros através de uma licença.

Um bom exemplo disso são as empresas de fast food que conhecemos como o McDonald ‘s, Burger King, Giraffas, Bob’s e outros. Essas empresas, muitas vezes norte-americanas, estão presentes em todo o mundo e graças às estratégias de franquia.

Digamos que um empreendedor acredite que a sua cidade tem potencial para abrir fast food, então ele compra uma licença junto com a marca, a identidade visual, o cardápio e demais coisas e com o investimento próprio é possível abrir a loja.

Aquele fast food terá o nome e reconhecimento que foi adquirido com a compra da licença concedida pela franquia.

Lembrando que toda franquia e o balanço patrimonial são de responsabilidade do franqueado.

E essas são as diferenças de uma franquia para uma filial. Uma advém de uma matriz e a outra de um empreendimento de franquias.

Controle de ponto para matriz e filial: Dúvidas

imagem de uma pessoa batendo ponto em um relógio de ponto

O controle de ponto é uma ferramenta de gestão de jornada para as empresas, que tem como funcionalidade registrar as entradas, pausas para o almoço e saídas dos colaboradores.

Com o surgimento do controle de ponto se tornou possível gerenciar os horários dos funcionários com muito mais facilidade. 

Além disso, o departamento de RH tem toda a jornada dos colaboradores reunida em um só lugar. Facilitando o fechamento da folha de pagamento e reduzindo a possibilidade de erros em relação ao cumprimento das horas de cada profissional.

Para obrigatoriedade de controle de ponto deve-se somar os funcionários da matriz e da filial?

De acordo com a legislação, o ponto eletrônico é um modelo de controle de jornada que deve ser adotado pelos estabelecimentos a partir de 20 colaboradores. 

Lembrando que a redação da leifala sobre estabelecimentos e não sobre empresas.

Sendo assim, a matriz e filial não devem somar suas quantidades de funcionários para saber se deve ou não realizar o controle de ponto. 

Para exemplificar, digamos que uma matriz possui 22 funcionários e a sua filial possui apenas 3, perante a legislação não existem 25 funcionários. Cada estabelecimento tem a sua quantidade específica de colaboradores, nesse caso somente a matriz terá a obrigatoriedade de realizar o controle de ponto, podendo ser ele por meio manual, mecânico ou eletrônico..

Pode usar o mesmo controle de ponto para matriz e filial? 

Como a matriz é responsável por todos os estabelecimentos, é importante buscar um sistema que una as informações de todos os colaboradores, tanto da matriz quanto da filial.

Assim, a empresa de modo geral poderá ter uma gestão mais funcional e prática. Lembrando que durante essa gestão, os responsáveis do RH precisam separar os funcionários por estabelecimento.

Como escolher um controle de ponto para matriz e filial?

Existe uma certa dificuldade nas empresas que possuem mais de uma filial que é a unificação das informações sobre os seus funcionários.

Esse problema gera atrasos no pagamento, aumento de erros durante a contagem de horas e a possibilidade de fraudes. Isso acaba sendo desgastante para a empresa e para o colaborador.

Escolher um bom controle de ponto é indispensável para aqueles que almejam obter bons resultados e ter acesso rápido às informações.

Por isso, fazer o uso de bons softwares é a melhor decisão para integrar a matriz e suas filiais. 

O primeiro passo para isso funcionar bem, é selecionar um bom controle de ponto que seja eletrônico e online, assim todas as informações irão para o mesmo lugar de controle.

Crie uma política de controle de ponto para todas as unidades

Para que o processo de controle de jornada seja funcional, é necessário desenvolver e implementar uma boa política de controle de ponto. 

Assim, todos os funcionários precisam entender bem o funcionamento da plataforma, além de conhecer seus horários de entrada e saída, e claro, se comprometer com as políticas da empresa

É fundamental ter uma boa comunicação organizacional para gerar uma confiança recíproca entre colaboradores e empresa, assim, os resultados serão sempre positivos.  

Escolha um sistema móvel

Optar por um sistema móvel e de fácil acesso é uma ótima escolha, principalmente nos casos das filiais que costumam estar em locais muito distantes. 

Poder bater ponto por meio do celular é muito positivo para os colaboradores, que vão autogerenciar sua jornada de trabalho e evitar transtornos ou atrasos. 

Garantir agilidade e mobilidade a todos permite que o controle do banco de horas seja muito mais prático e funcional. 

Verifique a possibilidade de fazer a gestão na mesma plataforma

Escolher uma boa plataforma de controle de ponto pode auxiliar não somente o funcionário, mas também a gestão do RH, que otimiza o tempo e reduz possíveis erros. 

Por isso, o ideal é contar com um bom software de ponto eletrônico que permita que todos dados do setor sejam centralizados na mesma plataforma.

Padronize o processo de gestão de ponto

Alguns softwares permitem a padronização da gestão de ponto, que consiste na unificação dos dados da matriz e da filial para garantir a segurança dos dados, e uma visão mais ampla das jornadas de trabalho.

O sistema PontoTel oferece uma ampla ferramenta que gerencia a jornada dos seus funcionários desde os registros de ponto até o tratamento da folha de ponto.

Conheça o PontoTel

O sistema de ponto digital torna o processo de acompanhamento dos seus funcionários ainda mais simples e prático.

O melhor é que o controle completo pode ser feito pelo celular, tablet ou computador de forma segura, até porque essa gestão tem o mesmo intuito dos sistemas de controle tradicionais. 

Com o PontoTel, a sua empresa inibe fraudes e possibilita que os colaboradores tenham acesso a todas as informações sobre o seu banco de horas.

Além disso, o sistema foi criado para otimizar e melhorar o dia a dia dos profissionais de RH, gestores e todos os demais responsáveis pelo controle de ponto.

Com o PontoTel você descomplica a gestão da jornada de trabalho dos seus colaboradores, erradicando os erros de processo e agilizando os processos internos. 

Conclusão

imagem de uma pessoa segurando um tablet e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Ao longo do conteúdo podemos entender que uma matriz é a parte da empresa que carrega sua marca e dissemina a cultura organizacional de uma instituição. 

Além disso, da matriz é que vem as principais ideias e regras que se replicam nas filiais. Estas são uma extensão da empresa, formando um grupo maior. 

As filiais são a melhor forma de expandir os negócios de uma empresa, já que com elas é possível alcançar novos clientes sob a mesma marca e produto. 

Os resultados financeiros e os impactos culturais gerados por um negócio que possui filiais são muito grandes e relevantes. 

Para que as matrizes e filiais conversem entre si e fortaleçam a marca, é essencial ter um bom controle de ponto, assim, é possível entender melhor a jornada de trabalho dos colaboradores e como está a produtividade dentro da instituição.  

E então, você que pretende expandir seus negócios já compreendeu a diferença entre matriz e filial? Já escolheu a melhor forma de controle de ponto para a sua empresa? 

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