[GUIA] Processo de admissão: Etapas, prazos e passo a passo

imagem de duas mulheres em um ambiente de escritório

Com o crescimento acelerado das empresas, houve um aumento na competição pelos melhores talentos do mercado. Os recursos estão ficando escassos e a demanda por talentos de ponta está aumentando, com isso, ter um processo de admissão bem estruturado se torna ainda mais importante para que a empresa esteja sempre um passo à frente de seus concorrentes.

A contratação tornou-se um dos maiores desafios da área de Recursos Humanos, e este guia pode ajudá-lo a contratar funcionários de maneira mais assertiva. 

Aqui, abordaremos conceitos fundamentais que se aplicam ao processo de contratação e destacamos uma ampla variedade de técnicas de contratação que sua empresa pode utilizar para atender às suas necessidades.

Também falaremos sobre as mudanças no processo de admissão de colaboradores que trabalham de forma 100% remota e traremos dicas de como você pode, mesmo à distância, garantir uma boa experiência para o novo funcionário.

Os impactos de um processo de admissão bem feito são muitos. Eles vão desde o aumento da atratividade para as vagas abertas ao fortalecimento de cultura e melhora do clima organizacional.

Ficou curioso(a) para entender como este processo pode te ajudar? Continue sua leitura. Neste artigo você vai entender:

Boa leitura!

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O que é admissão?

A admissão de colaboradores é a soma de vários processos fundamentais para as empresas, que formalizam a contratação de novos funcionários

Dominar este processo é fundamental para que as empresas se mantenham competitivas e mais próximas de atingirem seus objetivos. Por esse motivo, inclusive, ele é considerado um dos processos mais importantes do setor de Recursos Humanos.

O início do processo de admissão de funcionários se dá pela abertura de uma nova vaga e sua divulgação. Os candidatos que mais se assemelham a vaga ofertada participam das etapas do processo seletivo. Após isso, aqueles que são aprovados recebem uma proposta. E por fim, os que aceitarem a proposta passam pelos trâmites burocráticos de contratação, entre eles, o envio de documentos, exame admissional, etc.

Existem regras, regidas pela CLT, que devem ser seguidas durante este processo. Elas determinam os direitos e deveres que empregados e empregadores possuem durante o processo de admissão.

Caso as regras não sejam seguidas, elas podem gerar multas para as empresas e anulação de proposta para o candidato. Sendo assim, criar uma rotina organizada e ter um processo de admissão bem definido é super importante.

No que consiste o processo de admissão?

imagem de duas pessoas apertando as mãos

Como vimos acima, o processo de admissão é a soma de vários processos que viabilizam a contratação de novos funcionários.

O seu processo de admissão deve ser metódico e bem pensado, porque uma contratação errada pode custar caro para a empresa. Além disso, sabemos que o principal recurso das empresas são os colaboradores, então é importante que eles sejam selecionados com muito cuidado.

Quando este processo é feito da maneira certa, o time de recrutamento e seleção encontra profissionais de alta qualidade que representarão muito bem a marca da empresa.

Abaixo pontuamos quais são as principais etapas deste processo, acompanhe:

Recrutamento e seleção

É através do processo de recrutamento e seleção que as empresas encontram profissionais com perfil aderente com a vaga aberta. As principais etapas deste processo são: anuncio da vaga nos canais proprietários da empresa; triagem dos currículos recebidos; entrevistas; e envio de proposta, que abordaremos mais detalhadamente a seguir.

Envio de proposta para os candidatos

Os candidatos que possuem o perfil desejado pelas empresas recebem uma carta proposta. Nela, o futuro colaborador deve receber, de forma detalhada, os direitos que terá caso venha se tornar um funcionário da empresa.

Pontos como salário fixo, comissionamento, benefícios e rotina de trabalho são essenciais para que o candidato possa avaliar, de maneira documentada, os direitos que terá como colaborador.

Caso o candidato que chegou nesta etapa trabalhe em outra empresa e queira pedir demissão para abraçar um novo desafio, ele pode apresentar a carta proposta para sua empresa atual.

A grande vantagem que ele obtém fazendo isso, é a liberação do cumprimento do aviso prévio, não havendo desconto em sua rescisão. Esse é um direito garantido pela súmula 276 do TST.

Envio de documentos para as empresas

Os colaboradores devem enviar uma série de documentos para que seja possível dar continuidade ao processo de admissão.

Os principais documentos para que a ficha do funcionário seja preparada são: 

  • RG; 
  • CPF; 
  • Título de eleitor; 
  • Documento de reservista (para homens acima de 18 anos);
  • Comprovante de residência

Vale lembrar que os novos colaboradores que possuem filhos abaixo de 21 anos de idade devem enviar suas certidões de nascimento para que os mesmos sejam cadastrados como dependentes. O mesmo vale para colaboradores que são casados, os quais devem enviar suas certidões de casamento.

Ficha cadastral e preenchimento do CPTS

Uma vez que os documentos estão nas mãos do departamento de Recursos Humanos, cabe à empresa nutrir com os dados do novo colaborador a sua ficha de registro. As informações necessárias nesse preenchimento são: cargo; salário base; data de admissão; nível de escolaridade; jornada de trabalho; estado civil; e dependentes (caso haja).

A partir do momento em que a empresa pega a carteira de trabalho do colaborador, caso ainda utilize a CTPS física, ela tem 48 horas para fazer as anotações necessárias e a devolução da mesma para o funcionário. Esse é um ponto super importante previsto no Artigo 29 da CLT, que diz o seguinte:

O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

Exame admissional

Outra etapa super importante no processo de admissão de novos colaboradores é o exame médico admissional, exigido pelo Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Este exame é importante para que as condições do novo colaborador sejam avaliadas. É através dele que o médico e a empresa julgam se o funcionário está apto a exercer a função a qual foi contratado.

Preparo de infraestrutura

Cabe aos profissionais de RH garantirem que o novo funcionário tenha em mãos todas as ferramentas que precisa para executar a sua nova função. Além disso, ele precisa receber uma visão geral das áreas que compõem a empresa e conhecimentos básicos sobre o produto ou serviço comercializado pela mesma.

O time de infraestrutura deve liberar os acessos às ferramentas que serão utilizadas e criar um e-mail para o colaborador. Já o time de logística deve garantir que os equipamentos como computador, monitores, cadeira e etc., estejam disponíveis na chegada do novo funcionário.

Vale reforçar que quem comunica tudo isso para a empresa é o time de Recursos Humanos.

Integração do novo colaborador com sua equipe

A integração do novo colaborador é fundamental para o fortalecimento da cultura organizacional. Nesse momento os líderes devem apresentar os novos contratados à sua equipe, garantindo uma boa experiência aos novos funcionários.

Quanto mais rápida for a adaptação do funcionário e mais entrosado o time estiver, melhores serão os resultados das equipes.

A integração deve consistir em qualquer codificação de dados pessoais necessária, explicação da missão e visão de sua empresa, treinamento sobre seus procedimentos operacionais padrão e emissão de suprimentos e uniformes, se houver.

Processo de onboarding

Abaixo trouxemos de forma resumida uma sugestão de como você pode estruturar o onboarding da sua empresa, garantindo uma boa experiência para o novo funcionário. Acompanhe em 05 passos:

  1. Dê uma orientação mesmo que de forma remota. Ter uma ampla visão geral da empresa é importante para qualquer novo contratado.
  2. Explique os principais valores e expectativas da sua empresa, pois quanto mais cedo você definir as expectativas sobre o trabalho do novo colaborador, melhor será para sua empresa e para o próprio funcionário.
  3. Revise as responsabilidades do trabalho. Você provavelmente já cobriu muito disso durante o processo de entrevista, mas é útil entrar em mais detalhes agora que os candidatos se tornaram parte do seu time.
  4. Dê um projeto inicial. Muitos novos contratados estão ansiosos para começar, então ao invés de apenas fazer com que eles assistam às orientações e às visões gerais da empresa no início, dê-lhes algo em que eles possam colocar a mão na massa. Esse tipo de ação faz com que ele se sinta ainda mais motivado com o novo emprego.
  5. Designe um mentor que esteja em uma posição semelhante à função do novo funcionário. Ter alguém para responder às suas perguntas e orientá-lo na direção certa é super importante para que ele se desenvolva mais rapidamente e se sinta parte do time.

Você deve mapear, em formato de lista de verificação se necessário, todas as tarefas e atividades necessárias para ajudar o novo colaborador a se sentir bem-vindo, e despertando nele o desejo de querer fazer parte da empresa.

Qual a importância do processo de admissão?

O processo de admissão é o primeiro passo do colaborador dentro da empresa. É nele que muitos funcionários criam as suas primeiras percepções sobre seu novo ambiente de trabalho.

As impressões sobre cultura da empresa, trabalho em equipe e sentimento de pertencimento fazem toda a diferença na jornada dos novos colaboradores. Sendo assim, é fundamental que as empresas garantam, em seu processo de onboarding, que os novos funcionários tenham boas experiências.

Essa soma de impressões podem refletir em melhora nos índices de engajamento, redução de absenteísmo e aumento na taxa de retenção dos talentos.

Tenha em mente aquele famoso ditado: “A primeira impressão é a que fica”.

Quais os documentos necessários para admissão?

imagem de um bloco de papeis presos por um grampo

Como são muitos os documentos necessários para que o processo de admissão seja feito, sugerimos que você faça um checklist processo de admissão. Por este motivo muitas empresas têm adotado ferramentas que facilitem o envio de documentos dos novos colaboradores e cadastro do mesmo.

Para que o processo admissional seja concluído, as empresas necessitam que os novos colaboradores entreguem os seguintes documentos:

  • RG;
  • CPF;
  • Título de eleitor;
  • CNH (caso tenha);
  • Comprovante de escolaridade;
  • Comprovante residencial;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • Número do PIS ou NIS;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento (se houver);
  • Certidão de nascimento dos filhos menores de 21 anos de idade (se houver);
  • Reservista (homens com idade entre 18 e 45 anos);
  • Foto 3×4;
  • Atestado médico admissional.

Mas o papel da empresa no processo de admissão não é apenas receber documentos, mas também enviar:

  • Proposta de trabalho /offer;
  • Contrato de trabalho;
  • Termos de confidencialidade;
  • Manual de políticas internas;
  • Após 48 horas, a devolução da Carteira de Trabalho do colaborador.

Processo de admissão na pandemia: Como fazer

A contratação e a integração estão agora em um lugar muito diferente de alguns meses atrás. Com a pandemia, a maior parte da integração ocorre remotamente.

Os colaboradores não podem acessar o espaço físico da empresa, e sabemos que grande parte do processo de integração inclui a oportunidade de ver o espaço e se aclimatar ao local físico. Então um dos principais desafios das empresas tem sido garantir uma boa experiência e gerar alto engajamento dos colaboradores neste primeiro momento.

Embora os princípios básicos de integração permaneçam os mesmos, existem muitas diferenças. No modelo home office, a integração deve ser ainda mais detalhada, porque você pode perder facilmente novas contratações remotas se a integração não for feita corretamente.

Pensando nisso, trouxemos abaixo algumas dicas de como você pode adaptar o processo para contratações remotas, veja:

  1. Prepare o funcionário antes do seu primeiro dia de trabalho. Ao examinar a tecnologia especificamente, certifique-se de que os acessos e logins de funcionários estejam configurados e que tenham todo o equipamento de que precisam antes do primeiro dia.
  2. Dê-lhes as boas-vindas com muito entusiasmo. Isso pode parecer básico, mas é um fator que faz muita diferença aos olhos dos novos colaboradores. Preparar um vídeo de introdução com a equipe do novo contratado pode ser uma boa ideia para que ele se sinta bem-vindo.

Lembre-se de que eles estão entrando em sua organização em um ponto muito diferente de onde outras pessoas começaram no passado, então faça-os se sentirem acolhidos, mesmo que você não possa estar no mesmo local físico que eles.

  1. Esteja disponível. Sem dúvida, seu novo contratado terá perguntas e, em vez de ir até seu escritório ou perguntar aos colegas de equipe, ele deve se sentir confortável para entrar em contato com seus canais de comunicação remotos. Se mostrar disponível e aberto a perguntas é crucial em um mundo de integração remota.

Lembre-se que todos os materiais de onboarding estarão online, por isso é importante ter um guia online simples e completo, dado que o novo funcionário não terá apostilas ou treinamentos presenciais neste momento.

Com mais empresas contratando funcionários remotos, é fundamental ter um plano de integração que funcione para os funcionários que não irão ao escritório. 

Envio de documentos

Com a pandemia, ficou inviável manter a forma com que o envio de documentos era feito. Muitas empresas estão adotando o uso de ferramentas que permitem que a admissão seja feita de forma online. Além da praticidade e organização que esse tipo de ferramenta traz, a experiência do colaborador é otimizada.

Existem algumas empresas que ainda não tiveram a oportunidade de modernizar tanto o seu processo admissional. Estas acabam recolhendo os documentos dos colaboradores através de fotos enviadas via e-mail e preenchimento manual de planilhas.

Vale ressaltar que, antes mesmo da pandemia, o Governo Federal, havia começado uma iniciativa de digitalização de alguns processos relacionados às relações trabalhistas Uma dessas iniciativas foi a criação da Carteira de Trabalho Digital, que veio para substituir a Carteira de Trabalho física. Com isso, as carteiras físicas não precisam ser assinadas e os colaboradores continuam sendo registrados da forma correta.

A CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) Digital, segundo o Governo, é o documento que registra a vida profissional do trabalhador e garante o acesso aos direitos trabalhistas previstos em lei. A carteira de trabalho será emitida de forma prioritária no formato digital e excepcionalmente no formato físico.

Assinatura online

Outro tipo de ferramenta que vem sendo muito implementada durante a pandemia, são aquelas que permitem a assinatura de documentos de forma online.

Isso facilita muito a rotina do RH durante a contratação, dado que não há necessidade de enviar uma cópia para o colaborador assinar e aguardar o retorno do mesmo.

Com a assinatura online, o departamento otimiza o seu trabalho, podendo dedicar maior energia em processos mais estratégicos.

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Cuidados na admissão dos colaboradores

Como vimos até aqui, o processo de admissão de novos funcionários é uma etapa muito importante. Portanto, é imprescindível que você tome os seguintes cuidados ao executá-lo, veja:

  • Tenha um processo bem definido;
  • Garanta uma execução bem feita;
  • Organize muito bem a chegada do novo colaborador;
  • Proporcione uma experiência incrível ao novo funcionário;
  • Ofereça todos os insumos necessários para que o novo contratado execute seu papel na empresa;
  • Use ferramentas que podem facilitar sua rotina e organização;
  • Mantenha uma comunicação clara e fluida com outras áreas que participarão do processo;
  • Tente amenizar ao máximo a distância física entre os colaboradores da empresa.

Outros pontos como cadastramento no e-social também merecem uma atenção especial:

Se atente aos prazos para cadastramento no Esocial

O prazo para o cadastro do novo colaborador no e-social é até o dia 15 do mês seguinte para a folha mensal, e até o dia 20 de dezembro para a folha de 13º salário.

Cuidado com o armazenamento de dados sensíveis (LGPD)

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma regulamentação para o tratamento de dados pessoais. O RH deve ficar atento à forma com que armazenará os dados dos colaboradores e garantir total transparência para o colaborador de como esses dados serão utilizados internamente.

Sobre a LGPD no RH, três pontos são importantes: Finalidade, Adequação e Necessidade que a empresa tem sobre os dados pessoais dos funcionários.

Não se esqueça de cadastrar o colaborador no sistema de ponto!

Com um sistema de ponto online, o cadastramento de novos colaboradores no controle de ponto pode ser feito de forma muito mais prática! Com a PontoTel você consegue facilitar a sua rotina e otimizar o processo de admissão de novos colaboradores.

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Conclusão

Como vimos, o processo de admissão é uma das tarefas mais importantes no departamento de RH das empresas. Ele vai desde a divulgação de uma vaga até o onboarding dos novos colaboradores.

O volume de documentos necessários para que o colaborador seja registrado na nova empresa é muito alto, então trabalhar com uma ferramenta que auxilia o envio e organização destes documentos pode facilitar muito a rotina dos profissionais da área.

Entendemos que, com a pandemia, o desafio de admissão ficou ainda maior. É importante que as empresas tenham ainda mais organização para receber o novo colaborador à distância, garantindo uma boa experiência para ele neste primeiro momento. Reforçamos, também, a importância de um bom onboarding no começo da jornada do novo empregado.

Se mantenha atualizado para que os novos contratados se sintam acolhidos e próximos de seus time. Reforçando, isso trará grandes benefícios para a sua empresa, como fortalecimento de cultura e um bom clima organizacional.

Esperamos que este artigo tenha te ajudado. Continue acompanhando o nosso blog para mais conteúdos como este!

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