Ao realizar a admissão de novos colaboradores, uma organização deve se atentar ao cumprimento de um conjunto de particularidades vitais para a contratação ser eficiente. Uma delas é garantir a conformidade com a lei brasileira, evitando problemas trabalhistas. Por esta razão, é importante entender a fundo sobre os documentos admissionais.

Esses documentos, como ficará claro neste conteúdo, devem ser entregues pelos profissionais aprovados no processo de contratação. Afinal, todos os dados referentes a eles, tanto pessoais quanto profissionais, têm de ser registrados corretamente e em tempo hábil, já que são cruciais para várias finalidades, como o cálculo dos direitos trabalhistas.

Em virtude da quantidade de documentos admissionais que uma empresa tem de solicitar, além de burocracias e cuidados específicos, pode acabar havendo certa confusão por parte da equipe de RH. Isso, inclusive, evidencia a importância desse departamento adotar as melhores práticas para executar uma contratação de qualidade e com agilidade.

Diante disso, para descomplicar os principais aspectos sobre o tema, este artigo abordará sobre os seguintes pontos:

• O que são documentos admissionais?
• Qual a importância dos documentos admissionais? 
• Processo de gerenciamento de documentos admissionais
• Dúvidas frequentes sobre documentos admissionais

Tenha uma excelente leitura!

O que são documentos admissionais?

Os documentos admissionais, também chamados de documentos para admissão, dizem respeito ao conjunto de documentos e formulários que um profissional deve fornecer e preencher quando é contratado por uma organização. Esses arquivos contêm informações tanto pessoais do funcionário, como número de RG e endereço, quanto profissionais.

Esses documentos são primordiais para a formalização do vínculo empregatício, visto que garantem que um profissional está ou não sendo contratado conforme as leis trabalhistas e os regulamentos vigentes. Em outras palavras, eles são uma etapa obrigatória na contratação de novos empregados.

É necessário, ainda, destacar outros dois aspectos. O primeiro deles diz respeito ao fato de os documentos admissionais serem os responsáveis por, ao formalizar o processo de contratação, definir todos os direitos e deveres que a organização e o colaborador possuem ao decorrer de todo o contrato de trabalho.

O segundo é que todo o processamento desses documentos deve ser feito pelo departamento de recursos humanos, uma vez que este possui os conhecimentos, as habilidades e as experiências necessárias para fazê-lo de forma assertiva. Além disso, é este o setor diretamente ligado ao processo de contratação de empregados.

Quais os tipos de documentos admissionais?

Existem diversos tipos de documentos admissionais. Entre eles, estão: cópia do RG e do CPF, título de eleitor, CTPS digital, comprovante de escolaridade, CNH (caso o cargo exija), certidão de nascimento (para profissionais solteiros), reservista (para homens entre 18 e 45 anos), certidão de nascimento dos filhos (caso tenham até 21 anos) e inscrição PIS/Pasep.

Outros documentos admissionais que devem ser entregues são: comprovante residencial, certidão de casamento (para profissionais casados), foto 3×4, cartão de vacinação de filhos menores de 7 anos, atestado médico admissional, que assegura a saúde do novo funcionário antes que ele comece a trabalhar, e Carteira de Trabalho e Previdência Social.

É importante salientar que a obrigatoriedade de certos documentos admissionais dependerá de alguns fatores, como o modelo de contrato adotado. Para trabalho jovem aprendiz, por exemplo, é vital o atestado de frequência em uma instituição de ensino; por outro lado, para a contratação de um estagiário, é exigido o Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Qual a importância dos documentos admissionais?

Como já brevemente abordado, os documentos admissionais são parte fundamental do processo de contratação de novos profissionais. Isso se dá por conta de alguns aspectos em particular, como a formalização da contratação, que garante a conformidade da empresa com a lei brasileira. Entenda melhor esses conceitos a seguir.

Cumprimento das obrigações legais

Um dos fatores mais importantes dos documentos admissionais está atrelado ao cumprimento das obrigações legais, e isso diz respeito não somente à empresa, mas também ao funcionário. Nesse sentido, essa documentação é crucial para a formalidade do registro do vínculo empregatício da empresa com um novo colaborador.

Esses documentos também são relevantes para a proteção dos direitos do trabalhador ao garantirem a conformidade com as leis e os regulamentos trabalhistas. Em outras palavras, eles são usados para assegurar que as contribuições e os direitos trabalhistas que a legislação prevê sejam adequadamente calculados, como a pensão alimentícia e o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte).

Junto a isso, os documentos admissionais também são indispensáveis quando se trata da resolução de disputas e litígios relacionados ao emprego, uma vez que eles se configuram como importantes evidências sólidas em processos judiciais.

Registro de informações vitais

Ao receber todos os documentos de admissão de um profissional, uma organização terá todos os dados fiscais e previdenciários necessários relacionados a ele, informações fundamentais para certas finalidades, como o pagamento de impostos e as contribuições previdenciárias.

Junto a isso, os documentos admissionais são usados para a empresa registrar outras informações importantes de um novo colaborador, como os dados da sua conta bancária, com os quais ela conseguirá realizar o depósito do salário, e informações ligadas à saúde, atestando que ele está apto para executar as suas atribuições laborais.

Esses documentos também são essenciais para o registro de outras informações, como os dados do contrato, primordiais para o caso de acontecer as já citadas disputas trabalhistas. Afinal, eles favorecem a proteção legal da organização, já que comprovam as condições de trabalho de um funcionário.

Processo de gerenciamento de documentos admissionais

A gestão dos documentos admissionais, como é possível observar ao longo do artigo, requer bastante atenção por parte do time de recursos humanos. Isso se dá não somente por conta dos vários tipos de documentos obrigatórios, mas também devido aos riscos que uma empresa corre se cometer erros nesse gerenciamento. Confira como fazê-lo a seguir.

Checklist de documentos

O checklist de documentos admissionais é uma das ações cruciais para que a gestão dessa documentação seja feita de forma assertiva, livre de complicações. Essa lista de documentos é uma forma de a empresa não esquecer de solicitar nenhum deles em particular, sobretudo se ela adota vários modelos de contratação, que, eventualmente, exigirão certos documentos em vez de outros.

Por meio desse checklist, a organização consegue fazer o registro completo de todas as informações vitais citadas anteriormente. Saber quais documentos solicitar também facilita o processo de admissão, agilizando a contratação de empregados, visto que o time de recursos humanos não terá retrabalho para obter os dados necessários para a admissão.

Por fim, ter uma lista com todos os documentos admissionais obrigatórios auxilia a empresa a mitigar quaisquer riscos legais relativos à contratação, afinal, evitará que determinados documentos não sejam solicitados ou dados imprecisos sejam registrados. Em resumo, com a lista, as obrigações legais são cumpridas e as informações vitais, registradas.

Organização e armazenamento

Além da coleta adequada, o gerenciamento dos documentos admissionais também está fundamentado na adoção de outras duas práticas: a organização e o armazenamento. Para isso, a empresa tem algumas alternativas, como as pastas físicas adequadamente etiquetadas e armazenadas em armários, gavetas ou caixas de arquivo.

Nesse caso, para haver eficiência operacional da equipe de recursos humanos na busca por documentos, é necessário implementar algumas boas práticas, como o uso de divisórias e separadores para categorizar os documentos por tipo e a indexação alfabética, ou seja, organizar os documentos conforme a ordem alfabética do nome dos colaboradores.

Digitalização e armazenamento eletrônico

A organização e o armazenamento, tratados no tópico anterior, podem ser aprimorados por meio da digitalização dos documentos admissionais. Ainda que opcional, é uma medida altamente benéfica, já que evita a perda dos documentos, que passarão a estar disponíveis virtualmente, e a danificação deles, caso sejam atingidos por água ou fogo, por exemplo.

Outras vantagens dessa alternativa são o fácil acesso a partir de dispositivos, gerando economia de tempo em comparação à busca por documentos em um local físico, e, nesse mesmo sentido, o favorecimento da mobilidade corporativa, já que os colaboradores em home office podem acessar esses arquivos rapidamente.

Junto a esses, há outros benefícios empresariais atrelados à digitalização dos documentos admissionais, entre eles:

• Segurança de dados, já que os documentos podem ser protegidos por meio de senhas, controle de acesso e backup, garantindo a sua segurança em caso de erros humanos e desastres naturais, por exemplo;
• Sustentabilidade ambiental, visto que a empresa não terá a necessidade de imprimir os documentos, reduzindo, assim, o uso de papel. Isso, em grande escala, tem enorme impacto no meio ambiente, contribuindo à conservação de árvores.

Dúvidas frequentes sobre documentos admissionais

Além da importância dos documentos admissionais e das medidas estratégias que uma organização tem de adotar para que o gerenciamento desses arquivos seja feito de modo eficiente, seguro e ágil, há outros questionamentos envolvendo o tema. Veja a seguir.

Quais documentos a empresa não pode exigir na admissão?

Assim como existem documentos que, segundo a lei, uma empresa deve obrigatoriamente solicitar, também há aqueles que ela não pode. Isso acontece porque, ao serem solicitados, essa ação é considerada um ato discriminatório, contrário às boas práticas de contratação justa, já que pode ocasionar constrangimento ao funcionário no ambiente de trabalho.

A lei brasileira corrobora com isso ao deixar claro na Lei n.º 9.029 os seguintes pontos:

“É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal”

Segundo a mesma lei, certos documentos não podem ser solicitados na contratação, como os que atestam que o profissional tem ou não dívidas em seu nome (Certidão Negativa do SPC, por exemplo), e, ainda, qualquer “teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez”.

Outros documentos que também não podem ser exigidos no processo de contração são exame de HIV, dados de antecedentes criminais (salvo certas exceções descritas pelo Tribunal Superior de Trabalho) e quaisquer documentos que comprovem que o profissional nunca entrou com ação trabalhista contra uma organização.

Qual o prazo de envio dos documentos admissionais?

O prazo de envio dos documentos admissionais por parte dos funcionários dependerá das políticas internas da empresa contratante; ela define esse cronograma de modo a garantir a eficiência e a agilidade do processo de contratação. Em termos gerais, no entanto, o envio destes documentos se dá antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador.

Contudo, no que se refere ao prazo de entrega dos documentos admissionais por parte da empresa, há, sim, um prazo, descrito na Lei n.º 5.553, que destaca não ser lícito qualquer pessoa jurídica, de direito público ou privado, “reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma”.

Portanto, o prazo limite para uma organização devolver os documentos admissionais para o colaborador é de 5 dias. Dessa forma, é importante que ela desenvolva um processo de contratação eficiente e otimizado para ser capaz de registrar todos os dados vitais no prazo permitido.

Conclusão

Como abordado ao longo deste conteúdo, sem os documentos admissionais, uma empresa não consegue formalizar o vínculo empregatício com um novo empregado, registrar os dados vitais relativos a ele e tampouco garantir a conformidade com a legislação.

Entretanto, tão importante quanto a coleta desses documentos é realizar o adequado armazenamento deles. Isso porque, caso o armazenamento não preze pela adoção das boas práticas de gerenciamento, sobretudo a digitalização, esses documentos estão sujeitos a inúmeros riscos, como perdas e adulterações não autorizadas.

Em virtude disso, este texto focou em detalhar os pontos mais relevantes sobre o assunto, incluindo as dúvidas comuns que o cercam, como os documentos que uma empresa não pode, de forma alguma, solicitar aos novos colaboradores.

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