Documentos admissionais: Veja quais são os documentos necessários no processo de contratação

imagem de uma pessoa fazendo anotações em um papel
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O processo de admissão de um colaborador envolve uma série de questões burocráticas e etapas a serem seguidas. Dentre elas, um dos mais importantes e que deve ser feito com extremo cuidado pelo departamento de recursos humanos, é o envio dos documentos admissionais.

Estes documentos têm o objetivo de formalizar a contratação do novo profissional, afinal, eles contém todas as informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado.

Mas além disso, são extremamente importantes de serem mantidos em ordem para fins legais e fiscais, como por exemplo para a contabilização e concessão de alguns direitos previstos em lei como o Imposto de Renda Retido em Fonte (IRRF).

Com tantas normas e burocracias exigidas pelas leis trabalhistas, muitos profissionais do RH podem se confundir e ter problemas no controle e administração desses documentos. 

Por isso, neste texto explicaremos quais são os documentos admissionais que sua empresa deve solicitar no momento da contratação, assim como as regras previstas em lei e dicas de como organizá-los de forma eficaz.

Confira os tópicos que serão abordados:

Vamos começar.

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O que são documentos admissionais?

imagem de uma pessoa carimbando folhas

Os documentos admissionais são uma série de registros e informações de cunho pessoal e profissional de um colaborador, que são exigidos pelas leis trabalhistas no processo de contratação.

Eles abrangem uma série de informações básicas da vida do colaborador como os números de seu RG, CPF e endereço. Separamos uma lista completa de todos esses documentos para o processo de admissão, mas antes, vamos entender melhor a importância deles para as empresas.

Qual a importância deles na contratação do novo funcionário? 

A principal finalidade dos documentos admissionais é servir como uma formalização da contratação do novo colaborador, para que a empresa possa identificá-lo e enviar suas informações aos órgãos responsáveis, para garantir os direitos trabalhistas e benefícios.

Eles são indispensáveis para garantir as contribuições e direitos trabalhistas previstos em lei que necessitam dessas informações para serem calculados, como o IRRF, salário-família e pensão alimentícia por exemplo.

Além disso, são fundamentais para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Ou seja, é por meio deles que é possível avaliar se o profissional adoeceu por culpa da empresa ou não, e se precisará se ausentar de seu serviço mediante licença remunerada.

Todo profissional que trabalha no RH sabe que este processo de admissão pode se tornar extremamente cansativo devido a todas as questões burocráticas e registros exigidos pela legislação, que precisam ser entregues e computados para formalizar a chegada de um novo funcionário.

Por mais trabalhoso que possa ser, ter uma boa organização destes documentos é fundamental para identificar este profissional e legalizar o vínculo empregatício que será formado.

Ou seja, é a partir deles que que são emitidas as certidões necessárias para que uma contratação seja formalizada, e pelas quais sua vida profissional pode ser acompanhada.

Dessa forma, não somente todos os direitos e benefícios podem ser concedidos, como também as empresas seguirão todas as normas previstas em lei para o processo de admissão.

Por isso, vamos ver quais são os documentos exigidos para a contratação de um colaborador.

Quais documentos admissionais devem ser solicitados?

Existem uma série de documentos necessários para a admissão de um funcionário. Para que sua empresa não se esqueça de nenhum, separamos um checklist completo abaixo. Veja:

  • Carteira de trabalho e Previdência Social (originais e cópias);
  • Cópia do RG e CPF;
  • Título de eleitor para maiores de 18 anos;
  • Cópia do comprovante de residência;
  • PIS / Pasep
  • Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);
  • Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • Certidão de nascimento (caso o trabalhador seja solteiro);
  • Certidão de casamento (caso o profissional seja casado);
  • Declaração de concubinato na CTPS para profissionais que sejam casados, para colocar o cônjuge como dependente;
  • Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Aqui, vale ressaltar que esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
  • Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
  • Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (caso haja);
  • Foto 3×4;
  • CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

Aqui, vale ressaltar que estes documentos são de responsabilidade dos profissionais. Já para as empresas, existem outros documentos que elas são responsáveis por preencher neste processo. Veja quais:

É uma lista enorme, por isso, é necessário que haja uma extrema organização na solicitação destes documentos certificando-se de que todos foram pedidos.

Mas não precisa se preocupar, pois ao longo do texto daremos dicas importantes que, com certeza irão ajudar sua organização neste processo. Vamos começar tirando algumas dúvidas comuns sobre a entrega destes documentos.

Qual deve ser a forma de entrega dos documentos admissionais?

Apesar do funcionário ter de entregar uma grande quantidade de documentos admissionais, nem todos são obrigatórios ou precisam ser entregues em seu formato original.

Por isso, todos os documentos que não são obrigatórios e podem ser entregues como cópia estão definidos no checklist acima, para que não haja erros nesta etapa do processo de admissão.

Agora, após esta entrega, outra dúvida muito comum é quanto tempo a contratante tem para registrá-los e devolvê-los. Esta regra está prevista em lei, portanto preste muita atenção no próximo tópico.

Existe algum prazo para entrega de documentos admissionais?

imagem de uma mulher segurando uma folha de papel

O prazo para entrega dos documentos admissionais dos funcionários está previsto na Lei 5.553/68 e no art. 29 da CLT.  Vamos ver o que cada uma delas diz.

Segundo a primeira lei, a empresa não pode reter estes documentos por mais de cinco dias após sua entrega. Ou seja, todas as informações sobre o novo colaborador devem ser registradas dentro deste período, assim como a entrega das certidões solicitadas.

Em complemento, o art. 29 da CLT determina que o registro na carteira de trabalho do profissional e sua devolução devem ser feitos em até 48 horas. Confira na íntegra:

Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

Aqui, vale ressaltar que as informações que devem constar neste documento são:

Por fim, outra regra importante a ser seguida é que as empresas devem informar a nova contratação no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações.

Este cadastro é uma fonte de informações trabalhistas extremamente importante no país. É a partir dele que podemos saber qual é a situação do mercado de trabalho de mão de obra formal no Brasil, servindo como objeto de estudo para o Governo como por exemplo, na elaboração de estratégias para controlar o desemprego.

Existe diferença no pedido de documentos para diferentes contratações? 

Como vimos acima, a quantidade de documentos exigidos na admissão de um colaborador é grande. Mas será que essa lista é a mesma para todos os tipos de contratações? A resposta é sim.

Os documentos que separei nos tópicos acima são exigidos para a contratação de profissionais celetistas. Mas para outras categorias como estagiários ou jovem aprendiz, essa lista é diferente e até mesmo menor.

Para que não haja dúvidas, confira a seguir os documentos necessários para estas contratações que são muito comuns no mundo corporativo.

  1. Estágio

O estágio é uma modalidade de trabalho que permite a entrada de muitos jovens no mercado de trabalho. Ele possui características bem distintas da contratação de profissionais celetistas, como por exemplo uma menor carga horária; duração; e claro, os documentos necessários para sua inserção na empresa.

Todas as regras envolvendo este tipo de contratação estão previstas pela Lei nº11788, mais conhecida como Lei do Estágio. Dentre suas normas, está a de que estes jovens não são considerados como empregados comuns, ou seja, não dispõem das mesmas regras previstas pela CLT.

Por isso, os documentos necessários para sua contratação são diferentes. Neste caso, o principal é o chamado Termo de Compromisso de Estágio (TCE), que irá centralizar todas as informações necessárias para a formalização da admissão.

Nele, devem estar presentes as seguintes informações:

  • Número do RG e CPF do estudante;
  • Responsabilidades de cada uma das partes;
  • Objetivo do estágio e definição da área;
  • Plano de atividades com vigência; 
  • Jornada de trabalho do estagiário;
  • Definição do intervalo na jornada diária;
  • Vigência do Termo;
  • Motivos de rescisão;
  • Concessão do recesso dentro do período de vigência do Termo;
  • Valor da bolsa;
  • Valor do vale transporte;
  • Concessão de benefícios.
  1. Jovem Aprendiz

O Jovem Aprendiz também é um programa que visa a profissionalização dos jovens com oportunidades no mercado de trabalho. E assim como no item anterior, possuem regras e normas distintas sobre o processo de admissão.

A grande diferença deste modelo é que para realizar a contratação destes jovens, é necessário preencher a carteira de trabalho com todas as informações sobre o vínculo empregatício.

Além de ser fundamental anotar a função exercida precedida pela palavra “aprendiz”, os documentos necessários para formalizar essa contratação são:

  • Números do RG e CPF;
  • CPF do pai ou da mãe (no caso de jovens com menos de 18 anos);
  • Carteira de trabalho;
  • Comprovante de residência;
  • Atestado de frequência escolar;
  • Certificado de conclusão do Ensino Médio (se houver).

Agora, você sabia que segundo algumas regras trabalhistas, existem alguns documentos que não podem ser solicitados pelas empresas no momento de admissão, em nenhuma dessas categorias profissionais? Vamos descobrir quais.

Quais documentos não podem ser solicitados na admissão?

Segundo a legislação, existem alguns documentos que não podem ser solicitados pelas contratantes no processo de admissão. São eles:

  • Certidão negativa de ações trabalhistas (documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado);
  • Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa; do SPC ou cartório de protestos;
  • Dados sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com algum crime;
  • Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
  • Exame de HIV.

Mas afinal, por que estes documentos não podem ser solicitados?

A legislação entende que a entrega dessas informações pode causar certo constrangimento por parte do funcionário, e até mesmo prejudicar sua imagem no mercado de trabalho.

Dessa forma, o não cumprimento dessas regras acarretará em processos trabalhistas e multas elevadas contra a organização.

Após o recolhimento de todos os documentos admissionais, as empresas possuem um tempo determinado para que eles sejam guardados. Você sabe qual?

Por quanto tempo os documentos admissionais devem ser guardados?

imagem de um arquivo de papeis

Os documentos admissionais são fundamentais para formalizar a admissão de um novo funcionário. Por isso, uma dúvida muito comum sobre este tema é se estes documentos devem ser guardados na organização e por quanto tempo. A resposta para esta pergunta é depende.

Existem diversas normas regidas pela CLT e pela Constituição Federal sobre este prazo, que estabelecem um tempo diferente de mantimento de cada documento trabalhista. 

Mas não se preocupe, pois separamos uma lista com o tempo de armazenamento não só dos documentos admissionais, mas também de outros importantes para ajudar o departamento de recursos humanos da sua empresa nesta tarefa. Confira:

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Como facilitar a organização dos documentos admissionais?

imagem de um bloco de papeis presos por um grampo

Com tantos documentos, prazos para devolução e diferentes regras para cada categoria profissional, é muito comum ver empresas enfrentando problemas na solicitação de todas as informações e, principalmente, na organização desses documentos.

Todo cuidado é pouco, afinal, qualquer problema envolvendo o não gerenciamento eficaz destes documentos pode acarretar em problemas judiciais para as organizações. Mas não se preocupe, pois separamos algumas dicas que irão ajudar sua empresa nesta tarefa.

Vamos ver.

Faça um checklist em cada admissão 

Como vimos ao longo do texto, existem diversos tipos de contratação que podem ser feitas (CLT, PJ, estágio, jovem aprendiz).

Em cada uma delas, a lista de documentos exigidos para formalizar a contratação é diferente. Por isso, a primeira dica para facilitar este processo é fazer um checklist com todos os documentos necessários para cada modelo.

Sua principal vantagem será padronizar este processo, e ajudar o RH a ter um documento com todas as informações que deverão ser solicitadas aos profissionais em suas admissões.

Adote protocolos

Agora, não basta ter a lista completa com todos os documentos a serem solicitados, sem que haja a verificação de que foram entregues.

Por isso, a segunda dica extremamente importante é a criação de protocolos de envio e recebimento desses documentos.

Com o auxílio da tecnologia por meio de softwares de gestão, o RH conseguirá acompanhar se o profissional enviou todas as informações necessárias para sua contratação.

Digitalize os documentos

A legislação determina que cada documento organizacional seja armazenado por um tempo determinado. Por isso, a última dica é definir a melhor forma de organizar estes documentos.

A forma mais segura de garantir isso é por meio da tecnologia. Com a digitalização dos documentos admissionais, sua empresa terá maior segurança no armazenamento de todas as informações dos colaboradores, além de poderem acessá-las de forma muito mais rápida

Existem diversas ferramentas que otimizam esta tarefa, como por exemplo o armazenamento em nuvem. Além de ser um dos modelos mais seguros, ele não consome a memória do seu servidor, permitindo o acesso de forma rápida e eficaz.

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Conclusão

imagem de uma pessoa segurando um papel

O envio dos documentos admissionais é o primeiro passo para formalizar a contratação de um novo profissional. 

Por isso, sua empresa deve saber todos os documentos necessários para a admissão, para que não cometa erros nesse processo e corra o risco de sofrer penalidades e processos pelo não envio das informações necessárias aos órgãos oficiais.

Neste texto, detalhamos todos os documentos admissionais exigidos pela nossa legislação, sua importância, e como armazená-los de forma segura e eficaz.

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