Constantemente, novas tecnologias e ferramentas surgem para facilitar a rotina do trabalhador, permitindo que ele tenha mais foco em estratégia e criatividade. Na gestão de pessoas, não é diferente: a digitalização do RH tornou-se essencial no cenário atual, permitindo que o setor se torne mais eficiente e focado em atividades estratégicas.
Infelizmente, muitas empresas ainda veem essas tecnologias como custo, mesmo que sejam a solução para diversos gaps no setor. Contudo, a falta de digitalização no RH pode gerar processos mais lentos, ineficientes e propensos a erros, elevando os custos com retrabalho e desperdiçando tempo em tarefas manuais.
A longo prazo, a ausência dessa modernização pode ser ainda mais prejudicial, afetando o crescimento e a competitividade da empresa. Implementar a digitalização no RH é importante para otimizar a gestão de talentos, automatizar processos repetitivos e aumentar a satisfação dos colaboradores.
Neste artigo, será possível compreender com detalhes esse tema e como implementar a digitalização no setor de Recursos Humanos da sua empresa. Confira os tópicos abordados:
- RH tradicional vs. RH digital: o que muda?
- Tendências e inovações do RH digital
- Benefícios da digitalização no RH
- Como implementar a digitalização no RH?
- Ferramentas essenciais para o RH digital
- Qual o melhor sistema de ponto para a digitalização do RH?
Boa leitura!
RH tradicional vs. RH digital: o que muda?
O RH tradicional e o RH digital se diferenciam na forma como os processos são administrados.
No modelo tradicional, a maioria das atividades são feitas manualmente, como o controle de ponto, o processamento de folhas de pagamento e a gestão de documentos de funcionários. O RH tradicional é mais burocrático e consome mais tempo com tarefas operacionais, diminuindo a atuação estratégica do setor.
Por exemplo, no RH tradicional, o controle de ponto geralmente envolve o preenchimento manual de planilhas ou o uso de relógios de ponto físicos. Já em um RH digitalizado, essa tarefa é automatizada: os funcionários registram seus horários por meio de aplicativos ou sistemas online e o cálculo é feito automaticamente, reduzindo erros manuais e economizando tempo.
O RH digital tem forte apoio no uso de tecnologia para os processos, além de ser mais flexível, estratégico e apoiado em dados. Todas as suas decisões partem de informações precisamente coletadas, aumentando a assertividade nas decisões .
A digitalização permite um maior controle e agilidade no tratamento de dados, facilitando o acompanhamento de indicadores como desempenho e engajamento dos colaboradores em tempo real.
Além disso, o RH digital proporciona uma experiência mais moderna para os funcionários, com acesso facilitado a informações e serviços online.
A principal mudança é o foco: enquanto o RH tradicional é reativo e centrado em tarefas operacionais, o RH digital é proativo e estratégico.
Tendências e inovações do RH digital
O RH digital está passando por uma transformação digital ainda mais significativa nos últimos anos, com a expensão e a acessibilidade de novas tecnologias que tornam a gestão de pessoas mais estratégica e eficiente.
Recursos como inteligência artificial, big data, automação e machine learning estão entre as inovações que se destacaram recentemente.
Conheça mais sobre cada uma delas:
- Inteligência artificial (IA): a IA está agilizando processos como triagem e análise de currículos, além de ajudar a prever o perfil mais adequado para cada vaga, tornando o recrutamento mais eficiente;
- Big data: a análise de grandes volumes de dados fornece informações detalhadas sobre o desempenho, o engajamento e o comportamento dos colaboradores, auxiliando na tomada de decisões mais precisa;
- Automatização: tarefas repetitivas, como controle de ponto e processamento de folhas de pagamento, são automatizadas, liberando a equipe de RH para focar em atividades estratégicas;
- Machine learning: o aprendizado de máquina ajuda a prever padrões, como possíveis desligamentos ou o engajamento de funcionários, oferecendo uma base sólida para ações preventivas.
Essas inovações colocam o RH em uma posição mais estratégica dentro das empresas, permitindo maior foco no desenvolvimento humano e nas melhorias contínuas dos processos internos.
A inteligência artificial (IA), por exemplo, já faz parte da rotina de seis em cada dez profissionais de RH, segundo pesquisa da Ticket. Embora seja uma tecnologia que ganhou maior popularidade apenas nos últimos anos, sua adoção já se tornou majoritária no setor, evidenciando a rapidez com que as empresas têm integrado essas novas tecnologias.
Benefícios da digitalização no RH
Um RH digitalizado traz benefícios que se estendem a vários setores da empresa. Além de impactar positivamente o trabalho dos profissionais de recursos humanos, a tecnologia melhora a eficiência operacional em todo o negócio. Entenda mais a seguir!
Otimização dos processos e maior precisão de dados
Um RH digital consegue otimizar os processos e obter dados mais precisos, graças à automação e à integração de sistemas. A automação reduz a necessidade de tarefas manuais e a digitalização centraliza as informações em sistemas únicos, o que facilita o controle e armazenamento de dados.
A recrutadora e psicóloga organizacional Lara Avelino defende o RH digitalizado, e comenta como a tecnologia é uma aliada do setor:
“Eu acho que já passou da época em que falávamos sobre a tecnologia como uma ameaça, não é mesmo? Infelizmente, ainda vejo muitos amigos do RH receosos em relação à tecnologia tirar nossas oportunidades. Na verdade, eu vejo a tecnologia como uma grande aliada, pois ela me ajuda muito a otimizar meus processos, seja através de testes de recrutamento, seleção e outros.”
Redução de erros e diminuição de processos trabalhistas
A digitalização do RH contribui para a redução de erros e a diminuição de processos trabalhistas ao automatizar a coleta e o gerenciamento de dados. Por exemplo, com o controle de ponto digital, as horas trabalhadas são registradas com precisão, minimizando a chance de divergências e reclamações legais relacionadas à jornada de trabalho.
Melhoria na comunicação interna e externa
A comunicação interna e externa fica melhor com um RH digitalizado. A partir do uso de plataformas digitais, o RH pode disseminar informações importantes rapidamente e utilizar materiais multimídia, como vídeos e infográficos, para engajar e informar colaboradores e parceiros de forma eficaz e centralizada.
Melhor acompanhamento de métricas e KPIs de RH
A centralização de dados em plataformas digitais permite ao RH monitorar diversas métricas e KPIs, como desempenho, rotatividade e satisfação dos colaboradores.
A coleta de dados é realizada por meio de formulários e pesquisas aplicadas regularmente, além de sistemas de gestão que capturam informações em tempo real, possibilitando análises mais precisas.
Como implementar a digitalização no RH?
A digitalização do RH exige esforços de alguns setores da empresa para realizar o estudo, a escolha das tecnologias a serem adotadas e a disponibilização de verbas para a aquisição das novas máquinas ou ferramentas. Confira, a seguir, algumas dicas para tornar o RH digitalizado!
Avalie a maturidade digital do RH
A primeira etapa é avaliar a maturidade digital do RH. Para isso, verifique se o departamento adota as seguintes práticas:
- Automação de processos: veja se o setor utiliza tecnologia para automatizar tarefas como recrutamento, controle de ponto e gestão de benefícios;
- Utilização de dados: avalie se os dados de colaboradores são analisados para apoiar decisões estratégicas;
- Ferramentas colaborativas: confira se o RH usa plataformas digitais para facilitar a comunicação interna e o engajamento dos funcionários;
- Análise preditiva: observe se o RH usa tecnologia para prever tendências, como a rotatividade.
Escolha as ferramentas certas para cada necessidade
Escolher as ferramentas certas para o RH exige uma análise das necessidades específicas da empresa. Há diversos recursos tecnológicos disponíveis para adesão, mas nem todos podem ser úteis para empresa.
Na Comunitive, por exemplo, a coordenadora de operações Cristina Pereira, por necessidade, deu preferência a ferramentas que fomentam o engajamento dos colaboradores. “Trazer as ferramentas corretas que ajudem a proporcionar engajamento faz toda a diferença”, comenta a profissional.
Treine a equipe para adotar soluções digitais
Treinar a equipe para adotar soluções digitais é fundamental para fomentar um RH digitalizado e promover a inclusão.
Nem todos os profissionais têm habilidade com tecnologias; segundo a NOZ Pesquisa e Inteligência, 58% dos trabalhadores com mais de 50 anos se sentem pouco aptos a lidar com ferramentas digitais.
Adapte os processos antigos para o novo modelo digital
Para adaptar os processos antigos ao novo modelo digital, comece mapeando as etapas atuais e identifique quais podem ser automatizadas.
Em seguida, escolha ferramentas digitais adequadas e implemente-as gradualmente, ajustando os fluxos de trabalho para otimizar a eficiência e a produtividade.
Ferramentas essenciais para o RH digital
Novas ferramentas para o RH surgem com frequência, oferecendo opções cada vez mais específicas para atender às diversas necessidades do setor. A seguir, confira as principais ferramentas que já garantem a digitalização do RH.
Plataformas de automação de recrutamento e onboarding
As plataformas de automação e onboarding possibilitam uma integração mais eficiente dos novos colaboradores, facilitando a gestão de documentos, a comunicação e o treinamento inicial.
Elas automatizam tarefas administrativas, como preenchimento de formulários e assinatura de contratos, além de oferecer recursos de acompanhamento do progresso. Esses processos são essenciais nos primeiros contatos do colaborador com a empresa, e a tecnologia é uma forte aliada.
Nesse sentido, Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz, reitera que “o colaborador precisa de treinamento e de um processo de onboarding eficaz para compreender o que está acontecendo e se sentir bem-vindo e acolhido.”.
Sistemas de gestão de pessoas e folha de pagamento
Os sistemas de gestão de pessoas e folha de pagamento são ferramentas que facilitam as atividades relacionadas à gestão de pessoal e aos pagamentos dos funcionários. Eles automatizam processos como recrutamento, cálculo de salários, gestão de benefícios e geração de relatórios.
Software de controle de ponto e jornada
O software de controle de ponto e jornada é a opção mais completa para digitalizar o RH, pois é uma ferramenta que possui diversas funções, como registro automático de entradas e saídas, controle de horas extras, gestão de férias e folgas, e geração de relatórios detalhados.
Além disso, os melhores softwares se integram com outras plataformas de RH, como as de folha de pagamento, possibilitando o gerenciamento completo da jornada de trabalho pelo ambiente digital.
A Fernanda Silva, analista de RH da Navecunha, adota o software de controle de ponto e jornada Pontotel e comenta sobre essa facilidade da integração:
“Antes, usávamos sistemas separados para o ponto e a folha de pagamento. Agora, com a integração entre Sankhya e Pontotel, tudo é feito em um único sistema, simplificando o processo.”
Qual o melhor sistema de ponto para a digitalização do RH?
A Pontotel é o melhor sistema de ponto para a digitalização do RH! Nossa plataforma de proporciona eficiência, conformidade legal e versatilidade na gestão de jornadas.
Nosso sistema é um REP-P e, por esse motivo, conta com as funcionalidades mais avançadas para a gestão de jornadas de trabalho, além de permitir a integração com diferentes plataformas de recursos humanos.
Com a Pontotel, o colaborador pode registrar seu ponto em uma variedade de dispositivos, incluindo smartphones, computadores, tablets e notebooks, tanto em modo online quanto offline, ideal para empresas de todos os segmentos e tamanhos.
Na nossa plataforma, todos os dados sobre as jornadas são armazenados na nuvem e recebem atualizações em tempo real, possibilitando uma gestão estratégica e imediata por meio de um único painel.
Além disso, a ferramenta conta com várias medidas de segurança, incluindo senhas individuais, controle por voz, biometria facial e geolocalização.
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Conclusão
Portanto, ficou evidente que a digitalização do RH traz melhorias significativas na gestão de pessoas e na eficiência organizacional. Permanecer com processos tradicionais pode limitar o potencial da empresa e dificultar a adaptação às demandas do mercado.
Inserir soluções digitais é a escolha mais inteligente para empresas que buscam otimizar suas operações de recursos humanos.
Seguindo as orientações apresentadas neste conteúdo e adotando a plataforma de gestão de ponto da Pontotel, sua empresa poderá realizar uma transição suave e bem-aceita pelos colaboradores.
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