Plano de melhoria contínua: como elaborar e exemplos práticos
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Time Pontotel 21 de junho de 2024 Todos os artigos

Plano de melhoria contínua para empresas: como elaborar, ferramentas e exemplos práticos

Você sabe o que é plano de melhoria contínua? Entenda o conceito, para que serve e como fazer a implementação na sua empresa.

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A qualidade do serviço oferecido pelas empresas está cada vez mais no foco das atenções dos clientes. Por isso, as organizações têm o desafio de sempre buscar um desempenho excelente, e desenvolver um plano de melhoria contínua é uma das estratégias neste contexto. 

Seja qual for a área de atuação da marca, o momento atual do mercado é de evolução constante, com novas tecnologias que alteram o comportamento do consumidor, bem como a forma de as empresas trabalharem. 

Assim, a melhoria contínua se faz necessária para evitar uma queda no rendimento ou na qualidade do trabalho, dando espaço para o crescimento dos concorrentes e, consequentemente, da perda de faturamento. 

Este artigo irá explicar por que o plano de melhoria contínua é importante para um negócio, como estruturá-lo e quais ferramentas podem ser utilizadas neste processo. Os tópicos discutidos serão:

Quer saber mais? Então, continue a leitura!

Conceito de melhoria contínua

Melhoria contínua consiste em um conjunto de atividades realizadas constantemente com o intuito de aprimorar os processos, os produtos e os serviços de uma organização. O objetivo é alcançar melhores resultados ao otimizar a eficiência operacional e aumentar a produtividade do negócio. 

No plano de melhoria contínua, as empresas analisam todos os seus processos para identificar possíveis gargalos e procedimentos que podem ser melhorados. Assim, são propostas ações corretivas para solucionar esses problemas. 

Esse pensamento de evolução constante deve estar presente na cultura organizacional das empresas, pois o mercado atual se transforma em alta velocidade e melhorias pontuais não são suficientes para manter as empresas atualizadas e competitivas. 

Os 4 pilares da melhoria contínua

Quatro pilares principais baseiam o conceito de melhoria contínua e dão suporte para o desenvolvimento dos programas nas organizações:

  • Continuidade: trata-se de um processo cíclico; portanto, não tem um prazo para acabar;
  • Cultura: para ter sucesso, a melhoria contínua deve estar enraizada no mindset de toda a empresa, em todos os níveis hierárquicos;
  • Dados: é necessário fazer a coleta e análise de métricas para avaliar os avanços do planejamento;
  • Ação: a melhoria contínua prevê a tomada de medidas corretivas quando pontos de gargalo são identificados.

O que é um plano de melhoria contínua?

mulher explicando para a equipe

O plano de melhoria contínua é o desenvolvimento de um programa estratégico para determinar como será feito e estruturado o aperfeiçoamento contínuo dos processos, produtos e serviços. 

Esse planejamento se inicia com a identificação das áreas e dos pontos que precisam ser melhorados. Além disso, também deve conter o plano de ação para fazer as mudanças necessárias e ainda considerar como serão medidos os resultados, levando em conta o apontamento de métricas para cada processo envolvido. 

Um plano de melhoria contínua pode utilizar como base diversas metodologias, como a Kaizen e o ciclo PDCA (planejar, fazer, checar e agir).

Para que serve um programa de melhoria contínua?

O plano de melhoria contínua tem o objetivo de otimizar os processos de uma empresa, resultando também na melhora dos produtos e serviços oferecidos aos clientes. Por ser um processo cíclico, esses programas são traçados para aumentar a eficiência operacional, alavancar os resultados e elevar a satisfação dos clientes e colaboradores. 

Essa cultura de melhoria contínua também possibilita a identificação de problemas em sua fase inicial, antes que eles impactam o negócio definitivamente. Esse plano tem ainda o papel de manter a empresa competitiva no mercado e sempre pronta para responder às mudanças exigidas por ele. 

Todos esses fatores reunidos transformam o ambiente de trabalho em um local mais produtivo, engajado e inovador. 

Vantagens de implementar um plano de melhoria contínua

Um plano de melhoria contínua traz diversas vantagens para as empresas e tem o potencial de elevar o desempenho do negócio. Entre os principais benefícios da implementação desse modelo de atuação, está o aumento da eficiência operacional, já que, ao buscar a constante melhoria dos processos, há menos espaço para erros e trabalhos de baixa qualidade. 

Além disso, quando há um foco maior na qualidade do serviço ou produto oferecido, consequentemente, existe maior satisfação dos clientes, aumentando a reputação da marca. Outro ponto positivo de um programa de melhoria contínua é a redução de custos com processos ineficientes, por haver menos desperdícios de recursos com atividades ineficazes. 

Por fim, talvez o principal benefício de um plano de melhoria contínua é a possibilidade de manter a empresa sempre atualizada sobre o que há de mais moderno no mercado. Assim, estimula-se a criação de um ambiente corporativo com capacidade de resposta ágil e fácil adaptação a mudanças.

Como elaborar um plano de melhoria contínua?

Para elaborar um plano de melhoria contínua, é indispensável seguir alguns passos para determinar quais ações serão mais adequadas para a realidade do negócio. Algumas dicas importantes são: 

Compreenda o desafio

Compreender o desafio permite reconhecer quais são os processos ou departamentos que precisam de melhorias e identificar quais são as barreiras que podem atrapalhar a aplicação de mudanças. 

Adicionalmente, é importante avaliar qual será a dificuldade para implementar um programa de melhoria contínua, entendendo se pode haver resistência das equipes. 

Analise o estado atual da empresa

É importante também entender qual o cenário atual da empresa, avaliando os resultados do negócio e compreendendo quais são os fatores que estão deixando a organização naquela posição. 

Se houver um baixo índice de produtividade, por exemplo, é necessário compreender quais são os motivos dessa falta de eficiência para contemplar essas melhorias no planejamento.

Obtenha o suporte da diretoria e dos funcionários

Como citado anteriormente, o plano de melhoria contínua só é eficaz quando existe a cultura de melhoria na empresa. Para isso, é essencial que todos os colaboradores estejam alinhados sobre a importância do projeto. 

Sendo assim, obter o suporte de todos os níveis da empresa, começando pela diretoria, é primordial para o sucesso da implementação do programa. 

Escolha uma metodologia adequada

Com todo esse cenário analisado e com o suporte dos colaboradores, os responsáveis pelo plano de melhoria contínua devem escolher qual é a melhor metodologia para solucionar os obstáculos identificados. 

Isso irá depender principalmente de quais são as necessidades do negócio e os processos que serão desenvolvidos e aperfeiçoados.

Coloque a metodologia em prática

Após escolher a metodologia, é o momento de colocá-la em prática. Para isso, não basta apenas fazer o plano de melhoria contínua, mas também indispensável implementar as mudanças pensadas para cada situação, assim como utilizar as ferramentas que darão suporte a essas transformações.

Ferramentas para elaborar um plano de melhoria contínua

homem fazendo anotacoes em post its

Algumas ferramentas podem ser utilizadas no processo de elaboração de melhoria contínua, servindo como base para a identificação dos pontos de atenção e a estratégia de ação. As principais são:

  • Ciclo PDCA: metodologia que prevê quatro etapas para a evolução contínua — planejar, fazer, checar e agir. Consiste em encontrar os problemas, executar melhorias, avaliar os resultados e reajustar, se necessário;
  • Diagrama de Ishikawa: é uma ferramenta que tem foco em identificar e estruturar causas de um problema enfrentado pelas empresas, permitindo uma busca mais direcionada por soluções;
  • Kaizen: é uma filosofia japonesa que se baseia em melhoria contínua e envolve todos os níveis de uma organização;
  • Seis Sigma: é um método que utiliza dados e informações estatísticas para encontrar falhas e corrigir processos, com o intuito de eliminar os erros;
  • Matriz BASICO: metodologia que apoia a classificação dos problemas e a tomada de decisões a partir de seis fatores: benefício, abrangência, satisfação do cliente, investimento, custo de oportunidades e operacionalidade;   
  • Business Processes Management (BPM): abordagem com foco na melhora da eficiência e eficácia, utilizando análise, modelagem, execução, monitoramento e otimização de processos.

Exemplos de planos de melhoria contínua

Os planos de melhoria contínua podem ser utilizados para diversos processos e para todas as áreas das organizações. É possível, inclusive, implementar programas de otimização e melhoria em vários departamentos simultaneamente. 

Alguns dos processos que podem se beneficiar de um plano de melhoria contínua são a organização do ambiente do trabalho, ao buscar estruturas que se adequem melhor às necessidades dos colaboradores, e o desenvolvimento da comunicação em uma equipe ou mesmo entre as equipes, para melhorar a integração e diminuir os ruídos.

Um plano de melhoria contínua também pode contemplar a implementação de softwares de gestão de diferentes processos para otimizar a rotina de trabalho dos profissionais.

Conclusão

O plano de melhoria contínua é importante para as empresas alcançarem o máximo do seu desempenho e se manterem sempre atualizadas com o que há de mais moderno no seu ramo de atuação.

Essas estratégias possibilitam encontrar os gargalos na operação e solucioná-los a fim de otimizar os resultados e aumentar a eficiência. Para isso, é essencial fazer uma análise do cenário da empresa e determinar quais são as ferramentas mais adequadas.

Ademais, um plano de melhoria contínua só pode ser bem-sucedido se houver uma cultura aberta ao desenvolvimento e às mudanças, sendo necessário engajar todos os níveis hierárquicos. 

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