De origem japonesa, a palavra kaizen quer dizer “melhoria” ou “mudança para melhor”. Isso, aliás, é o que torna a metodologia Kaizen altamente recomendada para organizações que buscam potencializar a produtividade dos colaboradores e se destacar no mercado.

Tal metodologia envolve todas as partes de uma empresa: não só os colaboradores operacionais, mas todos os profissionais que atuam nesta, incluindo o CEO. Afinal, para que um negócio progrida continuamente, deve haver melhorias em todos os setores.

Tão importante quanto entender a essência do método Kaizen é descobrir a fundo as vantagens que ele proporciona e como aplicá-lo do jeito certo. Por isso, você irá conferir neste artigo:

• O que é o método Kaizen?
• Como essa metodologia funciona?
• Principais objetivos do Kaizen
• Quais são as etapas do Kaizen?
• Como aplicar o Kaizen nas empresas?
• Principais tipos
• Como o 5s é aplicado no Kaizen?
• Em quais setores da empresa a metodologia Kaizen pode ser aplicada?

Ótima leitura!

O que é o método Kaizen?

O Kaizen trata-se de um método fundamentado na filosofia japonesa de aprimoramento contínuo. Ela afirma que tudo não somente pode ser melhorado, como deve ser melhorado diariamente. Logo, esse aprimoramento contínuo, que deve acontecer de modo gradual e consistente, tem a finalidade de proporcionar a eficiência máxima de um processo.

Como se trata de uma metodologia que busca a melhoria contínua, ela pode ser aplicada em diversas áreas da vida humana, como pessoal e profissional. Destacando sua aplicação no âmbito do profissional, isto é, em empresas, o método Kaizen traz uma gama de benefícios, como a melhoria dos processos, o aumento de produtividade e a redução de custos.

Como essa metodologia funciona?

No mundo dos negócios, o Kaizen configura-se como um método de gestão empresarial e produtividade que envolve tanto processos quanto projetos e colaboradores.

Exemplificando aplicações práticas desta metodologia em uma organização, pode-se citar a criação de técnicas padronizadas de otimização, como usar os recursos da empresa de modo racional (preferir documentos digitalizados para economizar em impressões) e compartilhar informações confidenciais com outros colaboradores de modo seguro.

Além disso, com base no método Kaizen, é possível separar antecipadamente todas as ferramentas que um operário precisará utilizar, a fim de otimizar o tempo dele, e aprimorar aspectos financeiros mediante a implantação de nota fiscal eletrônica e utilização de sistema para automatizar a emissão desta.

Principais objetivos do Kaizen

Ao implementar a metodologia Kaizen, uma organização busca atingir determinados objetivos, como aumentar a competitividade e melhorar a qualidade dos processos. A seguir, confira em detalhes estas e outras metas.

Reduzir custos

Os custos operacionais englobam inúmeros fatores, como a mão de obra, os fornecedores e o uso de tecnologias. A metodologia Kaizen surge como forma de reduzir tais custos. Se a empresa faz mais contratações do que deveria, por exemplo, deve buscar melhorias nesse sentido.

Aumentar a produtividade

O ganho de produtividade é outro ponto positivo dessa metodologia, afinal, ao passo que uma empresa a desenvolve, descobre falhas que estão atrapalhando o trabalho dos colaboradores e, em seguida, faz melhorias. Assim, os funcionários tornam-se não apenas mais produtivos, como mais felizes no trabalho.

Melhorar a qualidade dos processos

O método Kaizen gera benefícios diretos na qualidade dos processos. Esse, aliás, é um dos seus objetivos: descobrir oportunidades de melhorias nos processos empresariais, adotar um plano de ação eficiente e monitorar os resultados da aplicação.

Reduzir o desperdício

O desperdício é um dos principais problemas para uma organização. Um plano de ação fundamentado na metodologia Kaizen faz a organização ter uma gestão aprimorada, ou seja, tanto os colaboradores quanto os recursos são utilizados de forma estratégica.

Aumentar a competitividade

O aumento da competitividade se dá graças às vantagens anteriores. Quando os colaboradores tornam-se felizes e produtivos, geram maior lucratividade. Também tem-se a diminuição de custos, que aumenta o faturamento, e a melhoria dos processos, que mantém os colaboradores satisfeitos. A soma de tudo isso é o destaque da empresa no mercado.

Quais são as etapas do Kaizen?

Quando aplicada, a metodologia Kaizen se divide ao longo de três momentos específicos: antes, durante e depois da realização de um projeto. Todos eles, porém, estão pautados na seguinte sequência: elaboração de uma hipótese, realização de um experimento, avaliação de resultados e aperfeiçoamento da experiência junto ao início de um novo ciclo.

Por exemplo, na etapa que antecede o início do projeto, determina-se quem será o líder, quais colaboradores irão compor a equipe, quais serão as oportunidades de melhorias e quais as metas e objetivos. Realiza-se, ainda, um plano de ação, a análise do processo e a elaboração de uma solução assertiva.

Já na segunda etapa, outros aspectos são trabalhados, como a execução das atividades previamente definidas no plano de ação e a realização de testes de melhoria. A equipe também promove discussões a respeito do status do projeto e do seu andamento e faz um constante monitoramento dos resultados alcançados.

Na terceira e última etapa, ocorre a apresentação dos resultados e o estudo destes. Em seguida, faz-se a padronização da solução junto a um planejamento futuro para que a equipe dê início a uma nova melhoria na organização.

Como aplicar o Kaizen nas empresas?

Algumas ações para aplicar o método Kaizen são: mapear processos-chave para saber o que deve ser melhorado, montar um plano de ação por meio do qual se definirá metas, selecionar colaboradores para aplicar a metodologia e, ainda, capacitar e conscientizar os funcionários sobre o método por meio de treinamentos corporativos.

Dependendo da organização, em vez de nomear certos colaboradores para implementar o método, pode-se montar uma equipe Kaizen, ou seja, uma comissão interna que ficará encarregada de definir, implementar e controlar as práticas padronizadas de aprimoramento.

Ademais, para aplicar o método Kaizen, a organização pode monitorar todos os dias os indicadores de gestão e buscar cases de sucesso de outros negócios que aplicaram a metodologia para aprender com eles.

Principais tipos

Como detalhado, o objetivo da metodologia Kaizen é a melhoria contínua de uma empresa. Isso, no entanto, apresenta-se de formas diferentes. Confira a seguir os 3 principais tipos de Kaizen.

Kaizens de Diagnóstico

Quando aplicado com esta finalidade, o método Kaizen visa entender qual ou quais problemas a empresa está enfrentando no momento. Esse diagnóstico organizacional é indispensável para identificar todas as oportunidades de melhoria.

Na prática, após descobrir um problema, a equipe busca encontrar a razão de ele ter acontecido. Tal descoberta pode ser feita por meio de Mapeamento da Cadeia de Valor, Mapeamento de Processos e Mapeamento da Qualidade.

Kaizens de Resultado

Após ficar claro quais problemas estão prejudicando a empresa, adotam-se algumas técnicas de melhorias para conseguir resultados rápidos. Entre elas, pode-se destacar a Troca Rápida de Ferramentas, o Kanban e o Micro Layout.

Kaizens de Estruturação

Anteriormente, foi mencionada a criação de uma equipe Kaizen para criar e implementar a metodologia de melhoria contínua na empresa. É exatamente sobre isso que se trata este tipo de Kaizen: a empresa foca em criar tanto líderes Kaizen quanto planos de crescimento.

Como o 5s é aplicado no Kaizen?

O 5s é um conceito base da metodologia Kaizen. Veja como seus termos funcionam na prática:

Seiton

Pautado em “categorize entre o útil e o inútil”, este conceito ocorre quando a empresa organiza os materiais que os colaboradores precisam utilizar para executar uma produção, evitando, assim, que eles percam tempo procurando por tais materiais. Manter informações acessíveis aos colaboradores, bem como o acesso a softwares, são exemplos disso.

Seiri 

Esse conceito da metodologia Kaizen diz respeito a diferenciar aquilo que é essencial e aquilo que não é. Ou seja, a empresa separa o que não é essencial, mantendo-o guardado em um local que não atrapalhe a atividade dos colaboradores.

Seiso

Como está relacionado à limpeza, o Seiso se dá quando a empresa mantém limpos os locais de trabalho. Essa higiene mantém a produtividade dos colaboradores livre de contratempos, proporcionando melhoria contínua. Também estão incluídos aqui a ventilação e a iluminação, já que ambas refletem na produtividade.

Seiketsu

O Seiketsu trata-se da higiene e da manutenção do local de trabalho de modo a torná-lo saudável, ou seja, beneficiar a satisfação no trabalho.

Shitsuke

Por último, tem-se o Shitsuke, que diz respeito aos aspectos de disciplina, honra e retidão. Estes princípios são os responsáveis por garantir que todos os conceitos anteriores sejam cumpridos.

Em quais setores da empresa a metodologia Kaizen pode ser aplicada?

A princípio, aplicava-se o método Kaizen na linha de produção de uma organização, proporcionando a eficiência dos processos fabris, o controle de qualidade e o ganho de produtividade. Atualmente, no entanto, esse método pode ser aplicado em qualquer área de um negócio.

Como um dos focos dele é fazer com que uma organização beneficie-se com melhores retornos financeiros, pode-se aplicá-lo para obter melhorias contínuas em fatores que proporcionem isso de modo mais assertivo.

Exemplos disso são os aprimoramentos para deixar os clientes mais satisfeitos, o desenvolvimento de produtos ou serviços alinhados com as reais necessidades do consumidor e a implementação de tecnologias que tragam agilidade e automação aos processos empresariais.

Conclusão

Durante a leitura deste conteúdo, você entendeu o que é a metodologia Kaizen e o tamanho de sua importância no âmbito profissional. Afinal, quando implementada no mundo corporativo, tal metodologia traz inúmeros benefícios, como tornar os colaboradores mais produtivos e felizes, além de favorecer os aspectos financeiros por meio da redução de custos.

Apesar de proporcionar tantos pontos positivos, para que uma empresa consiga aplicar esse método corretamente, deve conhecer as etapas dele, uma vez que cada uma delas contempla determinadas ações.

Também destacou-se que há tipos diferentes de Kaizen, já que uma empresa pode ter objetivos diferentes, e em quais setores essa metodologia pode ser implementada, ou seja, em todos.

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