A organização é essencial para que qualquer projeto seja executado de forma correta e entregue os resultados esperados. Normalmente, a preparação para colocar as demandas em prática começa com o desenvolvimento de um plano de ação. 

A ideia do plano de ação é justamente consolidar em apenas um documento todas as atividades e os recursos necessários para que cada projeto seja realizado.

Assim, essa é uma ferramenta indispensável para o setor de Recursos Humanos, especialmente se algum colaborador ou equipe tem dificuldades de priorização e ordenação de processos.

Mas o que é um plano de ação e quais são as informações que devem ser elencadas no material? Este artigo irá responder essas dúvidas, apresentar os principais tipos e explicar como montar um plano de ação. Você verá: 

• O que é um plano de ação?
• Qual a importância do plano de trabalho?
• Como fazer um plano de ação? Veja os passos.
• O que deve conter no plano de ação?
• Quais as principais metodologias ágeis aplicadas no plano de ação?
• Como um plano de ação pode beneficiar o setor de RH?
• Principais planos de ações para o RH.

Quer saber mais? Continue a leitura!

O que é um plano de ação?

O plano de ação, plano de atividade ou plano de trabalho, é um documento utilizado para organizar e estruturar as demandas de um determinado projeto. 

De maneira geral, ele tem o intuito de garantir que as atividades sejam realizadas corretamente, a fim de se alcançar os resultados esperados pelos responsáveis. É também um instrumento de administração de tempo, priorização de demandas e melhora da produtividade da equipe.

A ferramenta de gestão pode ser utilizada para todo tipo e tamanho de projeto, mas beneficia principalmente os grandes planejamentos, que possuem muitas demandas e pessoas envolvidas.

Como funciona?

Antes de iniciar qualquer demanda ou projeto, o ideal é fazer o plano de trabalho. Normalmente, define-se um responsável por consolidar no documento as ideias e as ações discutidas pelo grupo. 

O plano de ação deve conter quais são os objetivos finais, como o time espera alcançá-los, quais são as atividades necessárias, o prazo para execução de cada uma das demandas, além do profissional ou da equipe responsável por acompanhar o desempenho da equipe. 

Além disso, é essencial que contenha informações de custos envolvidos com o desenvolvimento de materiais, logística, contratação extra de mão-de-obra, entre outros. 

Para que serve um plano de ação?

O plano de ação ou de atividades pode ser considerado um guia para a equipe responsável por cada iniciativa. É a partir dele que os profissionais envolvidos em um projeto farão a organização do trabalho e irão entender suas prioridades, a fim de cumprir com os passos elencados no documento. 

Ele serve ainda como uma ferramenta para a tomada de decisão dos gestores e a distribuição de tarefas, que podem ser orientadas pelo plano de ação.  
É importante destacar também que esse planejamento faz com que erros sejam evitados e possíveis gargalos nos processos sejam identificados com mais facilidade, possibilitando a revisão das tarefas planejadas e a correção de problemas antes da conclusão do projeto.

Qual a importância do plano de trabalho?

O plano de ação tem um papel primordial na organização de projetos e na conquista dos objetivos de negócio. De forma geral, todos os setores de empresas possuem suas principais metas e resultados a serem alcançados.

Logo, saber o que fazer para chegar ao que é desejado é essencial para que não haja surpresas ou frustrações ao longo do percurso. Sendo assim, o plano de trabalho é importante para organização do fluxo das tarefas e processos dentro da empresa. 

O plano de ação também auxilia na identificação de responsabilidade; desta maneira, evita-se que as atividades não sejam realizadas por não haver um profissional específico designado para aquela ação.
Além disso, o planejamento tem o papel de orientar os executores quanto aos prazos, auxiliando na priorização de tarefas e evitando que procedimentos importantes para a conclusão do projeto sejam esquecidos ou negligenciados.

Como fazer um plano de ação? Veja os passos:

Agora que já foi abordada a importância de um plano de ação, é hora de entender como fazê-lo e o que não pode faltar para colocá-lo em prática na sua empresa! Para isso, confira o passo a passo abaixo:

Mapeie os objetivos

Antes de mais nada, é importante entender qual é o objetivo principal daquele projeto. Quais são os resultados esperados? Quem é o público-alvo? Qual é o retorno que a empresa espera com a ação? 

Em resumo, desenhe um objetivo estratégico para o negócio ou iniciativa. Vale destacar que o plano de ação pode ser feito para um projeto específico ou ainda para o crescimento da empresa de maneira geral, o que irá diferenciá-los é a complexidade e particularidades de cada planejamento. 

Uma mesma área pode ter vários planos de ação acontecendo ao mesmo tempo, por exemplo, para atender objetivos diferentes da mesma unidade de negócio.

Entenda o que precisará ser feito

Com os objetivos traçados, é o momento de definir o que precisa ser feito para alcançar as metas definidas no item anterior. Cada projeto exigirá a realização de tarefas diferentes, por isso, não existe uma fórmula padrão para todos os planejamentos.

Os gestores responsáveis precisarão entender e estudar quais são os caminhos a serem percorridos para chegar no resultado final. Aqui também é a hora de identificar quais serão os recursos necessários, tanto do ponto de vista financeiro quanto de mão-de-obra.

É possível ainda que o responsável pelo plano de ação entenda a necessidade de envolver profissionais de áreas complementares para apoiar a execução do projeto.

Mapeie as ações

Neste passo, a ideia é entrar no detalhe de cada ação. É a hora de elencar cada tarefa a ser concluída durante o processo e quem será o responsável pela realização de cada uma delas. 

Esse mapeamento deve ser o mais completo possível e abranger cada ação do planejamento. Suponha que o plano de ação preveja a distribuição de panfletos. Para isso, é necessário: produzir e aprovar o texto, desenvolver o layout, imprimir os panfletos e executar a distribuição. 

Toda essa gestão de tarefas deve ser realizada, assim como deve-se deixar claro qual área ou profissional responderá por esse processo, e é bem provável que mais de uma pessoa ou equipe esteja envolvida nessa distribuição de panfletos.  

Estabeleça metas

Outro ponto importante é o estabelecimento de metas. Aqui, podemos pensar tanto nos prazos, quanto nos resultados que o negócio deseja alcançar dentro do objetivo macro da estratégia. 

Estabeleça um cronograma que deve ser seguido pelos integrantes da equipe. No momento da definição das datas para cada tarefa, leve em consideração as variáveis envolvidas, para não prolongar ou acelerar demais as entregas. 

Além disso, coloque metas que possam ser mensuradas por meio de indicadores ao final da execução do plano de ação. Importante lembrar que essas metas devem ser reais e alcançáveis, até para que não haja desmotivação da equipe. 

Acompanhe, monitore e analise

Por fim, o gestor ou o responsável pelo projeto deve acompanhar de perto o desenvolvimento do plano de ação. Crie métodos para monitorar se as tarefas planejadas estão sendo realizadas – como a metodologia OKR -, converse com os membros da equipe e, se julgar necessário, faça ajustes nas ações.

Caso algum problema seja identificado, este acompanhamento será essencial para que as correções sejam feitas antes de todo o projeto ser prejudicado. Uma das formas de acompanhar o plano de ação é realizar reuniões semanais para atualizar o status das atividades com toda a equipe. 
Utilizar a tecnologia ao seu favor é o ideal. Isso porque existem plataformas de gestão de projetos, nas quais os colaboradores podem atualizar diariamente as atividades realizadas e apontar as dificuldades enfrentadas para concluir uma demanda.

O que deve conter no plano de ação?

O plano de ação precisa conter o maior número de informações possíveis sobre aquele projeto, mas deve ser claro e objetivo. Podemos elencar alguns dados que são essenciais para a produção de um planejamento completo. Entre eles, estão:

• Objetivo: o que a empresa quer alcançar com o projeto (aumentar vendas, melhorar a imagem corporativa, aumentar a presença de marca, etc);
• Público-alvo: quem deve ser atingido (consumidor final, parceiros comerciais, imprensa, entre outros);
• Estratégia: como pretendemos alcançar os resultados (por exemplo, investir em propaganda, desenvolver um site, aumentar presença nas redes sociais);
• Ações: detalhamento de cada ação (contratação de mídia no veículo X, post no Instagram em parceria com influenciador Y, entre outros);
• Responsabilidades: qual é o profissional ou a área responsável por cada atividade (em alguns casos pode ser compartilhada entre setores);
• Orçamento e recursos: valor necessário para a realização de cada ação e se será necessário a contratação de novos colaboradores;
• Cronograma: prazo para realização de cada ação;
• Métricas de resultados: quais serão as métricas para medir os resultados alcançados e o sucesso do projeto.

Quais as principais metodologias ágeis aplicadas no plano de ação?

Cada empresa costuma utilizar o método que melhor se encaixa no seu dia a dia, mas, nos últimos tempos, as metodologias ágeis têm ganhado destaque na gestão empresarial, e os planos de ação também são contemplados. As principais metodologias utilizadas para esse fim são a 5w2h e a PDCA, como explicado a seguir: 

5w2h

Esse método ágil traz sete diretrizes principais para guiar a construção do plano de ação, e tem o objetivo de esclarecer as dúvidas que possam surgir ao longo do processo. Ele traz uma espécie de checklist para elencar todos os detalhes do projeto. A sigla em inglês tenta responder as sete questões abaixo:

• What: o que será feito?
• Why: por que será feito? qual o objetivo?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito? Data de início e término do projeto
• Who: por quem será feito? Quem são os responsáveis?
• How: como será feito
• How much: quanto vai custar?

PDCA

A outra metodologia utilizada é a PDCA – Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir) -, que propõe um círculo de melhorias de processos. 

• Planejar: identificar as ações necessárias e produzir o plano de ação;
• Fazer: executar as atividades que foram planejadas;
• Verificar: acompanhar o que tem sido feito e identificar possíveis falhas na execução do plano de ação;
• Agir: corrigir os possíveis erros e iniciar todo o processo novamente até a finalização do planejamento.

Como um plano de ação pode beneficiar o setor de RH?

Todas as áreas de uma empresa podem se beneficiar do plano de ação, e o setor de recursos humanos também pode aproveitar as vantagens de ter um planejamento detalhado das suas iniciativas.

O RH estratégico está em alta, e fazer um plano de trabalho, definindo objetivos claros e o que é necessário para alcançá-los, pode ser importante para destacar ainda mais a importância do setor dentro das empresas.

É importante, inclusive, que o plano de ação do RH e a gestão de pessoas estejam alinhados com os objetivos de negócio da empresa, e, por isso, é ainda mais interessante que as atividades sejam planejadas nos mínimos detalhes, evitando possíveis erros na execução. 

Principais planos de ações para o RH

O setor de RH é bastante amplo e pode ter diferentes objetivos, dependendo da atuação ou da necessidade da empresa em determinados momentos. Os profissionais desta área podem utilizar planos de ação para diversas ocasiões, como:

• Estratégia de atração e retenção de talentos;
• Diminuição da taxa de turnover;
• Melhora no clima organizacional;
• Aumento da cartela de benefícios para os colaboradores;
• Gestão de saúde e bem-estar;
• Desenvolvimento de planos de carreira; 
• Treinamento e desenvolvimento profissional.

Entre outros momentos.

Conclusão

O plano de ação é, portanto, uma ferramenta para organização e estruturação de um projeto. Ele tem o objetivo principal de guiar a equipe responsável na execução das tarefas, a fim de manter os prazos e o orçamento previstos para a conquista de resultados estratégicos para a empresa.

O documento reúne todas as informações necessárias para orientar os profissionais sobre quais são os passos para a finalização bem sucedida de uma iniciativa.

O plano de trabalho precisa conter, além das metas, um detalhamento de todas as atividades, o cronograma e quem são os responsáveis pela execução de cada demanda.

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