Delegar tarefas é algo muito comum entre os líderes, gestores e pessoas que estão sempre à frente de projetos organizacionais, mas nem todos sabem como executar essa tarefa de maneira correta.
Basicamente, delegar tarefas é atribuir responsabilidades especiais aos membros de uma equipe. E para que essa delegação ocorra de maneira correta e assertiva é preciso que todos tenham um conhecimento aprofundado do trabalho.
Um bom gestor precisa ter um olhar sensível e oferecer um tempo de qualidade para que o direcionamento fique sempre claro, saber intervir quando necessário, tirar as dúvidas até que os cooperadores se sintam confiantes e prontos para realizarem um autogerenciamento de suas atividades.
Nesse artigo abordaremos os seguintes tópicos para te ajudar a delegar tarefas da melhor maneira pensando em bons resultados:
- O que é delegar?
- Por que delegar tarefas?
- Qual a importância de delegar tarefas?
- Principais benefícios internos na delegação de tarefas
- Como aprender a delegar tarefas de forma efetiva?
- Quando saber que é a hora de delegar tarefas?
Boa leitura!
O que é delegar?
Delegar é direcionar uma atividade ou um projeto para outro membro da equipe executar. É importante dizer que a responsabilidade final sobre a tarefa sempre é do líder.
Caso algo dê errado na execução do projeto, o líder pode acabar ficando com a culpa, seja por ter escolhido o colaborador errado, ou até mesmo por não supervisionar tudo com atenção.
Por isso, delegar é uma grande responsabilidade, que exige do líder atenção e compreensão sobre a equipe, já que ele transfere uma boa parte da sua autoridade e responsabilidade para os membros do time em busca de um melhor desempenho e aumento da produtividade.
Por que delegar tarefas?
Um bom gestor sabe pedir ajuda e compreende que o trabalho quando feito sozinho é limitado, já que sempre haverá um tempo de entrega das atividades.
Então, aprender a delegar tarefas é uma oportunidade para abrir novas possibilidades, já que o tempo limite fica mais flexível e mais pessoas contribuem na construção do processo.
É por isso que a delegação é muito mais que uma simples atividade, mas também uma skill que os gestores precisam ter. Com ela é possível construir times mais sólidos que geram resultados melhores.
Qual a importância de delegar tarefas?
Uma das maiores vantagens da delegação de tarefas é a otimização de tempo, além de evitar a sobrecarga de trabalho sobre determinados membros da equipe.
Muitos gestores acabam acumulando atividades e atrasando os processos porque o tempo para executar tudo é muito curto. Além disso, o planejamento e o acompanhamento de sua equipe exige muita dedicação, faltar com isso bloqueia o grupo e compromete toda execução dos projetos.
Por isso, é importante que um bom gestor se dedique a desenvolver suas skills e saiba sempre quais tarefas alocar aos membros do seu time, além de entender quais as orientações e estímulos que a equipe precisa.
Outro detalhe importante na hora de delegar tarefas é manter os feedbacks constantes, já que isso agiliza os processos e evita erros maiores, além de ser uma excelente ferramenta para motivar o time.
Como isso aumenta a motivação do colaborador?
Os bons resultados dependem principalmente da familiaridade do líder com os colaboradores que vão fazer parte do projeto.
Por isso a importância dos feedbacks para facilitar o diálogo entre os membros da equipe, já que assim fica mais fácil olhar de forma assertiva para as qualidades de cada um dos colaboradores e como eles podem autogerenciar seus projetos.
É essencial que o colaborador compreenda bem o seu papel dentro do time e como ele impacta todas as etapas do projeto. Um bom líder sabe como deixar isso claro dentro da equipe e motivar a todos para realizarem um bom trabalho.
Principais benefícios internos na delegação de tarefas
Agora você já sabe o que é delegar atividades e como isso é essencial para melhorar a dinâmica em um time de trabalho.
Por isso, saber delegar tarefas é o que diferencia os bons líderes. Alguns benefícios dessa delegação para equipe são o aumento da produtividade, autonomia da equipe e principalmente a otimização do tempo.
Aumento de produtividade
Um dos benefícios diretos da delegação de tarefas é o aumento de produtividade, porque através dela, a equipe consegue cumprir as etapas dos projetos em menos tempo e produzir em grande escala.
É importante destacar que a produtividade de uma equipe é um elemento importante financeiramente, pois ela é uma garantia do sucesso de uma empresa.
Quando uma equipe é bem gerenciada e compreende qual função de cada membro individualmente, mais rápido ela produz, e a empresa pode oferecer melhores resultados para os seus clientes com mais agilidade.
Autonomia e crescimento da equipe
É preciso delegar tarefas para melhorar a dinâmica da produção como um todo. Através dela, a sobrecarga de trabalho é evitada e consequentemente, os problemas que ela traz também.
Por isso é importante que um líder saiba delegar, já que com isso ele consegue dar possibilidades aos colaboradores de mostrar que trabalham bem sozinhos e sabem assumir responsabilidades.
A confiança que vem disso é uma via de mão dupla que fortalece a relação dos colaboradores com o chefe, com a equipe e com a empresa.
Por isso, delegar atividades reflete no crescimento do time, pois quem olha de fora também deseja estar dentro dos projetos. Além disso, quando os colaboradores se sentem mais confiantes e valorizados, os resultados são sempre superiores.
Ganhe tempo para outras tarefas
Para a maioria dos gestores, os recursos de tempo e proatividade são limitados e sempre precisam ser alocados em atividades estratégicas para o bom funcionamento da empresa.
Assim, é natural faltar tempo para outras atividades. Por isso, delegar atividades é uma ferramenta essencial para facilitar a vida de um gestor.
Com ela é possível garantir que tudo continue sendo executado da melhor forma através de uma boa equipe e assim o gestor consegue ter um maior foco nas estratégias sem que haja sobrecarga de trabalho ou atraso nas entregas.
Como aprender a delegar tarefas de forma efetiva?
O processo de delegação de tarefas não é uma ciência exata, não há um método específico a ser seguido.
Porém, existem algumas ações que podem ser tomadas para facilitar esse processo e garantir um bom resultado.
Conheça sua equipe e colaboradores
Conhecer a equipe e os colaboradores, individualmente, é a primeira iniciativa para garantir bons resultados.
Obviamente, conhecer o colaborador não é só saber sobre o seu currículo, mas também entender como aquela pessoa trabalha, quais os pontos positivos dela e onde ela pode se encaixar para poder oferecer mais valor e uma melhor performance no seu trabalho.
A melhor forma de avaliar uma equipe é fazer avaliações constantes e claro, entregar atividades para serem executadas, assim é possível notar os pontos fortes e fracos para alterar as funções quando necessário.
Utilize uma ferramenta para delegar e fazer a gestão de tarefas
Utilizar ferramentas e softwares para facilitar a delegação de tarefas pode ser uma excelente estratégia.
É possível encontrar diversas soluções no mercado para auxiliar o gestor a ter uma comunicação mais direta com sua equipe, e acompanhar de perto os processos que estão sendo executados.
Tenha uma comunicação clara e assertiva
A comunicação tem um papel essencial na delegação de atividades, pois só é possível obter sucesso nesse processo quando os colaboradores recebem as atividades e sabem exatamente o que será feito e até quando poderá ser realizado.
Uma boa tática é usar metodologias como o scrum para designar o tempo do ciclo de trabalho, os objetivos da tarefa e os resultados esperados.
Quando saber que é a hora de delegar tarefas?
O melhor momento para delegar tarefas é sempre quando o gestor sente a necessidade de dividir as atividades para que elas sejam executadas com perfeição.
A falta da distribuição gera a sobrecarga em diversas etapas, o tempo limitado e reduz drasticamente o nível dos resultados entregues por todos, assim, os riscos de perder tanto tempo quanto dinheiro ficam maiores.
É normal que alguns líderes se apeguem a determinados projetos ou sintam medo de que eles não sejam executados da melhor forma, mas como já mencionamos anteriormente, delegar tarefas é uma skill a ser desenvolvida e o apego é um grande inimigo de uma boa gestão.
Conclusão
A delegação de tarefas é uma excelente ferramenta para quem busca bons resultados, mas é importante ter um bom líder que desenvolva essa habilidade e saiba como tornar o processo funcional.
É preciso que o gestor acompanhe de perto a execução do projeto, que mantenha a comunicação em dia com todos e claro, confie nos membros da sua equipe. Manter essa clareza vai evitar que haja ruídos na execução.
Agora que você já sabe tudo sobre delegar tarefas e como ela pode gerar resultados incríveis na sua empresa, compartilhe o nosso artigo em suas redes sociais e continue acompanhando o blog Pontotel para ficar por dentro de todas as novidades s do mundo corporativo!
