Um dos principais desafios das equipes de gestão de projetos é a conclusão ou desenvolvimento de produtos e serviços com agilidade e rapidez, sem desperdício de recursos e, consequentemente, de dinheiro.
Por isso, a busca por métodos que desenvolvam a produtividade e organizem a demanda das equipes é muito comum dentro de qualquer companhia. Provavelmente, você já ouviu falar de Metodologias Ágeis, que ganharam bastante repercussão nos últimos 20 anos.
Uma delas é a Metodologia Scrum, que é dividida por etapas e tem como objetivo principal diminuir o tempo de entrega de projetos e aumentar a flexibilidade para a conclusão das atividades. Apesar de ser mais utilizada por engenheiros e desenvolvedores de softwares, pode ser adaptada para vários setores da economia.
Para quem nunca trabalhou com o método, pode parecer complicado à primeira vista, principalmente quando nos deparamos com termos como: Product Owner, Scrum Master ou Scrum Team.
Mas com a prática, o método se torna um aliado para os gestores de projetos. Para explicar melhor o que é Metodologia Scrum, esse texto responderá às seguintes questões:
- Scrum: o que é e conceito
- Como funciona a metodologia scrum?
- Quais os principais objetivos da metodologia scrum?
- Como a metodologia ágil scrum está ligada a gestão ágil de projetos?
- Como aplicar a metodologia scrum?
Boa leitura!
Scrum: o que é e conceito
A Metodologia Scrum é considerada um método ágil. Trata-se de um framework (conjunto de ações e estratégias para solucionar problemas) normalmente utilizado com projetos mais complexos.
O conceito principal é a ideia de finalizar um projeto mais rápido, com melhor qualidade, otimizando os recursos humanos e materiais. Além disso, potencializa o trabalho em equipe com foco no cumprimento dos prazos estipulados por meio do acompanhamento da evolução do projeto.
Vale destacar que as metodologias ágeis são alternativas de gestão de projetos com o objetivo de oferecer rapidez e adaptação dos processos e, por isso, o scrum está listado como um método Agile.
Como e onde surgiu a metodologia scrum?
A metodologia scrum, que também pode ser chamada de metodologia Scrum Agile, foi desenvolvida por Ken Schwaber e Jeff Sutherland. Esse último era piloto de avião e, da sua experiência, detectou o fato de que não existe uma maneira fixa para pousar um avião, pois depende de vários fatores, inclusive, externos, exigindo adaptações a cada pouso.
Segundo Sutherland, um grande projeto pode ser visto da mesma maneira, porque envolve uma série de atividades e pessoas diferentes para a conclusão de um mesmo objetivo, havendo necessidade de ajustes durante a trajetória, pois obstáculos não previstos podem surgir no caminho.
Foi desse insight que a metodologia scrum foi criada e, a partir daí, bastante utilizada pelos setor da tecnologia até que outras áreas começaram a entender que também podem se beneficiar do método.
Quais os princípios básicos do scrum?
A metodologia scrum, que também é uma considerada um método ágil, é construída a partir de ciclos de atividades de um determinado projeto em conjunto com reuniões para alinhamento das ações e melhora do processo.
A ideia é que o acompanhamento seja frequente, inclusive, diariamente, para possibilitar trocas de estratégia, por exemplo, a fim de concluir o projeto com agilidade.
Não é característica da metodologia scrum seguir o caminho inicial traçado sem fazer novas análises e buscar soluções para os obstáculos encontrados no processo. Desta forma, eventuais erros são corrigidos antes de se chegar ao produto final, poupando tempo da equipe de desenvolvimento e, claro, do cliente.
Como funciona a metodologia scrum?
A metodologia scrum funciona em fases simples e em ciclos. Antes de falarmos sobre o processo em si, é bom pontuar que existem muitos termos específicos do método, mas que são fáceis de entender e explicar para os profissionais envolvidos.
Dividimos os passos para facilitar o entendimento do processo.
- Passo 1: Ter uma visão total do projeto
- Passo 2: Dividir as funcionalidades
- Passo 3: Definir prioridades
- Passo 4: Dividir em ciclos
- Passo 5: Iniciar dos ciclos
- Passo 6: Revisão dos ciclos
Vamos aos detalhes!
Passo 1: Ter uma visão total do projeto
O Product Owner ou dono do projeto (explicaremos mais sobre o seu papel a seguir) precisa visualizar todo o projeto e o que se espera do produto final para a realização do planejamento. Basicamente, é necessário ter bem claro qual é o objetivo a ser atingido na finalização do projeto.
Passo 2: Dividir as funcionalidades
Nesse momento, o responsável pelo projeto precisa desmembrar cada conjunto de objetivos ou funcionalidade do produto, fazendo uma lista ou Product Backlog, como é chamada na metodologia scrum. Aqui é importante não deixar nenhuma demanda de fora, pois fará toda a diferença para a conclusão do projeto.
Passo 3: Definir prioridades
Como em qualquer processo de gestão de projetos, é necessário definir prioridades sobre quais funcionalidades devem ser realizadas inicialmente e quais podem ficar para depois. Também é o Product Owner quem faz essa escolha, afinal é ele quem tem a total visão do que se espera do produto.
Passo 4: Dividir em ciclos
Neste momento, é necessário dividir o projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Eles determinam o período que cada conjunto de atividades do Product Backlog tem para ser concluída. Não há uma regra, mas, geralmente, os sprints têm duração de duas a quatro semanas. É extremamente importante que esses prazos sejam cumpridos.
Passo 5: Iniciar os ciclos
Com os sprints definidos, a equipe planeja as tarefas de cada ciclo e define as prioridades na Sprint Planning Meeting (reunião de planejamento do sprint). Nela, todos os detalhes e funções serão divididos. Com essa decisão tomada, é a hora de iniciar os trabalhos. Quando um sprint começa a ser realizado, ele sai do Product Backlog e vai para o Sprint Backlog.
Uma das principais características da metodologia scrum é o acompanhamento frequente dos ciclos. Diariamente, toda a equipe faz o Daily Scrum ou Daily Meet, no qual cada integrante da equipe diz o que realizou até o dia anterior, o que pretende fazer naquele dia e quais os obstáculos encontrados.
Neste encontro diário, é possível que a equipe discuta alternativas para as tarefas e já corrija eventuais desafios do processo, evitando problemas maiores no futuro.
Passo 6: Revisão dos ciclos
Ao concluir o prazo para finalização de um Sprint, há uma reunião final (Sprint Retrospective) para revisar cada grupo de atividades e validar as funcionalidades. Neste momento, também se faz uma avaliação de eventuais desafios encontrados pelas equipes e que devem ser sanados antes do início do novo sprint.
Todo esse processo se repete até que o produto seja concluído na sua versão final, com a realização de quantos sprints forem necessários. Não há um limite de sprints definido, sendo papel do Product Owner entender quantos são necessários para o seu projeto.
Quais os principais objetivos da metodologia scrum?
Como falamos anteriormente, o objetivo da metodologia de Schwaber e Sutherland é auxiliar na gestão ágil de projetos, especialmente os grandes e/ou complexos. Com o método, a ideia é de que os gestores concluam suas demandas em menor tempo e com maior qualidade.
Além disso, os desenvolvedores também acreditam que esse tipo de organização permite que seja necessário menos capital humano e recursos materiais para a conclusão dos projetos.
Como a metodologia ágil scrum está ligada a gestão ágil de projetos?
Muitas pessoas confundem a metodologia scrum como sendo a metodologia ágil. Entretanto, esse é um conceito errado. Na verdade, o Scrum se encaixa entre um dos métodos de gestão ágil de projetos. O termo Metodologia Ágil ou Agile existe desde o início do século 21 com a criação do Manifesto Ágil, quando se tornou mais popular.
Foi desenvolvida para atender o desejo dos clientes e é realizada em etapas e só inicia uma nova demanda quando a outra é finalizada. Desta forma, cada projeto é feito de maneira mais assertiva. Evita-se então o desperdício de recursos e, principalmente, o retrabalho.
Como você pode perceber, o que a metodologia scrum prega se encaixa perfeitamente com o que se espera de um método ágil, fazendo parte de um grupo maior de modelos de gestão proposto pelo Manifesto Ágil
Equipe de gestão de projetos ágil: como funciona com o scrum?
Assim como em todo projeto ou organização, existe uma hierarquia na metodologia Scrum. Afinal, é necessário que haja um profissional no comando da equipe multidisciplinar que trabalhará no desenvolvimento do produto.
Para o sucesso do projeto, é importante que a empresa e os membros da equipe entendam qual o seu papel. Explicamos um pouco mais sobre cada um dos papéis do scrum:
Product Owner
Ele é o líder ou gerente do projeto, ou seja, é o responsável pelo objetivo final do produto. Logo, possui um papel de liderança, tomará as principais decisões sobre o processo de desenvolvimento daquele projeto, sendo o principal responsável pelo sucesso na conclusão do produto.
Voltando um pouco para a explicação de como funciona o método scrum, é o Product Owner que será responsável por visualizar todo o projeto, dividir as funcionalidades e definir a ordem de prioridade de execução das demandas.
Já o líder, é quem deve ser o motivador da equipe e explicar o que espera ao final daquele projeto concluído. Será esse profissional quem deve passar a filosofia Agile para todos os integrantes do grupo.
Scrum master
Se o Product Owner é o responsável pelo projeto como um todo, o Scrum Master é quem irá ajudar os demais integrantes da equipe a entenderem os princípios, valores e como funciona a metodologia Scrum. É uma das funções mais importantes para que o método tenha sucesso em uma organização.
Ele também tem um papel de liderança, mas um pouco diferente do gestor do projeto, exercendo uma função de coach, pois deve auxiliar os membros do time a desenvolver sua maneira de utilizar a abordagem do Scrum.
Lembre-se de que o Scrum Master não pode mudar as decisões do Product Owner, mas sim encontrar formas de ajudar a equipe a ter melhor desempenho para a conclusão de cada sprint. Quando o time encontrar um problema, é esse profissional também que vai atuar na solução do que pode estar atrapalhando o desenvolvimento do projeto.
Em empresas que estão começando a aplicar a metodologia, contar com um Scrum master se torna ainda mais importante.
Equipe de desenvolvimento
A equipe de desenvolvimento ou Scrum Team são todos os profissionais que formam a equipe responsável pela conclusão daquele projeto. Normalmente, forma-se um time multidisciplinar, pois a criação de um novo produto exige uma pluralidade de conhecimentos impossível de ser encontrada em apenas uma especialidade.
Essa equipe deve seguir o que está previsto em cada sprint, seguindo as normas da empresa e a transparência do projeto, colaborando a cada Daily Scrum. Basicamente, funciona assim: o Scrum Team é orientado e apoiado pelo Scrum Master para realizar o que foi planejado pelo Product Owner. O objetivo final desse trabalho é a conclusão do projeto.
De maneira geral, entende-se que a equipe de desenvolvimento deve ser formada por poucos profissionais e com focos específicos.
Como aplicar a metodologia scrum?
É preciso ter algumas coisas em mente na hora de decidir utilizar a metodologia Scrum na sua empresa. Por ser um método desconhecido da maioria dos profissionais fora da área de tecnologia, será preciso desenvolver a equipe para que passem a ter um mindset ágil, pois essa é a principal característica do scrum.
Outro ponto importante a destacar é que, apesar de simples, a metodologia tem uma série de particularidades e será preciso contar com um profissional que conheça bem os processos para treinar o restante da equipe. Esse pode ser o Scrum Master dos projetos, mas também é essencial que o Product Owner possua esse conhecimento.
A partir disso, é o momento de formar a equipe multidisciplinar capaz de realizar todas as atividades necessárias para concluir o projeto. Com esse passo concluído, é só iniciar o planejamento e começar os sprints.
Qual a importância e vantagens de aplicar a metodologia scrum?
Já falamos sobre o benefício principal da metodologia Scrum, que é a conclusão de projetos de forma mais rápida e com a utilização de menos recursos, permitindo uma maior flexibilidade na tomada de decisões durante todo o processo. Porém, outros pontos também podem ser desenvolvidos com a adoção de métodos ágeis, como:
- Integração da equipe;
- Espírito de coletividade;
- Estímulo à criatividade;
- Aumento da produtividade;
- Redução de custos.
Mas, como adotar a metodologia Scrum impacta cada um desses itens? Explicaremos a seguir.
Integração da equipe: cada projeto contará com uma equipe multidisciplinar atuando em conjunto. Muitas vezes, em outras formas de gestão, esses profissionais não seriam integrados, pois cada um desenvolverá sua função individualmente. Ao fazer parte de um Scrum Team, os colaboradores ficarão mais próximos e terão a oportunidade de trocar conhecimento com colegas de fora de seu setor.
Espírito de coletividade: os sprints só serão concluídos a tempo se cada membro da equipe de desenvolvimento se comprometer com a realização da sua parte do projeto. Sendo assim, o método auxilia também no entendimento da importância de trabalhar em equipe, sempre colaborando uns com os outros.
Estímulo à criatividade: essa forma de gestão de projetos exige que haja um acompanhamento diário das atividades a fim de detectar obstáculos no curso do desenvolvimento das funcionalidades. Quando isso ocorre, a equipe é desafiada a encontrar soluções em conjunto, estimulando a criatividade durante a solução de problemas.
Aumento da produtividade: os obstáculos que falamos no item anterior são os principais responsáveis pelos atrasos na entrega de demandas. A Daily Meet permite que os profissionais rapidamente entendam a raiz do problema e trabalhem para resolvê-lo.
Além disso, com os papéis, atividades e prazos bem definidos em cada sprint há um melhor entendimento sobre o que cada membro do Scrum Team deve fazer para finalizar o ciclo.
Redução de custos: quanto menor custo tiver um negócio, mais lucro ele terá, certo? A metodologia scrum também auxilia nesse objetivo da empresa. Isso ocorre porque há um melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais quando se evita o retrabalho ou concluí-se um projeto com mais rapidez.
Conclusão
Apesar de ser mais comum para profissionais de tecnologia, no desenvolvimento de softwares, por exemplo, é possível aplicar esta maneira de gestão de projetos em empresas de qualquer setor. Por isso, caso seu negócio ainda não aplique o scrum, sempre é possível começar.
Como você pode perceber, a metodologia Scrum é bastante simples de ser aplicada, desde que os colaboradores possuam ou desenvolvam o mindset dos métodos ágeis
Criado com o objetivo de tornar o desenvolvimento de projetos menos engessado e mais flexíveis, a metodologia Scrum precisa de uma equipe multidisciplinar para ter sucesso. Isso porque cada profissional será responsável por uma parte específica do sprint para que os prazos sejam cumpridos.
O que é importante em todos os projetos scrum é que todos os envolvidos entendam como ela funciona e acreditem que a mentalidade ágil é possível de ser realizada, mesmo nas demandas mais complexas, como fazer pousar um avião ou criar um novo software.
