Saiba o que é backlog e como ele pode melhorar sua produtividade

imagem de pessoas ao redor de uma mesa mexendo em postits espalhados em cima

Se você atua na área de tecnologia da informação, provavelmente, já ouviu falar sobre o termo backlog. A criação de uma lista de tarefas é bastante comum no ramo de TI na criação ou desenvolvimento de novos produtos ou sistemas. 

O backlog deve ser utilizado como uma ferramenta de gestão para que as demandas de uma equipe sejam realizadas com mais eficiência e rapidez. Mesmo que seja mais tradicional entre os profissionais de tecnologia, o modelo pode ser aplicado em diversos setores e trazer benefícios para líderes e liderados.

A gestão de recursos humanos, por exemplo, é uma das que podem utilizar o backlog a favor da produtividade do time. Neste artigo, explicaremos todos os detalhes sobre o tema e como aplicar na sua empresa. Você vai ler:

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O que significa backlog?

imagem de papeis em cima de uma mesa

O termo backlog tem o significado de trabalho em atraso ou seja uma lista ou histórico de projetos e atividades que precisam ser finalizadas. 

Quando falamos da ferramenta para organização do trabalho, o conceito é simples: backlog é um registro de todas as demandas solicitadas a um time para a criação de um novo produto ou projeto. 

Essas requisições são provenientes de diversos lados: clientes, líderes e até outras áreas da empresa. A ideia do backlog, que faz parte do que conhecemos como metodologias ágeis, é justamente permitir um controle maior sobre tudo que precisa ser feito, inclusive controlando o tempo médio para conclusão das atividades e alertando quando um projeto está atrasado ou se prolongando por mais tempo que deveria.

Nesse documento, deve constar uma descrição básica do que é esperado de cada projeto (na área de TI, normalmente, o resultado final é um novo produto e, por isso, também é possível ouvir falar em product backlog).

Entretanto, nos demais setores, é possível aplicar o conceito para outras demandas, como produção de relatórios e planejamentos, por exemplo.

A lista do backlog não é fixa e pode sofrer alterações durante o andamento do projeto se houver a necessidade de adaptar ou acrescentar atividades. Normalmente, isso ocorre porque durante a execução fica mais fácil perceber o que deve ser melhorado ou otimizado. 

Para que um backlog esteja sendo bem sucedido, o objetivo é justamente ir finalizando cada uma das tarefas do documento. 

Especialmente em TI, setor no qual o backlog já é consolidado, o termo product owner é bastante conhecido. Trata-se da pessoa responsável pela criação e gestão dessa lista de tarefas. É ele quem vai incluir cada uma das atividades, atribuir responsabilidades, checar prazos e realizar as alterações necessárias. 

Um ponto essencial de um backlog é que, geralmente, um item da lista só começa a ser feito quando o anterior já foi finalizado. Assim, não se perde o controle sobre a produtividade e continuidade do projeto. 

Como o backlog melhora a produtividade?

Um dos segredos para a melhora da produtividade é a organização e gestão dos recursos (materiais e humanos) das equipes. O backlog terá justamente esse papel de consolidar em um único local todas as atividades em andamento, além de seus respectivos prazos e status de evolução. 

Outro ponto que auxilia na performance da equipe é a priorização dos projetos que são mais importantes. O backlog permite que o gestor enxergue o que há de mais urgente ou essencial para o trabalho, assim, fica mais fácil para todos entenderem o que deve ser feito primeiro. 

Essa visualização global de cada projeto ou do conjunto de demandas faz com que a equipe seja mais ágil e, consequentemente, mais produtiva.

Como definir o tempo de um backlog?

Importante destacar que apesar da rapidez e agilidade serem um dos objetivos de se trabalhar com o backlog, ele não está diretamente relacionado com o tempo de conclusão das atividades do backlog. 

A definição de tempo de um backlog vai depender, principalmente, da complexidade das tarefas contidas nele. Levando-se em consideração que se trata de uma metodologia ágil, é essencial que esse prazo seja condizente com os objetivos do projeto e solicitação do cliente. 

Se a finalização daquele produto tiver um caráter emergencial, o backlog pode ter um tempo mais curto e se tornar prioridade de toda a equipe. Caso contrário, o ideal é definir um prazo mais longo, mas sem deixar de considerar a importância da agilidade para o negócio. 

O que é Product Backlog?

Como falamos anteriormente, é possível encontrar a palavra backlog acompanhada de outros termos em inglês. O conceito mais comum é o product backlog, que está diretamente relacionado ao desenvolvimento de um novo produto.  

O backlog do produto é, então, a lista de atividades necessárias para a criação de um projeto. Esse documento irá conter todos os passos que a equipe deve dar a fim de entregar, ao final do backlog, o produto final desejado pelo cliente. 

O que é Sprint Backlog?

Outro nome bastante utilizado é o sprint backlog e muitas pessoas confundem o seu significado. Neste caso, estamos nos referindo ao tempo de um ciclo durante o desenvolvimento de um produto. 

No product backlog, serão elencadas cada tarefa daquele projeto. O sprint definirá o tempo de conclusão das demandas individualmente. É realizada uma reunião de equipe, na qual será detalhado o plano de ação e, após isso, dificilmente, o sprint é modificado no meio do caminho. 

Esse modo de atuação faz parte da metodologia ágil conhecida como o Scrum, que também tem o intuito de melhorar a produtividade e agilidade das equipes.

Backlog no processo Scrum

A metodologia ágil Scrum traz em seu conceito principal a divisão de um projeto em etapas para diminuir o tempo de entregas e aumentar a flexibilidade durante a realização das tarefas. 

Neste cenário, o backlog é uma ferramenta ágil, que divide um projeto em atividades menores e mais fáceis de serem concluídas. Assim, ao finalizar cada uma das demandas, o projeto maior vai se concretizando de forma mais organizada e rápida. 

Essa divisão em tarefas permite uma análise mais atenta aos problemas que o novo produto ou projeto pode apresentar, já que eventuais dificuldades podem ser identificadas ao longo do processo e não apenas quando o produto final estiver terminado. 

Backlog em RH

imagem de um homem e uma mulher sentados lado a lado olhando para um computador

As metodologias ágeis estão ganhando espaço em cada vez mais setores. A área de recursos humanos, por exemplo, já está aderindo alguns modelos de trabalho que possibilitem deixar a equipe de RH mais estratégica e produtiva, diminuindo as burocracias tradicionais do segmento. 

Porém, pode ser um pouco difícil imaginar como utilizar uma lista de tarefas para criar um novo produto no RH. Existem algumas possibilidades:

Novas ideias

O backlog pode ser uma ferramenta utilizada para a coleta e desenvolvimento de novas ideias. Neste caso, o backlog criativo pode auxiliar na criação de novos projetos, realização de testes de novos modelos de trabalho ou ações, entre outras oportunidades. 

Organização de tarefas

O formato mais comum, entretanto, é a utilização do backlog como um organizador de tarefas. Assim, ao invés de listar as demandas para o desenvolvimento de produto, o gestor pode elencar as demandas necessárias para finalizar algum projeto. 

Por exemplo, todos os meses os profissionais de RH precisam fechar a folha de pagamento. O que é necessário para isso? A lista de pendências do backlog pode reunir todas essas informações.

Seja qual for o formato de utilização, existe um caminho para a organização do backlog:

Faça um brainstorm

Converse com sua equipe para listar o que pode deixar os processos mais ágeis e como os profissionais acreditam que podem melhorar a produtividade. 

Selecione ideias

Depois de ouvir todas as ideias de seu time, é a hora do gestor (ou product owner como vamos chamar aqui) selecionar as melhores e começar a desenvolver um briefing de cada uma delas e defina uma lista de prioridades para a execução das novas iniciativas.

Execute

Após o planejamento, reúna toda a equipe para alinhar os próximos passos de execução e passar um feedback sobre as ideias que foram ou não aproveitadas, para que a próxima rodada de brainstorm seja ainda mais produtiva.

Repita todo o processo

Realizar todo esse processo apenas uma vez não fará a equipe ser mais produtiva e eficiente. Crie o hábito de repetir com alguma frequência essa troca com o seu time.

O que evitar durante o backlog?

imagem de uma mulher sentada escrevendo em um postit

É importante ressaltar que o product owner ou gestor é o dono do projeto, sendo assim, ele quem deve definir o modo de atuação. Um erro bastante comum é acatar opiniões externas e aplicá-las no seu projeto. A priorização de atividades é uma atividade única e exclusiva do gestor. 

Além disso, evite criar um backlog que não esteja alinhado com o briefing do cliente e as obrigações de cada equipe. Antes de fazer a lista de tarefas, tenha certeza de que está construindo um projeto coeso. 

Conclusão

O backlog é uma ferramenta de gestão ágil que auxilia na organização de tarefas para aumento da produtividade da equipe e conclusão mais rápida de um projeto. Inicialmente utilizado por equipes de TI, o modelo tem ganhado força no mercado e popularidade em outros segmentos. 

A lista de tarefas pode ser utilizada não apenas para o desenvolvimento de novos produtos, mas também para estimular a criatividade e a organização das equipes. 

Quer saber mais sobre temas como esse? Acompanhe o blog da PontoTel e fique por dentro das novidades!

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