Se você atua na área de tecnologia da informação, provavelmente, já ouviu falar sobre o termo backlog. A criação de uma lista de tarefas é bastante comum no ramo de TI na criação e desenvolvimento de novos produtos ou sistemas.
O backlog deve ser utilizado como uma ferramenta de gestão para que as demandas de uma equipe sejam realizadas com mais eficiência e rapidez. Mesmo que seja mais tradicional entre os profissionais de tecnologia, o modelo pode ser aplicado em diversos setores e trazer benefícios para líderes e liderados.
A gestão de recursos humanos, por exemplo, é uma das que podem utilizar o backlog a favor da produtividade do time. Neste artigo, explicaremos todos os detalhes sobre o tema e como aplicar na sua empresa. Você vai ler:
- O que significa backlog?
- Como o backlog melhora a produtividade?
- Como definir o tempo de um backlog?
- O que é Product Backlog?
- O que é Sprint Backlog?
- Backlog no processo Scrum
- Backlog em RH
- O que evitar durante o backlog?
Está interessado? Então, continue a leitura!
O que significa backlog?
O termo backlog tem o significado de trabalho em atraso, ou seja, uma lista ou histórico de projetos e atividades que precisam ser finalizadas.
Quando falamos da ferramenta para organização do trabalho, o conceito é simples: backlog é um registro de todas as demandas solicitadas a um time para a criação de um novo produto ou projeto.
Essas requisições são provenientes de diversos lados: clientes, líderes e até outras áreas da empresa. A ideia do backlog, que faz parte do que conhecemos como metodologias ágeis, é justamente permitir um controle maior sobre tudo que precisa ser feito, inclusive controlando o tempo médio para conclusão das atividades e alertando quando um projeto está atrasado ou se prolongando por mais tempo que deveria.
Nesse documento, deve constar uma descrição básica do que é esperado de cada projeto (na área de TI, normalmente, o resultado é um novo produto e, por isso, também é possível ouvir falar em product backlog).
Entretanto, nos demais setores, é possível aplicar o conceito para outras demandas, como produção de relatórios e planejamentos, por exemplo.
A lista do backlog não é fixa e pode sofrer alterações durante o andamento do projeto se houver a necessidade de adaptar ou acrescentar atividades. Normalmente, isso ocorre porque durante a execução fica mais fácil perceber o que deve ser melhorado ou otimizado.
Para que um backlog esteja sendo bem-sucedido, o objetivo é justamente ir finalizando cada uma das tarefas do documento.
Especialmente em TI, setor no qual o backlog já é consolidado, o termo product owner é bastante conhecido. Trata-se da pessoa responsável pela criação e gestão dessa lista de tarefas. É ele quem vai incluir cada uma das atividades, atribuir responsabilidades, checar prazos e realizar as alterações necessárias.
Um ponto essencial de um backlog é que, geralmente, um item da lista só começa a ser feito quando o anterior já foi finalizado. Assim, não se perde o controle sobre a produtividade e continuidade do projeto.
Como o backlog melhora a produtividade?
Um dos segredos para a melhora da produtividade é a organização e gestão dos recursos (materiais e humanos) das equipes. O backlog terá justamente esse papel de consolidar em um único local todas as atividades em andamento, além de seus respectivos prazos e status de evolução.
Outro ponto que auxilia na performance da equipe é a priorização dos projetos que são mais importantes. O backlog permite que o gestor enxergue o que há de mais urgente ou essencial para o trabalho, assim, fica mais fácil para todos entenderem o que deve ser feito primeiro.
Essa visualização global de cada projeto ou do conjunto de demandas faz com que a equipe seja mais ágil e, consequentemente, mais produtiva.
Como definir o tempo de um backlog?
Importante destacar que apesar da rapidez e agilidade serem um dos objetivos de se trabalhar com o backlog, ele não está diretamente relacionado com o tempo de conclusão das atividades do backlog.
A definição de tempo de um backlog vai depender, principalmente, da complexidade das tarefas contidas nele. Levando-se em consideração que se trata de uma metodologia ágil, é essencial que esse prazo seja condizente com os objetivos do projeto e solicitação do cliente.
Se a finalização daquele produto tiver um caráter emergencial, o backlog pode ter um tempo mais curto e se tornar prioridade de toda a equipe. Caso contrário, o ideal é definir um prazo mais longo, mas sem deixar de considerar a importância da agilidade para o negócio.
O que é Product Backlog?
Como falamos anteriormente, é possível encontrar a palavra backlog acompanhada de outros termos em inglês. O conceito mais comum é o product backlog, que está diretamente relacionado ao desenvolvimento de um novo produto.
O backlog do produto é, então, a lista de atividades necessárias para a criação de um projeto. Esse documento irá conter todos os passos que a equipe deve dar a fim de entregar, ao final do backlog, o produto final desejado pelo cliente.
O que é Sprint Backlog?
Outro nome bastante utilizado é o sprint backlog e muitas pessoas confundem o seu significado. Neste caso, estamos nos referindo ao tempo de um ciclo durante o desenvolvimento de um produto.
No product backlog, serão elencadas cada tarefa daquele projeto. O sprint definirá o tempo de conclusão das demandas individualmente. É realizada uma reunião de equipe, na qual será detalhado o plano de ação e, após isso, dificilmente, o sprint é modificado no meio do caminho.
Esse modo de atuação faz parte da metodologia ágil conhecida como o Scrum, que também tem o intuito de melhorar a produtividade e agilidade das equipes.
Backlog no processo Scrum
A metodologia ágil Scrum traz em seu conceito principal a divisão de um projeto em etapas para diminuir o tempo de entregas e aumentar a flexibilidade durante a realização das tarefas.
Neste cenário, o backlog é uma ferramenta ágil, que divide um projeto em atividades menores e mais fáceis de serem concluídas. Assim, ao finalizar cada uma das demandas, o projeto maior vai se concretizando de forma mais organizada e rápida.
Essa divisão em tarefas permite uma análise mais atenta aos problemas que o novo produto ou projeto pode apresentar, já que eventuais dificuldades podem ser identificadas ao longo do processo e não apenas quando o produto final estiver terminado.
Backlog em RH
As metodologias ágeis estão ganhando espaço em cada vez mais setores. A área de recursos humanos, por exemplo, já está aderindo alguns modelos de trabalho que possibilitem deixar a equipe de RH mais estratégica e produtiva, diminuindo as burocracias tradicionais do segmento.
Porém, pode ser um pouco difícil imaginar como utilizar uma lista de tarefas para criar um novo produto no RH. Existem algumas possibilidades:
Novas ideias
O backlog pode ser uma ferramenta utilizada para a coleta e desenvolvimento de novas ideias. Neste caso, o backlog criativo pode auxiliar na criação de novos projetos, realização de testes de novos modelos de trabalho ou ações, entre outras oportunidades.
Organização de tarefas
O formato mais comum, entretanto, é a utilização do backlog como um organizador de tarefas. Assim, ao invés de listar as demandas para o desenvolvimento de produto, o gestor pode elencar as demandas necessárias para finalizar algum projeto.
Por exemplo, todos os meses os profissionais de RH precisam fechar a folha de pagamento. O que é necessário para isso? A lista de pendências do backlog pode reunir todas essas informações.
Seja qual for o formato de utilização, existe um caminho para a organização do backlog:
Faça um brainstorm
Converse com sua equipe para listar o que pode deixar os processos mais ágeis e como os profissionais acreditam que podem melhorar a produtividade.
Selecione ideias
Após ouvir todas as ideias de seu time, é a hora do gestor (ou product owner como vamos chamar aqui) selecionar as melhores e começar a desenvolver um briefing de cada uma delas e defina uma lista de prioridades para a execução das novas iniciativas.
Execute
Após o planejamento, reúna toda a equipe para alinhar os próximos passos de execução e passar um feedback sobre as ideias que foram ou não aproveitadas, para que a próxima rodada de brainstorm seja ainda mais produtiva.
Repita todo o processo
Realizar todo esse processo apenas uma vez não fará a equipe ser mais produtiva e eficiente. Crie o hábito de repetir com alguma frequência essa troca com o seu time.
O que evitar durante o backlog?
É importante ressaltar que o product owner ou gestor é o dono do projeto, sendo assim, ele quem deve definir o modo de atuação. Um erro bastante comum é acatar opiniões externas e aplicá-las no seu projeto. A priorização de atividades é uma atividade única e exclusiva do gestor.
Além disso, evite criar um backlog que não esteja alinhado com o briefing do cliente e as obrigações de cada equipe. Antes de fazer a lista de tarefas, tenha certeza de que está construindo um projeto coeso.
Conclusão
O backlog é uma ferramenta de gestão ágil que auxilia na organização de tarefas para aumento da produtividade da equipe e conclusão mais rápida de um projeto. Inicialmente utilizado por equipes de TI, o modelo tem ganhado força no mercado e popularidade em outros segmentos.
A lista de tarefas pode ser utilizada não apenas para o desenvolvimento de novos produtos, mas também para estimular a criatividade e a organização das equipes.
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