Aprenda como fazer uma reunião produtiva na sua empresa e otimize seu tempo. Veja como!

imagem de um grupo de pessoas sentado ao redor de uma mesa com computadores e cadernos

As reuniões podem muitas vezes ser consideradas improdutivas por algumas empresas devido a falta de planejamento, falha na comunicação ou até mesmo na incompreensão das funções de cada colaborador.

Para que a reunião produtiva seja uma realidade, é preciso buscar realizar mudanças nas ideias e nas tomadas de decisão e claro, começar a planejar, organizar e compreender a motivação desse encontro.

As reuniões são um hábito do meio corporativo e, em alguns casos, assuntos que poderiam ser resolvidos com um e-mail, se transformam em longas horas de conversa que nem sempre é produtiva.

Por isso, há a necessidade de instruir os líderes a fazerem reuniões produtivas com bom resultados e tempo otimizado. Preparamos um conteúdo especial com boas dicas para aumentar a produtividade das reuniões. Confira!

Boa leitura!

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O que define uma reunião ser produtiva?

imagem de duas mulheres sentadas olhando para um homem em pé na frente delas apontando para um quadro branco

Uma reunião é considerada produtiva quando cumpre o real objetivo daquele encontro, seja ele tomar decisões, estabelecer as pautas, apresentar os resultados etc. Porém, engana-se quem acredita que esse processo é simples.

O desejo de muitos líderes, gestores e colaboradores é que suas reuniões sejam produtivas e objetivas, mas não é a realidade de todos, inclusive, muitos consideram esses encontros uma perda de tempo.

E por todos já estarem com essa percepção em relação às reuniões, torna-se mais difícil a adequação de novas modalidades. Porém, é importante dizer que as reuniões são necessárias para o aumento de produtividade, trocas de informações, e melhorias na harmonia e engajamento entre as equipes.

Quais os benefícios de uma reunião produtiva?

Uma reunião produtiva pode oferecer inúmeras vantagens, afinal investir tempo para melhorar as estratégias e avaliar o desempenho traz para as empresas um aumento na performance em geral. 

Alguns dos principais benefícios de uma reunião produtiva são: a estratégia de gestão, a otimização do tempo, a oportunidade de diálogo, a motivação da equipe, o alinhamento das decisões e outros.

Estratégias de gestão: uma característica de uma reunião produtiva é a possibilidade dos líderes e gestores apresentarem estratégias a partir dos resultados conquistados por toda a equipe.

Isso mostra que toda a equipe está ciente da metodologia da empresa e podem dar a sua opinião, contribuindo no crescimento da organização.

Otimização do tempo: a reunião produtiva oferece encontros objetivos e bem planejados, que servem também para tirar todas as dúvidas sobre processos internos, por exemplo.

Oportunidade de diálogo: a interação é um dos pontos mais positivos da reunião produtiva, já que ela permite a transparência no diálogo, e tanto os líderes quanto os colaboradores podem falar.

Motivação da equipe: a reunião produtiva traz bons resultados até mesmo após o encontro, pois os colaboradores se sentem mais motivados para enfrentar os possíveis desafios do dia a dia.

Quando a reunião é produtiva, os problemas e soluções são apontados e dessa forma as equipes se fortalecem.  

Alinhamento das decisões: uma outra vantagem da reunião produtiva são as decisões que passam a ser tomadas em coletivo de uma forma mais democrática

Como fazer uma reunião produtiva?

Com certeza essa é uma dúvida recorrente no meio dos líderes e gestores, e isso acontece porque as pessoas estão acostumadas com as reuniões improdutivas e muitas vezes frustrantes.

É essencial que as reuniões sejam mais ativas e dinâmicas, com discussões de qualidade e que preparem os colaboradores para resolver problemas com mais agilidade.

Alguns itens são fundamentais para o melhor desempenho das reuniões, como: ter um propósito claro, estabelecer pautas, programar o tempo de cada assunto, interagir com os participantes e manter o foco.

Ter um propósito claro

O que torna as reuniões improdutivas é a falta de foco, por isso, o primeiro passo para uma reunião produtiva é obter um propósito claro, e isso só é possível com um planejamento pré-estabelecido. Então, antes de agendar uma reunião é importante que três perguntas sejam respondidas:

  • Qual a discussão dessa reunião?
  • O que desejo solucionar?
  • Quais resultados quero obter ao fim da reunião?

Após as três perguntas serem respondidas, os objetivos serão apresentados de forma mais organizada, melhorando a compreensão de todos.

Uma maneira de contribuir com isso, é o compartilhamento por e-mail de um documento prévio com os assuntos que serão abordados e os horários de início e término da reunião.

Estabelecer pautas 

Com os objetivos apresentados, é hora de preparar as pautas que serão abordadas. Em geral, as reuniões produtivas têm mais de um assunto para tratar, já que assim é mais fácil otimizar o tempo de todos de forma organizada, seguindo a pauta pré-estabelecida.

Programar o tempo de cada assunto

imagem de cinco pessoas segurando folhas e olhando para uma mulher com um relógio de pulso

Quando muitas pautas são abordadas em uma reunião produtiva, normalmente as discussões acabam se estendendo. 

Por isso, para evitar problemas no resultado é importante começar a reunião com os temas mais importantes e estabelecer um tempo para falar sobre cada um deles.

Dica: impor o tempo para cada pauta evita a dispersão dos participantes e motiva os colaboradores a pensarem em soluções de forma mais rápida.

Interagir com os participantes

Em uma reunião, é importante que todos possam falar e serem ouvidos. Por isso, a interação é essencial em uma reunião produtiva porque através dela todos podem trazer ideias e soluções, proporcionando um crescimento coletivo. 

Além disso, quando há interação dentro da reunião os participantes ficam mais atentos aos assuntos abordados, podendo apresentar suas opiniões com maior clareza. 

Entretanto, é necessário lembrar que existem perfis diferentes de colaboradores, então, é indispensável pensar em maneiras distintas de interagir para alcançar todos os participantes.

Manter o foco

Por fim, o ponto mais importante: o foco! Uma boa reunião depende inteiramente dele para alcançar bons resultados.

É essencial cortar as conversas paralelas e utilizar ambientes em que a dispersão não aconteça com facilidade. Além de claro, evitar o uso de celulares e outros dispositivos. 

Design thinking como ferramenta para reunião produtiva

imagem de um grupo de pessoas ao redor de uma mesa apontando para folhas

Design Thinking ou “pensamento do design” é uma abordagem criativa que busca solucionar problemas complexos coletivamente, usando conceitos do design para encontrar soluções inovadoras.

Ter uma abordagem voltada para o Design Thinking – sair do que é convencional – pode gerar resultados diferentes e trazer abordagens revolucionárias para os desafios diários de uma empresa. 

Mas, para implementar os métodos dessa técnica na reunião produtiva, é importante tomar algumas ações e fazer algumas perguntas com base no princípio da empatia.

  • Quem são os colaboradores e qual o motivo deles serem convidados?
  • Quais pessoas não participaram da reunião, mas serão impactadas?
  • Quais os desafios desses colaboradores e como essa reunião irá ajudar ou prejudicar? 

Com as dúvidas sanadas, é hora de executar o planejamento e deixá-lo bem definido para que não ocorram erros durante o encontro. 

Depois disso, é importante ter consciência do impacto que essa reunião irá provocar nos participantes e se preparar para implementar o Design Thinking. 

Conheça o caminho

Para usar o Design Thinking como ferramenta de uma reunião produtiva é importante saber que mesmo com o caminho traçado, planejamento estruturado e pautas alinhadas, esse encontro não pode ser rígido.

A reunião é composta por pessoas diferentes, portanto, deve haver espaço para apresentar os erros e buscar novas soluções. Quando a reunião tem um propósito claro e objetivo não há espaço para a austeridade.

Melhore a experiência

Usar recursos criativos pode tornar uma reunião mais dinâmica e produtiva. Uma dica prática e fácil é o uso dos post-its, pois são chamativos e ótimos organizadores. 

O Design Thinking usa do visual como ferramenta de solução, por isso o post-it pode aprimorar a compreensão dos participantes e organizar melhor as ideias apresentadas.

Além dos papéis coloridos, uma outra opção seria os quadros de anotações, e apresentações interativas.

Seja diferente

A reunião produtiva não precisa ter os mesmos formatos, espaços e dinâmicas que as tradicionais. Por isso a importância de pensar na individualidade dos participantes e na experiência que será proporcionada.

É essencial estimular a criatividade e optar por localidades que permitam mais dinamismo e trocas de conhecimento.

Teste as possibilidades

Todas as dicas acima são ideias que podem proporcionar uma melhor experiência aos participantes das reuniões, e essa é uma das premissas do Design Thinking: testar novas possibilidades e inovar mesmo que ocorram erros e falhas.

Conclusão

Compreendemos que, para uma reunião ser produtiva, é necessário o bom planejamento, o diálogo entre os participantes e o alinhamento de toda a empresa. 

Sem esses elementos, os encontros corporativos permanecerão sem foco e com uma longa durabilidade, tornando a produtividade das equipes baixa.

Sendo assim, lembre-se de garantir o foco e apresentar para todos a possibilidade de diálogos abertos, para que assim as equipes possam contribuir no crescimento da organização.

Uma  boa dica é usar a abordagem criativa do Design Thinking como ferramenta de inovação para a reunião produtiva, sair do tradicionalismo e proporcionar uma melhor experiência para os colaboradores e consequentemente para a empresa.

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