As reuniões podem muitas vezes ser consideradas improdutivas por algumas empresas devido à falta de planejamento, falha na comunicação ou até mesmo na incompreensão das funções de cada colaborador.

Para que a reunião produtiva seja uma realidade, é preciso buscar realizar mudanças nas ideias e nas tomadas de decisão e claro, começar a planejar, organizar e compreender a motivação desse encontro.

As reuniões são um hábito do meio corporativo e, em alguns casos, assuntos que poderiam ser resolvidos com um e-mail, se transformam em longas horas de conversa que nem sempre é produtiva.

Por isso, há a necessidade de instruir os líderes a fazerem reuniões produtivas com bons resultados e tempo otimizado. Preparamos um conteúdo especial com boas dicas para aumentar a produtividade das reuniões. Confira!

• O que define uma reunião ser produtiva?
• Quais os benefícios de uma reunião produtiva?
• Como fazer uma reunião produtiva?
• Design thinking como ferramenta para reunião produtiva

Boa leitura!

O que define uma reunião ser produtiva?

Uma reunião é considerada produtiva quando cumpre o real objetivo daquele encontro, seja ele tomar decisões, estabelecer as pautas, apresentar os resultados, etc. Porém, engana-se quem acredita que esse processo é simples.

O desejo de muitos líderes, gestores e colaboradores é que suas reuniões sejam produtivas e objetivas, mas não é a realidade de todos, inclusive, muitos consideram esses encontros uma perda de tempo.

E por todos já estarem com essa percepção em relação às reuniões, torna-se mais difícil a adequação de novas modalidades. Porém, é importante dizer que as reuniões são necessárias para o aumento de produtividade, trocas de informações, e melhorias na harmonia e engajamento entre as equipes.

Quais os benefícios de uma reunião produtiva?

Uma reunião produtiva pode oferecer inúmeras vantagens, afinal investir tempo para melhorar as estratégias e avaliar o desempenho traz para as empresas um aumento na performance em geral. 

Alguns dos principais benefícios de uma reunião produtiva são: a estratégia de gestão, a otimização do tempo, a oportunidade de diálogo, a motivação da equipe, o alinhamento das decisões e outros.

Estratégias de gestão: uma característica de uma reunião produtiva é a possibilidade dos líderes e gestores apresentarem estratégias a partir dos resultados conquistados por toda a equipe.

Isso mostra que toda a equipe está ciente da metodologia da empresa e podem dar a sua opinião, contribuindo no crescimento da organização.

Otimização do tempo: a reunião produtiva oferece encontros objetivos e bem planejados, que servem também para tirar todas as dúvidas sobre processos internos, por exemplo.

Oportunidade de diálogo: a interação é um dos pontos mais positivos da reunião produtiva, já que ela permite a transparência no diálogo, e tanto os líderes quanto os colaboradores podem falar.

Motivação da equipe: a reunião produtiva traz bons resultados até mesmo após o encontro, pois os colaboradores se sentem mais motivados para enfrentar os possíveis desafios do dia a dia.

Quando a reunião é produtiva, os problemas e soluções são apontados e dessa forma as equipes se fortalecem.  

Alinhamento das decisões: outra vantagem da reunião produtiva são as decisões que passam a ser tomadas em coletivo de uma forma mais democrática. 

Como fazer uma reunião produtiva?

Com certeza essa é uma dúvida recorrente no meio dos líderes e gestores, e isso acontece porque as pessoas estão acostumadas com as reuniões improdutivas e muitas vezes frustrantes.

É essencial que as reuniões sejam mais ativas e dinâmicas, com discussões de qualidade e que preparem os colaboradores para resolver problemas com mais agilidade.

Alguns itens são fundamentais para o melhor desempenho das reuniões, como: ter um propósito claro, estabelecer pautas, programar o tempo de cada assunto, interagir com os participantes e manter o foco.

Ter um propósito claro

O que torna as reuniões improdutivas é a falta de foco, por isso, o primeiro passo para uma reunião produtiva é obter um propósito claro, e isso só é possível com um planejamento pré-estabelecido. Então, antes de agendar uma reunião é importante que três perguntas sejam respondidas:

• Qual a discussão dessa reunião?
• O que desejo solucionar?
• Quais resultados quero obter ao fim da reunião?

Após as três perguntas serem respondidas, os objetivos serão apresentados de forma mais organizada, melhorando a compreensão de todos.

Uma maneira de contribuir com isso, é o compartilhamento por e-mail de um documento prévio com os assuntos que serão abordados e os horários de início e término da reunião.

Estabelecer pautas 

Com os objetivos apresentados, é hora de preparar as pautas que serão abordadas. Em geral, as reuniões produtivas têm mais de um assunto para tratar, já que assim é mais fácil otimizar o tempo de todos de forma organizada, seguindo a pauta pré-estabelecida.

Programar o tempo de cada assunto

Quando muitas pautas são abordadas em uma reunião produtiva, normalmente as discussões acabam se estendendo. 

Por isso, para evitar problemas no resultado é importante começar a reunião com os temas mais importantes e estabelecer um tempo para falar sobre cada um deles.

Dica: impor o tempo para cada pauta evita a dispersão dos participantes e motiva os colaboradores a pensarem em soluções de forma mais rápida.

Interagir com os participantes

Em uma reunião, é importante que todos possam falar e serem ouvidos. Por isso, a interação é essencial em uma reunião produtiva porque através dela todos podem trazer ideias e soluções, proporcionando um crescimento coletivo. 

Além disso, quando há interação dentro da reunião os participantes ficam mais atentos aos assuntos abordados, podendo apresentar suas opiniões com maior clareza. 

Entretanto, é necessário lembrar que existem perfis diferentes de colaboradores, então, é indispensável pensar em maneiras distintas de interagir para alcançar todos os participantes.

Manter o foco

Por fim, o ponto mais importante: o foco! Uma boa reunião depende inteiramente dele para alcançar bons resultados.

É essencial cortar as conversas paralelas e utilizar ambientes em que a dispersão não aconteça com facilidade. Além de claro, evitar o uso de celulares e outros dispositivos. 

Design thinking como ferramenta para reunião produtiva

Design Thinking ou “pensamento do design” é uma abordagem criativa que busca solucionar problemas complexos coletivamente, usando conceitos do design para encontrar soluções inovadoras.

Ter uma abordagem voltada para o Design Thinking – sair do que é convencional – pode gerar resultados diferentes e trazer abordagens revolucionárias para os desafios diários de uma empresa. 

Mas, para implementar os métodos dessa técnica na reunião produtiva, é importante tomar algumas ações e fazer algumas perguntas com base no princípio da empatia.

• Quem são os colaboradores e qual o motivo deles serem convidados?
• Quais pessoas não participaram da reunião, mas serão impactadas?
• Quais os desafios desses colaboradores e como essa reunião irá ajudar ou prejudicar? 

Com as dúvidas sanadas, é hora de executar o planejamento e deixá-lo bem definido para não ocorrerem erros durante o encontro. 

Depois disso, é importante ter consciência do impacto que essa reunião irá provocar nos participantes e se preparar para implementar o Design Thinking. 

Conheça o caminho

Para usar o Design Thinking como ferramenta de uma reunião produtiva é importante saber que mesmo com o caminho traçado, planejamento estruturado e pautas alinhadas, esse encontro não pode ser rígido.

A reunião é composta por pessoas diferentes, portanto, deve haver espaço para apresentar os erros e buscar novas soluções. Quando a reunião tem um propósito claro e objetivo, não há espaço para a austeridade.

Melhore a experiência

Usar recursos criativos pode tornar uma reunião mais dinâmica e produtiva. Uma dica prática e fácil é o uso dos post-its, pois são chamativos e ótimos organizadores. 

O Design Thinking usa do visual como ferramenta de solução, por isso o post-it pode aprimorar a compreensão dos participantes e organizar melhor as ideias apresentadas.

Além dos papéis coloridos, outra opção seria os quadros de anotações, e apresentações interativas.

Seja diferente

A reunião produtiva não precisa ter os mesmos formatos, espaços e dinâmicas que as tradicionais. Por isso a importância de pensar na individualidade dos participantes e na experiência que será proporcionada.

É essencial estimular a criatividade e optar por localidades que permitam mais dinamismo e trocas de conhecimento.

Teste as possibilidades

Todas as dicas acima são ideias que podem proporcionar uma melhor experiência aos participantes das reuniões, e essa é uma das premissas do Design Thinking: testar novas possibilidades e inovar mesmo que ocorram erros e falhas.

Conclusão

Compreendemos que, para uma reunião ser produtiva, é necessário o bom planejamento, o diálogo entre os participantes e o alinhamento de toda a empresa. 

Sem esses elementos, os encontros corporativos permanecerão sem foco e com uma longa durabilidade, tornando a produtividade das equipes baixa.

Sendo assim, lembre-se de garantir o foco e apresentar para todos a possibilidade de diálogos abertos, para que assim as equipes possam contribuir no crescimento da organização.

Uma boa dica é usar a abordagem criativa do Design Thinking como ferramenta de inovação para a reunião produtiva, sair do tradicionalismo e proporcionar uma melhor experiência para os colaboradores e consequentemente para a empresa.

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