Problemas de comunicação nas empresas são uma queixa frequente no ambiente empresarial, uma vez que podem impactar negativamente a produtividade, a harmonia e a colaboração entre os funcionários. Essa situação é enfrentada por negócios de todos os tamanhos e setores e precisa ser tratada com estratégia e inteligência.  

Melhorar a comunicação deve ser uma prioridade organizacional. Nesse sentido, segundo uma pesquisa realizada pelo aplicativo Brosix, 97% dos trabalhadores participantes afirmam que a comunicação afeta sua eficiência diária no trabalho.

Portanto, entender sobre problemas de comunicação nas empresas e como solucioná-los é essencial para qualquer negócio que deseja expandir no mercado. Neste artigo, será possível compreender com detalhes o assunto, a partir dos seguintes tópicos: 

• O que são os problemas de comunicação nas empresas?
• Quais as causas dos problemas de comunicação nas empresas?
• Quais as consequências dos problemas de comunicação nas empresas?
• Quais os benefícios da ausência de problemas de comunicação nas empresas?
• Como diminuir os problemas de comunicação nas empresas?
• Qual o papel do RH no combate aos problemas de comunicação nas empresas?

Aproveite o texto e desfrute de uma boa leitura!

O que são os problemas de comunicação nas empresas?

Problemas de comunicação nas empresas se referem a falhas no processo de troca de informações entre funcionários, departamentos ou lideranças, podendo ocasionar prejuízos para o negócio.

Para entender melhor o que são esses problemas, é importante conhecer o conceito de comunicação. 

Roman Jakobson, importante linguista russo, explica que os elementos da comunicação incluem o emissor (quem emite a mensagem), o receptor (quem a recebe), a mensagem (o conteúdo transmitido), o código (os signos utilizados), o canal de comunicação (meio de transmissão) e o contexto (a situação envolvendo emissor e receptor).

Assim, quando acontece um erro entre esses elementos, surge um problema de comunicação. 

Por exemplo, um gestor solicita a um de seus liderados a entrega de um relatório até o fim do dia, mas não explica o formato do documento que ele gostaria de receber. No fim do dia, recebe um arquivo em PDF e se frustra, pois esperava um arquivo em Excel. Dessa forma, houve uma falha de comunicação do emissor, resultando em retrabalho. 

Quais as causas dos problemas de comunicação nas empresas?

Problemas de comunicação podem causar desconfortos, incômodos e até mesmo atrapalhar o convívio entre os colaboradores. Existem alguns motivadores que fazem com que esses problemas surjam. A seguir, entenda com mais detalhes como acontecem!

Diálogo inconsistente 

Um diálogo inconsistente ocorre quando as informações trocadas entre emissor e receptor são vagas, ambíguas ou contraditórias. Esse fato pode desencadear mal-entendidos, falta de clareza e tomada de decisões erradas, afetando negativamente a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho.

Má gestão do tempo

A má gestão de tempo pode ocasionar sérios problemas de comunicação em uma empresa. Quando os funcionários não possuem tempo suficiente para se comunicar, isso pode resultar em conflitos, erros e atrasos.

Além disso, como consequência da má gestão de tempo, quando os colaboradores estão sobrecarregados, podem não ter tempo para se comunicar bem com seus colegas de trabalho, o que pode levar a desentendimentos no ambiente empresarial.

Ausência de canais de comunicação adequados

Uma empresa com comunicação eficiente investe em canais adequados para a realização da troca de informações. Com essa delimitação das formas de se comunicar, fica mais fácil centralizar as informações em um local só.

O uso de perfis pessoais para tratar de informações profissionais nas redes sociais, ou o repasse de uma informação exclusivamente via oral, sem nenhuma anotação, são exemplos de formas inadequadas e informais de se comunicar em uma empresa.

Quais as consequências dos problemas de comunicação nas empresas?

Uma empresa com problemas de comunicação está sujeita a passar por muitos problemas, que podem ir além de situações internas, prejudicando-a também fora do ambiente de trabalho. 

Nos Estados Unidos, um estudo feito pela Economist Intelligente Unit com 403 executivos possibilitou entender algumas das consequências dos problemas de comunicação. Na pesquisa, 44% dos entrevistados relataram que a falta de comunicação causou atrasos ou falhas na finalização de projetos, e 18% disseram acreditar que esses problemas causaram redução de vendas.

Os participantes do estudo também relataram que os problemas de comunicação aumentam o estresse e o desanimo no trabalho, o que pode contribuir para o aumento das taxas de turnover. 

Além dos problemas mencionados, vale destacar outras consequências, como:

• Decisões ruins devido à falta de informações claras;
• Baixo desempenho por falta de feedback;
• Acúmulo de informações;
• Pouca motivação e engajamento dos funcionários;
• Conflitos entre membros da equipe;
• Mal-entendidos entre os colaboradores;
• Desgaste do clima organizacional;
• Desmotivação da equipe;
• Dificuldade em transmitir ideias e inovações;
• Falta de alinhamento com os objetivos da empresa;
• Atrasos na conclusão de tarefas e projetos.

Quais os benefícios da ausência de problemas de comunicação nas empresas?

São diversos os benefícios ganhos pela empresa ao conseguir estabelecer uma boa comunicação, como maior produtividade, sucesso nos projetos, colaboratividade e bem-estar dos funcionários.

Um dos benefícios que mais se destacam é a maior eficiência na realização de tarefas. Nesse sentido, uma pesquisa da Project Management Institute Brasil (PMI) mostrou que 76% de 300 grandes empresas acreditam que a má comunicação é o motivo do fracasso de diversas atividades corporativas. Assim, a ausência de problemas do tipo é essencial para o sucesso.

Conheça outras vantagens que também são obtidas com a ausência de problemas de comunicação:

• Tomada de decisões bem informada;
• Aumento da retenção de talentos;
• Crescimento sustentável;
• Melhor empatia e compreensão;
• Clima organizacional saudável;
• Aumento da produtividade;
• Economia de tempo e recursos;
• Liderança eficaz.

Como diminuir os problemas de comunicação nas empresas?

Em qualquer espaço que haja interação humana, podem ocorrer falhas de comunicação. Porém, é possível adotar algumas estratégias para diminuir os problemas de comunicação na empresa. Entenda como! 

Encoraje a comunicação transparente

A comunicação transparente tem papel fundamental na redução das falhas de comunicação nas empresas. Com mensagens claras, honestas e abertas, cria-se um ambiente no qual as mensagens são transmitidas sem ambiguidade.

Ao encorajar a prática de comunicação transparente, é possível diminuir mal-entendidos e desinformação, além de melhorar a confiança entre os membros das equipes e encorajar a expressão de ideias e preocupações. 

Crie metas e protocolos de comunicação

É importante estabelecer protocolos, objetivos e diretrizes claras para a comunicação da empresa.

Podem ser realizados acordos, como comunicar-se exclusivamente por determinados canais, registrar reuniões em atas e relatórios, formalizar pedidos por e-mail, etc. Atitudes como essas ajudam a empresa a manter um bom protocolo e registro de informações compartilhadas.

Use ferramentas de comunicação interna

Existem diversos softwares e ferramentas criadas para auxiliar a comunicação interna das empresas e facilitar a rotina dos profissionais. Aplicativos como Slack, Google Chat, Trello, Miro, Discord, Google Agenda, entre outros, são comumente usados em empresas para melhorar e formalizar a comunicação. 

Qual o papel do RH no combate aos problemas de comunicação nas empresas?

Os problemas de comunicação costumam ser um grande desafio para as empresas, mas o departamento de RH é fundamental para combatê-los.

O trabalho começa desde o processo de recrutamento e seleção, em que o RH deve identificar candidatos que possuem as competências de comunicação necessárias para o cargo, incluindo fortes habilidades interpessoais.

Além disso, o RH é responsável por fornecer programas de treinamento que se concentram no aprimoramento das habilidades de comunicação, como escuta ativa e resolução de conflitos, para desenvolver as competências de seus funcionários.

Já na rotina de trabalho, o setor de Recursos Humanos é responsável pelo desenvolvimento e pela aplicação de protocolos de comunicação eficazes, que promovam a eficiência e a transparência, além da escolha dos processos comunicacionais no negócio, como ferramentas e canais de comunicação.

Por fim, o RH também é útil na gestão de conflitos de comunicação, atuando como mediador imparcial para facilitar o diálogo entre as partes envolvidas. 

Conclusão

Portanto, tornou-se perceptível que problemas de comunicação estão presentes em empresas de todos os tamanhos e portes, e, se não forem mediados, podem causar malefícios no ambiente de trabalho.

Por isso, é importante que a gestão esteja atenta e trabalhe para diminuir as falhas de comunicação. Uma boa comunicação interna pode trazer resultados surpreendentes para a empresa, além de melhorar a satisfação dos funcionários.  

Quando a comunicação é eficaz, os colaboradores se sentem valorizados e engajados, o que, por sua vez, melhora a produtividade, a coesão da equipe e a capacidade de a empresa atingir seus objetivos.

Portanto, a gestão deve considerar a comunicação interna não apenas como uma ferramenta, mas também como um alicerce para o sucesso e o crescimento sustentável da empresa.

Seguindo as sugestões e estratégias apresentadas neste texto, será possível reduzir os problemas de comunicação na empresa e construir um local de trabalho mais saudável, com menos ruídos comunicativos e mais assertividade nas ações.

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