No século XXI, em plena transformação digital e fortalecimento das tecnologias, alguns processos burocráticos ainda não se tornaram totalmente digitais, implicando em algumas dificuldades para as empresas. Entre esses processos importantes, está a autenticação de documentos, que é uma burocracia essencial e que faz parte do dia a dia dos negócios.

A autenticação de documentos é necessária para facilitar e permitir que algumas situações empresariais, como compra e venda de imóveis, contratações e fechamentos de contratos importantes, aconteçam com segurança e sem fraudes, conferindo segurança jurídica a esses acordos.

Apesar de já existir a possibilidade de realizar a autenticação de documentos online, nem todas as questões mais burocráticas podem ser realizadas sem a necessidade de visitar um cartório. E você sabe quais são as principais regras do processo de autenticação? Neste artigo, você irá aprender:

• O que é a autenticação de documentos?
• O que diz a lei da autenticação de documentos?
• Tipos de autenticação de documentos
• Quais documentos precisam ser autenticados?
• Como ocorre a autenticação de um documento jurídico?
• Como realizar a autenticação de documentos?
• Outras dúvidas sobre autenticação de documentos

Aproveite a leitura!

O que é a autenticação de documentos?

A autenticação de documentos é um procedimento muito conhecido por quem lida com burocracias ligadas a documentação, afinal, é por meio desse processo que cópias de documentos são atestados com valor legítimo, e têm valor legal de documentação primária.

Normalmente, essa autenticação acontece em cartórios, onde são aplicados selos ou carimbos que atestam a fidelidade e a veracidade de cópias ou assinaturas de documentos, contratos ou declarações.

Na autenticação, o funcionário do cartório costuma validar os documentos a partir de uma comparação visual da assinatura dos documentos, com uma assinatura no ato da autenticação, e esses dados ficam armazenados no tabelionato, onde um agente notarial ratifica a veracidade da firma.

O que diz a lei da autenticação de documentos?

A Lei n.º 13.726, conhecida como lei da autenticação de documentos ou lei da desburocratização, passou a vigorar desde 8 de outubro de 2018, implementada a fim de racionalizar atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, instituindo o Selo de Desburocratização e Simplificação.

É importante dizer que a lei de desburocratização é muito parecida com a normativa aprovada no Decreto n.º 9.094/2017, porém, o decreto só abrangia autenticações no cenário Executivo, o que, com a Lei n.º 13.726, foi ampliado para os outros serviços públicos nacionais.

O principal objetivo da lei de autenticação de documentos foi flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e outros procedimentos burocráticos, como o reconhecimento de firma junto aos órgãos e entidades da administração pública. 

Sendo assim, qualquer empresa que deseje adotar documentos na junta comercial precisa apenas levar as documentações originais, sem a necessidade de autenticar as cópias dos documentos, e isso fica claro no Artigo 3º, Inciso II, em que está descrito que: 

“§ 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:

I – certidão de antecedentes criminais;

II – informações sobre pessoa jurídica;

III – outras expressamente previstas em lei.”

No mais, a grande vantagem da autenticação de documentos está relacionada a questões de segurança, pois a entrega de documentos se torna muito mais segura, e evitam-se prejuízos como a perda de documentos originais importantes.

Tipos de autenticação de documentos

A autenticação de documentos pode ser solicitada por qualquer pessoa, seja ela física ou jurídica, de qualquer local do país, desde que ela apresente o documento original que precisará ser autenticado.

Além disso, existem dois tipos de autenticação de documentos atualmente. E em ambos casos é importante dizer que as autenticações de cópias pessoais e contratuais são comparadas com assinaturas e documentos com firma reconhecida. Conheça quais são esses tipos a seguir:

Física 

A autenticação de documentos realizada no cartório é o que chamamos de autenticação de documentos física. Nesse tipo de autenticação, o agente notarial compara visualmente a assinatura arquivada em cartório, com a assinatura da documentação que deverá ser validada.

Online

A autenticação digital de documentos pode ser realizada de qualquer local, dando mais agilidade para esse processo. Basta utilizar um mecanismo de autenticação digital para o envio das documentações, que deverão ser avaliadas e autenticadas.

No caso da autenticação eletrônica de documentos, é preciso tirar um certificado digital, que pode ser obtido em um tabelionato de notas credenciado como Autoridade Notarial. Essa emissão é gratuita, bastando comparecer ao tabelionato de sua preferência com documento de identidade e comprovante de residência.

A grande vantagem da autenticação digital é, sem dúvidas, a facilidade de não precisar comparecer ao cartório sempre que uma autenticação de documento for necessária.

Quais documentos precisam ser autenticados?

Atualmente, graças a Lei 13.726/2018, não é mais necessário reconhecer firma ou autenticar documentos para órgãos públicos, sendo assim, isso não é mais uma obrigatoriedade.

No entanto, é essencial que quando um cidadão precise constatar a veracidade de um documento, ele apresente a documentação original, para que ocorra a comparação dos dados entre os documentos.

Ademais, a apresentação da carteira de identidade também possibilita que documentações sejam atestadas como verdadeiras. Ainda assim, dentre a lista dos documentos mais autenticados, podemos citar:

• Históricos escolares;
• Diplomas; 
• Certificado de conclusão; 
• Certidões de nascimento;
• Certidões de casamento;
• Documento de identidade;
• Contratos sociais;
• Balanços;
• Certidões negativas.

E quais documentos não precisam ser autenticados?

Segundo o Artigo 3º da lei da autenticação de documentos, o cidadão fica dispensado de autenticar alguns documentos, principalmente se a pessoa conseguir comprovar informações com outro documento válido.

A lei da desburocratização dispensa o reconhecimento de firma para confirmar a veracidade de uma assinatura. Além disso, a nova norma também elimina a necessidade de autenticação de cópias.

Dos documentos citados no Art. 3º da Lei n.º 13.726, que se tornam dispensáveis de autenticação, estão:

“I – reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;

II – autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;

III – juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;

IV – apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;

V – apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;

VI – apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.”

Como ocorre a autenticação de um documento jurídico?

Até alguns anos atrás, a única maneira de autenticar documentos, dando-lhes o valor legal, era por meio de autenticação em cartório, com comparação visual checada e arquivada no tabelionato, e verificada por um agente notarial.

Hoje em dia, graças a lei de autenticação de documentos, esse processo pode ser feito por meio de assinatura eletrônica, que já é aceita desde 2001 em praticamente todos os atos civis e empresariais, e facilitou a formalização e a entrega de documentos autenticados aos órgãos públicos.

Esse novo formato deixa para trás as papeladas e os carimbos, facilitando o armazenamento de documentos com mais segurança e agilidade.

Como realizar a autenticação de documentos?

A autenticação de documentos é um processo teoricamente simples, mas que exige atenção por parte do interessado em atestar veracidade a algum documento.

Quatro passos devem ser seguidos para que a realização da autenticação seja concluída. Confira a seguir:

• Passo 1: apresentação da documentação original, sem nenhum tipo de rasura, e em bom estado de conservação. Se o documento para autenticação for um contrato, é importante apresentá-lo na íntegra.
• Passo 2: processo de análise feita pelo atendente. Esse processo acontece tanto em autenticações físicas como em autenticações digitais.
• Passo 3: realização de cópias e conferência das cópias apresentadas com os documentos originais, para que, assim, a veracidade das informações seja constatada.
• Passo 4: se tudo estiver de acordo com as recomendações de autenticação, o documento será selado, carimbado e assinado pelo escrevente.

Outras dúvidas sobre autenticação de documentos

Mesmo com todas as informações reunidas aqui, ainda podem existir algumas dúvidas específicas sobre a maneira correta de autenticar documentos. Por isso, a seguir, foram reunidas algumas das principais questões que podem surgir sobre o assunto tratado. Aproveite as repostas.

Quem pode autenticar um documento?

Todos os responsáveis por realizar autenticações de documentos devem possuir fé pública, como é o caso dos tabeliães e escreventes de cartório, e ainda qualquer outro funcionário público, como previsto na lei de autenticação de documentos.

Apenas para conhecimento, a fé pública é a que resguarda o valor legal dos documentos, ou seja, é uma informação que não pode ser questionada, e que dá a autenticidade legal aos documentos.

É possível fazer autenticação dos documentos de outra pessoa?

Caso a pessoa que precisa ter seus documentos autenticados não consiga se dirigir a um cartório, é essencial que ela tenha um cadastro no cartório, ou seja, já tenha firma no cartório que será realizada a autenticação. 

Se esse não for o caso, a própria pessoa deverá se dirigir ao cartório, para então autenticar o documento em seu próprio nome. Para isso, é importante que a pessoa leve consigo o RG ou a CNH, para que assim seja realizado o primeiro cadastro no cartório.

Qual o valor de uma autenticação de documento no cartório?

A autenticação de documento no cartório é cobrada por cópia, e os valores são definidos pelos Governos Estaduais; sendo assim, o preço por autenticação pode variar de estado para estado.

A média de valor por autenticação costuma variar de R$ 3,99 a R$ 5,00 por folha autenticada. No estado de São Paulo, os valores referentes a autenticação de documentos giram em torno de R$ 6,00 a R$ 15,00, dependendo do tipo de serviço executado.

Pode fazer autenticação de documentos gratuita?

Pessoas que se autodeclararem de baixa renda podem ser isentas do pagamento de taxas relacionadas ao reconhecimento de firma e autenticação de documentos em cartórios, como previsto no Projeto de Lei do Senado (PLS) 144/2016.

Conforme esse projeto, qualquer pessoa que faça uma declaração de próprio punho ou, no caso de analfabetos, assinada por duas testemunhas, pode solicitar a gratuidade na autenticação de documentos.

Além disso, é importante salientar que a falsa declaração de pobreza pode gerar processos civis e criminosos contra o autor.

Um documento autenticado tem validade?

Sim. Um documento autenticado é a cópia de um documento com a mesma validade do documento original, graças a autenticação com base na fé pública do tabelião, escrevente ou outro funcionário público com essa autonomia.

Como fazer autenticação de xerox de documentos?

Segundo a Lei n.º 2148, de 1940, a cópia autenticada é uma reprodução, ou seja, xerox, autorizada, com a mesma validade do documento original.

Para autenticar uma cópia, basta ir em um cartório de notas com o documento a ser copiado, para o tabelião atestar que a cópia é autêntica e idêntica ao original. No cartório, o requerente confere todas as informações e, então, coloca um selo de autenticidade, juntamente com o carimbo e a assinatura.

Qual a relação da assinatura eletrônica com a autenticação?

Graças a implementação da assinatura eletrônica, é possível substituir o reconhecimento de firma, evitando gastos com taxas e serviços dos cartórios.

A autenticação eletrônica pode ser realizada por meio do e-Notariado, e toda a autenticação digital de documentos pode ser realizada por meio de um certificado digital.

Entre as principais vantagens da assinatura eletrônica, pode-se citar:

• A comprovação de autoridade e preservação dos documentos;
• Mais segurança, já que esse sistema dificulta os crimes de estelionato e falsificação de documentos;
• Agilidade no fechamento de acordos, contratos, negócios e rotinas administrativas;
• Redução de custos com motoboy, despesas com xerox e armazenamento, já que tudo pode ser salvo em ambiente digital.

Conclusão

Neste conteúdo, foi possível entender a importância da autenticação de documentos, e como esse processo vem modernizando-se com os anos, para acompanhar a transformação digital e a necessidade de mais segurança no manuseio de documentos pessoais e empresariais. 

Aqui, além de aprender como é realizado o processo de autenticação de documentos, também foi possível tirar algumas dúvidas cotidianas sobre o assunto, além de entender como a assinatura eletrônica pode facilitar o processo burocrático de autenticação.

Viu como a digitalização de informações é tão importante a ponto de chegar até aos processos burocráticos? Como a sua empresa costuma realizar a autenticação de documentos? Caso seja por meios tradicionais, talvez seja o momento de repensar e investir na opção digital de autenticação.

Para continuar por dentro de outros temas como este, não esqueça de seguir a Pontotel nas redes sociais e assinar a newsletter do nosso blog.