Como é a rotina de um analista de departamento pessoal? Veja como funciona e quais são os desafios enfrentados
BLOG
Time Pontotel 25 de maio de 2023 Departamento Pessoal
Como é a rotina de um analista de departamento pessoal? Veja como funciona e quais são os desafios enfrentados
Entenda tudo sobre a profissão de analista de departamento pessoal: desde sua rotina até seus maiores desafios.
Imagem de Como é a rotina de um analista de departamento pessoal? Veja como funciona e quais são os desafios enfrentados

Para tudo fluir em uma empresa, seja legal ou administrativamente, é importante que haja um profissional específico para cuidar das questões burocráticas e legislativas. Para isso, existe o cargo de analista de departamento pessoal.  

O analista de departamento pessoal é um profissional cujas funções nem sempre são bem compreendidas e delimitadas. No entanto, ele tem um papel fundamental para o funcionamento interno e externo de uma organização. 

Neste artigo, você vai entender tudo sobre o que é e o que faz um analista de departamento pessoal. Confira a seguir quais serão os tópicos abordados: 

Boa leitura!

banner custos jornada de trabalho

O que é um analista de departamento pessoal?

Mulher falando com um homem

Um analista de departamento pessoal ou analista de DP é o profissional que avalia e supervisiona as atividades do setor. Sua função é garantir que tudo está de acordo com os processos estabelecidos pela empresa e com a lei. Ou seja, esse colaborador fica responsável pelas tarefas burocráticas do negócio.  

Para isso, essa figura torna-se responsável pelo encaminhamento de uma série de atividades importantes do setor, como: garantir que a legislação trabalhista está sendo cumprida e controlar folha de pagamento, folha de ponto, admissões e demissões, administração de benefícios, taxas e contribuições legais e muitas outras funções referentes a processos. 

Portanto, é possível imaginar quantas responsabilidades o departamento pessoal enfrenta para gerir todos os colaboradores de uma empresa e garantir a legalidade e fluidez dos processos, certo? É isso que faz do analista de departamento pessoal um cargo tão importante para o bom funcionamento da empresa. 

O analista de departamento pessoal é conhecido por outros termos, como analista de benefícios e analista de folha de pagamento. Isso acontece quando, pelo tamanho da empresa, o departamento se divide em suas variadas funções.

O que faz um analista de departamento pessoal?

Algumas atividades já foram citadas, mas a função do cargo vai além destas. O analista de departamento pessoal realiza a gestão do capital humano, assim como os profissionais de recursos humanos, mas faz isso por meio dos processos burocráticos da organização. 

Consequentemente, esse profissional será necessário e estará presente em todos os processos de gestão do colaborador, desde a contratação até o desligamento. Isso porque suas responsabilidades estão diretamente ligadas ao cumprimento das regras da legislação trabalhista.

O analista de departamento pessoal é quem dá suporte ao recursos humanos, pois é o encarregado por supervisionar as atividades do setor. Portanto, deve ser atencioso com as obrigações da empresa, sejam elas fiscais, trabalhistas ou operacionais. 

Por exemplo, o analista de DP faz o controle de ponto, férias, direitos e benefícios dos funcionários, e acompanha admissões, demissões e pagamentos. Tudo isso para garantir o cumprimento da legislação. Portanto, deve estar atento às reformas na lei.  

Esse profissional também é quem faz a gestão de dados da empresa. Ou seja, controla a documentação dos colaboradores, gera e inclui os dados do CAGED, RAIS, DIRF e GRRF. Ainda, administra as informações do eSocial

Por fim, o analista de departamento pessoal é responsável por mediar a comunicação entre as áreas, não só internamente como também externamente. Essa figura também mantém relações com os sindicatos e os contadores.

Qual a importância do analista de DP para as organizações?

Diante de tantas responsabilidades, fica claro que a presença de um analista de departamento pessoal em uma empresa é no mínimo vital para o funcionamento de qualquer organização. Afinal, ele garante a legalidade e evita problemas burocráticos que podem custar a reputação da empresa. 

Ter na corporação um profissional que tenha esse nível de domínio sobre leis e normas evita irregularidades fiscais, que podem evoluir para processos e multas, elementos prejudicam a imagem corporativa da organização. Além disso, é bem difícil conseguir atuar no mercado sem contar com uma pessoa ou um departamento que entenda de processos burocráticos. 

Este cargo também garante todos os direitos e deveres dos colaboradores, fato que resguarda os dois lados: tanto os funcionários quanto a empresa.

Rotina de um analista de departamento pessoal

A rotina de um analista de departamento pessoal é resumida a funções burocráticas. A seguir, confira um pouco do que se faz no dia a dia de um analista de DP: 

Controlar a folha de ponto dos colaboradores

Uma das tarefas mais frequentes na rotina de um analista de departamento pessoal é o controle da folha de ponto dos colaboradores. Isso porque essa é uma das atividades operacionais que mais demanda tempo e cuidado, visto que é uma administração diária referente às horas trabalhadas e a presença de cada funcionário. 

Controlar a folha de ponto é uma função que precisa da máxima atenção do analista de departamento pessoal, mesmo que a empresa invista em ferramentas para otimizá-la. Pois, erros no cálculo da folha, geram prejuízos monetários para a empresa. 

Atender aos colaboradores internos

O analista de departamento pessoal também fica responsável por atender as demandas dos colaboradores internos, ou seja, tirar dúvidas e se comunicar com eles. Afinal, deve-se considerar que, no dia a dia, muitas questões precisam da gerência humana para serem administradas. 

Por exemplo, no caso de falta do colaborador por motivos de saúde, é o analista de departamento pessoal quem pede o atestado para ele e realiza a atualização da folha de ponto.

Portanto, este é o profissional responsável por lidar com os trâmites legais gerados também por imprevistos e acontecimentos da rotina. 

Acompanhar os processos de admissão, demissão e pagamento

Muito comum na rotina do analista de departamento pessoal é a tarefa de acompanhar as admissões, demissões e o pagamento dos colaboradores. Isso para garantir a legalidade e a assertividade desses processos, evitando falhas, desperdícios e problemas futuros com a legislação ou com os próprios funcionários. 

Gerenciar os benefícios oferecidos pela empresa

Para resguardar os direitos legais de todas as partes, o analista de departamento pessoal tem o trabalho rotineiro de gerenciar os benefícios oferecidos pela empresa. Com isso, as promessas ofertadas nas vagas de emprego são devidamente cumpridas, evitando desgaste no relacionamento entre a empresa e os colaboradores. 

Garantir o cumprimento das normas relacionadas à legislação trabalhista

Neste tópico se resume a maior atividade do analista de departamento pessoal. Isso porque sua função gira em torno da legislação trabalhista. Logo, diariamente, em cada atividade que esse profissional realizar em sua rotina, ele deve estar atento a garantir o cumprimento das normas relacionadas à legislação trabalhista.

Quais são os desafios enfrentados na rotina de trabalho?

Lidar com tantas atividades burocráticas não é uma tarefa fácil, exige dedicação e um olhar atento às mudanças. Desse modo, os maiores desafios de um analista de departamento pessoal estão ligados às constantes transformações legislativas e tributárias das leis trabalhistas. 

Para isso, o analista de DP deve estar sempre em contato com fontes de confiança da área, consumindo conteúdos e acompanhando tendências e possíveis mudanças. É importante também manter relações com outros profissionais do ramo, praticando benchmarkings. Assim, as chances de perder alguma alteração legal diminui. 

Outro grande desafio é gerir as questões dos colaboradores rotineiramente. Mesmo diante de tantas responsabilidades legais, ainda é na gestão do capital humano que se encontra o diferencial do analista de departamento pessoal, ou seja, na possibilidade de lidar com cada situação com empatia e humanidade. 

Visto isso, nem sempre é simples ser empático seguindo à risca normas e leis, é preciso saber equilibrar as duas coisas. E é justamente este o desafio do analista de DP.

software controle de ponto reduz processos operacionais

Características fundamentais para o cargo de analista de departamento pessoal

Três pessoas observando uma prancheta

Com tantas atribuições importantes, é de se imaginar que o profissional de analista de departamento pessoal precise ter algumas soft skills essenciais para ocupar esse cargo. Confira exemplos delas a seguir: 

Organizado

Este profissional precisa ser organizado. Sem essa característica, não é possível atuar com tranquilidade na área. Afinal, há muitos processos burocráticos e, se não houver uma linha de raciocínio que faça sentido para ele e para quem for utilizar aqueles documentos posteriormente, muitas informações vão se perder, ocasionando em falhas e prejuízos ou algo pior, como processos trabalhistas. 

Responsável

O analista de departamento pessoal precisa ser responsável. Caso contrário, as tarefas vão ser acumuladas, os processos vão ficar parados e o fluxo de movimentações da empresa simplesmente não acontecerá. Afinal, o fluxo de funcionamento da organização depende das ações desse profissional. 

Perfil analítico

Para tomar decisões estratégicas, sabendo usar a lei a seu favor, resguardando todas as partes legalmente e garantindo a satisfação dos envolvidos, esse profissional precisa saber analisar muito bem as situações. 

O analista de DP deve contar com uma boa leitura de pessoas para gerir os colaboradores, e com boas interpretações de texto e situação para recorrer à legislação de forma inteligente. Portanto, esse cargo exige um perfil analítico. 

Proativo

O analista de departamento pessoal também precisa saber visualizar e solucionar os problemas antes que eles de fato aconteçam. Afinal, seu objetivo é evitar falhas legais e garantir os direitos e deveres de funcionários e empresas. Deste modo, este profissional deve ser proativo. 

Boa comunicação

Para conseguir realizar a mediação da comunicação entre áreas e manter relações saudáveis com sindicatos, contadores e colaboradores internos, o analista de DP deve ter boa comunicação. Ou seja, comunicar-se com clareza e assertividade. 

Empatia

Ainda que essa seja uma função burocrática, seu objetivo macro é gerir o capital humano e, para tal, é preciso de empatia. Consequentemente, o analista de DP deve saber lidar com as situações de maneira humana, apresentando uma escuta ativa e sabendo se colocar no lugar do outro. Usar essa skill faz toda a diferença no dia a dia e na eficácia desse profissional. 

Saber trabalhar em equipe

Por fim, é imprescindível que o analista de departamento pessoal saiba trabalhar em equipe, pois suas ações irão reverberar em todos os colaboradores da empresa. 

Para que todos os processos fluam, ele precisa se comunicar com os outros membros da equipe, saber ouvir opiniões e sugestões contrárias, levar em consideração todos os pontos de vista, entre outras habilidades importantes para o trabalho em time.

Qual a diferença entre departamento pessoal e recursos humanos?

Embora sejam similares e muitas vezes seja difícil distingui-los, o departamento pessoal e o recursos humanos são dois setores diferentes. Os dois fazem a gestão do capital humano de uma organização, entretanto, o primeiro faz isso por meio da administração de processos burocráticos, e o segundo, por meio de ações de desenvolvimento. 

Enquanto o departamento pessoal está focado em realizar os processos administrativos, o setor de recursos humanos gerencia os colaboradores de forma mais estratégica, por exemplo, elaborando planos de carreira e estratégias de desenvolvimento do grupo, planejando palestras corporativas, realizando pesquisas de clima, entre outras ações. 

De certa maneira, as funções do departamento pessoal são essenciais para a eficácia do setor de recursos humanos. Sem elas, os profissionais de RH ficariam sobrecarregados com as tarefas operacionais desempenhadas pelo DP e não conseguiriam focar na parte estratégica de desenvolvimento da equipe. 

Conclusão

Homem observando papeis

Pode-se concluir que o analista de departamento pessoal é o responsável por fiscalizar os processos administrativos de uma organização, garantindo que eles estejam de acordo com a lei e resguardando os direitos e deveres tanto da empresa quanto do colaborador. 

Este profissional fica responsável por atividades como o controle da folha de ponto dos colaboradores, o gerenciamento dos benefícios oferecidos pela empresa e a análise do cumprimento das normas relacionadas à legislação trabalhista. 

Portanto, para que essa função possa ser cumprida devidamente, e considerando todas essas responsabilidades, existem algumas habilidades exigidas desse profissional, tais quais: organização, responsabilidade, proatividade, perfil analítico, etc.

Gostou do conteúdo? Então, continue acompanhando o blog PontoTel e fique por dentro de todas as atualizações do meio corporativo.

Compartilhe em suas redes!
Mais em Departamento Pessoal VER TUDO
INICIAR TOUR!