A advertência escrita é uma das formas utilizadas para punir o colaborador que cometeu alguma falta no trabalho.
Mas ela não pode ser aplicada sem qualquer critério. Essa punição só pode ser aplicada em função dos motivos previstos em lei.
Além disso, a empresa precisa saber como e quando aplicar essa advertência para evitar passivos trabalhistas e problemas que afetam o clima organizacional da instituição.
Para te ajudar a entender tudo isso, neste artigo vamos te discutir os seguintes pontos:
- O que é advertência escrita?
- Quais são os tipos de advertências no trabalho?
- Como aplicar uma advertência escrita?
- O que pode gerar uma advertência escrita?
- Diferença entre advertência escrita e verbal
- Advertência no trabalho x suspensão do trabalho
Boa leitura!
O que é advertência escrita?
A advertência escrita é uma forma de reprimir ou punir um colaborador em função de algum comportamento impróprio, ou atitude incompatível com os valores da empresa.
Como o próprio nome indica, esse tipo de advertência se diferencia por ser documentada. Ou seja, a empresa precisa elaborar um documento relatando quais foram as faltas cometidas pelo funcionário.
Além disso, ela deve ser utilizada somente após aplicação da advertência verbal.
Caso o funcionário não corrija sua postura e mude seu comportamento com essa chamada inicial, então a empresa pode adotar uma nova estratégia que é a advertência por escrito.
Como funciona a advertência escrita?
Conforme explicamos, a advertência escrita deve ser aplicada caso o colaborador não corrija seu comportamento inadequado após ser advertido verbalmente.
Nessa situação, a empresa deve elaborar um documento detalhando quais atitudes do funcionário foram consideradas impróprias para o ambiente de trabalho, quando esse comportamento foi registrado e o como ele ocorreu.
Além disso, é importante que a empresa apresente provas que justifiquem a necessidade de advertir seu funcionário.
Por esse motivo, é essencial anexar arquivos, como documentos ou relatos de testemunhas, que comprovem o comportamento ou atitude inadequada do colaborador.
Quais são os tipos de advertências no trabalho?
É importante reforçar que a empresa pode aplicar dois tipos de advertência no trabalho. A primeira delas é a advertência verbal.
Como o próprio nome indica, o objetivo é avisar e orientar o colaborador que cometeu alguma infração.
Caso o profissional não corrija seu comportamento após receber essa orientação, então ele recebe a advertência por escrito.
Se o funcionário persistir no erro depois desse alerta escrito, então a empresa pode adotar uma medida mais grave, que é a suspensão do trabalhador.
Como aplicar uma advertência escrita?
Após concluir a elaboração do documento, a advertência escrita deve ser impressa em duas vias, que devem ser assinadas pelo colaborador advertido.
Essa assinatura é importante para comprovar que o funcionário está ciente da advertência e que, se o problema se repetir outras vezes, ele pode ser demitido.
Depois da assinatura, uma das vias fica com o colaborador e outra com a empresa.
Assim, o setor de Recursos Humanos (RH) pode arquivar esse documento no sistema da organização para proteger a empresa em caso de processo trabalhista.
O que pode gerar uma advertência escrita?
Uma advertência escrita é uma punição séria, que não pode ser emitida sem uma justificativa aceitável.
Por isso, as empresas utilizam como base as leis estabelecidas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Caso o colaborador desrespeite algumas dessas leis, então cometerá infrações, consideradas motivos para advertência no trabalho.
Para entender melhor o que pode ser considerado uma infração, preparamos uma lista com todos os motivos que podem levar o funcionário a receber uma advertência verbal e escrita.
Faltas injustificadas
A falta injustificada ocorre quando o colaborador não cumpre sua jornada de trabalho diário e não explica os motivos de sua ausência.
Essa falta de explicação pode ocorrer por duas razões: ou a justificativa não está prevista em lei, ou ele não tem como comprovar a necessidade de se ausentar.
O problema é que o funcionário que não explica nem avisa sobre a sua ausência pode prejudicar o andamento do trabalho na empresa.
Por isso, a falta injustificada não só pode gerar uma advertência por falta, como também pode ser utilizada como motivo para uma demissão por justa causa.
Assédio moral
O assédio moral ocorre quando o funcionário adota um comportamento hostil, utilizando palavras, atos ou gestos que humilham ou constrangem seu colega de trabalho.
Caso a empresa não interfira nessas situações, pode prejudicar sua marca empregadora, o clima organizacional e até a produtividade da equipe.
Além disso, a organização pode ser penalizada com passivos trabalhistas, visto que o colaborador que sofre assédio pode alegar que a gestão agiu de forma passiva diante dos problemas.
Atrasos recorrentes
A legislação trabalhista permite que o colaborador atrase até 10 minutos diários para marcar seu ponto na empresa.
Porém, caso o funcionário atrase por um período maior e de forma recorrente, ou seja, o atraso ocorre várias vezes, então ele pode ser punido.
Além da advertência, o profissional pode ser suspenso e até ser demitido por justa causa.
Desrespeito às regras internas de trabalho
O desrespeito às regras internas da empresa é considerado um problema de indisciplina. Isso pode ocorrer quando o funcionário utiliza o sistema da organização para fins pessoais, por exemplo.
Violação de regras morais
Essa violação ocorre quando o colaborador desrespeita os princípios da ética profissional e adota um comportamento que prejudica a convivência e o bem-estar no trabalho.
Isso pode ocorrer quando o funcionário apresenta um atestado falso, não segue as orientações de seus superiores, entre outros comportamentos que podem prejudicar a empresa.
Diferença entre advertência escrita e verbal
Conforme explicamos, a diferença entre advertência verbal e escrita está na forma e na gravidade da aplicação de cada uma.
A advertência verbal é mais informal e serve como um momento de orientação do funcionário. Por isso, ela deve ser aplicada primeiro.
Já a forma escrita é mais burocrática, exige provas e assinaturas. Ou seja, trata-se de uma advertência mais robusta e de maior gravidade. Por essa razão, ela só pode ser aplicada após a chamada verbal.
Quais são as atitudes que os líderes precisam ter para aplicar uma advertência?
Para evitar problemas e facilitar a comunicação, os líderes também precisam ter cuidado ao apresentar a advertência verbal ou escrita ao funcionário. Para isso, eles podem seguir as seguintes dicas:
- Invista na comunicação não violenta: seja firme para explicar a advertência, mas evite a agressividade, o exagero e o constrangimento do colaborador;
- Seja assertivo: a melhor forma de advertir o funcionário é se comunicar com clareza, eficiência e objetividade, explicando a situação para o colaborador num tom assertivo. Assim, você aumenta as chances da advertência provocar o efeito desejado;
- Seja rápido: aplique a advertência assim que identificar a irregularidade do colaborador. É importante ser rápido para evitar que o colaborador cometa o mesmo erro novamente;
- Não exagere: aplique apenas uma advertência para cada falta cometida pelo funcionário. Além disso, não utilize outros problemas e discussões para justificar a advertência.
E se o funcionário se recusar a assinar a advertência escrita?
O colaborador pode se recusar a assinar a advertência escrita por vários motivos.
Por exemplo: ele pode não achá-la justa, acredita que não assinar o documento pode livrá-lo de punições mais graves, entre outras razões.
Seja qual for o argumento do funcionário, é importante que o líder ou gestor mantenha a calma e não tente coagir e ameaçar o profissional.
Até porque isso pode provocar mais problemas, como um processo trabalhista por danos morais.
Então, o que a empresa deve fazer nesse caso?
A melhor forma de resolver esse problema é recolher as assinaturas de duas testemunhas. O ideal é que essas pessoas também tenham presenciado o erro do colaborador ou a recusa da assinatura.
Assim, o documento pode ser validado e pode ser utilizado pela empresa em caso de processo trabalhista.
Advertência no trabalho x suspensão do trabalho
Lembre-se que advertência não é sinônimo de suspensão. Como explicamos, a advertência escrita só pode ser aplicada após a chamada verbal. Somente após essas etapas, o colaborador pode ser suspenso.
Mesmo assim, a suspensão só ocorre caso o profissional insista no seu comportamento inadequado.
Nesse caso, ele pode ser suspenso por até 30 dias, sendo que os dias de suspensão podem ser descontados da sua folha de pagamento.
Como aplicar regras no ambiente de trabalho?
A melhor forma de garantir que todas as regras sejam seguidas no ambiente de trabalho é investir numa boa gestão de pessoal.
Para isso, é importante contar com a colaboração de um RH assertivo, que promova treinamentos de compliance, saiba se comunicar com eficiência e consiga fazer uma boa gestão de conflitos.
Dessa forma, será muito mais fácil lidar com as falhas dos funcionários e orientá-los da melhor forma possível.
Conclusão
Como vimos ao longo do texto, a advertência escrita é uma forma de punir um colaborador com comportamento inadequado reincidente.
Mas ela deve ser aplicada apenas depois da chamada verbal. Além disso, a empresa precisa tomar alguns cuidados ao apresentar a advertência por escrito, como a necessidade de recolher assinaturas e armazenar o documento impresso.
Seguindo todas as recomendações deste artigo, a empresa consegue se proteger de passivos trabalhistas e garantir a preservação da sua marca.
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