Gestão financeira: por que alinhar o RH com essa área?

imagem de uma pessoa escrevendo informações em uma lousa de vidro

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O equilíbrio entre gestão de pessoas e a gestão financeira é a base do sucesso de qualquer organização.

Portanto, a integração do RH com a gestão financeira deve ser capaz de manter uma estratégia voltada para o desenvolvimento sustentável da empresa. 

Com o alinhamento correto entre RH e gestão financeira, é possível garantir decisões mais acertadas para o negócio na totalidade. Isso porque as decisões passam a considerar tanto o impacto humano quanto o monetário. 

Mas, a verdade é que capital humano e capital financeiro realmente, à primeira vista, parecem ser duas demandas muito diferentes e desassociadas na administração de uma empresa. No entanto, não são tão diferentes e, na realidade, são estratégias que devem andar juntas.

Neste artigo, vamos apresentar a importância de alinhar o RH com a gestão financeira da sua empresa, quais os principais motivos para que isso seja feito estrategicamente e os erros mais comuns. 

Então, observe os pontos que abordaremos no texto a seguir:

Acompanhe!

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O que é a gestão financeira?

A gestão financeira corporativa é todo o controle, administração, monitoramento e planejamento das finanças de uma empresa. O seu principal objetivo é maximizar resultados, ou seja, lucros. 

Para isso, utiliza processos, métodos, ferramentas e padronização para obter melhores resultados financeiros.

Basicamente, a gestão financeira serve para fazer todas as análises dos indicadores financeiros. A partir daí, os gerentes podem entender para onde a empresa está indo e qual seria o caminho ideal a seguir.

Mas perceba que não há uma definição exata, muito menos quais processos ou ferramentas devem ser usados. Isso porque cada empresa é única e os processos existem em massa. 

Assim, é comum que a gestão financeira, mesmo entre empresas do mesmo porte e segmento, seja diferente, graças à flexibilidade do mundo dos negócios. 

Mesmo entre áreas como marketing e vendas, os processos e ferramentas (como todas as dinâmicas operacionais) mudam entre as empresas. É por esse leque de possibilidades que a gestão financeira da empresa se torna essencial.

Através desta gestão financeira, é possível determinar se a operação gera lucro ou prejuízo. E também entender quanto pode ser investido em novas áreas, e quais ações precisam ser tomadas para melhorar as finanças da empresa em caso de perdas.

Qual é a importância da gestão financeira na empresa?

A gestão financeira é uma área extremamente importante para qualquer empresa, independentemente do seu porte ou setor. 

Afinal, isso permite uma gestão adequada dos recursos financeiros, o que possibilita o fortalecimento da organização empresarial. Tudo isso,garante  o  desenvolvimento e a possibilidade de realização de novos investimentos.

Além dessa característica, outro fator importante relacionado à saúde da empresa é que a gestão financeira, se bem realizada, permite a redução de despesas desnecessárias e a correta alocação de recursos, o que afeta fortemente o resultado financeiro.

Assim, quanto mais eficaz e ativa for a gestão, maiores serão a qualidade e os resultados alcançados pelo negócio.

A pandemia de COVID-19, por exemplo, é outro aspecto que mostra a urgência e a importância de que empresários e gestores tenham uma base financeira estruturada e organizada. 

Com isso, permitirão à empresa enfrentar possíveis dificuldades econômicas, como quedas nas vendas, por exemplo. 

Por isso, para que um negócio garanta sua estabilidade é importante investir em boas estratégias de gestão e organização. Já que, apenas através de ações e medidas preventivas, você estará preparado para eventuais imprevistos ou dificuldades.

No próximo tópico, saiba como a gestão financeira funciona na prática!

Gestão financeira na prática: Como fazer?

Para aplicar as práticas da gestão financeira na sua empresa, é importante entender que as ações variam de acordo com o perfil da empresa e do mercado atendido. No entanto, alguns princípios e diretrizes são de natureza geral e podem ser aplicados a qualquer modelo de negócios. 

É por isso que reunimos algumas dicas com base em estratégias que todas as empresas, independentemente do seu porte ou setor, deveriam utilizar. Confira abaixo:

Faça um planejamento estratégico

A gestão financeira da empresa deve ser baseada no planejamento. Nele, o gestor deve definir quais são as metas e objetivos. Um bom exemplo de meta seria reduzir os custos operacionais de uma empresa.

Na hora de preparar o planejamento, a primeira etapa é  adaptar os seus objetivos ao contexto da realidade do seu negócio.

A segunda etapa do planejamento é listar as estratégias que serão adotadas para atingir seus objetivos. 

Seguindo o exemplo anterior, a estratégia de redução dos custos operacionais poderia se basear no mapeamento completo dos custos e na verificação de suas reais necessidades.

Por fim, a terceira etapa do planejamento é considerar quais medidas serão utilizadas para monitorar o desempenho das ações realizadas, indicando possíveis necessidades de mudança.

Não se esqueça: o planejamento estratégico deve ser revisto periodicamente para adaptar as mudanças ou ajustar o modelo à atividade atual.

Defina um orçamento

Um orçamento deve ser elaborado junto ao planejamento. De certa forma, esse orçamento ainda é uma forma de planejamento, pois indica quais recursos serão alocados no negócio.

O orçamento é um elemento que permite uma visão global do negócio e garante a capacidade de identificar quais os setores ou atividades mais importantes para a empresa.

Por exemplo, no caso de um marketplace, o empreendedor deve investir no desempenho do site e na entrega de bons resultados aos usuários que acessam a loja virtual. 

Por outro lado, ele não precisa investir com a mesma prioridade na decoração de seu ambiente de trabalho, pois os clientes não visitam fisicamente sua loja.

Dessa forma, o empresário de mercado investirá muito mais na eficiência de seu site, no sistema de pagamento e cobrança e na entrega de produtos do que na decoração do espaço físico de sua empresa.

Com um orçamento bem planejado, os gestores podem controlar as finanças corporativas de maneira mais eficaz. Isso ajuda a evitar  a escassez de recursos financeiros ou gastos desnecessários, que não são prioridades.

Automatize os processos da gestão financeira

Como vimos anteriormente, um dos objetivos da gestão financeira é reduzir gastos desnecessários. Para isso, automatizar diversos processos,como pagamento e faturamento,  é o melhor caminho. 

Os gestores devem sempre ter em mente que uma boa gestão está ligada ao uso de ferramentas financeiras, controle de orçamento e implementação de um bom plano estratégico. 

Afinal, erros por falha humana e processos manuais lentos geram custos financeiros adicionais.

A automatização dos processos é feita a partir do uso de softwares que otimizam algumas tarefas, o que ajuda a diminuir o operacional.

Portanto, ao automatizar, você não precisará mais se preocupar com atividades repetitivas e poderá dedicar mais tempo à parte estratégica das finanças.

Com isso, as empresas podem investir em inovação usando um software especializado de gerenciamento e automação, software de armazenamento em nuvem, etc. 

Esses três pilares podem ser facilmente alcançados através de softwares de gestão que integram as diversas áreas da empresa, trazendo qualidade, segurança e agilidade aos negócios.

3 erros comuns na gestão financeira nas empresas

Os erros que falaremos a seguir são comuns mesmo em empresas que possuem experiência em gestão financeira e estão no mercado há muito tempo. Normalmente, não são percebidos e podem ser evitados com cuidado. 

Dê uma olhada em quais são esses três erros principais e como melhorar cada vez mais a gestão financeira da sua empresa! Isso pode garantir, portanto, ótimos resultados e evitar o descontrole financeiro que pode trazer inúmeros prejuízos para a empresa.

Falta de separação das finanças pessoais e da empresa

O primeiro erro que pode ocorrer na gestão financeira corporativa é não separá-los adequadamente dos de natureza pessoal.

Essa falha se repete em organizações de diversos setores. No entanto, ela pode ocorrer com maior frequência quando a gestão financeira é feita pelo próprio empresário ou por alguém de sua família.

O fluxo de caixa de uma organização pode ser significativamente prejudicado quando uma empresa começa a cobrir despesas pessoais que não correspondem com suas atividades. Nesse caso, não há separação entre o que pertence ao empresário e o que realmente pertence à empresa e constitui seu patrimônio.

Existe o risco de o bom funcionamento da empresa ser prejudicado. Há um desequilíbrio no fluxo de caixa e as atividades da empresa podem ser impedidas pela falta de capital de giro para garanti-las.

Para evitar esses equívocos, é importante isolar quanto do lucro irá para o dono do empreendimento e quais são os valores que pertencem à empresa e devem ser transferidos para esta como investimento e garantia das operações. 

Uma sugestão é que se estabeleça imediatamente o valor do pró-labore do empreendedor para que ele não gaste mais que a quantia mensal destinada à sua conta pessoal. 

Dessa forma, esse  valor não irá se confundir com o da organização, assim como está não passa a suportar despesas pessoais que não lhe dizem respeito.

Inexistência de um planejamento financeiro

A segunda questão que corresponde a um erro de gestão financeira repetido por muitas empresas é a falta de um planejamento financeiro consistente com base em pesquisas e números concretos. 

Abster-se do planejamento financeiro pode ter várias consequências negativas para o seu negócio. É ele quem pode provar qual é o valor da empresa, os meses em que a demanda por serviços ou produtos diminuiu e as expectativas de retorno dos investimentos.

Para poder definir metas e objetivos, é necessário  estabelecer cuidadosamente os planos financeiros e orçamentários. Eles são essenciais não só em relação à empresa, mas com base em cada um dos setores da organização, nos seus gastos, necessidades e no retorno que as operações proporcionam.

A definição do investimento e o caminho que a empresa deve seguir dependem basicamente do plano. Sem ele é impossível saber de forma segura quais são as possibilidades de saída e entrada do caixa. A falta de planejamento tem impacto nas decisões sobre o futuro da organização.

Ausência de uma ferramenta padrão para gerir as finanças

Por fim, o último erro comum na gestão financeira de diferentes empresas é a ausência de uma ferramenta padrão para essa gestão. 

Esse erro ocorre quando cada controle financeiro é usado em um tipo diferente de planilha ou ferramenta. Ou seja, você não tem uma ferramenta agregadora que faça com que tudo fale e seja mostrado de maneira mais eficaz.

Por esse motivo, é essencial a adoção de um software que permita agilizar, organizar e automatizar algumas tarefas financeiras. Este software apresenta à empresa diversas oportunidades e facilidades. 

Isso, pois além de agilizar os processos, torna-os mais seguros e tende a aumentar a produtividade do próprio setor.

O software de gestão financeira tende a organizar as despesas de forma a prevê-las e agendar seus pagamentos. Eles conseguem detectar erros e inconsistências entre as informações, bem como capturar dados automaticamente de outros sistemas que estão anexados a eles.

O investimento em softwares de gestão financeira que auxiliem os colaboradores dessa área na realização de atividades burocráticas trará ganhos em operações que, muitas vezes, demandam muito tempo e dificultam a promoção de outras atividades.

Assim, o programa pode ser responsável pela realização de todas as atividades que não necessariamente precisam de ação humana. Para que o funcionário tenha a liberdade de focar sua atenção no que realmente precisa, no que não dispensa a ação humana, tornando o planejamento mais tangível, concreto e seguro.

Gestão financeira e RH: como unir essas duas áreas?

Até agora, falamos mais sobre a parte teórica da importância da gestão financeira e sua relação direta com o setor de RH. Mas é hora de nos aprofundarmos. 

As dúvidas sobre como melhorar a gestão financeira com foco na gestão de recursos humanos são muito frequentes. Aqui estão algumas dicas eficazes para colocar essas tarefas em prática.

Alinhamento e planejamento

Já imaginou se a sua equipe de RH tivesse que desenvolver uma ação de treinamento e qualificação para a equipe e, tivesse que interromper no meio por falta de recursos? Ou então, tivesse que diminuir a qualidade e o conforto porque não possui verba suficiente?

É por isso que o RH e a gestão financeira devem andar de mãos dadas. O processo de associação do setor deve começar com o ajuste de expectativas e planejamento de metas. Essas etapas são essenciais para que todas as atividades funcionem de forma sinérgica e atinjam seus objetivos. 

Recomenda-se ainda o estabelecimento de reuniões regulares entre departamentos para coordenar ideias, analisar resultados e encontrar soluções.

No entanto, você precisa ter cuidado com as reuniões, para que não prejudiquem a produtividade da sua equipe. Defina a agenda, o tema e o tempo limite para o encerramento da reunião.

Comunicação mais robusta

É novamente fundamental quebrar as barreiras da setorização, pois esse estado indica que cada área deve cuidar de seus resultados, sem considerar outras. No entanto, não é isso que queremos aqui.

O fluxo de informações deve ocorrer de forma livre, clara e contínua entre todos os departamentos, principalmente entre os departamentos de RH e financeiro.

Além da reunião de alinhamento, você também pode utilizar diversos outros métodos alternativos na sua empresa para melhorar a comunicação interna do seu negócio.

Fluxos de trabalho

Embora estejam desenvolvendo estratégias em conjunto, os dois setores têm requisitos diferentes em paralelo.

Por exemplo, as finanças devem considerar os desafios e requisitos calculados no planejamento financeiro da empresa e, mais especificamente, nas demais áreas do negócio. 

Por outro lado, os recursos humanos ainda precisam considerar o desenvolvimento de talentos e a integração da equipe.

Nesse sentido, é útil estruturar o fluxo de trabalho, principalmente na parte onde os dois setores se cruzam, identificando claramente as atividades e os responsáveis. Isso facilitará não só a supervisão das atividades estratégicas, mas também a própria execução das tarefas.

Automatização de processos

A busca por sistemas integrados e automatizados é uma das melhores e mais fáceis formas de combinar RH e gestão financeira. 

Entre os benefícios, podemos distinguir o aumento da produtividade, a redução dos esforços necessários e a maior confiabilidade dos dados.

Acompanhamento e otimização de resultados

Se, na prática, o processo chegou aqui, significa que a integração entre os setores de RH e financeiro já está funcionando. E logo os primeiros efeitos começaram a aparecer.

Mas isso não significa que o trabalho acabou. Mesmo que tudo tenha corrido bem, preste atenção aos resultados obtidos. Afinal, a integração da gestão financeira e RH é um processo contínuo.

Para realmente medir o impacto dessas estratégias na saúde da sua empresa, é importante definir indicadores de desempenho e monitorar de perto os efeitos.

No entanto, é importante lembrar que quando falamos em indicadores de desempenho, estamos falando sobre os resultados das medidas tomadas, e não apenas sobre o desempenho dos colaboradores. 

Em outras palavras, é importante que você consiga comparar o impacto dos índices financeiros (por exemplo, fluxo de caixa e capital de giro) ao impacto na gestão de pessoas.

Após a exibição dos dados, analise-os imediatamente para que possa visualizar as duas situações ao mesmo tempo, e, se possível, busque a possibilidade de melhorias para refinar a integração. 

Uma técnica prática que o ajudará a analisar é facilitar a experimentação. Concentre-se em um objetivo e promova uma ação por vez, assim você diminuirá a influência das incertezas em sua análise.

Isso é essencial para alcançar melhores resultados e poder cumprir todos os objetivos do planejamento estratégico da empresa.

Por que alinhar o RH com a gestão financeira?

Com todas as ações mencionadas nos itens anteriores, o setor de RH e a gestão financeira juntos conseguem reduzir despesas. 

Esses recursos podem ser investidos em tecnologia e outros elementos essenciais para manter a empresa competitiva – e até mesmo aumentar os lucros da organização. 

Com isso, todos ajudam no desenvolvimento de uma empresa mais sustentável e em um excelente ambiente de trabalho.

A integração entre as equipes traz uma série de vantagens para a organização em diversas frentes: 

  • Participação mais efetiva das áreas no planejamento estratégico;
  • Áreas na mesma sinergia e com macro objetivos comuns;
  • Cultura organizacional alinhada;
  • Entre muitos outros desdobramentos positivos.

Gestão financeira e RH: como unir essas duas áreas?

A folha de ponto do funcionário é um arquivo produzido mensalmente por diversas empresas e os dados extraídos interferem diretamente no salário mensal. 

Afinal, caso o funcionário tenha alguma falta injustificada no mês, esse dia deve ser descontado na sua folha de pagamento

Essas anotações podem ser usadas como base para o cálculo do salário, e também permitem que a equipe de recursos humanos identifique os dados de frequência dos funcionários, como faltas e horas extras.

Ao integrar o sistema de folha de pagamento com o sistema de ponto, o trabalho fica mais fácil. Isso porque o sistema online permite cálculos automáticos para controlar as obrigações tributárias e trabalhistas que precisam ser cumpridas.

Conheça o PontoTel

O PontoTel é um sistema de registro, gestão e tratamento de ponto completo. Com múltiplas formas de marcação de ponto, cálculo de horas automatizado e integração com a folha de pagamento para uma maior clareza e assertividade para o setor de gestão financeira da empresa. 

Além disso, a sua empresa pode ter acesso à jornada dos colaboradores através de um computador ou dispositivo móvel, a hora que precisar. Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar de forma offline e possuir diversas medidas securitárias!

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Conclusão

Chegamos ao final desse texto!  Ao longo da sua leitura, foram muitas informações sobre gestão financeira, sua importância em uma empresa e porquê a integração com o RH é necessária.

Mas, a melhor notícia sobre os benefícios do alinhamento do RH com a gestão financeira na sua empresa é que você pode contar com a ajuda de um software de gestão que vai facilitar o trabalho dos seus colaboradores de maneiras assertivas. 


Por isso, se você tiver em dúvida sobre qual sistema de ponto escolher para a sua empresa,  pode fazer uma demonstração gratuita do sistema PontoTel. Explique suas necessidades aos nossos consultores e eles te indicarão a melhor solução!

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