Fazer a substituição temporária do empregado é considerada uma solução eficiente para cobrir o afastamento de funcionários em situações específicas.
O problema é que, caso esse processo não seja feito conforme orienta a legislação, a empresa pode enfrentar processos trabalhistas.
Para evitar esses e outros prejuízos, antes de substituir um funcionário no seu estabelecimento, é fundamental entender o que diz a lei e como o setor de Recursos Humanos (RH) deve gerenciar esse processo.
Quer saber mais sobre esse assunto? Então, acompanhe as explicações dos tópicos a seguir:
- O que é substituição temporária do empregado?
- O que diz a lei sobre substituição temporária do empregado?
- Quando é necessária a substituição temporária do empregado?
- Quais os direitos do empregado substituto temporariamente?
- O que é salário substituição?
- Em quais processos o RH deve se atentar na substituição temporária do empregado?
Boa leitura!
O que é substituição temporária do empregado?
A substituição temporária do empregado é um procedimento que ocorre quando a empresa convoca um funcionário para assumir temporariamente as funções e responsabilidades de outro colaborador.
Esse procedimento pode ser adotado durante situações específicas, para substituir um funcionário que está de férias ou que tirou a licença-maternidade, por exemplo.
O que diz a lei sobre substituição temporária do empregado?
Esse processo é regulamentado pelo Artigo 150 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e pela Súmula 159 do Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Entre outras regras, o Artigo 150 esclarece que o funcionário só pode substituir outro empregado de forma temporária e em situação não eventual.
Além disso, o texto determina que os direitos do funcionário substituto sejam preservados, como a garantia de retorno a sua função de origem após o fim do período de substituição, conforme explicado nos próximos tópicos.
Já a Súmula 159 do TST complementa esse texto e fornece orientações mais detalhadas sobre o processo de substituição. Entenda a seguir.
Súmula 159 do TST
A Súmula 159 do TST contém orientações jurisprudenciais mais precisas quanto ao processo de substituição temporária de empregado.
Confira o texto da súmula na íntegra:
“SUBSTITUIÇÃO DE CARÁTER NÃO EVENTUAL E VACÂNCIA DO CARGO
I – Enquanto perdurar a substituição que não tenha caráter meramente eventual, inclusive nas férias, o empregado substituto fará jus ao salário contratual do substituído.
II – Vago o cargo em definitivo, o empregado que passa a ocupá-lo não tem direito a salário igual ao do antecessor.”
Em outras palavras, o texto determina que o caráter da substituição temporária deve ser provisório, ou seja, esta não pode ser definitiva e deve ter prazo para acabar.
Além disso, a substituição deve ser não eventual, isto é, não pode ser realizada para substituir um funcionário doente ou afastado por motivos pessoais durante alguns dias.
Por essa razão, geralmente a substituição é utilizada pela empresa apenas em casos como licença-maternidade, serviço militar, entre outros afastamentos com previsão de retorno do trabalhador substituído.
O texto também deixa claro que o funcionário substituto tem direito a receber o salário substituição enquanto ocupa esse cargo temporário.
Vale lembrar que o colaborador substituto deve realizar todas as funções do funcionário substituído, exercendo suas responsabilidades com a mesma produtividade e perfeição técnica.
Além disso, ele não pode dividir essas funções com outros colegas de trabalho, já que a substituição deve ser integral. Caso o empregado não siga essas regras, ele perde o direito ao salário substituição.
Quando é necessária a substituição temporária do empregado?
Conforme explicado, a empresa pode fazer a substituição temporária do empregado apenas em situações específicas, com prazo definido para que o funcionário substituído retorne ao seu cargo.
Por esse motivo, geralmente, esse tipo de substituição é realizado nos seguintes casos:
Licença-maternidade
O Artigo 392 da Lei n.º 5.452 determina que as empresas são obrigadas a conceder às funcionárias gestantes um período de afastamento com duração de 120 dias.
Também conhecida como licença-maternidade, a lei também determina que a colaboradora não pode ser demitida nem sofrer nenhum corte durante esse período de afastamento.
Sendo assim, esse é um caso em que o empregado tem prazo definido para retornar às suas funções. Diante desse cenário, a licença-maternidade é um dos casos que podem ser utilizados para justificar a substituição temporária de colaboradores.
Férias
A legislação trabalhista determina que os funcionários têm direito a tirar 30 dias de férias a cada ano de trabalho concluído na empresa.
Como esse colaborador tem prazo definido para retornar às suas funções, a empresa pode substituí-lo temporariamente enquanto ele está afastado.
Licenças remuneradas ou não
De acordo com a legislação, funcionários contratados sob regime CLT têm direito a receber licença remunerada, como licença médica, licença casamento, licença por serviço militar obrigatório, entre outros tipos.
O Artigo 476 da CLT também garante a esses profissionais o direito à licença não remunerada, quando o funcionário não recebe seu pagamento integral durante o período de afastamento.
Nos dois casos, as licenças são concedidas em situações não eventuais, cujo período de afastamento tem prazo definido para acabar.
Por isso, as empresas também podem fazer a substituição temporária de funcionários afastados em função de licenças remuneradas ou não remuneradas.
Quais os direitos do empregado substituto temporariamente?
Conforme explicado, o funcionário substituto, que cumpre os requisitos determinados pela lei e pela súmula, deve ter os seguintes direitos garantidos:
- Receber o salário substituição;
- Ter o tempo de substituição computado na contagem de tempo de serviço;
- Retornar ao seu cargo anterior após o fim do período de substituição.
E do empregado substituído?
Além da restituição do seu cargo, o funcionário substituído tem direito a todos os benefícios associados ao motivo do seu afastamento.
No caso da licença-maternidade, por exemplo, a Constituição Federal garante a manutenção do seu salário, a proteção contra a demissão até 5 meses após o parto, o direito de amamentar o bebê, entre outros benefícios.
O que é salário substituição?
O salário substituição se refere ao pagamento realizado ao funcionário que vai substituir temporariamente outro colaborador da empresa.
O valor desse salário deve ser igual à remuneração paga ao empregado substituído, sendo que esse valor deve ser pago enquanto o período de substituição estiver em vigor.
O que diz a lei?
O direito ao salário substituição é assegurado por dois artigos da CLT. O primeiro deles é o Artigo 5º, que prevê o seguinte:
“a todo trabalho de igual valor corresponderá salário igual, sem distinção de sexo”.
Em outras palavras, esse trecho determina a isonomia salarial para funcionários que exercem a mesma função. Por isso, o empregado substituto tem direito a receber o mesmo salário que o funcionário substituído.
Complementando esse texto, o Artigo 450 determina que:
“Ao empregado chamado a ocupar, em comissão, interinamente, ou em substituição eventual ou temporária cargo diverso do que exercer na empresa, serão garantidas a contagem do tempo naquele serviço, bem como a volta ao cargo anterior”.
Nesse caso, o texto garante que o período de substituição deve ser computado como tempo de serviço para fins previdenciários.
Dessa forma, o funcionário substituto não sofre prejuízos em seu cálculo da aposentadoria e demais benefícios previdenciários.
Em quais processos o RH deve se atentar na substituição temporária do empregado?
Agora que você já conhece as regras relacionadas à substituição de funcionários, está na hora de entender o que o RH deve fazer para que esse procedimento seja feito corretamente.
Para isso, basta seguir as dicas a seguir:
Atentar-se à lei
O primeiro passo para fazer a substituição temporária é verificar se o processo vai atender os pré-requisitos legais estabelecidos na CLT, conforme explicado anteriormente.
Além disso, é fundamental verificar se a empresa segue as determinações relacionadas a licenças ou férias do funcionário substituído.
Proporcionar o salário substituição quando necessário
O RH também deve garantir que o funcionário substituto receberá o salário substituição durante o período no qual o outro colaborador ficará afastado, conforme determina a lei.
Atualizar a carteira de trabalho e previdência social
A legislação trabalhista não tem orientações claras em relação ao registro do processo de substituição na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Mesmo assim, os especialistas recomendam que o procedimento seja registrado na parte de “Anotações Gerais” da CTPS.
Folha de pagamento
O RH precisa se certificar que o funcionário substituto não só receberá o salário substituição, mas também terá sua folha de pagamento alterada como exige a lei.
De acordo com o Artigo 225 do Regulamento da Previdência Social, a empresa precisa indicar o pagamento do adicional de substituição na folha por meio da rubrica “salário de substituição” ou “adicional de substituição”.
Vale lembrar que essa informação deve ser discriminada separadamente no recibo de pagamento do funcionário substituto.
eSocial
Como não existe um código específico para substituição temporária de empregado no sistema do eSocial, a empresa poderá utilizar um código já existente e alterar sua nomenclatura para “Adicional de Substituição”. Para isso, ela pode utilizar a rubrica 1211, que trata sobre o pagamento de gratificações.
Controle e registro de ponto
Por fim, um bom sistema de controle e registro de ponto é fundamental para que o RH consiga monitorar e gerenciar de forma mais cuidadosa a jornada de trabalho de todos os funcionários, incluindo os substitutos.
Além disso, com um sistema de Registro de Ponto Eletrônico via Programa (REP-P), o RH também consegue registrar procedimentos como a substituição de funcionários, alterar escalas, modificar cálculos relacionados à folha de pagamento, entre outros procedimentos.
Assim, fica mais fácil garantir que o processo de substituição seja feito de acordo com as exigências da lei.
Conclusão
A substituição temporária do empregado é um procedimento eficiente para garantir que as funções realizadas por um colaborador afastado continuem sendo realizadas. Assim, a empresa mantém seu fluxo de trabalho normal e evita prejuízos.
Por outro lado, a lei assegura que tanto o funcionário substituído quanto o substituto tenham seus direitos preservados neste período.
Por isso, a legislação exige que esse processo seja realizado apenas em situações específicas, para substituir um funcionário que saiu de férias, por exemplo.
Seja qual for o motivo da substituição, o importante é que o RH acompanhe esse processo e faça as adequações necessárias exigidas por lei, conforme explicado ao longo do texto.
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