O sistema de Workforce Management (WFM) é uma ferramenta capaz de otimizar a gestão de pessoas e ajudar a melhorar o desempenho de uma empresa. 

Afinal, ele utiliza tecnologias que permitem o dimensionamento da força de trabalho e orientam os gestores a automatizar processos, gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários, entre outras aplicações. 

Na prática, esse tipo de sistema facilita o trabalho do setor de Recursos Humanos (RH) e ainda impacta positivamente na gestão financeira do negócio. 

Por isso, a tendência é que ferramentas de WFM se tornem cada vez mais populares à medida que as empresas perceberem como esse sistema pode ser vantajoso. 

Mas antes de implementar essa tecnologia, o primeiro passo é conhecê-la. Para te ajudar nessa tarefa, neste artigo você vai encontrar a explicação sobre os seguintes tópicos.

• O que significa a sigla WFM?
• Para que o Workforce Management pode ser utilizado?
• Quais setores precisam de um sistema de WFM?
• Benefícios do Workforce Management para gestão

Boa leitura!

O que significa a sigla WFM?

WFM é a sigla de Workforce Management, termo que pode ser traduzido como “Gerenciamento de Força de Trabalho”. Esse conceito se refere ao conjunto de soluções utilizadas pela empresa para melhorar a gestão de pessoas, com o objetivo de melhorar a produtividade da força de trabalho.

Para isso, o WFM exige o apoio de diferentes ferramentas, já que esse suporte facilita o planejamento e monitoramento dos colaboradores das atividades desenvolvidas por diferentes setores da empresa. 

Dessa forma, a organização consegue dimensionar a força de trabalho necessária para a conclusão de uma atividade ou projeto. Além disso, as soluções de WFM ainda facilitam a visualização do andamento dessas tarefas. 

Por conta dessas características, o conceito e a aplicação das soluções de WorkForce Management já são bem difundidos no exterior. Afinal, eles permitem uma gestão mais inteligente e otimizada da força de trabalho. 

No Brasil, o WFM ainda é uma novidade, mas a implementação desse tipo de sistema já se tornou uma tendência decisiva para empresas de vários setores. Por esse motivo, é fundamental conhecer as características dessa tendência e aprender como aplicá-las ao seu negócio.

O que é um sistema de WFM?

O sistema de WFM é uma solução ou ferramenta tecnológica utilizada pelos gestores para fazer o dimensionamento da força de trabalho utilizada na empresa. 

Para alcançar esse objetivo, o sistema faz vários cálculos baseados em diferentes previsões e cenários, criados a partir da combinação de uma série de variáveis, tais como:

• Leis trabalhistas;
• Políticas internas;
• Indicadores de produtividade;
• Taxa de absenteísmo;
• Taxa de turnover;
• Avaliação do perfil profissional de cada funcionário;
• Demandas da empresa;
• Escala de aderência;
• Escala de trabalho;
• Alocação de funcionários;
• Sazonalidade.

Como o sistema de WFM é capaz de integrar e analisar essas e outras variáveis, ele pode ser utilizado para avaliar o desempenho das operações e a performance de cada funcionário. E todo processo é feito de forma simples e descomplicada. 

Além disso, essa solução também pode ser utilizada para identificar erros, sugerir ajustes e fornecer dados seguros para orientar a gestão de pessoas, atividades e projetos da empresa.

Para que o Workforce Management pode ser utilizado?

Um sistema de WFM pode ser utilizado com diferentes finalidades. Conheça os principais a seguir:

Planejamento de alocação de pessoal

Como o sistema de Workforce Management permite o dimensionamento da força de trabalho, empresas que utilizam essa solução têm acesso a dados seguros e consistentes sobre as habilidades e necessidades de cada funcionário. 

Isso significa que as organizações podem utilizar esses dados para fazer o planejamento eficiente de alocação de pessoal, considerando as qualificações profissionais e soft skills de cada colaborador. 

Ou seja, os gestores usam essas informações para entender quais funcionários são mais adequados para trabalhar em determinada atividade, setor ou projeto. 

Na prática, esse levantamento de informações sobre a força de trabalho facilita a gestão de recursos humanos, orienta decisões mais assertivas relacionadas ao gerenciamento de pessoal e ainda melhora a interação entre gestores e funcionários.

Previsão de demanda

O planejamento da força de trabalho exige que a empresa faça a previsão das demandas de pessoal a curto, médio e longo prazo. Assim, a organização pode organizar escalas de modo mais eficiente. 

Além disso, ela também pode utilizar essa previsão para desenvolver ou adotar metodologias mais adequadas e compatíveis com a expectativa de resultados dos trabalhos realizados.

Porém, como fazer essa análise prévia das demandas da empresa exige o processamento de um grande volume de informações, realizar esse estudo de forma manual pode ser impossível. 

Por isso, o ideal é que as corporações utilizem um sistema de WFM, de preferência, que utiliza inteligência artificial para calcular o dimensionamento da força de trabalho. 

Dessa forma, o sistema é capaz de compilar o fluxo de dados da empresa com mais agilidade e eficiência. Além disso, essa tecnologia pode integrar essas informações com as necessidades atuais da empresa. 

Como resultado, é possível descobrir quais habilidades serão necessárias para que a equipe consiga desempenhar suas tarefas da forma esperada, facilitando a conquistas de resultados positivos. 

Na prática, essas habilidades passam a orientar processos de recrutamento e seleção, organização de escalas de trabalho, entre outras atividades. Assim, a empresa pode alinhar sua equipe de trabalho com os objetivos e expectativas do negócio.

Criação de escalas

Conforme explicado, a ferramenta de WFM facilita a avaliação da performance dos funcionários e ainda permite a identificação das habilidades necessárias para que a empresa consiga desenvolver seus projetos. 

Por isso, as organizações que utilizam o sistema de WFM podem aproveitar esses dados para criar escalas de trabalho mais eficientes. 

Afinal, basta analisar as demandas do negócio e o potencial da força de trabalho para definir quais profissionais são mais adequados para atender um projeto. 

Além disso, esses dados também facilitam a definição do número ideal de colaboradores que devem integrar as equipes de trabalho e atender as demandas da empresa. Tudo isso contribui para a criação de escalas mais eficazes para suprir as necessidades da organização.

Registro de atividades

Para avaliar o desempenho dos funcionários de uma empresa, um sistema capaz de dimensionar a força de trabalho também precisa registrar atividades e integrar dados. 

Informações como resultados de vendas, histórico de atividades concluídas, assiduidade, produtividade, entre outros dados devem ser registrados nesse tipo de sistema. 

Assim, é possível avaliar os funcionários não só com base na sua experiência ou habilidade, mas também nas suas entregas e realizações dentro da organização. 

E essa avaliação pode ser feita com o apoio de uma ferramenta de WFM, que ainda pode gerar relatórios para orientar a gestão a corrigir falhas, planejar treinamentos, alocar pessoas, entre outras atividades.

Gestão de projetos

Uma boa gestão de projeto depende da aplicação de um conjunto de práticas, técnicas e instrumentos capazes de facilitar a organização, o monitoramento e a execução eficaz de cada etapa no menor tempo possível. 

Como o sistema de Workforce Manager é capaz de dimensionar a força de trabalho, ele também é considerado uma ferramenta útil para otimizar a gestão de projetos da empresa.

Afinal, conforme explicado, suas análises permitem a criação de escalas mais eficientes, melhora o planejamento de alocação de pessoas e ainda torna a previsão de demanda mais assertiva. 

Como resultado, fica fácil gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários, alocar funcionários onde for necessário, acompanhar indicadores de performance e monitorar cada etapa do projeto.

Quais setores precisam de um sistema de WFM?

Um bom sistema de Workforce Management pode facilitar a gestão e aumentar os resultados de empresas de diferentes setores. Conheça alguns deles a seguir:

Terceirizadoras

O sistema de Workforce Management garante a conformidade jurídica e a segurança dos funcionários terceirizados. Afinal, esse software centraliza as informações relativas a essa mão de obra, facilitando a avaliação e o monitoramento da jornada de trabalho e do desempenho de cada terceirizado. 

Assim, a empresa tem acesso a informações robustas que facilitam a criação de escalas de trabalho mais inteligentes e otimizam a gestão desses colaboradores.

Além disso, o sistema de gerenciamento de força de trabalho permite a automação de diversos processos.

Dessa forma, a empresa que contrata funcionários terceirizados consegue aumentar sua eficiência e garantir recursos para atender as necessidades desse grupo de colaboradores. 

Ela também pode melhorar a segurança do local de trabalho e ainda economizar tempo e recursos em função de um gerenciamento mais inteligente.

Hospitais

Empresas que atuam no setor de saúde, como hospitais e clínicas, enfrentam o desafio de gerenciar processos e mão-de-obra com características específicas. 

Médicos, enfermeiros e técnicos em enfermagem, por exemplo, muitas vezes são pagos por plantão ou hora trabalhada. Tudo isso torna a gestão de escalas, folha de pagamento, entre outros fatores, mais desafiadora. 

Nesse cenário, o ideal é que a empresa adote uma ferramenta que facilite o gerenciamento da força de trabalho e evite erros que prejudiquem o bom funcionamento do negócio. 

Por esse motivo, a recomendação é que organizações que atuam no setor da saúde implementem um software de WFM, ideal para atender suas necessidades dinâmicas e particulares. 

Com o apoio desse sistema, é possível otimizar a criação de escalas, a gestão das equipes e até o fechamento da folha de pagamento, entre outras tarefas de forma mais inteligente e automatizada. Dessa forma, fica mais fácil monitorar o trabalho dos funcionários e planejar operações futuras.

Escolas e faculdades

As instituições de ensino, como escolas e faculdades, precisam utilizar ferramentas capazes de atender as demandas de estudantes e funcionários. Ao mesmo tempo, esses recursos precisam auxiliar no funcionamento dessas instituições, que também tem suas particularidades. 

Nesse cenário, o ideal é que essas organizações utilizem sistemas que facilitam o planejamento da força de trabalho, se adaptando às necessidades e desafios que surgem no dia a dia de empresas desse setor. 

Por isso, o ideal é que esses negócios utilizem sistemas de WFM para criar escalas de trabalho, melhorar os processos de recrutamento, estimular o desenvolvimento de talentos, facilitar o gerenciamento da instituição, entre outras atividades.

Dessa forma, é possível reduzir o registro de erros e conflitos internos, além de melhorar o clima organizacional e otimizar a gestão de recursos humanos.

Varejo

Gerenciar estabelecimentos que funcionam em turnos diferentes, adotam horários longos de funcionamento e ainda monitorar o desempenho e a presença dos funcionários é um desafio. 

Diante da complexidade dessas tarefas, o ideal é que o empresário do setor de varejo adote um sistema de gerenciamento de força de trabalho para otimizar a gestão do negócio. 

Com o apoio de um software WFM, é possível automatizar processos na loja, planejar ações e criar escalas de trabalho eficientes em conformidade com a lei. 

Além disso, essa ferramenta também facilita o acompanhamento da produtividade de cada funcionário e a identificação de problemas que possam prejudicar o andamento do trabalho. 

Assim, a empresa obtém mais dados para criar um planejamento estratégico da força de trabalho, valorizando os bons colaboradores e orientando aqueles que precisam melhorar de forma eficiente. Como resultado, o lojista aumenta sua produtividade e reduz seus custos operacionais e de gestão.

Call center

Aumentar a eficiência do trabalho do call center é fundamental para melhorar a experiência do cliente. Para isso, a empresa pode utilizar diferentes estratégias para identificar falhas, implementar mudanças e melhorar a gestão de recursos humanos. 

E uma das ferramentas mais indicadas para isso é o sistema de Workforce Management. A adoção desse sistema permite que a empresa melhore a gestão de escalas, a alocação de pessoal, o planejamento de ações e o monitoramento da produtividade de cada atendente. 

Além disso, é possível automatizar processos, reduzindo o tempo necessário para a conclusão das operações. 

Como resultado, os funcionários se tornam mais produtivos, o atendimento ao cliente se torna mais eficiente e a empresa ainda consegue melhorar a experiência do consumidor.

Academias

Assim como os demais setores, as academias se diferenciam pelo horário de funcionamento geralmente mais longo e por empregar profissionais que atuam em turnos e horários bem diferentes. 

Isso significa que a gestão desse negócio também deve ser flexível para acompanhar o dinamismo do seu funcionamento. 

Para que isso seja feito de forma eficiente, o ideal também é utilizar um sistema de gerenciamento de força de trabalho, capaz de organizar escalas, calcular horas trabalhadas, facilitar a alocação de pessoal, entre outras atividades. 

Assim, com um sistema de WFM, é possível melhorar a administração do negócio, garantindo o bom funcionamento da academia em todos os horários. 

Como resultado, fica mais fácil implementar medidas para melhorar a experiência dos clientes, reter bons profissionais e fidelizar consumidores.

Benefícios do Workforce Management para gestão

Gerenciar escalas e ambientes de trabalho com mais eficiência é uma das principais vantagens de adotar um sistema de WFM, mas não é a única. 

Conheça a seguir outros benefícios que um software de workforce management pode proporcionar ao seu negócio:

Automatização de processos

Uma das principais vantagens de implementar um sistema de WFM é a possibilidade de automatizar diferentes processos relacionados à gestão de recursos humanos. 

Com o apoio dessa tecnologia, a empresa pode automatizar o acompanhamento de presenças e melhorar a precisão da coleta e registro de dados sobre os funcionários. 

Esse sistema facilita até o fechamento da folha de pagamento, reduzindo a ocorrência de erros de cálculos que possam afetar a remuneração dos funcionários. 

Isso é possível porque o software de gerenciamento de força de trabalho pode integrar e processar um grande fluxo de informações sobre o desempenho e a jornada de trabalho dos colaboradores. 

Por isso, empresas que adotam esse tipo de sistema aumentam a precisão do registro e acompanhamento de horas trabalhadas, faltas e atrasos, fatores que influenciam no pagamento dos funcionários.

Redução de custos

Por permitir o dimensionamento da força de trabalho da empresa, o Workforce Management permite a formação de equipes de trabalho alinhadas com as necessidades do negócio. 

Como resultado, é possível cortar gastos com recursos desnecessários e até com a contratação ou manutenção de profissionais que não apresentam as habilidades necessárias para a conclusão de projetos. 

Além disso, quando o dimensionamento é feito da forma correta, a empresa consegue otimizar até mesmo sua infraestrutura e recursos de Tecnologia de Informação (T.I.) utilizados para a manutenção do negócio. 

Afinal, o sistema de WFM permite que a organização saiba exatamente o que precisa para atingir seus objetivos.

Visualização completa da força de trabalho

O sistema de WFM permite a visualização completa da força de trabalho da empresa, já que garante o acesso a um compilado de informações relevantes sobre o desempenho, as habilidades e a jornada de trabalho de cada colaborador.

Por exemplo, é possível confirmar, com precisão, o número de horas trabalhadas pelos funcionários, a disponibilidade de colaboradores em determinado período e até o número de incidentes relacionados à segurança do trabalho. 

Com base nesses e em outros dados, os gestores podem tomar decisões mais assertivas para garantir que as necessidades dos funcionários sejam atendidas, gerenciar com mais precisão as horas trabalhadas, reduzir as despesas com equipes e horas extras. 

Como resultado, fica mais fácil adaptar as estratégias da empresa em caso de mudanças e melhorar a produtividade geral da força de trabalho.

Vale lembrar que além dessa visão geral, o sistema de Workforce Management também calcula o dimensionamento da força de trabalho considerando as particularidades de cada funcionário. 

Isso torna a avaliação da força de trabalho mais justa e realista, considerando os dados de cada colaborador, para que nenhum deles seja prejudicado. 

Por esse motivo, os relatórios gerados a partir desse software permitem que os gestores utilizem filtros para encontrar informações específicas, como as métricas de produtividade de um colaborador, por exemplo.

Redução de erros

O software de gerenciamento da força de trabalho é capaz de automatizar diversos processos, aumentando a precisão de diferentes operações e atividades realizadas pela empresa. 

Como resultado, é possível reduzir os erros provocados por fator humano, agilizar a conclusão de tarefas, diminuir o tempo gasto na execução dos procedimentos e ainda tornar os projetos mais eficientes. 

Por exemplo, empresas que pagam funcionários por hora trabalhada ou por plantão podem utilizar o sistema de WFM para monitorar o cumprimento dos horários de trabalho. 

Em caso de faltas ou atrasos, a própria inteligência do sistema pode calcular os descontos da folha de pagamento, ajustando de forma eficiente o cálculo da remuneração do colaborador.

Melhoria de serviço

Conforme explicado, o sistema de WFM permite que os gestores organizem com mais eficiência as escalas de trabalho e otimizem o planejamento da alocação dos funcionários. 

Isso significa que a empresa garante que os colaboradores sejam alocados corretamente nos postos de trabalho, considerando as demandas do negócio e as habilidades dos trabalhadores. 

Como resultado, é possível melhorar o clima organizacional e tornar o ambiente de trabalho mais interessante para os funcionários. 

Assim, eles se sentem mais valorizados e motivados a trabalhar, o que melhora a qualidade do serviço prestado pela empresa, especialmente se ela atua como terceirizada.

Auxilia no cumprimento da lei trabalhista 

A criação de escalas mais eficientes não depende apenas da disponibilidade dos funcionários, mas também deve considerar as regras estabelecidas pelas leis trabalhistas e acordos coletivos. 

Ou seja, a empresa precisa respeitar os períodos de descanso, o número máximo de horas trabalhadas permitidas e demais normas estabelecidas pela legislação. 

Isso vale tanto para os funcionários contratados no regime CLT, quanto para aqueles que são pagos por hora trabalhada ou por plantão. 

Uma das vantagens do sistema WFM é justamente facilitar a criação de escalas considerando todas essas regras trabalhistas e facilitar a adaptação do negócio às alterações da legislação laboral. 

Dessa forma, a empresa previne a ocorrência de erros relacionados à gestão da jornada de trabalho de seus funcionários e evitar passivos trabalhistas resultantes desses erros.

Em resumo, a adoção de um sistema de gerenciamento de força de trabalho ajuda a empresa a fazer o compliance jurídico, mantendo-se alinhada a legislação.

Ganho de produtividade

Como o sistema de Workforce Management automatiza processos, facilita o planejamento do fluxo de trabalho e melhora a gestão de pessoas, a empresa que implementa esse tipo de sistema consegue simplificar a execução de tarefas. 

Além disso, ela diminui os gastos com papelada e a burocracia ao longo do fluxo de trabalho. Como resultado, o tempo gasto para concluir tarefas e projetos também sofre uma queda, abrindo espaço para o aumento da produtividade dos funcionários. 

Na prática, isso torna a empresa mais eficiente e rentável, além de contribuir para o planejamento estratégico do negócio.

Conclusão

O sistema de workforce management facilita a gestão de mão-de-obra e a melhora dos resultados de empresas que atuam em diferentes setores, desde hospitais até call centers.

Isso é possível porque essa tecnologia permite o dimensionamento correto da força de trabalho. 

Como resultado, a execução de diferentes processos e atividades se tornam mais fáceis, impactando também na eficiência do negócio, reduzindo custos e melhorando a prestação de serviços. 

E como explicado ao longo do texto, esses são apenas alguns dos benefícios de implementar o sistema de WFM num negócio.

Agora que você já sabe o que é WFM e como ele pode ser útil para a sua empresa, está na hora de avaliar se investir nesse sistema é o próximo passo para melhorar os resultados do seu negócio.

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