Saiba tudo sobre prestação de contas: O que é, como fazer, o que deve constar, quando e quem deve prestar!

A prática da prestação de contas não é uma exclusividade de órgãos e instituições públicas. Afinal, muitas empresas também são obrigadas a apresentar informações sobre sua saúde financeira. 

Na verdade, mesmo as organizações que não são obrigadas por lei a adotar essa prática podem ser beneficiadas ao investirem na prestação de contas. Isso porque esse processo pode promover e melhorar a transparência e a governança corporativa. 

Por essa razão, uma boa gestão empresarial também deve investir na criação de procedimentos e políticas de prestação de contas. 

Dessa forma, além de aumentar seu controle interno, líderes e gestores obtêm informações relevantes e precisas para orientar decisões e melhorar o gerenciamento do negócio.

Neste artigo, serão explicados mais detalhes sobre o processo de prestação de contas, especialmente aquele utilizado por empresas. Para isso, os seguintes tópicos serão discutidos:

• O que é prestação de contas?
• Quem precisa apresentar a prestação de contas?
• Quando prestar contas?
• O que deve constar em uma prestação de contas?
• Como prestar contas?
• Quais erros devem ser evitados na prestação de contas?

Boa leitura!

O que é prestação de contas?

A prestação de contas é o processo de apresentar informações detalhadas, claras e verificáveis sobre a aplicação de recursos, transações financeiras e resultados alcançados. Cujo objetivo é garantir transparência, responsabilidade e confiança entre gestores e partes interessadas.

Esse procedimento é essencial em diferentes contextos, empresas privadas, órgãos públicos, ONGs e até na gestão pessoal de finanças, pois permite acompanhar como os recursos foram usados e avaliar a eficiência das ações realizadas.

Por que a prestação de contas é importante?

A prestação de contas não é apenas uma obrigação formal — ela sustenta a transparência, gera confiança e reafirma a responsabilidade de uma gestão. Em empresas, órgãos públicos ou organizações do terceiro setor, essa prática está diretamente ligada à governança corporativa, sustentabilidade financeira e ao cumprimento legal.

Aqui vão os motivos que fazem da prestação de contas um pilar inegociável:

1. Transparência e confiança

Quando você abre os números, entrega clareza. Colaboradores, clientes, investidores e a sociedade passam a enxergar com nitidez como os recursos foram aplicados, e isso reforça a credibilidade da gestão. Segundo estudos sobre ESG, empresas que divulgam relatórios financeiros estruturados tendem a ser mais valorizadas e confiáveis no mercado.

2. Cumprimento das obrigações legais

Empresas são obrigadas a apresentar demonstrações financeiras e relatórios contábeis, conforme o Código Civil, normas da CVM, ou demais legislações setoriais.

Quem falha nisso pode enfrentar multas, sanções ou até a rejeição das contas. Por exemplo, no Brasil, o TCU identificou falhas significativas na prestação de contas de empresas beneficiadas pela “Lei do Bem”, evidenciando risco de uso indevido dos incentivos fiscais.

3. Base para decisões estratégicas

Relatórios financeiros bem organizados entregam visibilidade sobre receitas, despesas, lucros e fluxo de caixa. Com isso, gestores e acionistas conseguem ver padrões, antecipar riscos e aproveitar oportunidades de crescimento com mais segurança.

4. Acesso a crédito e investimentos

Bancos e investidores avaliam os documentos de prestação de contas para estimar risco, capacidade de pagamento e potencial de expansão. Ou seja, empresas que entregam relatórios auditados ganham destaque no mercado: mais visibilidade e melhores condições de investimento.

5. Controle interno e prevenção de fraudes

Um processo formal de prestação de contas ajuda a identificar desvios cedo, corrigir falhas na gestão e reduzir riscos financeiros — fortalecendo a eficiência operacional. Esse tipo de estrutura “auditável” funciona como escudo contra irregularidades.

6. Responsabilidade com acionistas

Em empresas de capital aberto, prestar contas é garantir que acionistas recebam informações confiáveis, minimizando conflitos de interesse e demonstrando compromisso com a transparência no mercado de capitais.

7. Reputação e responsabilidade social

Ser transparente não é só bom para o balanço, é bom para a marca. Pois mostrar claramente como os recursos foram usados melhora a imagem corporativa, fortalece relações com stakeholders e compõe o pilar social do ESG.

Ou seja, empresas que usam a prestação de contas como ferramenta de visibilidade dos investimentos sociais conquistam mais engajamento e legitimidade.

Quem precisa apresentar a prestação de contas?

A prestação de contas está prevista em diferentes legislações brasileiras, como o Código Civil, a Constituição Federal e leis específicas de setores. Em comum, todas reforçam a ideia de que gerir recursos exige transparência. Veja quem deve cumprir essa obrigação:

• Instituições e órgãos públicos – conforme o Art. 70 da Constituição Federal, todos os órgãos da administração direta e indireta (federal, estadual e municipal) devem prestar contas aos Tribunais de Contas.
• Empresas com sócios – sociedades como Ltda. e S/A devem apresentar contas aos sócios e acionistas em assembleias ou reuniões anuais. A base legal está nos arts. 1.071 e 1.078 do Código Civil (para limitadas) e na Lei nº 6.404/76 (Lei das S/A).
• Condomínios – o síndico tem a obrigação de prestar contas anualmente (ou sempre que solicitado) à assembleia de condôminos, conforme o art. 1.348, VIII, do Código Civil.
• Associações, sindicatos e cooperativas – por administrarem recursos de associados, também precisam prestar contas regularmente, seguindo o que está previsto em seus estatutos e no Código Civil.
• Organizações da Sociedade Civil (OSCs) e entidades filantrópicas – quando recebem recursos públicos ou benefícios fiscais, devem prestar contas tanto aos membros quanto ao poder público, conforme a Lei nº 13.019/2014 (Marco Regulatório das OSCs).
• Clubes de recreação – por movimentarem recursos de associados, também se enquadram na obrigatoriedade de prestar contas em assembleias.

Empresas dispensadas da prestação de contas formal

A legislação prevê regras simplificadas para fomentar o empreendedorismo em alguns modelos de negócio. Nesses casos, não há obrigatoriedade de assembleias anuais, mas ainda é preciso manter registros financeiros organizados.

• MEI (Microempreendedor Individual) – não precisa de assembleia, mas deve entregar a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI).
• EI (Empresário Individual) – não realiza assembleias, mas deve manter escrituração contábil regular, principalmente para comprovar lucros e fins fiscais.
• SLU (Sociedade Limitada Unipessoal) – formada por um único sócio, também não precisa de assembleias formais. Porém, assim como o EI, precisa manter contabilidade organizada para gestão e regularidade tributária

Quando prestar contas?

O momento certo para realizar a prestação de contas depende do setor, do tipo de organização e das normas legais que regulamentam cada atividade.

Em alguns casos, é uma obrigação jurídica; em outros, uma boa prática de governança que fortalece confiança e transparência. Veja a tabela abaixo:

Tipo de organização	Periodicidade / Obrigação	Base legal ou regulatória
Sociedades empresariais	Anualmente, por inventário e balanço	Código Civil – Art. 1.020 (Lei 10.406/2002)
Empresas de capital aberto	Trimestral e anual, com demonstrações financeiras auditadas	CVM (Comissão de Valores Mobiliários) + Normas IFRS
Organizações do terceiro setor	Conforme exigências de convênios, editais e doações	Regras específicas de financiadores e órgãos públicos
Governos e órgãos públicos	Relatórios periódicos de gestão fiscal e execução orçamentária	Lei de Responsabilidade Fiscal – LC 101/2000
Empresas privadas sem exigência legal	Voluntária (trimestral, anual ou por projeto)	Boas práticas de governança e relatórios ESG

O que deve constar em uma prestação de contas?

Os itens que compõem uma prestação de contas podem variar conforme o setor, a legislação aplicável e o porte da organização. Mas, em linhas gerais, um relatório completo deve trazer:

• Balanço patrimonial – demonstra os ativos, passivos e patrimônio líquido da organização.
• Fluxo de caixa – evidencia entradas e saídas financeiras no período analisado.
• Demonstração de resultados do exercício (DRE) – apresenta lucro líquido, margens de lucro, receitas e despesas.
• Indicadores financeiros e de desempenho – como ROI, EBITDA, endividamento, índices de liquidez e retorno sobre investimentos.
• Descrição das atividades realizadas – projetos, programas, iniciativas e eventos desenvolvidos no período.
• Análise de riscos e desafios enfrentados – incluindo medidas corretivas e de mitigação adotadas.
• Perspectivas futuras e planejamento estratégico – metas, projeções de resultados e planos de expansão.

Para empresas de capital aberto, além desses elementos, é obrigatório seguir as regras da CVM (Comissão de Valores Mobiliários) e das IFRS (International Financial Reporting Standards), incluindo a auditoria externa independente como validação dos dados.

Como prestar contas?

Prestar contas bem feita vai além de juntar documentos: é o processo de transformar dados brutos em informações claras, verificáveis e confiáveis.

Estudos recentes mostram tendências que reforçam essa necessidade: por exemplo, na pesquisa Global Sustainability Reporting Survey da PwC, mais de 70% dos investidores afirmam que as empresas nas quais investem devem incorporar sustentabilidade diretamente à estratégia de negócio.

Além disso, no relatório PwC’s Global Investor Survey 2024, que avaliou as expectativas de investidores sobre informações corporativas, constatou-se que muitos valorizam transparência e relatórios confiáveis.

A seguir, um guia prático em seis etapas para estruturar uma prestação de contas eficiente:

1. Defina o escopo e o período

Comece delimitando o que será prestado contas (um trimestre fiscal, projeto específico, relatório ESG, balanço anual) e o período coberto (mês, trimestre, ano). Essa definição garante coerência e permite comparações confiáveis entre períodos.

2. Colete documentos e evidências

Reúna todas as bases que sustentam o relatório. Exemplos comuns:

• Notas fiscais, recibos e comprovantes de despesas;
• Extratos bancários e comprovantes de pagamentos;
• Contratos, aditivos e documentos fiscais;
• Relatórios de vendas, indicadores de performance e dados operacionais.

Em empresas reguladas, como as de capital aberto, essa etapa deve seguir as exigências da CVM e normas internacionais como as IFRS, garantindo conformidade com padrões aceitos globalmente.

3. Organize e categorize os dados

Não basta ter os números: é preciso estruturá-los. Use planilhas, ERPs ou softwares contábeis para organizar receitas, despesas e custos em categorias (pessoal, impostos, fornecedores, marketing etc.).

4. Elabore o relatório de prestação de contas

Um relatório robusto deve incluir:

• Resumo executivo – visão condensada dos principais resultados;
• Demonstrações financeiras – DRE, fluxo de caixa, balanço patrimonial;
• Gráficos e indicadores – para facilitar a leitura e interpretação;
• Contexto e notas explicativas – mostrando causas de desvios, conquistas e riscos;
• Relatórios não financeiros (quando aplicável) – indicadores ESG, impacto social e ambiental.

5. Revise, valide e audite

Relatório sem revisão pode fragilizar a credibilidade. Após a elaboração:

• Realize revisões internas;
• Envolva contadores registrados;
• Quando aplicável, submeta à auditoria independente.

Em empresas reguladas, auditorias externas são obrigatórias pela CVM e pelas normas financeiras internacionais.

6. Apresente aos stakeholders

A prestação de contas só gera valor quando é compartilhada de forma clara. Os canais mais comuns incluem:

• Assembleias de sócios e investidores;
• Publicações em portais de transparência;
• Relatórios públicos em sites institucionais;
• Reuniões com explicações, suporte gráfico e espaço para perguntas.

No Brasil, o Edelman Trust Barometer 2024 mostra que 63% da população confia mais nas empresas do que no governo, ONGs e mídia. Isso reforça que relatórios transparentes de prestação de contas podem consolidar a reputação institucional.

Quais erros devem ser evitados na prestação de contas?

Uma prestação de contas mal feita pode destruir credibilidade, afetar financiamentos e até gerar repercussão legal. Estudos mostram que erros em relatórios contábeis comprometem a confiança dos stakeholders e prejudicam a governança institucional.

Veja os 7 erros críticos que merecem atenção:

1. Omitir ou ocultar informações importantes

Esconder despesas relevantes ou resultados negativos viola princípios de transparência e ética. Esse tipo de falha, conhecido como accounting irregularity, é apontado como um dos maiores fatores de perda de confiança de investidores.

2. Apresentar dados inconsistentes entre relatórios e documentos

Quando valores em demonstrações financeiras não conferem com extratos bancários ou comprovantes, todo o relatório perde credibilidade. O padrão internacional IAS 8 exige que erros sejam corrigidos com transparência para manter a integridade das informações.

3. Deixar de anexar documentos comprobatórios

Falta de notas fiscais, contratos ou recibos torna o relatório incompleto e vulnerável a questionamentos. Especialmente em ONGs, omitir despesas funcionais pode violar regras de transparência.

4. Usar linguagem técnica sem explicação

O excesso de jargões contábeis pode afastar sócios, conselheiros ou doadores que não têm formação técnica. O objetivo da prestação de contas é promover accountability acessível, não criar barreiras de entendimento.

5. Apresentar dados sem contexto explicativo

Números isolados não contam a história completa. Mostrar apenas uma queda percentual sem explicar fatores externos (como sazonalidade ou crises econômicas) gera assimetria informacional, como já destacado em estudos do Federal Reserve Bank of New York.

6. Tratar o processo como unilateral, sem diálogo

Prestar contas não é só “entregar um relatório”: deve ser um processo de mão dupla, com abertura para perguntas, críticas e sugestões. O diálogo com stakeholders reforça a confiança e ajuda a melhorar os processos internos.

7. Falta de padronização entre períodos

Se a cada período os relatórios trazem categorias diferentes, a análise histórica fica comprometida. A ausência de padrões contábeis dificulta auditorias e reduz a comparabilidade entre períodos.

Conclusão

Investir na criação de políticas e procedimentos de prestação de contas é fundamental para empresas que desejam crescer e melhorar sua imagem no mercado. 

Afinal, essa prática torna a organização mais transparente e confiável, atrai investidores e permite o acesso a empréstimos e financiamentos. 

Além disso, ao estabelecer uma cultura de prestação de contas sólida, é possível fortalecer a credibilidade da empresa perante a sociedade, mitigar riscos e garantir o crescimento e o sucesso sustentáveis. 

É claro que esses benefícios são alcançados apenas quando as empresas evitam erros como fraudes de dados, entre outras falhas, conforme explicado.

Em outras palavras, mesmo quando a empresa não é obrigada por lei a apresentar relatórios ou demonstrativos financeiros, prestar contas pode ser uma boa estratégia.

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